PDCA循環(huán)在醫(yī)院檔案管理機(jī)制中的應(yīng)用探討

董成燕+劉桂圣

摘 要：目的：探討PDCA循環(huán)在醫(yī)院檔案管理機(jī)制中的應(yīng)用效果，尋找提高檔案管理質(zhì)量和水平的長(zhǎng)效機(jī)制。方法：將PDCA循環(huán)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理工作中，評(píng)價(jià)檔案從業(yè)人員履職能力、檔案規(guī)范率、及時(shí)歸檔率等改善情況。結(jié)果：在應(yīng)用PDCA循環(huán)管理方法后，醫(yī)院綜合檔案管理制度進(jìn)一步完善、檔案從業(yè)人員履職能力得到提高，檔案規(guī)范率、及時(shí)歸檔率得到明顯改善。結(jié)論：PDCA循環(huán)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理，可有效提高檔案管理機(jī)制運(yùn)作效率，保障檔案質(zhì)量，值得推廣應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：PDCA；檔案管理；機(jī)制；應(yīng)用；探討

如何建立提高醫(yī)院檔案管理水平的長(zhǎng)效機(jī)制[1]，保障檔案質(zhì)量，提高檔案利用率，是我們當(dāng)前所面臨的一項(xiàng)難題。為此，我們嘗試運(yùn)用PDCA管理方法，建立一種新的、更加科學(xué)合理的檔案管理運(yùn)行機(jī)制，促進(jìn)檔案管理持續(xù)改進(jìn)。

1 PDCA循環(huán)管理基本概念

PDCA循環(huán)又稱戴明環(huán)。是美國(guó)質(zhì)量管理專家戴明博士在20世紀(jì)50年代依據(jù)信息反饋管理提出的全面質(zhì)量管理方法[2]。目前，PDCA循環(huán)管理被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)的質(zhì)量管理中，并普遍取得了質(zhì)量管理和效益提升的作用[3]。PDCA即通過(guò)Plan（計(jì)劃）、Do（實(shí)施）、Check （檢查）、Action（處理）四階段管理路徑，使工作的質(zhì)量于持續(xù)循環(huán)中得以有效提高。上述四階段并非運(yùn)行一次即結(jié)束，而是一次次的循環(huán)進(jìn)行。若部分問(wèn)題在第一循環(huán)階段未能解決，則會(huì)進(jìn)入下一循環(huán)中，從而達(dá)成階梯式的螺旋上升?！癙”階段需首先制定活動(dòng)計(jì)劃，確定目標(biāo)和方針，完善相關(guān)制度流程，為活動(dòng)的開展和實(shí)施打下基礎(chǔ)；“D”階段為具體落實(shí)與計(jì)劃實(shí)現(xiàn)階段；“C”階段是對(duì)實(shí)施計(jì)劃的過(guò)程和結(jié)果進(jìn)行檢查階段，明確實(shí)施效果，并發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題；“A”階段為最重要的一個(gè)階段，需對(duì)實(shí)施及檢查結(jié)果進(jìn)行分析處理，采取相應(yīng)措施持續(xù)改進(jìn)效果，并再次修訂活動(dòng)計(jì)劃，調(diào)整活動(dòng)目標(biāo)，完善制度流程，更好的組織實(shí)施，推動(dòng)活動(dòng)順利進(jìn)入下一個(gè)循環(huán)階段[4]。

2 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及原因分析

結(jié)合日常檔案管理工作，運(yùn)用魚骨圖法、頭腦風(fēng)暴法、查檢表法等管理工具，分析當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作存在如下問(wèn)題：

1.制度管理層面。在醫(yī)院運(yùn)行過(guò)程中，檔案管理作為非業(yè)務(wù)內(nèi)容，一直處于輔助工作范圍。它不會(huì)直接產(chǎn)生效益，不會(huì)對(duì)醫(yī)院運(yùn)行產(chǎn)生直接影響。因而，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此重視程度不夠，在人、財(cái)、物等方面的投入相對(duì)較少。多數(shù)醫(yī)院將檔案歸辦公室統(tǒng)一管理，在管理機(jī)制上處于弱勢(shì)地位，制度建設(shè)落后，存在有制度不遵守、有規(guī)章不執(zhí)行的現(xiàn)象。

