淺議檔案管理工作

王品

摘要：檔案管理工作是維護(hù)檔案事業(yè)有力發(fā)展的必要條件，是鞏固黨和國家各項(xiàng)工作順利發(fā)展的前提，是保護(hù)人類活動(dòng)真實(shí)歷史和社會(huì)發(fā)展客觀規(guī)律的重要依據(jù)。檔案工作不是形式，它是有章可循，有法必依的工作。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；現(xiàn)狀

一、檔案管理工作

1、文書檔案管理，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會(huì)組織在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存?zhèn)洳閮r(jià)值的文件。收集工作是文書檔案管理工作的起始環(huán)節(jié)，與其他各個(gè)環(huán)節(jié)的工作相比，它處于一種特殊地位。特別是在簡化檔案整理工作、強(qiáng)化檔案利用工作、突出館（室）藏特色的今天，檔案的收集工作已變得越來越重要。文書檔案收集工作是文書檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)；文書檔案收集工作的質(zhì)量決定了文書檔案管理工作的質(zhì)量。

文檔工作收集的方法，嚴(yán)格按照本單位歸檔制度的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行接收，一個(gè)單位即使建立了歸檔制度，也會(huì)出現(xiàn)有些文件不能按照歸檔要求及時(shí)歸檔的情況，特別是未經(jīng)收發(fā)登記的文件，在歸檔時(shí)往往容易被遺漏。如領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)業(yè)務(wù)人員學(xué)習(xí)、參觀、考察或參加各種會(huì)議帶回的有價(jià)值的文件材料，很容易分散在個(gè)人手中。因此，除了制定文書檔案的歸檔制度外，各單位還要建立相關(guān)制度，采取必要的控制措施，確保零散文件也能齊全歸檔。

2、聲像檔案管理，聲像檔案是有別于紙質(zhì)載體檔案的特殊載體檔案中的一種。是國家檔案全宗的重要組成部分，也是一個(gè)立檔單位一般所必備的檔案種類。聲像檔案是指國家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，有保存價(jià)值的，以音響、形象等方式記錄信息的特殊載體，并輔以文字說明的歷史記錄。

聲像檔案記錄的是社會(huì)發(fā)展中人們活動(dòng)的聲音和圖像，因此反映的客觀事物直觀形象，活靈活現(xiàn)。比如中華人民共和國開國大典、港澳回歸、中華人民共和國建國60周年等氣勢雄偉的場面與情感如實(shí)的反映和再現(xiàn)。

3、人事檔案管理，人事檔案是有別于文書檔案、科技檔案的專門檔案之一。人事檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、德才、工作表現(xiàn)的以個(gè)人為單位集中保存起來以備考察的文字、表格和其他各種形式的歷史記錄。人事檔案主要源于一定單位的人事管理活動(dòng)。它是考察了解員工的重要手段和依據(jù)；也是澄清個(gè)人問題的憑證，同時(shí)也可以為日后的人物傳記和專業(yè)史的寶貴資料。

4、檔案管理工作的現(xiàn)代化，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)改變了人類的工作與生活。檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)實(shí)施現(xiàn)代化管理。檔案管理現(xiàn)代化涉及到檔案從搜集到管理以及應(yīng)用的各個(gè)環(huán)節(jié)。它的任務(wù)是如何最大限度的延長檔案的壽命，如何利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開發(fā)檔案信息資源，如何應(yīng)對電子文件搜集、積累、整理、形成電子檔案。如何實(shí)施現(xiàn)代化管理，最關(guān)鍵的是檔案工作人員信息化水平的提高，需要員工掌握現(xiàn)代技術(shù)。

二、檔案管理工作的創(chuàng)新舉措

針對上述問題，該如何讓檔案管理工作有創(chuàng)新舉措，使得檔案管理工作能夠與時(shí)俱進(jìn)呢？根據(jù)多年的工作經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的實(shí)際，我覺得應(yīng)該有以下幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)：

