加強地方市縣及以下基層單位檔案管理工作的迫切性

摘 要：邊沿地區(qū)市縣及以下的各級檔案館（室）、含其下屬的二級單位檔案室，如果其檔案管理及基礎(chǔ)工作欠缺，那就將直接影響著國家檔案管理工作的信息化、數(shù)據(jù)化的進(jìn)程與速度。本文主要是針對信息數(shù)據(jù)化時代背景下的邊沿地區(qū)市縣及以下基層單位檔案室機(jī)構(gòu)的檔案管理工作，在分析其檔案管理工作實際情況的基礎(chǔ)上；再從切實加強檔案管理工作的各級領(lǐng)導(dǎo)和檔案基礎(chǔ)管理工作的管理常態(tài)化、提升檔案管理工作者主體的工作能動性、從專業(yè)特點和大眾需求出發(fā)全方位提升檔案的利用與服務(wù)等幾個方面展開，論述了加強邊沿地方市縣及以下基層單位檔案基礎(chǔ)管理工作的迫切性。

關(guān)鍵詞：邊沿地區(qū)；基層；檔案基礎(chǔ)管理工作

根據(jù)《檔案法》第十三條要求各級檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)該建立科學(xué)的管理制度，便于對檔案的利用；配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全；采用先進(jìn)技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。這些對我們各級各類國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案館（室）檔案管理基礎(chǔ)工作是一個明確的導(dǎo)向。邊沿地區(qū)地方市縣及以下基層單位檔案基礎(chǔ)管理工作，含其下屬的二級單位檔案室，為了能確保其管理跟上時信息數(shù)據(jù)化進(jìn)程；其檔案基礎(chǔ)管理工作必須切實加強，本文主要從以下幾個方面進(jìn)行了探究。

1 邊沿地區(qū)地方市縣及以下基層單位檔案管理及基礎(chǔ)管理工作實際情況分析

在檔案學(xué)基礎(chǔ)理論中，一般都認(rèn)為檔案價值的實現(xiàn)主要受到以下三個方面的影響：第一、政治、經(jīng)濟(jì)、文化等社會發(fā)展環(huán)境狀況；第二、包括檔案管理水平、檔案學(xué)理論研究水平、檔案工作者素質(zhì)等檔案管理狀況；第三、民眾社會的檔案意識狀況。以上因素同時也是制約檔案管理質(zhì)量和檔案管理數(shù)字化的重要因素。邊沿地方市縣及以下的地區(qū)由于地方區(qū)域特點，經(jīng)濟(jì)、文化等各方面的發(fā)展均是相對滯后的，檔案管理及基礎(chǔ)管理工作相對來說是落后的、越往下一級情況愈發(fā)明顯。比如，本單位檔案工作管理制度文件的制定情況不是理想的、沒有落到實處細(xì)處，大多是廣泛的參照國家或省級下發(fā)的相關(guān)法律法規(guī)；參照范圍廣、條款內(nèi)容龐雜；給各機(jī)關(guān)單位的檔案管理員特別是兼職管理員帶來極大的工作量，并缺乏針對制度和針對性指導(dǎo)作用。各檔案館（室）一般都在一年的第一個季度內(nèi)要向上一級檔案館（室）移交歸檔立卷完好的上一個年度的檔案材料。有些檔案基礎(chǔ)管理工作甚至就是會議記錄、基本文件及業(yè)務(wù)工作文件等的收集與整理、簡單編目，缺乏科學(xué)全面的鑒定和編目編號等基礎(chǔ)性檔案管理工作環(huán)節(jié)；邊沿地區(qū)的市縣及以下有些機(jī)關(guān)單位的二級檔案室、鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級的檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案工作實況就是如此。比如某縣在2014年的行政執(zhí)法檢查中，有某鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府自2010年起不按時歸檔立卷，根據(jù)檔案法的相關(guān)條款給予了一定數(shù)額的行政罰款。分析原因大致如下，領(lǐng)導(dǎo)管理力度不夠且單位具體制度相對滯后、檔案工作人員業(yè)務(wù)意識和能力素養(yǎng)較低、檔案工作基礎(chǔ)管理亟需加強、大眾檔案意識及檔案需求低下等。這些檔案管理基礎(chǔ)性工作的欠缺將大大影響我國檔案事業(yè)和檔案管理的信息數(shù)字化的進(jìn)程。有某高校做過調(diào)查，全國各級綜合檔案管理共有3300多家，但是完全實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息公開利用的比例比較低，正好說明當(dāng)今檔案管理及信息網(wǎng)絡(luò)管理等各個方面均有很大的努力空間。

2 切實加強邊沿地區(qū)地方市縣及以下基層單位檔案管理及基礎(chǔ)管理工作的具體領(lǐng)導(dǎo)

