機(jī)關(guān)單位檔案管理困境與對策探討

鄒薇+李鵬

摘 要：檔案，即是記錄過去，記錄歷史的回憶載體，其主要意義是讓人憶古思今，銘記過去所犯下的錯(cuò)誤，并在未來不再重蹈覆轍，其對于任何的組織成長來說都是極為重要的，而機(jī)關(guān)組織就更加是如此了。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)單位；檔案管理；困境；對策

機(jī)關(guān)單位的檔案管理主要是對于其每日的實(shí)際工作主要內(nèi)容進(jìn)行記錄，尤其是對于國家的有關(guān)政策改進(jìn)來說是十分有用的參考，過去的經(jīng)驗(yàn)可以為整體的改進(jìn)提供有效的參考，同時(shí)也更加有效率。但是，當(dāng)下我國正處在一個(gè)全新的發(fā)展階段，在這一時(shí)期我國的機(jī)關(guān)單位檔案管理出現(xiàn)了很多困難，比如缺乏效率、紙質(zhì)文件過多不易于網(wǎng)絡(luò)管理等等。因此，為了與時(shí)俱進(jìn)，必須準(zhǔn)確分析當(dāng)下需要，并對機(jī)關(guān)單位的檔案管理問題加以解決。因此，本文將從實(shí)際出發(fā)，分析相關(guān)問題的管理辦法。

1 機(jī)關(guān)單位檔案管理所出現(xiàn)的問題

當(dāng)今社會(huì)信息量爆炸，社會(huì)發(fā)展日新月異，在這個(gè)互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代，計(jì)算機(jī)的地位得到了前所未有的提升，由于有了電子技術(shù)的加持，很多的工作都更加富有效率了；但是于此同時(shí)，為了搭上電子信息技術(shù)的順風(fēng)車，對于體系自身的信息化管理建設(shè)也提出了不小的要求。面對著前所未有的經(jīng)營理念以及大量使用計(jì)算機(jī)代行的新時(shí)代工作方式，不少機(jī)關(guān)單位中相對不受到注意的檔案管理則在運(yùn)行中遇到了大麻煩，以下列舉幾個(gè)主要方面。

1.1 對檔案管理工作重視性不足

如今的某些機(jī)關(guān)單位對于國家相關(guān)法律，如《檔案管理辦法》、《檔案法》等學(xué)習(xí)不充分，貫徹不徹底，沒有意識(shí)到檔案對于國家來說是重要的文化財(cái)寶，進(jìn)而導(dǎo)致對檔案管理工作的怠慢。

1.2 檔案檢索效率極其低下

在科技高度發(fā)展的今天，檔案檢索效率與硬件設(shè)施有著直接的聯(lián)系。盡管計(jì)算機(jī)檢索效率極高，但是盡管手工檢索效率低下，很多單位卻依然堅(jiān)持并且設(shè)置過多檢索工具。相比檢索工具的數(shù)量，我們更應(yīng)該注意向發(fā)展少而精的發(fā)展方向，推廣計(jì)算機(jī)檢索。

1.3 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

很多機(jī)關(guān)單位對于檔案管理人員并不重視，選拔隨意，使人員不夠?qū)I(yè)且頻繁變動(dòng)，雖然經(jīng)常舉行培訓(xùn)但是因?yàn)槿藛T經(jīng)常流動(dòng)所以幾乎是白用工。

1.4 檔案利用率低下

古人常常以史為鑒，對于機(jī)關(guān)單位來說檔案不但可以用來回顧過往工作的得失，而且對于日后工作的展開也顯得舉足輕重；可長期以來，各大機(jī)關(guān)單位只顧及眼前，使檔案落灰，非但損失了檔案自身的價(jià)值，也損失了數(shù)之不盡的潛在效益。

1.5 檔案管理制度不健全

目前檔案管理的制度并不完善，存在著很多問題，案卷規(guī)格不統(tǒng)一，保護(hù)、借閱沒有明確的規(guī)定，進(jìn)而造成的檔案破損、流失，大大的降低了檔案的實(shí)際價(jià)值。

2 機(jī)關(guān)單位檔案管理問題的相應(yīng)對策

2.1 完善檔案相關(guān)管理制度

制度的完善對于實(shí)際管理的作用是不言而喻的，制定相關(guān)規(guī)章制度使其工作時(shí)有條例可循，加強(qiáng)管理意識(shí)，時(shí)刻保持自身使命感榮譽(yù)感，增強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性，強(qiáng)化檔案管理的科學(xué)性，從事使之滿足機(jī)關(guān)單位發(fā)展的需要，是人員啟用檔案時(shí)有章可循，管理人員有條例可依。

