流動人員檔案管理存在的問題與管理技巧

杜秀霞

【摘 要】近年來，隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體制的建立與完善，市場競爭日益激烈，有越來越多的人才自愿放棄 “鐵飯碗”，離開國企、機(jī)關(guān)、事業(yè)單位等，成為 “流動人員”。市場經(jīng)濟(jì)越發(fā)達(dá)，人才的流動越是頻繁，流動人員的數(shù)量便與日俱增，近幾年通過人才市場實現(xiàn)流動的人員更是逐年增多，從而使得流動人員人事檔案管理出現(xiàn)了許多問題，困擾著各級組織人事部門，也直接影響了人才的合理流動。系統(tǒng)研究當(dāng)前流動人員人事檔案管理中存在的問題，剖析產(chǎn)生這些問題的成因，探討流動人口檔案管理的規(guī)則與技巧，對充分發(fā)揮人事檔案在人力資源開發(fā)利用中的作用具有十分重要的意義。

【關(guān)鍵詞】流動人員；檔案；問題；管理技巧

一、流動人員檔案管理存在的問題

1.“棄檔”現(xiàn)彖比較嚴(yán)重。所謂“棄檔”，就是把個人的人事檔案放在人力中心置之不理，不再向人才中心定期繳納代理費(fèi)；簡言之，就是被人遺棄的人事檔案。在寄存的人事檔案中，大量“無主”檔案數(shù)量呈逐年上升的趨勢，“棄檔” 已經(jīng)成為一種普遍的現(xiàn)象。棄檔者多為大學(xué)生、出國者、個體創(chuàng)業(yè)者。相當(dāng)一部分人認(rèn)為檔案成了束縛自己的工具。為了 “自由” 之身，棄檔者不惜把自己身份的象征、記錄自己成長之路的檔案隨意丟棄。大學(xué)畢業(yè)生在對待自己的人事檔案問題上態(tài)度也很放得開，有不少人認(rèn)為人事檔案可有可無，置自己的人事檔案于不顧，并沒有認(rèn)識到妥善管理自己檔案的重要性。曾經(jīng)維系著個人命運(yùn)的人事檔案如今遭到了被遺棄的命運(yùn)，這無疑是當(dāng)前人事檔案管理過程中一個值得引起關(guān)注的問題。

2.流動人員人事檔案管理比較混亂。為了加強(qiáng)流動人員的人事檔案管理，各級組織人事部門及其所屬人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行了積極的探索，積累了許多有益的經(jīng)驗和做法。但是，在實際工作中仍存在一些值得注意的問題，影響了流動人員人事檔案的管理，主要表現(xiàn)在兩個方面： 一是擅自管理流動人員的人事檔案。一些不具備人事檔案管理資格的單位擅自接收和管理流動人員檔案，造成流動人員人事檔案多頭管理現(xiàn)象。二是流動人員人事檔案管理制度不夠健全。 有的單位對要求調(diào)出的人員在未經(jīng)所在地組織、人事部門審批同意的情況下，擅自轉(zhuǎn)遞人事檔案；有的人事檔案管理機(jī)構(gòu)在未經(jīng)凋查核實的情況下，輕率地為找不到檔案去向的流動人員補(bǔ)建檔案材料；有的單位對流動人員人事檔案的查、借閱等不按規(guī)定辦事，擅自提供檔案利用，造成檔案失密、泄密、遺失、涂改造假等現(xiàn)象時有發(fā)生。

二、流動人員人事檔案管理問題分析

根據(jù)調(diào)查，造成流動人員 “棄檔”和流動人員人事檔案管理混亂的原因是復(fù)雜多樣的，主要表表現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，人們對人事檔案作用的認(rèn)識正在逐漸淡化。為了能吸引人才，一些用人單位推出“不要申請報告，不要組織關(guān)系，不要人事檔案”的所謂“英雄不問出處”舉措，只要愿意來，有無檔案無所謂。加上調(diào)檔、轉(zhuǎn)檔手續(xù)繁瑣，還有時間和檔案保管費(fèi)等原因，許多流動人員不得不選擇將檔案留存原籍。

第二，由于管理上的漏洞，人事檔案存在造假現(xiàn)象，可信度大大降低。許多單位不再將人事檔案看作選拔人才的依據(jù)，而是注重人員的實際工作能力， “與其信檔案，還不如信其人”。即使有真實的人事檔案，那也只能說明過去，不能證明現(xiàn)在，因而對人事檔案抱著可有可無的態(tài)度。

