大數(shù)據(jù)時代檔案工作的探索與思考

姚文

[摘 要] 大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來，檔案工作領(lǐng)域正以一種全新的姿態(tài)投入到這一洪流之中。文章從管理理念、技術(shù)支撐、設(shè)施建設(shè)，人才隊伍等方面分析了大數(shù)據(jù)給傳統(tǒng)檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)與機遇，并提出了大數(shù)據(jù)時代檔案工作變革和發(fā)展策略。

[關(guān)鍵詞] 大數(shù)據(jù)；檔案工作；變革；發(fā)展策略

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 15. 066

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）15- 0143- 02

0 前 言

伴隨著時代前進的步伐，信息化技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅猛發(fā)展，大數(shù)據(jù)信息時代呼嘯而至。各類數(shù)據(jù)正以前所未有的速度不斷地增長和累積，而且正在無聲無息地改變著人們的生活習慣、工作模式和思維方式，人們越來越認識到對大數(shù)據(jù)進行有效管理的重要性和迫切性，檔案行業(yè)也不例外。檔案部門作為各類信息存儲和利用中心，每天都直接面對著社會原始記錄的收集、整理、鑒定、保管和利用等各項管理工作，不可避免地面對著海量數(shù)據(jù)，大數(shù)據(jù)給傳統(tǒng)檔案工作模式和管理各類檔案信息資源帶來了一系列的沖擊和挑戰(zhàn)。作為檔案工作者，就應該探索在大數(shù)據(jù)背景下，檔案工作應該如何更好地發(fā)展和提升。

1 大數(shù)據(jù)的概念與產(chǎn)生的原因

大多數(shù)學者認為，大數(shù)據(jù)是指由人類日益普及的網(wǎng)絡行為所伴生的產(chǎn)物，經(jīng)過相關(guān)部門及企業(yè)采集的蘊涵著數(shù)據(jù)生產(chǎn)者真實意圖的非傳統(tǒng)結(jié)構(gòu)意義的數(shù)據(jù)。顧名思義，大數(shù)據(jù)就是有海量的信息資源，他所包含的數(shù)據(jù)量規(guī)模巨大，無法用目前主流軟件工具在合理的時間內(nèi)達到擷取、整理、管理、處理，并整理成對社會各行各業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營決策更有積極意義的資訊。

從大數(shù)據(jù)發(fā)展的趨勢來看，大數(shù)據(jù)是在數(shù)據(jù)倉庫與數(shù)據(jù)挖掘的基礎(chǔ)上進一步發(fā)展起來的，其實質(zhì)是海量的非結(jié)構(gòu)化和半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)不斷自然累積和增長的結(jié)果。這里所說的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，是指各種不同格式的辦公文檔、文本、音像、圖片、視頻等，而半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)是指結(jié)構(gòu)方面缺乏統(tǒng)一規(guī)律的數(shù)據(jù)。根據(jù)有關(guān)資料統(tǒng)計顯示，全世界在最近兩年的數(shù)據(jù)量是之前所有數(shù)據(jù)量的總和，數(shù)據(jù)量之大到了每兩年就成倍增長的速度。人們面對這些隨時發(fā)生的，多樣性的海量數(shù)據(jù)的擷取、分析、整理都要耗費大量的資金和時間，而且對數(shù)據(jù)的真實性很難甄別。很顯然，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫對大數(shù)據(jù)時代如此海量的數(shù)據(jù)進行管理，已力不從心，無法勝任，所以，發(fā)展和不斷完善新的管理模式，已成為必然的發(fā)展趨勢。

2 大數(shù)據(jù)時代給檔案工作帶來的挑戰(zhàn)與機遇

在大數(shù)據(jù)時代到來之際，檔案工作要面對海量檔案數(shù)據(jù)如何做好安全控制、處理、利用和有效管理等一系列技術(shù)上的難點和問題，檔案人員在處理和解決這些問題的同時，也同樣帶來許多良好的發(fā)展機遇。過去，檔案信息來源，有一定渠道、方向、框架和范圍，檔案信息資源受到一定的制約，傳統(tǒng)的軟件工具和檔案管理人員完全可以勝任。而在大數(shù)據(jù)時代，在解決這些海量數(shù)據(jù)的存儲模式時，也增加了海量的數(shù)據(jù)，使原來的檔案數(shù)據(jù)得到了擴展，也為利用者提供了更多更好的服務。在解決人才問題時，檔案部門不僅需要掌握傳統(tǒng)檔案管理人才，也需要掌握各種信息技術(shù)專門人才，大數(shù)據(jù)時代檔案人員綜合能力將會大大提升。在解決隱私和安全的問題時，檔案部門需要制定嚴格的檔案信息開發(fā)利用標準，檔案管理體系建設(shè)將會更加完善和健全。在解決服務問題時，將給檔案管理系統(tǒng)的擴展帶來機遇，使管理更方便、更快捷、更完美。在解決應用問題的同時，也給檔案數(shù)據(jù)挖掘帶來了機遇，那些在檔案館里多年沉睡不宜接觸的檔案數(shù)據(jù)，將被挖掘出來，那些深藏不露的隱性知識，將會呈現(xiàn)在利用者的面前，被利用者有效利用。

3 在大數(shù)據(jù)時代，檔案工作的變革與發(fā)展策略

3.1 把握時代脈搏，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念

隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，檔案工作的內(nèi)容、環(huán)境、對象、模式等都發(fā)生了巨大的變化。檔案人員僅僅運用傳統(tǒng)檔案管理的手段和方法已經(jīng)不能滿足社會各方面對檔案信息資源的利用需求，這就需要我國的檔案工作者，必須轉(zhuǎn)變思維方式，改變過去傳統(tǒng)的思維模式和工作模式，要在工作實踐中，不斷探索和創(chuàng)新，在搞好檔案數(shù)據(jù)管理的同時，更要學會對檔案數(shù)據(jù)的分析和數(shù)據(jù)挖掘，讓檔案數(shù)據(jù)發(fā)揮應有的價值，從而提高檔案工作管理水平。

