淺談房屋檔案信息化管理的問(wèn)題研究

郝玲

摘 要：隨著社會(huì)的迅猛發(fā)展，信息化進(jìn)程的不斷加深，對(duì)檔案工作進(jìn)行電子化管理是當(dāng)前發(fā)展的必然趨勢(shì)。尤其是對(duì)城市建設(shè)和房地產(chǎn)市場(chǎng)的開(kāi)發(fā)都起到了很大程度的推動(dòng)作用。房地產(chǎn)檔案管理也要緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，采用便捷和恰當(dāng)?shù)姆绞?，利用電子信息手段?lái)實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理、開(kāi)發(fā)和利用，從而實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的協(xié)調(diào)發(fā)展。本文主要從房屋檔案管理信息化相關(guān)的概念出發(fā)，對(duì)現(xiàn)如今我國(guó)房屋檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀進(jìn)行分析和描述，并針對(duì)房屋檔案信息化建設(shè)管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行著重探究，并提出具有建設(shè)性的解決方案和對(duì)策。

關(guān)鍵詞：房屋；檔案信息化；問(wèn)題；對(duì)策；發(fā)展

我國(guó)傳統(tǒng)的對(duì)文件檔案進(jìn)行管理的方式是將紙質(zhì)作為介質(zhì)，利用人工的方式進(jìn)行工作，這樣便會(huì)使得整個(gè)過(guò)程存在效率低下，查找時(shí)間長(zhǎng)、差錯(cuò)率較高以及使得庫(kù)房因?yàn)橐筮^(guò)多而面臨較大壓力等問(wèn)題出現(xiàn)。隨著社會(huì)的發(fā)展，這種傳統(tǒng)的手工處理方式早已經(jīng)不能滿足時(shí)代的要求，以及房產(chǎn)檔案管理發(fā)展的需要。

房屋檔案信息化管理是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，其能夠有效提高效率，而且可以為房產(chǎn)糾紛仲裁、房產(chǎn)交易、史跡考證、權(quán)屬登記等提供重要的依據(jù)，城市的房屋檔案信息化管理對(duì)決策者和管理者而言是至關(guān)至要的，其在不斷地建設(shè)過(guò)程中，盡管取得了較大的成就，但仍會(huì)面臨較多的問(wèn)題沒(méi)有解決，就比如檔案信息的采集系統(tǒng)、人員素質(zhì)等問(wèn)題，這些對(duì)房屋檔案信息化管理建設(shè)都產(chǎn)生了阻礙。成為房屋檔案信息化建設(shè)者們亟待解決的問(wèn)題。

1 我國(guó)房屋檔案信息化管理現(xiàn)狀

1、建立房屋檔案管理信息系統(tǒng)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展和革新，計(jì)算機(jī)已經(jīng)深入到我們生活中并扮演著不可或缺的角色，IT技術(shù)在各行業(yè)中得到廣泛的應(yīng)用，其針對(duì)房屋檔案管理建立信息化系統(tǒng)，將繁重的檔案管理工作進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作，可以有效的提高房屋檔案管理的利用效率，并促進(jìn)了檔案信息的即時(shí)共享。房屋檔案也因此可以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和制度化管理，促進(jìn)房屋檔案信息化的便捷查詢、服務(wù)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的功能發(fā)展。

2、房屋檔案信息化管理建設(shè)的發(fā)展。隨著房屋檔案信息化管理20多年的不斷建設(shè)和完善，我國(guó)在辦公方面除了必備的計(jì)算機(jī)之外，還增設(shè)了復(fù)印機(jī)、掃描儀等設(shè)備儀器。將檔案信息化管理作為房產(chǎn)檔案館工作中的重中之重，并要健全和完善軟件的檔案保密制度和管理制度，在硬件上要加大對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度，使得每個(gè)辦公室都能夠配備有電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀、空調(diào)以及自動(dòng)噴淋滅火系統(tǒng)等，網(wǎng)絡(luò)要全面實(shí)現(xiàn)光纖接入，加大光纖的鋪設(shè)力度，并將帶寬增加到20M，從而促進(jìn)辦公室信息查詢的快速、便捷，并節(jié)約時(shí)間可以提供更多服務(wù)。在辦公自動(dòng)化軟件中利用圖形與檔案中各項(xiàng)信息結(jié)合來(lái)使得大量信息可以更直觀和生動(dòng)的展現(xiàn)出來(lái)。