2.硬件設(shè)施層面。受醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不重視的影響，很多醫(yī)院都不會(huì)在檔案管理工作上投入過(guò)多的財(cái)力去改善硬件條件。出現(xiàn)了沒(méi)有專用檔案室，或與其他部門混用，房間也多選擇一些偏僻、狹小、陰潮的房間，未能配備通風(fēng)、換氣、防潮等設(shè)備，安全隱患突出。沒(méi)有專用檔案存儲(chǔ)的電腦、掃描儀等設(shè)備，未能實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)信息化。

3.人才隊(duì)伍層面。從檔案工作歸口來(lái)看，醫(yī)院檔案從業(yè)人員多數(shù)為辦公室工作人員兼職，從業(yè)人員存在年齡大、學(xué)歷低、工作創(chuàng)新能力不強(qiáng)、人員調(diào)整頻繁等問(wèn)題。在日常監(jiān)管和培訓(xùn)方面，雖經(jīng)系統(tǒng)專業(yè)學(xué)習(xí)，但新知識(shí)運(yùn)用不足，多憑經(jīng)驗(yàn)工作，導(dǎo)致了檔案辦理、歸檔不及時(shí)，整理、分類不規(guī)范等問(wèn)題。因工作人員多為兼職，分散工作精力，無(wú)法全身心的投入工作。

4.創(chuàng)新應(yīng)用方面。當(dāng)前，醫(yī)院檔案管理工作基本處于收集和保存的基礎(chǔ)階段。對(duì)醫(yī)院存儲(chǔ)的珍貴檔案，沒(méi)有進(jìn)行有效利用和開發(fā)，沒(méi)有系統(tǒng)分析和甄別，導(dǎo)致對(duì)醫(yī)院科研、教學(xué)以及領(lǐng)導(dǎo)決策等管理活動(dòng)，支持和推動(dòng)作用嚴(yán)重弱化。管理手段較為傳統(tǒng)，對(duì)當(dāng)前信息化手段運(yùn)用較少，信息檢索的速度慢、效率低。

3 PDCA循環(huán)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

作為全面質(zhì)量管理體系運(yùn)轉(zhuǎn)的基本方法，正確運(yùn)用 PDCA 循環(huán)要做到三點(diǎn)，一是四個(gè)階段一個(gè)也不能少，即 Plan（計(jì)劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查）和 Action（處理）缺一不可。二是每個(gè) PDCA 循環(huán)并不是簡(jiǎn)單的重復(fù)運(yùn)轉(zhuǎn)，而是一個(gè)螺旋上升的循環(huán)。每循環(huán)一次就解決了一些問(wèn)題，未解決的問(wèn)題進(jìn)入下一個(gè)循環(huán)。三是大環(huán)套小環(huán)，在某一階段也會(huì)存在計(jì)劃、執(zhí)行、檢查以及處理的小 PDCA 循環(huán)。運(yùn)用PDCA 循環(huán)解決存在問(wèn)題的對(duì)策如下：

1.P（Plan）計(jì)劃階段。該階段是醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)階段，要明確檔案管理的目標(biāo)和方針，制定檔案管理年度計(jì)劃，建立并完善相關(guān)制度和流程。一是建立強(qiáng)有力的檔案管理組織體系，擇優(yōu)選配各科室專兼職檔案人員，如有人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)進(jìn)調(diào)整。二是在年末歲初制定醫(yī)院檔案管理工作計(jì)劃，根據(jù)上年度運(yùn)行情況，修訂和完善檔案工作制度和流程，包括年度工作目標(biāo)、人才引進(jìn)和培養(yǎng)計(jì)劃、開展信息化建設(shè)、資金投入以及設(shè)備購(gòu)置等。三是召開年度檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議，共同研究討論年度檔案管理總結(jié)及計(jì)劃，并向醫(yī)院主要負(fù)責(zé)人匯報(bào)，最大限度的取得支持。

