探究城建檔案利用中存在的問題及對(duì)策

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)實(shí)力增強(qiáng)，城市建設(shè)發(fā)展越來越快，城建檔案記錄著城市發(fā)展的真實(shí)情況，對(duì)我國步入可持續(xù)發(fā)展有推動(dòng)作用，但是，城建檔案在應(yīng)用中也存在諸多問題，本文對(duì)問題展開研究，從不同角度找到問題癥結(jié)所在，并提出對(duì)策。

關(guān)鍵詞：城建檔案；問題；原則化；對(duì)策

城建檔案對(duì)提高社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益有重大作用，從上個(gè)世紀(jì)八十年代開始，我國初步建立全國檔案工作制度，并且召開會(huì)議。會(huì)議中明確表明，城建檔案工作務(wù)必涉及到各個(gè)方面，其主要工作內(nèi)容便是收集、管理及分享城市建設(shè)信息。

1 城建檔案特點(diǎn)

1.1 經(jīng)濟(jì)特點(diǎn)

城市建設(shè)已經(jīng)成為國家發(fā)展的重點(diǎn)項(xiàng)目，在城市的建設(shè)中，城建檔案的作用越來越明顯，城建檔案工作對(duì)城市規(guī)劃過程中出現(xiàn)的各種活動(dòng)信息進(jìn)行保存，進(jìn)而生成圖表和聲像信息，城市經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展離不開城建檔案，充分利用城建檔案能夠盡快創(chuàng)造城市經(jīng)濟(jì)價(jià)值，減少經(jīng)濟(jì)損失。

城市建設(shè)工程應(yīng)避免重復(fù)投入，資金和時(shí)間得到有效的節(jié)約，檔案中的服務(wù)信息對(duì)使用者具有重大價(jià)值，使用者能夠間接獲取管理能力，時(shí)刻對(duì)工程進(jìn)行觀察和判斷。

1.2 地域特點(diǎn)

城市不同決定檔案建設(shè)也不同，我國建立了統(tǒng)一的城建檔案館，保存全國各地的城建信息，對(duì)大、中、小型城市采取不同的保管方案，檔案的建立由當(dāng)?shù)卣块T進(jìn)行，專門檔案主要是針對(duì)機(jī)關(guān)團(tuán)體、企業(yè)單位展開建立，不同館藏地區(qū)表現(xiàn)了不同地區(qū)的區(qū)域性特征，其中包含的跨區(qū)服務(wù)對(duì)象較少。

1.3 專業(yè)特點(diǎn)

城建檔案需要專業(yè)人員建立，也要由專業(yè)人員實(shí)施管理，工作人員務(wù)必掌握統(tǒng)計(jì)、保管、鑒定和編制等技能，同時(shí)了解檔案的建立過程，對(duì)檔案的處理工作游刃有余，對(duì)于民用建筑和城市工程建設(shè)圖有深入的了解，不但通曉建筑施工技術(shù)方面的知識(shí)，還要熟悉管理的基本程序。城建檔案對(duì)相關(guān)工作人員的要求比較嚴(yán)格[1]。

2 城建檔案中存在的問題

2.1 管理模式問題

城建檔案的管理模式更為封閉，有著很強(qiáng)的自我保護(hù)意識(shí)，所有的信息無法流通，導(dǎo)致其利用率減少。隨著社會(huì)的發(fā)展，我國已經(jīng)進(jìn)入信息科技化時(shí)代，城建檔案的管理部門仍然以傳統(tǒng)的工作方式為主，查找資料還要依靠人工，由于城建檔案的信息量大，而且信息的種類不同，在查找資料方面要浪費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，管理方式不先進(jìn)致使城建檔案的服務(wù)水平急速下降。某些城市的檔案信息館已經(jīng)處于閑置狀態(tài)，在沒有信息查詢的時(shí)候，檔案館方面不會(huì)主動(dòng)提供服務(wù)。

2.2 信息問題

我國城市化建設(shè)的步伐越來越快，城建工程的數(shù)量也處于上升狀態(tài)，相關(guān)的技術(shù)要求隨之提高，城建檔案中包括比較重要的數(shù)據(jù)分析表和圖紙等材料，所有的資料都是城市建設(shè)和改造的依據(jù)，對(duì)社會(huì)的發(fā)展具有重要的意義。城建檔案的信息來源比較廣泛，每一個(gè)信息都要經(jīng)過眾多部門的加工處理，通過專業(yè)技術(shù)的調(diào)整，城建檔案信息才得以完整的保存。

但是現(xiàn)實(shí)工作中，信息的來源還是不夠?qū)拸V，而且信息種類并不均衡，城建檔案的信息以地上工程建設(shè)為主，信息收集不夠全面。有的城市更加注重城建檔案的信息數(shù)量，往往忽視信息的可靠性和全面性，城建檔案的質(zhì)量得不到保證，信息資源不完善導(dǎo)致城建檔案的利用價(jià)值降低，經(jīng)常出現(xiàn)無檔可查的亂象。

