現(xiàn)代檔案管理業(yè)務(wù)基礎(chǔ)的具體分析

張文青

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展及辦公自動(dòng)化的普及，在很大程度上影響了我國(guó)的檔案管理工作，為了有效地緩解這一問題，我國(guó)的檔案管理工作正在不斷發(fā)展和創(chuàng)新中。我國(guó)傳統(tǒng)形式上的檔案管理工作主要的工作內(nèi)容有兩種，首先是檔案管理工作中的案卷歸檔；其次是檔案管理工作中的檔案保管工作。我國(guó)檔案管理工作的主要內(nèi)容就是要對(duì)檔案的相關(guān)資料進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研以及檔案資料的利用及服務(wù)工作。傳統(tǒng)形式上的檔案管理工作主要是通過紙質(zhì)載體、膠片載體以及錄像等載體進(jìn)行檔案的保存。傳統(tǒng)形式上的檔案管理工作重點(diǎn)是檔案資料的保管，同時(shí)還要對(duì)相應(yīng)的閱讀檔案資料的人進(jìn)行服務(wù)。在檔案查閱的過程中，最顯著的一種形式就是采用手工的形式對(duì)檔案進(jìn)行資料查閱。但是伴隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)以及科學(xué)技術(shù)的不斷提升和發(fā)展，我國(guó)的檔案管理工作已經(jīng)有了非常好的發(fā)展，本文主要針對(duì)現(xiàn)代檔案管理業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)工作進(jìn)行詳細(xì)的論述以及分析，通過對(duì)相關(guān)檔案管理內(nèi)容的闡述來給出現(xiàn)代管理工作的特點(diǎn)，以及對(duì)實(shí)施的過程中出現(xiàn)的問題給出相應(yīng)的處理辦法。同時(shí)希望通過本文的闡述及分析能夠?yàn)槲覈?guó)檔案管理工作的進(jìn)一步完善和發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代檔案管理工作 自動(dòng)化 數(shù)字化檔案 電子文件 業(yè)務(wù)基礎(chǔ)

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2017）08（b）-0117-02

伴隨著我國(guó)社會(huì)及經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)的很多行業(yè)都面臨著非常大的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，我國(guó)的檔案管理工作也是這樣，在經(jīng)濟(jì)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，也面臨著非常大的壓力；同時(shí)，如果能夠有效地對(duì)這種壓力進(jìn)行轉(zhuǎn)化，我國(guó)的檔案管理也面臨著非常大的機(jī)遇。我國(guó)相關(guān)部門對(duì)于檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展進(jìn)行了非常深入的研究和討論。目前我國(guó)的檔案管理工作模式中的傳統(tǒng)模式正在面臨著非常大的挑戰(zhàn)。現(xiàn)代檔案管理目前以電子文件的檔案管理為主。電子文件在檔案管理中非常重要，主要有兩個(gè)原因：首先是電子文件具有非常好的完整性；其次是電子文件具有非常高的可靠性。檔案管理工作中的檔案制度正在不斷創(chuàng)新的過程中，歸檔工作制度主要包含了文件的整理、文件的鑒定、文件的編制工作，在檔案管理工作過程中，歸檔工作需要提前進(jìn)行。這樣就對(duì)我國(guó)傳統(tǒng)形式上的檔案管理提出了非常大的挑戰(zhàn)，需要我國(guó)檔案管理工作進(jìn)行一定形式上的創(chuàng)新發(fā)展，這樣才能夠不斷地適應(yīng)目前我國(guó)社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理工作的要求。

在20世紀(jì)初期，我國(guó)檔案工作的最基本工作形式就是對(duì)紙質(zhì)的檔案資料以及電子形式的檔案資料進(jìn)行合并管理和歸檔。伴隨著人們對(duì)檔案管理工作的進(jìn)一步重視和要求，我國(guó)的檔案管理工作逐漸向著數(shù)字化檔案管理工作轉(zhuǎn)變和提升。目前我國(guó)現(xiàn)代檔案管理業(yè)務(wù)的核心工作內(nèi)容就是對(duì)數(shù)字化的檔案進(jìn)行有效的管理和歸檔。數(shù)字化檔案管理工作主要有4個(gè)優(yōu)點(diǎn)，首先是數(shù)字化檔案不容易消失；其次是數(shù)字化檔案不容易被修改；再次是數(shù)字化檔案管理對(duì)于信息以及信息載體的依賴性較強(qiáng)；最后是數(shù)字化檔案管理對(duì)于環(huán)境的依賴性較低，能夠有效地適應(yīng)各種工作環(huán)境的檔案管理工作。為了有效地保障我國(guó)檔案管理工作中的數(shù)字化檔案管理的準(zhǔn)確性、完整性以及有效性，我國(guó)的檔案管理工作要將文件的形成以及管理工作移到檔案管理工作前端進(jìn)行。這樣才能夠有效地保障數(shù)字化檔案的歸檔信息準(zhǔn)確、及時(shí)、有效，這樣才能夠從根本上提升我國(guó)現(xiàn)代檔案管理工作的工作效率和工作質(zhì)量。本文針對(duì)現(xiàn)代檔案管理工作的主要基本業(yè)務(wù)進(jìn)行詳細(xì)的論述和分析，通過分析和闡述能夠有效地了解和掌握我國(guó)目前現(xiàn)代檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容以及涉及到的相關(guān)問題，這樣才能夠在實(shí)踐的過程中進(jìn)一步提升我國(guó)現(xiàn)代檔案管理工作的效率和質(zhì)量，保障我國(guó)檔案管理工作的不斷可持續(xù)發(fā)展。