第三，我國檔案法律法規(guī)及制度規(guī)定，檔案不能隨便銷毀、故意丟失。一些流動人員利用這個規(guī)定，長期不去理會自己的人事檔案，造成管檔機(jī)構(gòu)和檔案主人長期失去聯(lián)系的死檔” 數(shù)量不斷增多。

第四，人們對人事檔案所有權(quán)的認(rèn)識存在偏頗，將人事檔案等同于個人檔案。于是，社會上出現(xiàn)不少自己保管人事檔案的現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)單位為留住人才而扣壓其人事檔案作為籌碼的情況。

三、革新機(jī)制，實現(xiàn)流動人員人事檔案管理規(guī)范化

為適應(yīng)新時期經(jīng)濟(jì)建設(shè)和人事工作的需要，從根本上解決流動人員人事檔案管理工作中存在的問題，應(yīng)采取以下切實有效的措施：

1.正確對待流動人員的人事檔案。人事檔案是一個人身份的憑證，是單位和組織全面了解、正確評價一個人的依據(jù)。因此，完全撇開個人歷史，僅僅依據(jù)當(dāng)前表現(xiàn)來評判一個人的才能，未免有失偏頗。人事檔案是一個人歷史的真實記錄，只要不是有意造假，其真實性是可信的。何況人事檔案的作用是多方面的。就我國目前現(xiàn)有規(guī)定而言，許多涉及個人切身利益的事項，如職稱評定、杜會保險 、政審等都需要人事檔案；每年的國家公務(wù)員、計算算機(jī)、外語等級考試等國家相關(guān)考試報名需要人事部門以檔案為依據(jù)開證明；甚至住房更名、結(jié)婚登記等生活中的事也都需要檔案?？梢?，作為個人情況有效證明的人事檔案是與個人的工作、學(xué)習(xí)、生活息息相關(guān)的，其作用是顯而易見的。

2.正確認(rèn)識人事檔案的所有權(quán)問題。人事檔案并不等同于個人檔案。雖然人事檔案是個人活動的歷史記錄，但它的形成者并不只是人事檔案所記載的當(dāng)事人。例如：其中的鑒定、調(diào)查記錄其中的鑒定、調(diào)查記錄、審批等是由組織形成的；總結(jié)、自傳、入黨入團(tuán)申請書、填寫的各種表格材料等雖是由個人形成的，但有的材料上仍然有組織的意見?？梢姡耸聶n案不是嚴(yán)格意義上的個人檔案，其所有權(quán)不應(yīng)歸屬個人，而應(yīng)歸屬建立人事檔案的單位。因此，包括流動人員人事檔案在內(nèi)的所有人事檔案只能由組織管理，而不能由當(dāng)事人保管，更不能交由他人保管。

3.建立有利于人才流動的人事檔案機(jī)制。許多流動人員棄檔不顧的一個重要原因，就是流動人員人事檔案調(diào)檔轉(zhuǎn)檔難，而且異地調(diào)檔手續(xù)繁雜，各地區(qū)規(guī)矩不一，有的地區(qū)還有在外工作的比在當(dāng)?shù)毓ぷ鞯拿吭乱嘟粰n案代理費(fèi)等，要轉(zhuǎn)走檔案還需一次住繳納一定的手續(xù)費(fèi)。這些制度規(guī)定都使一些在外地工作的流動人員為取檔變得望而生畏。要解決這個問題，關(guān)鍵在于建立一個有利于人才流動的人事檔案機(jī)制，簡化調(diào)檔轉(zhuǎn)檔手續(xù)，提高辦事效率；同時，人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)本著：“服務(wù)為主，適當(dāng)收費(fèi)”的原則，規(guī)范服務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。

4.實現(xiàn)流動人員人事檔案的現(xiàn)代化管理。利用現(xiàn)代化技術(shù)對流動人員人事檔案進(jìn)行信息存儲、查找，進(jìn)而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，是當(dāng)前人事檔案管理部門需要重點(diǎn)研究的課題。有關(guān)部門要在現(xiàn)有人事檔案管理軟件的基礎(chǔ)上研制適合流動人員人事檔案管理的軟件，以便對檔案信息進(jìn)行動態(tài)化管理。同時利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，建立人才業(yè)績跟蹤系統(tǒng)，做到人才流動到哪里，檔案信息系統(tǒng)就跟蹤到哪里，始終保持流動人員人事檔案內(nèi)容的鮮活性，不斷提升人事檔案的使用價值，盡可能減少“死檔”的形成。endprint