探討醫(yī)院檔案的信息化管理

摘 要：隨著電子化時(shí)代的來臨，醫(yī)院檔案信息化已成為了時(shí)代趨勢，因此，檔案信息化管理則是臨床管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容。醫(yī)院檔案信化管理要求管理工作者明確掌握醫(yī)院檔案信息化管理的特征，了解醫(yī)院檔案信息化管理的現(xiàn)狀，并落實(shí)醫(yī)院檔案信化管理重點(diǎn)，全面推動(dòng)信息化管理進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案信息化；管理；探究

在信息技術(shù)爆炸態(tài)的數(shù)字化時(shí)代，信息化系統(tǒng)也不斷深入醫(yī)院管理系統(tǒng)，由此，醫(yī)院檔案信息化也應(yīng)運(yùn)而生。筆者即在本文中循序漸進(jìn)地探討醫(yī)院檔案信息化的有效管理，方便院內(nèi)人員高效工作[1～2]。

1 醫(yī)院檔案信息化管理的特征

1.1 信息來源多元化

由于檔案儲存條件普遍較差、檔案管理方式落后、信息來源局限性高等因素，檔案信息的選擇性處理則是醫(yī)院檔案信息化管理的特色行變革內(nèi)容之一，而檔案的信息化改革則幫助管理部門增寬信息采集范圍，提高檔案信息的實(shí)效性，豐富信息來源[3]。

1.2 存儲方式多樣化

在過去，文本形式是傳統(tǒng)檔案管理的主要儲存方式；目前，醫(yī)院檔案則順應(yīng)信息化改革潮流、更多地以圖像、文本、影像或聲音等電子文件形式出現(xiàn)，增加了存儲方式和形式。檔案的信息化管理不僅降低了檔案存儲的空間要求，同時(shí)也更高水平地保障了檔案的完整性、增加檔案壽命。

1.3 信息處理高效性

在醫(yī)院檔案管理的流程中，檔案處在服務(wù)患者、上級主管部門的同時(shí)，更多地服務(wù)于醫(yī)院各個(gè)職能部門，因此，強(qiáng)調(diào)信息處理的高效性和時(shí)效。對此，醫(yī)院檔案信息化管理則科協(xié)調(diào)各部門工作、提高處理效率，方便各個(gè)服務(wù)對象更為便捷地獲取檔案信息。

2 醫(yī)院檔案信息化管理的現(xiàn)狀

2.1 檔案管理缺乏規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化

目前，醫(yī)院檔案的信息化管理制度多數(shù)尚不完善，且原有制度尚無法滿足時(shí)代需求，無法應(yīng)對可能出現(xiàn)的新問題和新情況，部分舊有的檔案管理制度甚至已經(jīng)成為了信息化管理道路上的障礙。其中，管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化則是管理醫(yī)院電子檔案的重要前提。常見問題有：（1）部分醫(yī)院只重視購置計(jì)算機(jī)系統(tǒng)等先進(jìn)通信設(shè)備，忽視標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和信息管理軟件并不具備足夠的實(shí)用性和通用性，耗費(fèi)巨額資金的信息系統(tǒng)無法發(fā)揮對應(yīng)的經(jīng)濟(jì)價(jià)值[4]；（2）整體開發(fā)缺乏規(guī)劃性，導(dǎo)致設(shè)備及系統(tǒng)的型號和檔次參差不齊，信息檔案管理的分類標(biāo)準(zhǔn)和編碼格式不統(tǒng)一，缺乏整體劃一的管理環(huán)境和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)；上述現(xiàn)象均嚴(yán)重限制了信息化的合理交流。

2.2 檔案管理缺乏安全性

由于檔案信息共享是檔案信息化管理的基點(diǎn)，網(wǎng)絡(luò)共享在帶來信息化便利的同時(shí)也埋下了安全隱患，檔案管理的潛在風(fēng)險(xiǎn)較高。目前，黑客入侵和計(jì)算機(jī)病毒傳播等因素都醫(yī)院信息化檔案管理和安全構(gòu)成了一定威脅。

