淺談數(shù)字化時(shí)代檔案信息資源開發(fā)及利用的必要性

劉國(guó)薇

摘要：在數(shù)字化的時(shí)代背景下，要想實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的開發(fā)利用就要建立起網(wǎng)絡(luò)管理模式，利用科技的力量推動(dòng)檔案信息資源的開發(fā)和利用。文章針對(duì)當(dāng)前企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，提出了檔案信息資源開發(fā)利用的必要性，并且介紹了開發(fā)利用信息資源的基本原則和途徑。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案信息；開發(fā)利用

檔案信息管理是企業(yè)運(yùn)作不可忽視的重要工作內(nèi)容，是企業(yè)或者行政機(jī)構(gòu)的龍頭部門，檔案管理的開發(fā)和利用關(guān)系著企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展，值得企業(yè)的管理人員加強(qiáng)重視。企業(yè)以及各單位的檔案庫(kù)囊括了自興始以來所有的企業(yè)內(nèi)部大小事件以及人員流動(dòng)和盈虧，以及相關(guān)機(jī)密文件。要想讓企業(yè)在激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中立足，在眾多的競(jìng)爭(zhēng)企業(yè)中發(fā)揮突出作用、木秀于林，就要正確的審視自己，科學(xué)的規(guī)劃自己的公司檔案管理工作，創(chuàng)建一個(gè)科學(xué)合理的信息檔案管理環(huán)境和管理模式。

一、開發(fā)和應(yīng)用檔案信息資源的意義

檔案，顧名思義就是機(jī)關(guān)、個(gè)人或者企業(yè)等在進(jìn)行必要的業(yè)務(wù)處理的過程中產(chǎn)生的具有記錄性和原始性的資料文件，這種資料文件包含了填寫檔案者的基本信息和重要資料，也有部分企業(yè)檔案和政府機(jī)關(guān)文件檔案，包含了企業(yè)的興起和發(fā)展的歷程等，從另一方面講，檔案也是一種信息。對(duì)于個(gè)人而言，檔案是一種記錄了個(gè)人活動(dòng)和基本資料的信息文件，對(duì)于企業(yè)而言，檔案是一種有利于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和活動(dòng)策劃的知識(shí)累計(jì)，是一種集中的有助于企業(yè)發(fā)展的信息性資源。這種原始性的資源具有客觀屬性，不以人物時(shí)間地點(diǎn)的轉(zhuǎn)移為轉(zhuǎn)移，一旦生成就長(zhǎng)期有效，同時(shí)，這種客觀屬性也正是檔案信息資源開發(fā)利用的重要依據(jù)?，F(xiàn)當(dāng)代，企業(yè)都面臨著復(fù)雜而巨大的競(jìng)爭(zhēng)和來自各行各業(yè)的挑戰(zhàn)，新思想與就觀念的碰撞，新技術(shù)與舊經(jīng)驗(yàn)的融合，對(duì)于現(xiàn)當(dāng)代的企業(yè)發(fā)展而言都是百年難遇的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，任何一家企業(yè)要想在時(shí)代的洪流中站穩(wěn)腳跟，都要時(shí)刻的重視自己的企業(yè)管理，尤其是企業(yè)的檔案信息管理，企業(yè)管理者要有預(yù)見性和果敢力，制定出符合自己企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的管理模式，適應(yīng)企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)，以信息資源中心管理為重點(diǎn)突破，做好檔案信息的開發(fā)和利用的工作。

我們都知道，之所以進(jìn)行檔案管理除了保證檔案的信息安全和內(nèi)容完整不流失以外，還有一個(gè)最重要的目的，就是開發(fā)以及利用[1]。長(zhǎng)久以來，企業(yè)在各自的檔案信息管理上都存在著大大小小的問題，有些企業(yè)在檔案信息的開發(fā)利用上沒有什么預(yù)見性和科學(xué)性，眾多企業(yè)尤其是隨波逐流，完全忽視了自己企業(yè)的獨(dú)特風(fēng)格，跟隨著其他企業(yè)或者是同行企業(yè)的管理模式進(jìn)行檔案的開發(fā)和利用，企業(yè)面對(duì)這一問題缺乏重視，沒有科學(xué)的開發(fā)和利用檔案資源，坐等服務(wù)形式、不注重檔案信息資源利用效果的反饋信息，最終導(dǎo)致檔案信息資源的開發(fā)利用不徹底，不完整，不科學(xué)。