1.要想改變檔案管理工作的現(xiàn)狀，其根本是觀念要更新。

近代的中國，危難重重，有識(shí)之士希望用變法來挽救中國于水火，但為何精心籌劃的維新變法最終歸于失敗，并非是強(qiáng)大的頑固派保守勢力阻撓所致那么簡單，而是廣大人民群眾不覺醒，維新變法的意識(shí)脫離了群眾，大家不懂這是咋回事，說到根本就是，民眾的觀念沒改變，只有皇帝等幾個(gè)維新派的人改變了觀念是根本改變不了大局的。因此，如果不想重演當(dāng)年悲慘的一幕，首先就是要讓所有做檔案管理工作的人堅(jiān)定的認(rèn)為，檔案管理工作是重要的。

最好的辦法就是對所有做檔案管理工作的人進(jìn)行及時(shí)而又強(qiáng)化的思想培訓(xùn)。必須要明確思想，讓他們知道檔案工作的重要性，檔案管理工作做到位了，對個(gè)人、單位、社會(huì)來說，都能起到很好的服務(wù)作用。檔案管理工作內(nèi)容涉及政府、社會(huì)組織、企事業(yè)單位、公民活動(dòng)等各個(gè)領(lǐng)域中所產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的信息資料。檔案的收集、整理、辨?zhèn)?、保管和利用，就是信息的生產(chǎn)、加工、傳播和利用過程。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案工作的地位和作用肯定是越來越重要的。

而且要明確，檔案工作需要與時(shí)俱進(jìn)，需要?jiǎng)?chuàng)新。檔案管理工作人員如果一直拘泥于以往的工作經(jīng)驗(yàn)和工作方式，一味守城，不愿意接受新方法，不運(yùn)用新技術(shù)，那么檔案管理工作也必然將走入死胡同。知識(shí)和方法都是需要更新的，不然工作的路會(huì)越走越窄。

雖然說檔案工作目前屬于供養(yǎng)狀態(tài)，但如果檔案管理工作人士能夠多一些敏捷與創(chuàng)新，也許檔案管理工作有一天可以盈利，也說不準(zhǔn)。檔案工作者只有經(jīng)過自己的努力，才能提高檔案管理工作者的自身價(jià)值，才能開拓檔案事業(yè)發(fā)展的新局面。

2.做檔案管理的人員，素質(zhì)必須過硬。

雖然要對所有做檔案管理的人做培訓(xùn)，做指導(dǎo)，但其能力和水平最終也有高下之分，業(yè)務(wù)能力的提升其根本是看悟性。能做好檔案管理工作的人，必須有奉獻(xiàn)精神，學(xué)識(shí)要好，學(xué)問要淵博，且還能坐住冷板凳。不能找那種認(rèn)為檔案工作枯燥，進(jìn)而就忽視了它價(jià)值和作用的人來做檔案管理工作。培訓(xùn)中還要指點(diǎn)做檔案管理工作的人最新的科學(xué)的工作方法，檔案管理工作并非是隨意記錄、漫不經(jīng)心就可以實(shí)現(xiàn)的，而是有一定流程和規(guī)則，且工作中需要深度和技巧。做檔案管理工作的人員還要明確一點(diǎn)，檔案管理工作是一個(gè)服務(wù)性的工作，他根本的目的是讓使用者覺得方便，這樣不僅是方便查詢和查閱，還能證明工作人員的態(tài)度和能力。所以工作人員一定要用心、認(rèn)真。

結(jié)束語：

將檔案管理工作不斷進(jìn)行創(chuàng)新，是檔案管理工作能否適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，能否繼續(xù)為社會(huì)提供服務(wù)的基礎(chǔ)條件，只有對檔案管理工作予以高度的重視，并且根據(jù)檔案管理工作自身的實(shí)際條件來選擇應(yīng)有的管理思路和管理模式，最大限度的加強(qiáng)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，使得檔案管理工作自身能夠擁有更好的發(fā)展前景。

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