1 簡(jiǎn)要敘述在現(xiàn)代檔案管理工作進(jìn)行的過程中提前介入的意義以及必要性

提前介入實(shí)際上是檔案工作者從文件的形成階段就開始介入到電子文件的管理工作構(gòu)成，檔案工作者不僅能夠通過網(wǎng)絡(luò)使用電子文件管理系統(tǒng)，實(shí)施文件處理過程前端監(jiān)控，而且應(yīng)在電子文件管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和研制階段就參與需求調(diào)研和系統(tǒng)分析，將檔案管理的思想和方法融入到系統(tǒng)的設(shè)計(jì)過程。這種從文件形成階段就開始考慮檔案的歸檔和保存要求，目的是能夠準(zhǔn)確定位歸檔范圍、確保歸檔文件的質(zhì)量，保障電子文件歸檔后形成檔案的憑證性、價(jià)值性和完整有效性。

2 簡(jiǎn)要敘述在當(dāng)代檔案管理工作進(jìn)行的過程中提前介入的主要內(nèi)容

（1）在提前介入工作過程中我們要將現(xiàn)代檔案管理工作的個(gè)別工作環(huán)節(jié)進(jìn)行提前安排和進(jìn)行。

我國(guó)的檔案管理在進(jìn)行自動(dòng)化辦公或者是檔案電子管理文件的系統(tǒng)時(shí)，檔案管理的相關(guān)工作人員都要進(jìn)行必要的合作，這些工作人員包括了項(xiàng)目的主要工作者、項(xiàng)目的設(shè)計(jì)人員、項(xiàng)目的文件文書處理人員以及檔案業(yè)務(wù)人員等。上述人員要將檔案文件是否需要保存，以及保存的期限等問題按照國(guó)家檔案業(yè)務(wù)規(guī)范進(jìn)行必要的交流和統(tǒng)一。同時(shí)對(duì)于能夠影響檔案管理工作的一些問題要提前進(jìn)行處理和解決，只有這樣才能夠有效地保障檔案管理工作的順利進(jìn)行，提升檔案管理工作的工作效率，同時(shí)也能夠在很大程度上保障檔案管理工作的工作質(zhì)量。在檔案管理工作進(jìn)行的過程中，要對(duì)檔案管理中的電子文件的形成過程進(jìn)行必要的強(qiáng)化管理和控制，檔案管理的相關(guān)工作人員只有對(duì)檔案的資料進(jìn)行詳細(xì)完整的收集，準(zhǔn)確地對(duì)檔案資料進(jìn)行解讀，才能夠按照一定的規(guī)范和要求對(duì)檔案文件進(jìn)行有效的整理和保存。在檔案管理工作中對(duì)檔案資料的有效鑒定、有效歸檔、有效移交是非常有必要的，這些都是現(xiàn)代檔案管理業(yè)務(wù)的基本工作，相關(guān)的工作人員要針對(duì)性地進(jìn)行強(qiáng)化管理。現(xiàn)代檔案管理工作最基本的工作內(nèi)容以及工作作用就是一項(xiàng)管理以及服務(wù)類工作。一般意義上來講檔案管理工作是一項(xiàng)政治性工作。檔案管理在進(jìn)行的過程中并沒有產(chǎn)生相應(yīng)的財(cái)富以及相關(guān)的價(jià)值。檔案管理工作中的檔案也不是主要為檔案管理人員服務(wù)。最主要的工作還是對(duì)檔案資料進(jìn)行有效的保管，保障檔案資料的準(zhǔn)確性以及完整性。目前我國(guó)的檔案管理工作并不是一個(gè)孤立的個(gè)體，檔案管理工作和我國(guó)的很多行業(yè)都有一定的聯(lián)系以及合作，因此我國(guó)的檔案管理在一定程度上還具有相應(yīng)的社會(huì)性。但是在檔案管理工作進(jìn)行的過程中最主要的一項(xiàng)還是其服務(wù)性，服務(wù)于對(duì)檔案進(jìn)行查閱的人們，服務(wù)于我國(guó)社會(huì)的發(fā)展。endprint