2.D（Do）執(zhí)行階段。一是要加強(qiáng)專兼職檔案人員工作的責(zé)任感，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，工作細(xì)致，不斷強(qiáng)化工作人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，熟練掌握檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度和操作技能；二是檔案資料歸檔要及時(shí)，做到分類準(zhǔn)確、材料齊全、外觀整齊，嚴(yán)防丟失；三是嚴(yán)格按照制度進(jìn)行管理，堅(jiān)決不將手續(xù)不完整和不齊全、不真實(shí)和有疑問(wèn)的材料歸檔。四是順應(yīng)時(shí)代潮流，加快檔案信息化建設(shè)。爭(zhēng)取醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)支持，配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、檔案管理軟件等設(shè)備，充分運(yùn)用信息化技術(shù)手段改進(jìn)檔案管理和利用的方式。

3.C 階段（Check）檢查階段。在執(zhí)行階段就應(yīng)當(dāng)建立檔案工作督導(dǎo)檢查工作機(jī)制，強(qiáng)化過(guò)程監(jiān)管和質(zhì)量控制，對(duì)照年度工作計(jì)劃和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各個(gè)階段任務(wù)完成情況，進(jìn)行有效的控制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和隱患，并組織整改。

4.A（Action）處理階段。處理階段也是持續(xù)改進(jìn)階段，可穿插于執(zhí)行和檢查階段，也就是“大循環(huán)套小循環(huán)”。一是要強(qiáng)化人員管理，包括強(qiáng)化履職責(zé)任，加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，將集體學(xué)習(xí)與個(gè)人學(xué)習(xí)相結(jié)合，外出參加學(xué)術(shù)會(huì)議和邀請(qǐng)專家來(lái)院指導(dǎo)相結(jié)合。二是要逐步實(shí)現(xiàn)信息化管理。醫(yī)院要投入相應(yīng)的建設(shè)經(jīng)費(fèi)，配置工作需要的設(shè)備，建立數(shù)字檔案庫(kù)，提高檔案利用率。三是要注意安全和保密原則。要樹立安全保密責(zé)任意識(shí)，熟悉相應(yīng)的法律法規(guī)，檔案內(nèi)部局域網(wǎng)不能與外網(wǎng)連接。四是在年中、年末召開兩次工作分析會(huì)議，充分發(fā)揮集體作用，對(duì)實(shí)施各階段的問(wèn)題和變化，進(jìn)行集中研判。這一過(guò)程即是統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)的過(guò)程，也是群策群力的過(guò)程，作為分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度重視、嚴(yán)密組織好分析會(huì)議，對(duì)下一階段工作的開展和持續(xù)改進(jìn)用作明顯。

4 應(yīng)用效果評(píng)價(jià)

通過(guò)對(duì)PDCA循環(huán)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用探討，對(duì)重構(gòu)檔案管理工作機(jī)制，提高檔案管理的規(guī)范化水平起到了積極的推動(dòng)作用。硬件設(shè)施得以改善、管理制度趨于健全、檔案及時(shí)辦理率、歸檔率提高到95%以上。在運(yùn)用過(guò)程中，也存在不夠細(xì)致深入，管理方法運(yùn)用不靈活等限制。在具體操作過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)注意兩點(diǎn)：一是對(duì)問(wèn)題和錯(cuò)誤一定要予以糾正，堅(jiān)決不能放任問(wèn)題繼續(xù)存在；二是將遺留問(wèn)題轉(zhuǎn)入下一循環(huán)，推動(dòng)循環(huán)管理持續(xù)開展。

5 結(jié)語(yǔ)

將PDCA循環(huán)運(yùn)用到日常工作中來(lái)，建立較為科學(xué)合理的工作機(jī)制，加強(qiáng)制度化、規(guī)范化，讓醫(yī)院每一位員工都能參與醫(yī)院管理，為醫(yī)院改革與建設(shè)提供基礎(chǔ)支持。醫(yī)院檔案是一筆寶貴的精神財(cái)富，對(duì)提高醫(yī)院運(yùn)行與管理水平，推動(dòng)醫(yī)院健康、可持續(xù)發(fā)展有著重要作用。

參考文獻(xiàn)

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