淺談教學(xué)檔案的管理和利用

周嵐

摘要：教學(xué)檔案是衡量高校教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要的標(biāo)識之一，加強教學(xué)檔案的管理，對于推進教學(xué)管理工作的科學(xué)化和制度化，具有很重要的意義和價值。在這基礎(chǔ)之上，對教學(xué)檔案的管理工作進行探討，以推進該項工作的探索和完善。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；管理；利用

教學(xué)檔案是學(xué)校從事教學(xué)和科學(xué)研究以及其他形式直接在教學(xué)活動里形成的，對于了解和管理教學(xué)起著重要的作用，促進了教學(xué)改革。

一、教學(xué)檔案的管理對學(xué)校發(fā)展的意義

教學(xué)檔案是教學(xué)運行過程的具體體現(xiàn)，他是學(xué)校進行學(xué)生畢業(yè)資格審核的主要依據(jù)，也是反應(yīng)學(xué)生在校學(xué)習(xí)的重要憑證，它直接設(shè)計學(xué)生的切身利益和教務(wù)管理工作的質(zhì)量。加強教學(xué)檔案的管理，無論是對學(xué)校的發(fā)展，還是對教學(xué)管理水平的提高都具有重要的意義。

（一）教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)轟動的最重要的原始記錄

教學(xué)檔案反映了學(xué)校一切教學(xué)活動從開始到結(jié)束的全過程，同時，他又對教學(xué)管理的過程起到了良好的監(jiān)督作用。它真是的記錄了教學(xué)的全部過程及教學(xué)管理的質(zhì)量。在日常教學(xué)活動中就，所存在的不合理或者不科學(xué)的問題都會體現(xiàn)在相關(guān)的教學(xué)檔案上，因此，可以依據(jù)教學(xué)檔案的原始記錄的內(nèi)容，不斷改進和提高教學(xué)管理水平。

（二）教學(xué)檔案是學(xué)校辦學(xué)能力以及學(xué)生資格審核的重要依據(jù)

考核一個學(xué)校的教學(xué)水平，第一要看的是它的教學(xué)檔案材料。通過教學(xué)檔案可以初步地了解學(xué)校的教學(xué)管理水平和辦學(xué)能力。另外畢業(yè)生的出國、當(dāng)兵、成績及學(xué)位的資格審查主要是通過教學(xué)檔案的資料提供相關(guān)的證明材料。因此，無論是對教學(xué)評估，還是為用人單位提供資格審核，教學(xué)檔案的管理都具有重要意義。

（三）教學(xué)檔案是進行教學(xué)研究和教學(xué)改革的重要依據(jù)

教學(xué)檔案是一切教學(xué)活動的真是體現(xiàn)。當(dāng)教學(xué)活動的教學(xué)管理需要改革時，教學(xué)檔案可以提供具有針對性的參考，通過教學(xué)檔案，可以找出當(dāng)前存在的問題，重新調(diào)整或制定新的規(guī)章制度及教學(xué)運行中的各種方案，比如教學(xué)大綱、培養(yǎng)方案以及女學(xué)生的考核方式等都可以借鑒教學(xué)檔案。

綜上所述，無論是教學(xué)檔案的管理者還是教學(xué)過程的執(zhí)行者，都要對教學(xué)檔案的重要性有點足夠的人是，只有這樣才能不斷提升教學(xué)檔案的管理水平，有效的建立和利用教學(xué)檔案，為學(xué)校各項工作更好地服務(wù)。

二、教學(xué)檔案的管理辦法

（一）建立健全教學(xué)檔案管理制度

科學(xué)的教學(xué)檔案管理制度，對加強教學(xué)檔案管理工作意義重大。具體來說，一方面要根據(jù)學(xué)校的相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準，并結(jié)合本院系的具體情況，制定相應(yīng)的各項具體管理制度，如學(xué)院的教學(xué)檔案管理實施細則等。另一方面，要確立檔案管理人員的崗位管理制度，例如如檔案的搜集、保管、利用等要有專人負責(zé)，明確工作人員和職責(zé)范圍，做到責(zé)任和權(quán)力的明確。當(dāng)然，教學(xué)檔案管理工作比較復(fù)雜，也不能只靠制度，還應(yīng)該有其他相應(yīng)的管理手段作為補充，如果通過宣傳教學(xué)檔案歸檔的重要性，使教職工和學(xué)生充分認識檔案工作的重要性，因此自覺參加這項工作。這些都可以使教學(xué)檔案的管理工作朝著更加標(biāo)準、更加科學(xué)的方向去發(fā)展。