在檔案管理工作進(jìn)行的過程中，現(xiàn)代檔案管理同傳統(tǒng)形式上的檔案管理還是有一定的區(qū)別。傳統(tǒng)形式上的檔案管理主要是采用應(yīng)歸檔的工作形式對(duì)檔案進(jìn)行管理，但是現(xiàn)代檔案管理工作除了對(duì)檔案進(jìn)行歸檔之外還要對(duì)檔案的內(nèi)容、檔案形成的主要背景、檔案資料中具有的信息元素等問題進(jìn)行闡述和控制收集，只要是能夠?qū)n案管理工作產(chǎn)生影響的檔案元素都是檔案管理工作需要注意和執(zhí)行的。因此在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，要提前將上述的內(nèi)容進(jìn)行整理和收集，只有這樣才能夠在很大程度上保障檔案管理工作的工作效率，保障檔案管理工作的工作質(zhì)量。

（2）在提前介入工作過程中要將檔案的歸檔、檔案的保管期限等內(nèi)容提前到檔案文件管理階段之前。

雖然傳統(tǒng)形式上的檔案管理工作也要對(duì)檔案的歸檔工作，檔案的保管期限工作有準(zhǔn)確的了解和掌握。但是現(xiàn)代檔案管理工作，尤其是電子文件的檔案管理對(duì)于上述兩方面內(nèi)容還有很強(qiáng)的依賴性。只有將上述的兩個(gè)內(nèi)容進(jìn)行有效的掌握和了解才能夠保障檔案管理的后續(xù)工作正常開展和執(zhí)行。在檔案管理工作數(shù)字化時(shí)代來臨的過程中，電子文件的歸檔以及保存期限是一項(xiàng)非常重要的工作內(nèi)容。首先要做的就是結(jié)合相關(guān)的部門對(duì)上述內(nèi)容進(jìn)行進(jìn)一步確認(rèn)和掌握，通過多部門的研究來對(duì)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)以及制度進(jìn)行必要的規(guī)范和管理監(jiān)督。這樣就顯示出現(xiàn)代檔案管理工作同傳統(tǒng)形式的檔案管理工作有一定的區(qū)別和不同?，F(xiàn)代檔案管理工作的工作人員要將檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)化的信息設(shè)計(jì)，要讓檔案資料形成一個(gè)有效的管理程序和制度。現(xiàn)代檔案管理工作目前已經(jīng)針對(duì)檔案管理的工作內(nèi)容進(jìn)行軟件的設(shè)計(jì)，通過設(shè)計(jì)的軟件更加能夠細(xì)化檔案的管理工作，更加能夠符合檔案管理工作的工作需求，這樣能夠?qū)⒃颈粍?dòng)的檔案管理轉(zhuǎn)變成為主動(dòng)的檔案管理。

3 簡(jiǎn)要敘述我國(guó)現(xiàn)代檔案管理工作的主要業(yè)務(wù)重點(diǎn)

（1）在現(xiàn)代檔案管理工作進(jìn)行的過程中要將管理工作的發(fā)展同時(shí)代的發(fā)展結(jié)合在一起進(jìn)行。

現(xiàn)階段檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的重點(diǎn)應(yīng)該是學(xué)習(xí)、掌握檔案管理現(xiàn)代化的知識(shí)、操作技能，依法依規(guī)建立健全各個(gè)檔案室工作流程，貫徹落實(shí)好檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，建立完善的基層檔案組織體系和提高科學(xué)管理檔案的水平。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員在做好基礎(chǔ)指導(dǎo)工作的同時(shí)，一定要抓好當(dāng)前重點(diǎn)的幾項(xiàng)工作。

（2）在現(xiàn)代檔案管理工作進(jìn)行的過程中，要重點(diǎn)突出工作的主要內(nèi)容—— “業(yè)務(wù)”。

在檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)過程中確保高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，改進(jìn)檔案管理人員在檔案管理中存在的一些不合適的做法，指出檔案業(yè)務(wù)工作中存在的問題，教導(dǎo)解決這些問題的方法。對(duì)被指導(dǎo)單位的檔案工作有所幫助，有所提高。解決被指導(dǎo)單位工作過程中遇到的業(yè)務(wù)問題，針對(duì)檔案管理具體業(yè)務(wù)活動(dòng)提供技術(shù)和理論幫助。

（3）在現(xiàn)代檔案管理工作進(jìn)行的過程中，要重點(diǎn)突出檔案管理的主要指導(dǎo)作用。

檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員在業(yè)務(wù)指導(dǎo)過程中應(yīng)遵循“授之以漁”的原則，把檔案業(yè)務(wù)工作的方法和技能傳授給被指導(dǎo)人員，而不能超越自己的職責(zé)范圍，包辦代替，大包大攬地直接給做了。把重點(diǎn)放在檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能的培養(yǎng)和提高上。

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