2.2 增強(qiáng)管理人員使命感

使檔案管理人員意識(shí)到自身工作的重要性是十分必要的，只有意識(shí)到自身的使命所在，管理人員才會(huì)充滿工作熱情，不為自身為何奮斗而迷茫，嚴(yán)格遵守規(guī)章制度。為此應(yīng)當(dāng)加大宣傳力度，提高員工待遇，形成管理員精神代代相傳。

2.3 提高管理人員整體水平

重整管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高人材選拔標(biāo)準(zhǔn)，提高工作待遇，訓(xùn)練有素的團(tuán)隊(duì)非但極富工作效率，而且可以解決很多意想不到的難題，從根本上提高管理水平，促進(jìn)單位發(fā)展，更好的盡到義務(wù)。

2.4 增加檔案管理工作經(jīng)費(fèi)投入，深度挖掘檔案資源

只是讓管理人員提高重視是不夠的，機(jī)關(guān)單位管理階層應(yīng)當(dāng)提升自身眼界，加大對檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入，只有足夠的經(jīng)費(fèi)才能改善現(xiàn)有的不良狀況；而很多單位沒有這么做的主要原因也是因?yàn)闆]有意識(shí)到檔案之中所蘊(yùn)含的實(shí)際價(jià)值，應(yīng)當(dāng)同時(shí)深度開發(fā)檔案資源，為日后的工作提供前車之鑒，使之發(fā)揮其存在所應(yīng)有的價(jià)值。

2.5 加速檔案管理數(shù)字化

信息化的浪潮勢不可擋，在電子設(shè)備如此發(fā)達(dá)的今天，檔案庫還啟用大量人力簡直是不可思議的，這不僅是人力的浪費(fèi)也是檔案管理水平與時(shí)代脫節(jié)的最好證明，為了打造更簡潔，更精干，更有效率的檔案單位體系，加快數(shù)字化刻不容緩，應(yīng)當(dāng)從計(jì)算機(jī)，網(wǎng)絡(luò)化抓起，充分利用國內(nèi)資源，借鑒國外數(shù)字化經(jīng)驗(yàn)，切實(shí)提高現(xiàn)代化水準(zhǔn)，最大限度發(fā)揮檔案的服務(wù)價(jià)值與實(shí)用價(jià)值。

現(xiàn)在有很多檔案有了年頭，紙張開始泛黃、腐朽難以保存，應(yīng)當(dāng)動(dòng)員團(tuán)隊(duì)力量，加快對紙質(zhì)信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，保護(hù)檔案信息健全，便于實(shí)際管理，這樣不論是刻錄成光盤保存還是上傳到相關(guān)信息庫都更加方便有效。

2.6 建立檔案保存網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

一方面網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理方便整齊劃一，對于相關(guān)部門來說上傳備份都極為輕松，大大的緩解了實(shí)際壓力；另一方面在調(diào)用檔案的時(shí)候運(yùn)用查詢引擎能夠更加快速的找到想要的資源，大大提高辦事效率，使得檔案能夠現(xiàn)實(shí)快捷有效的發(fā)揮自身作用。

2.7 更新人員調(diào)動(dòng)規(guī)則

原來的工作規(guī)則使得人員流動(dòng)過于頻繁。提高待遇后，相應(yīng)的提高工作簽約時(shí)限，至少保證每次更新人員都有老成員指引，防止每個(gè)月都訓(xùn)練但是每個(gè)月的人都不同，減少人員代謝頻率，從而增加人均工作經(jīng)驗(yàn)，提高整體素質(zhì)。

2.8 培養(yǎng)專業(yè)領(lǐng)頭羊，帶動(dòng)開發(fā)創(chuàng)新

誠然，我國時(shí)下打的機(jī)關(guān)單位檔案管理還存在著方方面面的問題，而這些問題也著實(shí)為提高人員工作水平創(chuàng)造了巨大的阻礙，加之我國目前對于相關(guān)檔案管理的研究還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，并不能為其提供有效地指導(dǎo)。為了適應(yīng)新時(shí)代的快速發(fā)展，檔案部門應(yīng)當(dāng)大力培養(yǎng)一批檔案管理方面的先進(jìn)知識(shí)分子作為領(lǐng)頭羊，不斷學(xué)習(xí)進(jìn)步，更新知識(shí)，彌補(bǔ)研究程度不足的缺陷，組織前往國外學(xué)習(xí)先進(jìn)管理知識(shí)，有道是授人以魚不如授人以漁，唯有這樣才能促進(jìn)檔案管理方法思路的不斷開發(fā)創(chuàng)新，形成可持續(xù)發(fā)展的良性循環(huán)。

3 結(jié)語

綜上所述，對于機(jī)關(guān)單位檔案管理的困境對策的探究著實(shí)十分必要，這是中國目前機(jī)關(guān)單位所急需解決的現(xiàn)實(shí)問題，我們應(yīng)當(dāng)正視現(xiàn)有的不足，并及時(shí)加大對目前困境的研究，亡羊補(bǔ)牢為時(shí)未晚。

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