（二）提高教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)代化水平

隨著高校教育事業(yè)的不斷發(fā)展，舊的教學(xué)檔案管理機制已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前教學(xué)檔案管理工作的需要，甚至在某些方面也制約了檔案管理工作的進步和發(fā)展。在具體的工作中，我們要更新觀念，逐漸將先進的檔案管理技術(shù)和檔案管理設(shè)備引入到具體的教學(xué)檔案管理工作中去，從而實現(xiàn)教學(xué)檔案管理的信息化。例如，成績管理系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)等信息系統(tǒng)的建立，從而提高了日常的工作效率，避免了人力、物力的資源浪費。同時，可建立網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺，從而方便進行教學(xué)資料的檢索和查詢，進而發(fā)揮檔案管理工作的實效作用。

（三）提升教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力

教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力將直接關(guān)系到教學(xué)檔案管理工作的水平，所以，要盡可能采取多渠道、多層次、多形式的方法，對檔案管理人員進行教學(xué)檔案管理知識相關(guān)的培訓(xùn)，從而提升了他們的業(yè)務(wù)水平，例如，案卷的整理、歸檔的內(nèi)容和范圍、編研的質(zhì)量等。同時，檔案的管理人員應(yīng)該具有責(zé)任精神和敬業(yè)精神，在工作中應(yīng)該樹立超前意識，主動去摸索教學(xué)檔案管理工作的規(guī)律，從而優(yōu)化具體的教學(xué)檔案管理工作。這些對于提升教學(xué)檔案管理的水平，具有特別重要的意義。

（四）增強服務(wù)意識，積極配合教師做好歸檔和查檔的工作

在教學(xué)檔案管理的過程中，要積極配合教師做好歸檔和查檔的工作。對于處在教學(xué)一線的教師們來說，他們提供著教學(xué)檔案的第一手材料，而這些材料也直接反映了教學(xué)的情況，如果讓他們切實體會到了歸檔的好處和價值，就可以直接有效地提升教學(xué)檔案的管理工作。例如，優(yōu)秀教師的講稿匯編、教學(xué)經(jīng)驗的總結(jié)、教學(xué)研究論文的匯總等等，都直接反映出了教學(xué)工作的情況和進展?？傊?，應(yīng)該充分調(diào)動檔案管理工作人員的積極性，提高教學(xué)檔案的管理，從而充分發(fā)揮教學(xué)檔案在教學(xué)科研中重要的作用。

三、利用教學(xué)檔案建議

（一）解放思想，用于開拓，不斷提高業(yè)務(wù)水平

檔案工作人員應(yīng)充分認識到信息資源的開發(fā)和利用的重要性，堅持為經(jīng)濟發(fā)展，建立檔案工作為教學(xué)、科研、和全校師生員工思想的整個社會，努力學(xué)習(xí)，不斷提高他們的業(yè)務(wù)水平。尤其是在教學(xué)檔案的開發(fā)和利用在“活”在當(dāng)下，打破傳統(tǒng)的舊觀念，從封閉保守，滿足現(xiàn)狀的狀態(tài)突破出來，用于創(chuàng)新，根據(jù)具體要求，有針對性的開發(fā)規(guī)劃和咨詢，查閱、借閱有關(guān)的制度和各項服務(wù)的措施，搞好檔案信息開發(fā)利用的服務(wù)工作。

（二）探索建立學(xué)校公共開發(fā)利用檔案信息的合作關(guān)系

每個學(xué)校的檔案工作應(yīng)該由單一開發(fā)利用型向聯(lián)合開發(fā)利用型去轉(zhuǎn)變，真正讓教學(xué)檔案由內(nèi)向外轉(zhuǎn)，由近轉(zhuǎn)向遠，構(gòu)成學(xué)校教學(xué)檔案的多方位信息交流網(wǎng)絡(luò)，增強辦學(xué)的活力，實現(xiàn)信息的共享，相互促進了辦學(xué)水平的提高。

總而言之，在高校的教育教學(xué)活動中，教學(xué)檔案有著重要的作用。高校應(yīng)充分注重教學(xué)檔案管理工作的重要意義，提升教學(xué)檔案管理的科學(xué)性和有效性，形成教學(xué)檔案管理的先進科學(xué)模式，從而推動教育教學(xué)工作的開展。

參考文獻：

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