如何做好檔案管理工作

王海芹

摘 要：在新的環(huán)境下，做好檔案的利用服務(wù)工作，不僅是社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要，是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)自身經(jīng)營(yíng)管理、創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的重要手段，也是企業(yè)檔案部門(mén)所面臨的新課題。

關(guān)鍵詞：檔案利用 企業(yè)發(fā)展 服務(wù) 現(xiàn)代技術(shù)

檔案管理工作對(duì)我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，要做好檔案管理工作就必須立足于我國(guó)現(xiàn)代管理現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的心形勢(shì)，逐步完善檔案管理工作，培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感和使命感，進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員的熱情和積極性，使檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下，各類(lèi)信息多元化，檔案管理工作也隨之發(fā)生了很大變化，檔案管理工作出現(xiàn)邊緣化危險(xiǎn)，給檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，新的課題，面對(duì)新時(shí)期檔案工作的新要求，新變化，要做到與時(shí)俱進(jìn)，就必須積極推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

一、做好檔案管理工作的重要意義

做好檔案管理工作是一個(gè)單位健康發(fā)展的需要，檔案管理工作是單位管理工作的一部分，是提高工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理，是衡量一個(gè)單位業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。單位檔案記載著單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)研究本單位的工作業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定發(fā)展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為單位管理人員及時(shí)了解單位整體工作狀況，為適時(shí)調(diào)整工作策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為重大決策提供支持性依據(jù)；另一方面，有利于社會(huì)與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在我國(guó)各項(xiàng)改革進(jìn)入攻堅(jiān)期背景下，做好檔案管理工作，不斷更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實(shí)地反映單位整體狀況和業(yè)績(jī)。檔案管理成果同單位管理有機(jī)結(jié)合決定了單位資源配置的取向和模式，決定著未來(lái)發(fā)展的方向，對(duì)于實(shí)現(xiàn)決策可行，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。因此，做好檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)全面發(fā)展、不斷替身單位在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。

二、檔案管理工作的邊緣化危險(xiǎn)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作的重要性進(jìn)一步淡化，很多人對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)。再加上一些單位的檔案管理工作人員自身就對(duì)檔案管理工作沒(méi)有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感、好的職業(yè)道德、事細(xì)心的工作態(tài)度、于奉獻(xiàn)的工作精神，加之沒(méi)有積累雜事的檔案管理理論和知識(shí)，不能充分認(rèn)識(shí)到檔案事業(yè)在社會(huì)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義，工作中存在失位現(xiàn)象，個(gè)工作責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)檔案管理重要性宣傳力度不夠，檔案管理無(wú)用論在本部門(mén)滋生并蔓延到整個(gè)單位。這樣就不利于形成單位管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，整個(gè)單位的檔案意識(shí)進(jìn)一步弱化。從而導(dǎo)致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進(jìn)程中遇到新的障礙，在整個(gè)單位發(fā)展的進(jìn)程中有邊緣化的危險(xiǎn)。

三、堅(jiān)持依法治檔是做好檔案管理工作的必由之路

1、立足于法，搞好建章立制工作。法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，要做好檔案管理工作就必須依法治檔為根本，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。檔案管理設(shè)備現(xiàn)代化，檔案種類(lèi)和載體的多樣化特點(diǎn)決定了檔案管理方法要不段改革，只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)，開(kāi)創(chuàng)檔案管理的新局面。因此，日新月異的新的形勢(shì)對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅(jiān)持走依法治黨的道路。只有實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。為了加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，《中華人民共和國(guó)檔案法》應(yīng)運(yùn)而生，經(jīng)過(guò)二十多年的發(fā)展，為我國(guó)檔案管理工作的良性發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。然而，新形勢(shì)對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，這就要求各地方要利用地方的立法權(quán)限，建立一整套有地方特色的檔案法律法規(guī)，使得檔案管理與時(shí)俱進(jìn)、有法可依。在此基礎(chǔ)上，各部門(mén)都要建立健全檔案管理規(guī)章制度，向制度要管理、向制度要效益、只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。

2、實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)有機(jī)結(jié)合。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，對(duì)提出了新的挑戰(zhàn)，只有正視這個(gè)挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)有機(jī)結(jié)合，檔案管理工作才能走上良性發(fā)展的軌道。檔案管理工作是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員既要有檔案管理者應(yīng)具備服務(wù)意識(shí)，又要掌握現(xiàn)代化管理技能。檔案管理匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可收到事半功倍的效果。在利用高科技的情況下，檔案管理可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，提高了工作效率?，F(xiàn)代科技的一大弊端是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全系數(shù)會(huì)隨著時(shí)間的推移而降低。為了保證安全，就必須制定嚴(yán)密電子文件安全管理制度，完善文件流轉(zhuǎn)跟蹤登陸制度。

3、檔案管理的根本目的在于檔案利用。檔案運(yùn)用的合理有效是經(jīng)濟(jì)社會(huì)又好又快發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，對(duì)于把握經(jīng)濟(jì)和未來(lái)發(fā)展方向具有很強(qiáng)的借鑒意義。全面加強(qiáng)檔案檔案工作的根本目的在于充分發(fā)揮檔案的作用，為實(shí)現(xiàn)建設(shè)小康社會(huì)的目標(biāo)服務(wù)。檔案利用工作是檔案自身價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的直接手段，做好檔案的開(kāi)發(fā)和利用是檔案管理自身價(jià)值的重要體現(xiàn)，檔案開(kāi)發(fā)利用已經(jīng)成為全社會(huì)重要的不可或缺的信息資源。要加強(qiáng)檔案的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，就必須加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)管理。檔案員除了在檔案做收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應(yīng)著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時(shí)、系統(tǒng)、完整地提供、滿(mǎn)足檔案利用工作的需要。在此基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對(duì)檔案的保管工作，隨時(shí)準(zhǔn)備為利用者提供急需的檔案，重要、珍貴的檔案要備有微縮或復(fù)制件，以代替檔案原件提供利用，同時(shí)加強(qiáng)檔案庫(kù)房設(shè)施建設(shè)，減少外界條件對(duì)檔案造成的損害。只有全力做好檔案管理工作，才能推進(jìn)社會(huì)的全面進(jìn)步，為經(jīng)濟(jì)又好又快發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。endprint