3.2 構(gòu)建新的檔案制度體系，加強檔案規(guī)范化管理

大數(shù)據(jù)時代，信息眾多而繁雜，為了存儲和保管好各類檔案數(shù)據(jù)，方便利用者查詢和利用，檔案部門應根據(jù)網(wǎng)絡技術(shù)特點，建立一套能覆蓋檔案各業(yè)務流程的完整的、科學的、嚴謹?shù)囊?guī)章制度，不斷加強檔案工作規(guī)范化管理。因此，在實際工作中，應根據(jù)本單位的工作實際情況，補充和完善各類檔案管理辦法，只有這樣，海量的檔案數(shù)據(jù)就能被有效進行存儲和管理，最大限度地實現(xiàn)檔案信息共享，以滿足人們對檔案信息資源的利用需求，不斷擴大檔案資源的傳播范圍。

3.3 發(fā)揮自身優(yōu)勢，做好檔案全過程的管控

檔案業(yè)務環(huán)節(jié)主要是收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用等工作內(nèi)容。在大數(shù)據(jù)時代，由于檔案數(shù)據(jù)量增長速度很快，檔案數(shù)據(jù)的管理，遠非傳統(tǒng)的檔案管理模式能夠適應，檔案部門需要改變管理模式。

首先，在進行檔案數(shù)據(jù)收集時，要重視抓好前端控制，要將檔案管理融入到企業(yè)辦公自動化、生產(chǎn)管理及網(wǎng)絡支撐等管理系統(tǒng)中，要將文件、數(shù)據(jù)歸檔流程寫入各業(yè)務環(huán)節(jié)中，以便從文件產(chǎn)生起檔案部門就介入，對數(shù)據(jù)進行跟蹤管理，以確保各類檔案數(shù)據(jù)能及時有效歸檔。

其次，在傳統(tǒng)的檔案管理，一直是以“卷”為單位，進行各類檔案的組卷管理。而在大數(shù)據(jù)時代，顯然已無法已“組卷”來管理，只能以“件”、“數(shù)據(jù)庫”等為管理對象。由于檔案增長速度較快，不可能對每份檔案進行鑒定，只能采取“宏觀鑒定”來開展檔案的鑒定工作。在檔案統(tǒng)計方面，由過去用“頁”為單位改為以“GB”為統(tǒng)計單位來統(tǒng)計各類檔案。endprint

第三，在檔案安全管理方面，需要對每份檔案保留檢索、利用日志，避免檔案信息的泄密。

3.4 加強設(shè)施建設(shè)和新技術(shù)應用，提高數(shù)據(jù)處理能力

在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理部門需要做好信息技術(shù)支撐工作，在進行檔案管理的系統(tǒng)設(shè)計時，要充分考慮系統(tǒng)的可擴展性，設(shè)計出的檔案信息系統(tǒng)要能滿足服務器的快速擴容和數(shù)據(jù)的快速增長。同時，還要有專門的數(shù)據(jù)庫技術(shù)和專用的數(shù)據(jù)存儲設(shè)備，還必須開發(fā)專門的數(shù)據(jù)分析方法和一整套使用體系，來應對異構(gòu)平臺和異構(gòu)數(shù)據(jù)的支持。也就是說，檔案管理部門的軟件系統(tǒng)、存儲設(shè)備和計算的基礎(chǔ)設(shè)施，必須能夠接收、驗證和分析大量的數(shù)據(jù)，以便適應和整合多功能需求的大數(shù)據(jù)變量。

3.5 拓寬檔案利用渠道，充分挖掘檔案潛在價值

檔案人員應合理運用網(wǎng)絡技術(shù)，不斷擴大檔案大數(shù)據(jù)利用范圍。

首先，檔案部門應建立各種數(shù)據(jù)模型，對海量數(shù)據(jù)進行整合、分類和相關(guān)性分析，及時準確地將有價值的信息資源推送給利用者。

其次，建立與檔案利用者的雙向互動，使檔案信息資源單向傳播轉(zhuǎn)變?yōu)殡p向傳播，在發(fā)布檔案數(shù)據(jù)的同時，也讓檔案管理者了解利用者的需求，了解企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中所產(chǎn)生的各種信息數(shù)據(jù)，以便能充分挖掘檔案潛在價值，為社會創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益。。

3.6 建立高素質(zhì)檔案人才隊伍

提高檔案工作者的自身素質(zhì)，是搞好大數(shù)據(jù)時代檔案工作的關(guān)鍵。傳統(tǒng)的檔案管理人才，已不適應大數(shù)據(jù)時代的檔案管理要求，檔案部門需要建設(shè)一支高素質(zhì)綜合性人才隊伍，應采用多渠道、多方法進行人才的選用和培養(yǎng)，使他們即懂得檔案信息業(yè)務，又同時掌握計算機計算、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)，能進行數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)挖掘，為用戶提供綜合性服務，以滿足利用者日益增長的需求。

4 結(jié) 語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代，檔案工作將朝著知識管理、信息集成化服務的方向發(fā)展，檔案工作者必須與時俱進，要有超前的智慧和思維，創(chuàng)新工作思路和方法，及時更新知識結(jié)構(gòu)，掌握和運用現(xiàn)代網(wǎng)絡技術(shù)手段，科學合理管理檔案信息資源，不斷提升檔案管理的效率和服務水平。

主要參考文獻

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