3、房屋檔案管理信息化為相關(guān)部門提供重要依據(jù)。因?yàn)榉康禺a(chǎn)是我國(guó)經(jīng)濟(jì)的支柱產(chǎn)業(yè)，對(duì)房屋進(jìn)行交易的信息量也不斷擴(kuò)增，由于房屋可能會(huì)存在交易、抵押、繼承、評(píng)估、查封等一系列復(fù)雜的信息項(xiàng)目，便極為容易出現(xiàn)民事糾紛，法院在裁決的過(guò)程中會(huì)把房屋檔案作為一個(gè)重要的證據(jù)。所以房屋檔案部門要時(shí)刻確保相關(guān)部門數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠。在進(jìn)行房屋買賣過(guò)程中，相關(guān)人員可以在房屋檔案管理信息系統(tǒng)中便捷的獲取查檔、出檔、價(jià)格、打印及交易記錄等服務(wù)信息。政府也可以利用檔案管理信息化對(duì)商品房的相關(guān)數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)進(jìn)行有效及時(shí)的掌控，通過(guò)這些商品房的監(jiān)管記錄和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警可以制定有針對(duì)性的法律法規(guī)，來(lái)引導(dǎo)商品房市場(chǎng)進(jìn)行健康積極的發(fā)展。

2 我國(guó)房屋檔案信息化管理的問(wèn)題

1、房屋檔案管理信息化建設(shè)資金短缺。眾所周知，房屋信息化建設(shè)并不是一朝一夕就可以完成的過(guò)程，其需要對(duì)軟件進(jìn)行開(kāi)發(fā)，對(duì)硬件進(jìn)行購(gòu)買，由于資金不足，致使很多地方在房屋檔案信息化建設(shè)中受到嚴(yán)重的阻礙，從而信息化程度低下，網(wǎng)絡(luò)速度慢，信息不暢通，軟件無(wú)法跟上時(shí)代的步伐，仍停留在依靠手工進(jìn)行房屋檔案信息的查閱工作。

2、檔案管理人員存在素質(zhì)不高現(xiàn)狀。在房屋檔案管理信息化中不可忽略的一個(gè)重要因素便是人才，這也是信息化建設(shè)體系中一個(gè)重要組成成分，所以不斷提高房屋檔案管理信息化人員的綜合素質(zhì)對(duì)黨務(wù)檔案管理信息化質(zhì)量的提高具有重要意義。但當(dāng)前我國(guó)房屋檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)仍需要很大程度的提高，尤其是在信息化技術(shù)的掌握和操作方面，員工的專業(yè)技術(shù)水平低下，而且學(xué)習(xí)能力不強(qiáng)，學(xué)習(xí)積極性不高。根據(jù)調(diào)查資料顯示，我國(guó)房屋檔案管理信息化人員研究生學(xué)歷只占到了3%，本科學(xué)歷為25%，大專學(xué)歷為60%，而中?；蚴歉咧袑W(xué)歷占12%，這些都顯現(xiàn)出我國(guó)房屋檔案管理信息化人員素質(zhì)較低，這不利于信息化發(fā)展，并對(duì)信息化建設(shè)產(chǎn)生制約。