二、開發(fā)利用檔案信息資源的原則和途徑

1.檔案信息檢索

企業(yè)信息資源不能夠直接利用的情況下，都要進(jìn)行簡(jiǎn)單的信息加工處理，目前行業(yè)內(nèi)常見的信息加工的簡(jiǎn)要處理就是檔案的信息檢索工作。但是檔案的信息檢索就需要利用到計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)，在這一環(huán)節(jié)就勢(shì)必會(huì)面臨計(jì)算機(jī)硬件和檔案處理軟件不兼容的問題，一個(gè)電子檔案信息庫(kù)中有幾個(gè)基本要素，這些要素中就包括有硬件數(shù)據(jù)和功能匹配的軟件，當(dāng)然還要有備用的檔案信息錄入數(shù)據(jù)，只有齊全了這些要素才能建立起一個(gè)簡(jiǎn)單的電子檔案信息庫(kù)，但是這個(gè)信息庫(kù)在使用功能上難免會(huì)出現(xiàn)有數(shù)據(jù)不兼容的問題，有些硬件不能支持所有的數(shù)據(jù)功能性軟件，有些軟件也只能在某些計(jì)算機(jī)或者存儲(chǔ)盤上才能發(fā)揮效用，一旦硬件和軟件的兼容出現(xiàn)問題就會(huì)影響數(shù)據(jù)的展示，最終出現(xiàn)影響客戶使用體驗(yàn)的情況[2]。只要提高了企業(yè)內(nèi)的檔案信息檢索，就能夠加速信息檢索、匹配高端網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，將更高新的技術(shù)運(yùn)用到檢索的工作中，提高工作的含金量。

2.檔案信息編研

檔案信息編研聽起來是一個(gè)比較高端的詞匯，但是說穿了也就是檔案信息的邊賺，通過給企業(yè)的信息進(jìn)行精準(zhǔn)的整理和歸納，將這些信息進(jìn)行編撰使之成為和原始信息不一樣的信息種類，成為精加工以后的信息產(chǎn)品。檔案編研工作中，經(jīng)常會(huì)使用到當(dāng)下的高新科學(xué)技術(shù)，尤其是多媒體技術(shù)的使用。在進(jìn)行檔案信息編研的過程中利用到多媒體技術(shù)既是時(shí)代的要求更是往后檔案信息編研的全部工作發(fā)展的方向。具體的編研操作就是，利用多媒體技術(shù)對(duì)檔案信息中的文字、圖形和圖像以及聲頻進(jìn)行單獨(dú)處理或者綜合性處理，使之形成圖文并茂的電子檔案信息編研產(chǎn)品。

3.檔案信息傳輸服務(wù)

檔案信息的開發(fā)和利用最終也是一項(xiàng)服務(wù)工作，這種服務(wù)的形式有很多門類，也有各種企業(yè)的獨(dú)特風(fēng)格，文章主要研討的是網(wǎng)絡(luò)信息資源服務(wù)的模式。電子檔案信息傳輸又是檔案的網(wǎng)絡(luò)信息傳播服務(wù)，這種傳播方式主要發(fā)生在互聯(lián)網(wǎng)上，檔案管理者將加工好的檔案上傳到一個(gè)固定的網(wǎng)站上，向大眾開放這個(gè)網(wǎng)站，企業(yè)或者單位的檔案資料和信息就會(huì)在限制范圍內(nèi)出現(xiàn)。檔案利用者通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案的利用，可以調(diào)高檔案信息開發(fā)和利用的深度和廣度。企業(yè)檔案在從前都是封閉式的，檔案利用者需要通過層層申請(qǐng)或者是其他渠道進(jìn)行檔案信息資源的利用，但是通過互聯(lián)網(wǎng)就可以實(shí)現(xiàn)信息的公開和共享，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)異地傳輸和異實(shí)異地傳輸，可以實(shí)現(xiàn)多人同時(shí)共享的一對(duì)多模式，也可以做到一人利用多個(gè)檔案資源的模式，大大的提高了企業(yè)檔案的開發(fā)效益[3]。同時(shí)還可以提升檔案管理人員的工作效率減小工作壓力。網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源查詢可以擺脫從前那種東奔西走，避免了錯(cuò)失檔案開放的時(shí)間，顯著提高了工作效益。其三，利用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)模式，可以使檔案管理部門工作人員的工作壓力有所減輕，網(wǎng)絡(luò)傳播速度之快，傳播范圍之廣是不可估量的。

三、結(jié)語

企業(yè)在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)資源混亂、高新科技快速發(fā)展的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，要做到穩(wěn)中取勝、制定和建立起一個(gè)現(xiàn)代化的檔案信息資源管理、開發(fā)以及利用的制動(dòng)，是檔案管理工作面臨的巨大考驗(yàn)，是百年來遇見的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。作為企業(yè)的管理者，要么抓住機(jī)遇迎接挑戰(zhàn)，要么被時(shí)代所淘汰，這是每一個(gè)企業(yè)的檔案管理工作者所要面臨的問題。

參考文獻(xiàn)：

[1]盧慧軍.淺談數(shù)字化時(shí)代檔案信息資源的開發(fā)與利用[J].寧波廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2007，（03）：94-95+123.[2017-08-10].

[2]王新艷.數(shù)字化時(shí)代檔案信息資源開發(fā)及利用的必要性初探[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（03）：143.[2017-08-10].

[3]吳永紅.信息時(shí)代對(duì)企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的思考[J].黑龍江科技信息，2015，（11）：178-179.[2017-08-10].endprint