《檔案法》規(guī)定，要求各級檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)該建立科學(xué)的管理制度，便于對檔案的利用；配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全；采用先進(jìn)技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化?！稒n案法》規(guī)定及相關(guān)法規(guī)條文規(guī)定，國家檔案管理是實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級管理的；各上一級的檔案管理機(jī)構(gòu)對各下一級的有業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)、督促檢查等。這些就明確了檔案管理的基礎(chǔ)管理工作方向，和按照要求必須具備的基礎(chǔ)工作制度和設(shè)施，不具備的邊沿地區(qū)地方市縣及以下基層單位檔案管理基礎(chǔ)工作，及時去配置和安排完成；主要是依靠各級單位行政主管和分管領(lǐng)導(dǎo)按按照國家規(guī)定的相關(guān)要求在上一級檔案管理部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下分級管理。另外，也在一定程度上依賴于各上一級的檔案管理機(jī)構(gòu)的指導(dǎo)和督管到位。像以上某鄉(xiāng)鎮(zhèn)不能按時歸檔立卷的情況應(yīng)該是可以及時督促到位，不至于長時間沒有發(fā)現(xiàn)和沒有及時責(zé)令其改正到位。

《檔案法》及相關(guān)法規(guī)規(guī)定，要求各級檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)該建立科學(xué)的管理制度，便于對檔案的利用。單位的檔案管理常態(tài)化一定程度上依賴于制度，制度必須先行。在單位檔案基礎(chǔ)管理工作實際中，邊沿地區(qū)地方市縣及以下各級各類檔案（館）室必須及時參照國家相關(guān)法律法規(guī)條款，認(rèn)真制定好本單位相關(guān)的檔案管理制度，各單位及其下屬的二級檔案管理機(jī)構(gòu)就有了明確的制度管理和工作的參照。建立科學(xué)的本單位管理制度尤為重要，可以從如下要求中選取并有針對性的形成規(guī)范制度：檔案管理、工作崗位、文件材料形成積累歸檔、檔案分類編號、文件材料歸檔范圍及保管期限表、檔案借閱利用、工作考核、庫房管理、科技圖樣修補充、保密、特殊載體管理、統(tǒng)計、鑒定銷毀等各方面。

3 提升邊沿地區(qū)地方市縣及以下基層單位檔案管理工作人員工作能動性，提高檔案工作人員業(yè)務(wù)意識和能力素養(yǎng)

檔案工作一般來說包括平時的積累收集、含編號及編目等整理工作、鑒定、保管、檢索、利用、編研、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)。這些工作具體而又繁雜，檔案工作者必須要用心用力、盡心盡力去完成，其中有很多的工作是不可省略、不可替代的。由于邊沿地方市縣及以下基層檔案管理人員中專職人員較少，一般兼職人員、非檔案專業(yè)人員偏多，特別是兼職檔案工作人員檔案管理工作的主體能動性、業(yè)務(wù)能力素養(yǎng)自然就更低。自古以來檔案工作環(huán)境相對封閉、工作方式單一枯燥，且一般由可以由自己確定工作任務(wù)、自己選擇工作方式、自我把握工作量的大小。檔案工作者的工作責(zé)任心的加強尤為重要，充分認(rèn)識到檔案管理中基礎(chǔ)管理工作的重要性。同時，檔案工作者應(yīng)該積極外出去參加各級各類培訓(xùn)。一方面去開闊眼界、交流工作經(jīng)驗；一方面去系統(tǒng)學(xué)習(xí)各級各類法律法規(guī)條文，充實和提升自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和工作能力。每一個檔案工作者、含兼職檔案工作者，一定要把提升自身業(yè)務(wù)理論、素養(yǎng)能力放到重要位置。同時，也要把以計算機(jī)為基礎(chǔ)的數(shù)字化管理能力和信息技術(shù)的長期提升，縮短和發(fā)達(dá)城市的檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)化管理的差距。切實把檔案管理基礎(chǔ)工作一一做到實處、并能創(chuàng)造性的工作，確保檔案管理及基礎(chǔ)管理工作的常態(tài)化，做好為大眾服務(wù)的基礎(chǔ)工作。

4 邊沿地區(qū)地方市縣及以下基層單位檔案基礎(chǔ)管理工作應(yīng)從專業(yè)特點和地方大眾需求出發(fā)全方位提升檔案的利用與服務(wù)

民眾對檔案的利用，是當(dāng)今檔案管理工作一個重要目的。檔案是宣傳教育的生動素材，檔案作用有擴(kuò)展性的特點。檔案作用的擴(kuò)展，一方面是指答案作用范圍的擴(kuò)展，一方面是指作用時間的增長。檔案作用的擴(kuò)展體現(xiàn)了檔案本身在社會經(jīng)濟(jì)、政治、文化等領(lǐng)域中是存有顯性和隱性利用價值的，這些需要檔案工作者和大眾主動去挖掘和多種方式加以利用。比如：設(shè)立閱覽室、制發(fā)檔案的復(fù)制品及縮微品、在機(jī)關(guān)單位檔案信息網(wǎng)頁上進(jìn)行檔案信息的報道和交流等、舉辦檔案展覽、制成回贈禮品等。讓檔案走近社會，走進(jìn)大眾的心里；以多種方式提高大眾的檔案意識，提升大眾對檔案的主動利用。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介

丁秀瑩，檔案館員，主要從事高校檔案管理工作研究。endprint