計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)優(yōu)勢分析及應(yīng)用

【摘 要】 文章認(rèn)為計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)應(yīng)用在企業(yè)發(fā)展中具有節(jié)省運(yùn)營成本，規(guī)范企業(yè)管理、實(shí)現(xiàn)知識傳播等優(yōu)勢，分析了計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)應(yīng)用中存在的問題，包括辦公人員工資觀念、計(jì)算機(jī)水平等方面的問題，以及辦公系統(tǒng)的信息安全存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，辦公系統(tǒng)的功能針對性存在不足等，針對問題提出了對策建議：轉(zhuǎn)變工作觀念；提升辦公人員的計(jì)算機(jī)操作水平；健全計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)信息安全制度和體系；重視辦公系統(tǒng)功能的針對性選擇。

【關(guān)鍵詞】 計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)；優(yōu)勢；辦公人員

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是基于計(jì)算機(jī)平臺創(chuàng)建的一種新型的辦公體系，這種辦公體系不僅利用現(xiàn)代科技信息技術(shù)為支撐取代了人工操作，極大地方便了企事業(yè)單位的日常辦公，還有利于管理體制和管理結(jié)構(gòu)的進(jìn)一步優(yōu)化。然而，在計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)的不斷應(yīng)用過程中，暴露出了一些不容忽視的問題，面對這些問題，必須要充分分析問題產(chǎn)生的原因，并尋求合理有效的解決辦法，進(jìn)而使辦公系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值得到更大地發(fā)揮。

一、計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)的優(yōu)勢

實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化能夠?yàn)槠髽I(yè)節(jié)省大量的運(yùn)營成本，如無紙化辦公減少了企業(yè)辦公耗材的成本，規(guī)范的工作審批流程可以為員工節(jié)省大量的工作時(shí)間，完善的信息交流渠道又可以降低差旅費(fèi)用和電話費(fèi)用；可以規(guī)范企業(yè)管理，實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作和資源的有效共享，提高員工的辦公效率和質(zhì)量；實(shí)現(xiàn)知識傳播，擺脫了因人員流動(dòng)而造成的知識流失；打破時(shí)空的限制，可以隨時(shí)隨地實(shí)現(xiàn)無縫協(xié)同，輕松辦公；能夠根據(jù)需要進(jìn)行全程跟蹤和管控；既方便員工和領(lǐng)導(dǎo)之間的交流和溝通，又能夠準(zhǔn)確暢通地反饋信息，從而提高了企業(yè)的凝聚力和核心競爭力。

二、計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)應(yīng)用中存在的問題

1、一些辦公人員的工作觀念尚未轉(zhuǎn)變

當(dāng)前，辦公人員中尤其是年齡較大的一些人，他們通過長期的工作積累已經(jīng)形成了一套較為完善的工作流程和程序。而隨著網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的實(shí)施，這些辦公人員要轉(zhuǎn)變過去熟悉的工作習(xí)慣和方式，去適應(yīng)新的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，難免會(huì)產(chǎn)生抵觸心理。加之他們對網(wǎng)絡(luò)的不熟悉和對通過網(wǎng)絡(luò)計(jì)算的數(shù)據(jù)信息產(chǎn)生懷疑，從而導(dǎo)致辦公系統(tǒng)的順利推行遇到了阻礙。

2、辦公人員的計(jì)算機(jī)水平還有待提升

隨著網(wǎng)絡(luò)化的不斷發(fā)展和計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)的升級，對辦公人員的計(jì)算機(jī)水平也有了更高的要求。因此，工作人員在想方設(shè)法地適應(yīng)計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)的同時(shí)，還需要提高自身的知識結(jié)構(gòu)和計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，并與時(shí)俱進(jìn)，合理選用先進(jìn)的通信工具和管理方式。只有這樣，才能適應(yīng)企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展的需求，從而提高信息化工作水平，更好地為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

3、辦公系統(tǒng)的信息安全存在一定的風(fēng)險(xiǎn)

一般而言，計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)不僅可以在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行信息交流，還可以與外網(wǎng)進(jìn)行信息交流。而在信息交流過程中，辦公系統(tǒng)的信息安全可能會(huì)存在一些風(fēng)險(xiǎn)：如局域網(wǎng)系統(tǒng)可能會(huì)遭到病毒入侵和破壞，不法分子利用系統(tǒng)漏洞進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)攻擊，惡意篡改系統(tǒng)程序，偽造內(nèi)網(wǎng)的IP地址竊取重要數(shù)據(jù)信息等。雖然計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠大大提高工作效率，但是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)還存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，這不能不引起我們的高度重視。

4、辦公系統(tǒng)的功能針對性存在不足

當(dāng)前，一些企業(yè)在應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)或軟件時(shí)，尚未有效結(jié)合自身企業(yè)的實(shí)際狀況和特點(diǎn)，只是盲目地選擇應(yīng)用系統(tǒng)和軟件，這不僅增加了應(yīng)用系統(tǒng)和軟件的推廣使用阻力，還降低了工作人員對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的滿意度。因此，在選擇辦公系統(tǒng)軟件時(shí)，一定要有嚴(yán)格的要求，既要考慮企業(yè)全員應(yīng)用軟件的穩(wěn)定性，又要有全面而廣泛的整合性功能，并能夠從其它軟件系統(tǒng)中自動(dòng)獲取關(guān)聯(lián)信息。