3、管理者對(duì)房屋檔案信息化管理建設(shè)缺乏重視。房屋檔案信息化管理建設(shè)造勢(shì)程度不足，主要是由于單位的領(lǐng)導(dǎo)及管理人員缺乏對(duì)房屋檔案信息化管理重要性的認(rèn)識(shí)，對(duì)于很多房屋檔案信息資料只是簡(jiǎn)單的堆放在資料柜中，并沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的整理和網(wǎng)絡(luò)錄入，相比電子檔案，這樣的實(shí)物資料在查找中異常繁瑣；管理者因?yàn)闆](méi)有深入一線工作，對(duì)軟件更新缺乏重視，使得一些地方房屋檔案管理信息化漸漸落后。

4、房屋檔案在信息歸集和檢索系統(tǒng)手段上收到局限。我國(guó)一些地方房屋檔案管理信息化較為落后，其仍然采用傳統(tǒng)的管理方式，就檔案進(jìn)行整理、立卷、編目、存儲(chǔ)入庫(kù)及查閱調(diào)檔等一系列操作，就如物流中的倉(cāng)庫(kù)保管，這樣很容易造成房屋檔案管理信息的積壓，由于檢索系統(tǒng)沒(méi)有及時(shí)的更新，系統(tǒng)的運(yùn)行速度極慢，致使檢索浪費(fèi)了大量的時(shí)間。所以要想房屋檔案信息化管理發(fā)生質(zhì)的突破，就需要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)的更新。

3 解決房屋檔案信息化管理問(wèn)題的對(duì)策

1、加大房屋檔案管理信息化資金的投入。房屋檔案信息化管理建設(shè)是一個(gè)需要大量花費(fèi)的長(zhǎng)期系統(tǒng)工程，由于受到資金制約，便無(wú)法有創(chuàng)新和突破。為此，可以采用多渠道籌集資金的方式來(lái)加大資金的投入力度，具體的籌措可以通過(guò)銀行加單位加財(cái)政支持，也可以對(duì)房屋檔案管理信息化建設(shè)資金納入各地方財(cái)政預(yù)算之中，實(shí)現(xiàn)?？顚Ｓ?，使得信息化發(fā)展得到資金保障，最后可以對(duì)房地產(chǎn)商征收房屋檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)資金。

2、提高房屋檔案管理人員的素質(zhì)。針對(duì)房屋檔案信息化管理人員素質(zhì)不高的問(wèn)題，可以從人員招聘途徑出發(fā)來(lái)解決。在社會(huì)招聘中可以利用報(bào)紙、雜志、網(wǎng)絡(luò)等媒體進(jìn)行招聘廣告的發(fā)布，對(duì)有意向的人員進(jìn)行學(xué)歷、職業(yè)、身份及年齡的審核，然后設(shè)立筆試和面試環(huán)節(jié)，在合格后進(jìn)行人事部門的調(diào)動(dòng)錄用；還可以引進(jìn)人才，通過(guò)獵頭公司尋找高級(jí)人才，這些人才往往精通計(jì)算機(jī)知識(shí)、管理知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及軟件開(kāi)發(fā)，復(fù)合型人才的納入能夠推動(dòng)房產(chǎn)檔案信息化管理工作的更快更好發(fā)展。

3、創(chuàng)新房屋檔案信息的歸集，及時(shí)更新檢索系統(tǒng)。為了提高服務(wù)檔案信息化管理的高效性和有序性，要對(duì)房產(chǎn)登記信息進(jìn)行計(jì)算機(jī)的及時(shí)錄入，形成電子文檔，當(dāng)然如果配備有掃描儀的單位可以設(shè)立轉(zhuǎn)入對(duì)書(shū)面版本的房產(chǎn)信息進(jìn)行掃描，這樣更加快了錄入的速度和進(jìn)程。檢索系統(tǒng)也要不斷順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展步伐，因?yàn)樗痉ㄉ嫌锌垩?、查封、按揭等?jí)、產(chǎn)權(quán)變更等業(yè)務(wù)需求，檢索系統(tǒng)也要根據(jù)這些需求進(jìn)行針對(duì)性的更新和分類處理，從而加快檢索速度，滿足不同檢索要求。

參考文獻(xiàn)

[1]房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)初探[J].盧道錦.中外企業(yè)家.2015（25）