淺談標(biāo)準(zhǔn)化在檔案信息化建設(shè)中的重要性

張曉健+段超鋒

[摘 要] 檔案的信息化程度是反應(yīng)一個企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)化是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。某企業(yè)在“十一五”信息技術(shù)總體規(guī)劃中將檔案管理系統(tǒng)建設(shè)列為重要信息化項(xiàng)目之一，同時也是該企業(yè)檔案信息化建設(shè)的核心平臺。項(xiàng)目在建設(shè)初期就將標(biāo)準(zhǔn)化原則作為整個檔案信息化項(xiàng)目開展的重要原則，同時檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定也是檔案信息化建設(shè)中一個重要的環(huán)節(jié)。在檔案信息化建設(shè)中，該企業(yè)形成了日趨完整的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，從管理層面、業(yè)務(wù)層面、技術(shù)層面科學(xué)高效地規(guī)范指導(dǎo)著整個企業(yè)檔案工作。

[關(guān)鍵詞] 標(biāo)準(zhǔn)化；檔案信息化建設(shè)；規(guī)范體系；重要性

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 17. 093

[中圖分類號] G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）17- 0196- 02

0 引 言

近年來，國家檔案局、國資委針對新時期檔案信息化建設(shè)目標(biāo)陸續(xù)出臺了一些新標(biāo)準(zhǔn)、新要求，當(dāng)下的檔案建設(shè)工作主要體現(xiàn)在電子文件中心建設(shè)與數(shù)字檔案館建設(shè)、電子文件管理與檔案信息資源開發(fā)利用等方面。在這一輪特色鮮明的檔案信息化建設(shè)大背景下，如何結(jié)合企業(yè)自身檔案管理工作特點(diǎn)，建立科學(xué)合理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系尤為重要。

企業(yè)檔案工作新理念是在認(rèn)識檔案的信息和知識屬性基礎(chǔ)上，把檔案信息資源確立為企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略性核心信息資源。建立核心信息資源管理理念，既是目前企業(yè)信息化建設(shè)的需要，也是未來企業(yè)持續(xù)發(fā)展的需要，更是檔案工作管理創(chuàng)新的必然，標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范體現(xiàn)的建設(shè)也就成了管理改革創(chuàng)新的重頭戲，本文主要以企業(yè)檔案信息化工作的具體建設(shè)來闡述標(biāo)準(zhǔn)化工作在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的重要性。

1 檔案信息化建設(shè)的必然性

檔案工作是企業(yè)管理的一個重要組成部分，檔案工作必須適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求。企業(yè)在信息化建設(shè)工作的初期編制信息化建設(shè)指導(dǎo)綱領(lǐng)，描述了企業(yè)的未來信息工作管理體制、組織結(jié)構(gòu)及主要工作內(nèi)容，提出了信息系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施的優(yōu)先次序和項(xiàng)目初步的解決方案，其中檔案信息化建設(shè)成為企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略之一，體現(xiàn)在以下方面。

1.1 標(biāo)準(zhǔn)化的必要性

檔案工作從實(shí)體管理向信息資源管理轉(zhuǎn)變是新形勢下企業(yè)管理對檔案工作的要求。相應(yīng)的工作模式轉(zhuǎn)變，依據(jù)國家及行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)、制度，相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及制度必須結(jié)合新的工作形式及要求完成制定，更好地規(guī)范指導(dǎo)企業(yè)檔案信息化工作。

1.2 業(yè)務(wù)需求的必然性

隨著“珍存企業(yè)記憶、提升公司價(jià)值、構(gòu)建知識平臺、實(shí)現(xiàn)信息共享”檔案工作目標(biāo)的制定，檔案業(yè)務(wù)工作的明確。具體需要大力開發(fā)和利用企業(yè)檔案信息資源，發(fā)揮企業(yè)檔案工作的信息作用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作為企業(yè)發(fā)展提供信息服務(wù)的主要任務(wù)和宗旨，展現(xiàn)企業(yè)檔案工作在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的地位和作用。