三、提高計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)應(yīng)用建議

1、轉(zhuǎn)變工作觀念

隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和科技的不斷進(jìn)步，辦公系統(tǒng)軟件也隨著技術(shù)的成熟日益改進(jìn)、逐步升級、功能越來越強(qiáng)大，同時(shí)也節(jié)省了時(shí)間，提高了辦公效率。作為企業(yè)的工作人員，尤其是年齡稍大一些的員工，要與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作觀念，不斷提高自身的職業(yè)素養(yǎng)，積極主動(dòng)地去學(xué)習(xí)和提高自己的計(jì)算機(jī)水平。與此同時(shí)，還要利用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和計(jì)算機(jī)技術(shù)來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工辦公的方式，從而大幅度地提高辦公效率，提高規(guī)范化的管理水平。

2、提升辦公人員的計(jì)算機(jī)操作水平

辦公自動(dòng)化的建設(shè)過程與紙質(zhì)文件的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用以及電子文件的整理等諸多方面都有著密切的聯(lián)系，要全力推進(jìn)各項(xiàng)工作的順利開展，就需要有專業(yè)水平較高的計(jì)算機(jī)服務(wù)人員。對企業(yè)而言，要提高辦公人員的計(jì)算機(jī)水平，就要定期或不定期對他們開展教育培訓(xùn)工作，使他們都能夠掌握辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的基礎(chǔ)知識和相關(guān)的應(yīng)用技術(shù)能力。通過培訓(xùn)逐漸強(qiáng)化他們對辦公系統(tǒng)的整體認(rèn)識，同時(shí)也提升了他們的計(jì)算機(jī)操作水平。

3、健全計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)信息安全制度和體系

計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)信息安全維護(hù)是計(jì)算機(jī)工作者必須要面對的一項(xiàng)重要研究課題。要做好辦公系統(tǒng)的維護(hù)和信息安全的管理，就要做到以下幾點(diǎn)：（1）確保信息的安全性和完整性。辦公人員在使用計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)過程中，要對與工作相關(guān)的重要文件和數(shù)據(jù)進(jìn)行備份處理。同時(shí)，還要建立完整的分布式數(shù)據(jù)庫，這樣也可以對重要的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行備份，從而確保了信息的安全和完整；（2）加強(qiáng)計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)的日常維護(hù)工作。針對系統(tǒng)中安裝的殺毒軟件和防火墻等病毒防護(hù)程序，要及時(shí)進(jìn)行升級處理和安裝相應(yīng)的補(bǔ)丁，確保數(shù)據(jù)信息在傳輸、處理和存儲(chǔ)的過程中不被非法或惡意的竊取、篡改和破壞。此外，還要保證系統(tǒng)用戶操作界面功能模塊的使用安全，通過信息加密的處理方式或采取數(shù)字簽名的方法，防止出現(xiàn)有人超越權(quán)限訪問系統(tǒng)的情況。

4、重視辦公系統(tǒng)功能的針對性選擇

辦公系統(tǒng)的功能有核心功能，也有延伸擴(kuò)展的功能，如果每個(gè)功能都要購買、考察，既會(huì)浪費(fèi)精力和成本，也會(huì)在后期使用中造成閑置。同時(shí)，由于不同規(guī)模的企業(yè)和不同類型的組織對基礎(chǔ)管理的側(cè)重點(diǎn)也不同，如：中小企業(yè)關(guān)注的是文檔管理、自由協(xié)作和信息發(fā)布；中型企業(yè)關(guān)注的是流程規(guī)范、職能分工；大型企業(yè)關(guān)注的是業(yè)務(wù)督辦、提升效率；集團(tuán)企業(yè)關(guān)注的是風(fēng)險(xiǎn)控制、集中管控。因此，各個(gè)企業(yè)組織不能盲目實(shí)施辦公系統(tǒng)，而要結(jié)合自身的需求和特點(diǎn)來有針對性地購買。

總之，隨著計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)的推廣與普遍應(yīng)用，其為各個(gè)企事業(yè)單位組織帶來的巨大優(yōu)勢是不言而喻的。但是，我們也不能忽視計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)在運(yùn)行過程中也暴露出的一些問題，面對這些問題，我們只有積極探尋解決問題的方法，才能更好地提高辦公系統(tǒng)的使用效率。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 史達(dá).受托責(zé)任、電子政務(wù)與政務(wù)公開[j].電子政務(wù)，2011（10）13-25.

【作者簡介】

高博琰（1988.11-），陜西西安人，西安科技大學(xué)網(wǎng)絡(luò)工程學(xué)士學(xué)位，現(xiàn)于陜西廣播電視臺網(wǎng)絡(luò)部任職助理工程師，負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)及運(yùn)維工作.