2.3 檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)欠缺

據(jù)調(diào)查，傳統(tǒng)的檔案管理人員多數(shù)僅會單純的計(jì)算機(jī)操作、管理工作多憑著歷史經(jīng)驗(yàn)，缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)和專業(yè)訓(xùn)練，不具備專業(yè)的檔案管理人員應(yīng)備素質(zhì)，因而嚴(yán)重制約了檔案管理事業(yè)的快速發(fā)展。同時(shí)，檔案管理人員的思維模式已固化，無法充分認(rèn)識檔案信息化管理的必要性，并不主動(dòng)學(xué)習(xí)電子文件的儲存、檢索、傳輸?shù)葘I(yè)技術(shù)；加之多數(shù)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理信息化工作缺乏足夠的重視，現(xiàn)有的檔案管理人員缺乏有效的管理培訓(xùn)，無法完成紙質(zhì)檔案到電子檔案的管理轉(zhuǎn)變，影響管理效率。

3 醫(yī)院檔案信息化管理的優(yōu)化

3.1 信息化文件規(guī)范化管理

（1）改善電子文件歸檔管理：首先，將文本文件處理為文字文件和表格文件，以正式和定稿電子文件為重點(diǎn)；其次，將相機(jī)所攝圖片整理為圖像文件；此外，借助視頻設(shè)備和計(jì)算機(jī)軟件將會議或重要活動(dòng)視頻整理歸為影像文件；最后，借助多媒體技術(shù)生成多媒體文件；上述的各類文件歸檔需借助各種多媒體設(shè)備來呈現(xiàn)，由檔案員負(fù)責(zé)整理、歸納、上交、標(biāo)識和集中拷貝至永久載體。要求所有文件應(yīng)一式三份，留一份做查閱檢索，一份封存入檔，一份異地保存，保證規(guī)范化流程。（2）紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理：其一，將紙質(zhì)檔案翻拍為數(shù)字圖像，包括彩色和黑白兩種；其二，將拆散的檔案經(jīng)掃描儀掃描為黑白數(shù)字圖像，后再裝訂。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化可以幫助高效管理檔案，確保信息的充分利用和高效利用。

3.2 強(qiáng)化安全防范

為強(qiáng)化醫(yī)院檔案的信息化管理，首先應(yīng)該提高檔案人員的安全風(fēng)險(xiǎn)意識，定期接受風(fēng)險(xiǎn)教育，定時(shí)更新防病毒軟件；醫(yī)院應(yīng)具備實(shí)時(shí)的檔案信息監(jiān)控系統(tǒng)，避免系統(tǒng)崩潰或受外界惡意篡改；出現(xiàn)安全事件時(shí)，檔案人員應(yīng)積極匯報(bào)上級信息部分，并配合上級領(lǐng)導(dǎo)的指示。

3.3 提高檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)

為提升檔案工作者的專業(yè)知識素養(yǎng)，院方應(yīng)定期對檔案人員開展培訓(xùn)；培訓(xùn)要求檔案人員熟悉了解信息化管理工作內(nèi)容，掌握信息化管理工作本領(lǐng)，豐富信息管理、計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)安全等相關(guān)專業(yè)知識儲備，并提高對信息化管理的重視、保持高度工作責(zé)任心，與時(shí)俱進(jìn)。

綜上所述，醫(yī)院檔案信息化順應(yīng)時(shí)代趨勢，管理工作者應(yīng)明確掌握醫(yī)院檔案信息化管理的特征，了解醫(yī)院檔案信息化管理的現(xiàn)狀，并落實(shí)醫(yī)院檔案信化管理重點(diǎn)。

參考文獻(xiàn)

[1]胡桂周，許統(tǒng)亮，劉瑾.探討實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的意義與作用[J].廣東檔案，201124（1）：17-18.

[2]生國棟，丁八一.淺議醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)問題與研究進(jìn)展[J].中國醫(yī)學(xué)工程，2014（6）：194-194.

[3]郭金菊.醫(yī)院人事檔案信息化管理探討與實(shí)踐[J].中醫(yī)藥管理雜志，2013，21（1）：58-59.

[4]劉英霞，賈麗娜.探討醫(yī)院檔案信息化的管理[J].中國病案，2012，13（2）：68-69.

作者簡介

孫瑋（1988-），女，山東煙臺，本科，檔案，助理館員，濱州醫(yī)學(xué)院煙臺附屬醫(yī)院。