2.3 原則化問題

城建檔案的建立主要依據(jù)政府制定的準(zhǔn)則進(jìn)行，有些規(guī)定過于原則化，一般由國家管理的檔案只對(duì)外開放三十年，開放的內(nèi)容也有明確的限定，科學(xué)文化類的檔案對(duì)外開放不滿三十年，這主要是由國家利益和安全決定。檔案館的開放可以為社會(huì)創(chuàng)造不小的價(jià)值，但是相關(guān)的操作工作卻沒有明確的規(guī)章制度要求，導(dǎo)致某些應(yīng)該開放的信息處于關(guān)閉的狀態(tài)，使用者無法進(jìn)行全方位的利用[2]。

3 解決問題的主要對(duì)策

3.1 改變管理模式

現(xiàn)在是信息科技化時(shí)代，城建檔案的管理模式也可以添加數(shù)字化技術(shù)，管理者不能實(shí)行“閉關(guān)鎖國”的政策，雖然這一政策起到絕對(duì)性的保護(hù)作用，但是無法形成充分的信息交流，城市不能發(fā)展。建立數(shù)字化管理模式不僅順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，還可以提高城建檔案管理工作的效率，數(shù)字化檔案提供高效率的檢索功能服務(wù)，儲(chǔ)存的檔案資料不會(huì)因?yàn)榧垙埌l(fā)霉出現(xiàn)丟失信息的現(xiàn)象。嚴(yán)明信息登記手續(xù)，建立登記簿，詳細(xì)登記項(xiàng)目內(nèi)容。數(shù)字化管理主動(dòng)向社會(huì)提供服務(wù)，利用者的潛在需求得到滿足，服務(wù)的渠道更加廣闊，無論是個(gè)人還是城建工作單位都可以從中獲取自己想要的知識(shí)信息[3]。

3.2 擴(kuò)大信息收集范圍

城建檔案的工作原則之一為豐富館藏、儲(chǔ)用結(jié)合，經(jīng)過深入調(diào)查研究，了解城建檔案的工作思路，結(jié)合檔案的收集情況制定檔案收集方案，信息收集必須有計(jì)劃和步驟才能順利開展，實(shí)用各種手段強(qiáng)化信息收集的工作，尤其是社會(huì)企業(yè)其他部門和個(gè)人手中掌握的資料。城建工作的利用要求時(shí)常變化，因此，檔案工作必須具有時(shí)效性。適當(dāng)?shù)臄U(kuò)大信息的收集范圍以改善檔案館的整體結(jié)構(gòu)，方便用戶的使用。

3.3 建立完善制度

政府的職能部門必須做出相應(yīng)的改變，政策施行的過程要有程序的規(guī)范和嚴(yán)密的過程，對(duì)國家機(jī)密和其他行業(yè)的機(jī)密實(shí)行嚴(yán)格的保護(hù)，除了秘密與隱私之外都可以依法公開。城建檔案的管理和服務(wù)必須讓公眾參與，面對(duì)一些重大決策工作，公眾有知情權(quán)和監(jiān)督權(quán)。

檔案部門的服務(wù)方向由內(nèi)轉(zhuǎn)向外部，政策性文件可以適度的向社會(huì)公開，提升檔案的透明度，使民眾更加認(rèn)可政府的工作，檔案管理部門務(wù)必做到盡職盡責(zé)，監(jiān)督檔案部門依法管理檔案，政府盡快制定明確的法律規(guī)定，強(qiáng)化檔案工作的實(shí)施細(xì)則，制定的程序以簡潔高效為標(biāo)準(zhǔn)，完善的制度可以確保檔案管理工作順利實(shí)施。

一座城市要想快速發(fā)展，城市規(guī)劃起著指導(dǎo)作用，管理工作起著督促作用，城市信息利用者往往向檔案館尋求幫助，但是以往的檔案館還要向利用者收取高昂的費(fèi)用，通過制度的確立，檔案館秉持公益性的基本原則，現(xiàn)今的檔案館可以提供免費(fèi)服務(wù)，對(duì)利用者而言減輕了經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。通過一系列的解決措施不僅可以促進(jìn)城建檔案提供有效的服務(wù)，還可以推進(jìn)城建檔案更加完善。

4 結(jié)論

綜上所述，城建檔案工作中的問題遲遲得不到解決和政府部門的監(jiān)管力度有很大關(guān)系，城建檔案的價(jià)值在于發(fā)揮服務(wù)特性，幫助城市積極的投入建設(shè)。通過創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制加強(qiáng)城建檔案的服務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化城市的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]許英.當(dāng)前城建檔案利用中存在的問題及對(duì)策分析[J].城建檔案，2016，02：33-34.

[2]劉婷.城建檔案利用服務(wù)的問題與對(duì)策分析[J].城建檔案，2013，02：73-74.

[3]祝慶.城建檔案利用存在的問題及對(duì)策[J].城建檔案，2014，09：21-23.

作者簡介

謝英（1973-），女，漢族，江西省萍鄉(xiāng)市人，大專學(xué)歷，研究方向：檔案管理。