1.3 資源集成的必然性

企業(yè)的信息化工作經(jīng)過井噴式的發(fā)展，即將完成從集中建設(shè)向集成應(yīng)用階段的轉(zhuǎn)化，加之大多數(shù)企業(yè)數(shù)字化、集成化和智能化逐步開展，信息資源的集中管理需求在檔案業(yè)務(wù)中日益凸顯，對檔案信息化建設(shè)提出了更高的管理要求。

1.4 信息價(jià)值的必然性

應(yīng)用產(chǎn)生效益，信息資源的價(jià)值必須通過業(yè)務(wù)應(yīng)用才能實(shí)現(xiàn)。信息資源開發(fā)利用是當(dāng)前信息化建設(shè)工作的核心，在確保信息資源和系統(tǒng)安全的基礎(chǔ)上，通過專業(yè)檔案管理平臺，更廣泛共享資源，更深入挖掘數(shù)據(jù)價(jià)值，努力提高資源利用效率，提升資源價(jià)值。

2 標(biāo)準(zhǔn)化在檔案信息化建設(shè)中的指導(dǎo)作用

企業(yè)開始檔案信息化整體建設(shè)之前，部分下屬單位通過該企業(yè)整體信息化工作的帶動，建立了自己的檔案管理系統(tǒng)、完成了目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、相應(yīng)地制修訂了一些檔案信息化的規(guī)章制度，信息化建設(shè)取得了階段性的重要成果。但從企業(yè)整體來看，各下屬單位檔案信息化水平參差不齊，沒有形成統(tǒng)一的管理平臺，執(zhí)行的業(yè)務(wù)管理制度以及標(biāo)準(zhǔn)化不統(tǒng)一，信息資源共享程度相對較低，不能適應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，檔案信息化建設(shè)亟需進(jìn)一步加強(qiáng)。在這樣的情況下，堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)先行原則，統(tǒng)一并建立了完整的業(yè)務(wù)規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)，保證標(biāo)準(zhǔn)化工作在管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)層面為公司檔案信息化建設(shè)的開展尤為重要。

2.1 編制統(tǒng)一的業(yè)務(wù)規(guī)范

充分調(diào)研企業(yè)下屬單位檔案管理的實(shí)際，結(jié)合國家及企業(yè)檔案分類、標(biāo)識、著錄規(guī)則，規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)及流程，納入企業(yè)檔案工作規(guī)定，制定信息化管理要求，編制企業(yè)《檔案管理手冊》。其中重點(diǎn)對檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范進(jìn)行規(guī)范。包括對業(yè)務(wù)規(guī)范、流程進(jìn)行重新梳理，并在后期的系統(tǒng)設(shè)計(jì)上將業(yè)務(wù)規(guī)范向系統(tǒng)流程靠攏，實(shí)現(xiàn)兩者的相對統(tǒng)一，在遵循規(guī)范統(tǒng)一的基礎(chǔ)上，滿足實(shí)際業(yè)務(wù)需求。

（1）統(tǒng)一分類。廣泛征求各單位意見，結(jié)合企業(yè)檔案工作實(shí)際，確定檔案分類原則及具體類別。

（2）統(tǒng)一標(biāo)識。按照信息化條件下簡化整理的原則，統(tǒng)一全宗號和檔號，簡單直觀，易于理解。

（3）統(tǒng)一著錄項(xiàng)。根據(jù)類別及具體檔案業(yè)務(wù)特色，分公共著錄項(xiàng)、公共必著項(xiàng)、專有著錄項(xiàng)，并確定具體的數(shù)量。

（4）統(tǒng)一業(yè)務(wù)流程。按類別及業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)自上而下統(tǒng)一企業(yè)檔案業(yè)務(wù)流程。

（5）統(tǒng)一報(bào)表格式。結(jié)合實(shí)際檔案報(bào)表需求，區(qū)分業(yè)務(wù)用表和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

2.2 制定企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

在檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中，要對海量的電子文件進(jìn)行歸檔管理。針對歸檔電子文件的格式及元數(shù)據(jù)需求，參考國家及檔案行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合企業(yè)歸檔電子文件的特點(diǎn)，形成了該企業(yè)的《歸檔電子文件格式規(guī)范》《歸檔電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范》企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

（1）合規(guī)的歸檔電子文件格式是電子文件長期、有效保存的基礎(chǔ)保障，規(guī)范歸檔電子文件的格式是保障檔案管理系統(tǒng)發(fā)揮知識內(nèi)容管理平臺、滿足檔案管理利用需求的重要環(huán)節(jié)之一。《歸檔電子文件格式規(guī)范》規(guī)定了歸檔電子文件長期保存格式應(yīng)具有的特征和選擇原則，并給出了電子文件歸檔格式和利用格式的要求。endprint

（2）《歸檔電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范》是檔案管理工作的基礎(chǔ)保障和重要內(nèi)容，規(guī)范歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)有助于跟蹤電子文件的全生命周期和提高電子文件的后期利用水平?！稓w檔電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范》規(guī)定了歸檔電子文件元數(shù)據(jù)的元素、結(jié)構(gòu)、表述方法和表述，并給出了有關(guān)封裝格式的定義。

3 檔案信息化建設(shè)對標(biāo)準(zhǔn)體系形成的推動

建設(shè)統(tǒng)一、先進(jìn)、科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)體系是一個循序漸進(jìn)的過程。在檔案信息化建設(shè)前期通過標(biāo)準(zhǔn)化的制定保障了項(xiàng)目建設(shè)的順利開展。同時在項(xiàng)目建設(shè)過程中，通過檔案信息化工作的日益成熟，分層次系統(tǒng)地梳理現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)，查漏補(bǔ)缺，逐步形成了標(biāo)準(zhǔn)體系。由管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范三個方面全方位支撐業(yè)務(wù)的運(yùn)行，形成統(tǒng)一、科學(xué)、高效的檔案工作體系。

3.1 檔案數(shù)字化規(guī)范

形成企業(yè)數(shù)字化規(guī)范。規(guī)定了紙質(zhì)、照片、錄音、錄像和縮微膠片檔案數(shù)字化工作的基本原則、處理流程和技術(shù)要求。

3.2 檔案分類規(guī)范

形成企業(yè)檔案分類規(guī)范。規(guī)定檔案分類原則和分類方法。適用于檔案的分類整理。

3.3 檔案標(biāo)識規(guī)范

形成企業(yè)檔案標(biāo)識規(guī)范。規(guī)定了檔案全宗號、檔號的結(jié)構(gòu)，檔案標(biāo)識的編制原則和編制方法。適用于檔案全宗號、檔號的編制。

3.4 檔案著錄規(guī)范

形成企業(yè)檔案著錄規(guī)范。規(guī)定了單份或一組文件、一個或一組案卷的著錄項(xiàng)目、著錄用文字、著錄信息源以及著錄項(xiàng)目細(xì)則。

3.5 檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范

形成企業(yè)檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范。規(guī)定了信息化檔案業(yè)務(wù)的收集、整理、保管、利用與編研、統(tǒng)計(jì)。適用于檔案業(yè)務(wù)管理工作。

4 結(jié) 語

任何企業(yè)管理的本質(zhì)可以從效率體現(xiàn)，建立并執(zhí)行科學(xué)合理的標(biāo)準(zhǔn)體系，是企業(yè)發(fā)展的管理創(chuàng)新手段之一，也是企業(yè)能高效運(yùn)行的制度保障。企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展要始終按照“堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)先行，推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，提升發(fā)展質(zhì)量”的總體目標(biāo)，無論是檔案管理還是其他領(lǐng)域的業(yè)務(wù)管理，標(biāo)準(zhǔn)化創(chuàng)新管理理念，建立和執(zhí)行統(tǒng)一、先進(jìn)的標(biāo)準(zhǔn)體系，使工作過程有標(biāo)準(zhǔn)可依、工作環(huán)節(jié)可控，提升管理質(zhì)量、優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)，任何時候都是行之有效的方式。

主要參考文獻(xiàn)

[1]李和平.《企業(yè)檔案工作規(guī)范》實(shí)施指南[M].北京：中國檔案出版社，2010.

[2]冼國彬.簡論標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息化建設(shè)的前提[J].城建檔案，2013（9）：65-66.endprint