事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討

張志剛

【摘要】：在社會主義市場經(jīng)濟(jì)背景下，我國事業(yè)單位迎來了良好的發(fā)展機(jī)遇，也促使事業(yè)單位需要發(fā)生一定的變革。為了能夠更加有效地適應(yīng)社會的發(fā)展，事業(yè)單位在開展檔案管理的過程中應(yīng)該注重創(chuàng)新工作的思路和方法，保證檔案管理工作的有效性。所以，加強(qiáng)對于事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新方法和思路進(jìn)行研究具有重要的意義。

【關(guān)鍵詞】：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新措施

【引言】：近些年來，隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國事業(yè)單位的工作體制也逐漸趨于完善。在當(dāng)前形勢下，檔案管理對于事業(yè)單位發(fā)展所起到的作用越來越大，事業(yè)單位也在逐步開展著檔案管理的創(chuàng)新工作。針對于此，本文探討事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新工作，并嘗試提出幾點建議。

1、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.1相關(guān)部門重視程度不足

當(dāng)前，在事業(yè)單位檔案管理工作中，由于相關(guān)部門對于這項工作的重視程度不夠，導(dǎo)致這樣工作難以正常有序的開展，在一定程度上對于事業(yè)單位的發(fā)展會造成一定的阻礙。一些單位對于國家相關(guān)檔案法律法規(guī)認(rèn)識不足，沒能夠有效貫徹法律法規(guī)。這樣就會導(dǎo)致檔案管理工作處于無人重視的地位，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的實效性。事業(yè)單位對于檔案管理工作不夠重視，所以各種制度也就會難以落實下去，檔案管理工作容易出現(xiàn)混亂的情況。

1.2沒有專職檔案管理人員

大多數(shù)的事業(yè)單位覺得檔案管理是一項幕后的工作，產(chǎn)生不了直接的效益，也看不到功勞，尤其是一些基層機(jī)關(guān)工作單位，根本就沒有專門的檔案管理人員，只有一個簡單的檔案室和檔案柜，誰需要什么資料誰就自己去找，這是其一；其二，即使有檔案管理工作者也是兼程的，或是新手，大多數(shù)專業(yè)一些的工作人員都會被其他更重要的管理部門去任職，而這些新手上路，既沒有專業(yè)知識，也沒有經(jīng)過專門的培訓(xùn)，再加上很多交接工作不到位，這樣對于檔案的收集、整理和歸類都是十分不利的，比如說最基本的一項人事檔案管理，看起來簡單，但做起來若沒有專業(yè)的檔案管理人員負(fù)責(zé)，今天這個人管，明天又交給另外一個人來負(fù)責(zé)，就很容易造成資料不全、檔案丟失等現(xiàn)象。

1.3檔案管理工作效率不高

檔案管理工作的開展離不開完善的檔案管理制度，然而當(dāng)前我國很多事業(yè)單位都沒有建立起完善的檔案管理制度，有些事業(yè)單位雖然制定了檔案管理制度，但卻沒有嚴(yán)格按照制度要求來實施，導(dǎo)致檔案管理制度形同虛設(shè)。另一方面，21世紀(jì)是互聯(lián)網(wǎng)時代，各行各業(yè)都開始引入了互聯(lián)網(wǎng)管理模式，檔案管理工作也不例外。然而當(dāng)前我國還有一些事業(yè)單位依舊通過人工來進(jìn)行檔案管理工作，極大地影響了工作效率。正是由于如上兩點原因，才導(dǎo)致當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作效率不高的情況出現(xiàn)。

1.4檔案管理的方式不科學(xué)

隨著信息化時代的不斷發(fā)展和進(jìn)步，檔案管理的方式卻依然陳舊且單一，現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備不能加以利用，缺乏對檔案管理方式的創(chuàng)新，檔案管理效率也就得不到提高。除此之外，對檔案管理工作長時間的不重視，資金不足等原因使得事業(yè)單位檔案管理部門的設(shè)施設(shè)備落后，現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)和保存等配置不齊全。

2、事業(yè)單位檔案管理的思路創(chuàng)新

2.1完善現(xiàn)代化的管理模式

我國事業(yè)單位的檔案管理工作要不斷地發(fā)展創(chuàng)新，首先，要逐漸地從傳統(tǒng)的檔案管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化無紙化的檔案信息管理。利用高科技的計算機(jī)傳輸，實行事業(yè)單位檔案管理的成功轉(zhuǎn)型。其次，建立和健全符合自身事業(yè)單位長久穩(wěn)定的規(guī)章制度，在制定條例時一定要科學(xué)合理，實踐性強(qiáng)，通過完善的制度約束檔案管理的一系列工作。最后，提高現(xiàn)代化的檔案管理進(jìn)程，必須把檔案管理信息化列入檔案管理的工作日程中，在配置信息化設(shè)備的同時，培訓(xùn)檔案管理工作人員的計算機(jī)管理技術(shù)，將先進(jìn)的技術(shù)靈活運用到事業(yè)單位檔案管理工作中。

2.2提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，保證檔案管理有效性

提高檔案管理工作的水平與相關(guān)管理人員的綜合素質(zhì)的提升有著密切的關(guān)系，所以這就需要從檔案管理崗位職責(zé)和能力上不斷建設(shè)專業(yè)的檔案管理人才隊伍。即使在崗位出現(xiàn)變動的時候，應(yīng)該盡可能地保證檔案管理工作的穩(wěn)定性，保證檔案人員的綜合管理水平不降低。在開展檔案管理工作的時候，應(yīng)該加強(qiáng)培訓(xùn)工作，提高管理人員的專業(yè)能力，使其可以更加有效地開展檔案管理工作。強(qiáng)化檔案管理人員的管理經(jīng)驗和責(zé)任意識，對于保證管理工作的有效性也有著重要的幫助作用。所以，這就需要事業(yè)單位應(yīng)該注重這兩方面的工作，切實保證檔案管理工作的有效開展。

2.3制定有效的監(jiān)督措施

有法可依，有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究，這是事業(yè)單位每一位工作人員都知道的，所以檔案管理不僅要有章可循，有章可依，而且更要加強(qiáng)監(jiān)督的力度，對一切損毀、盜竊檔案的違法行為，不能姑息，不能隱瞞，要及時上報告，以便及時查處，挽回?fù)p失。在這里可以根據(jù)不同的對象、不同的目的、不同的心理及思想動機(jī)，對檔案工作加強(qiáng)重點保護(hù)，最好在檔案室安裝上攝像監(jiān)視器，這樣就可以憑借監(jiān)視器查看前來查閱檔案的利用者，或檔案的提取者。作為檔案管理員還要做到眼勤、手勤、嘴勤，爭取把檔案工作做到萬無一失。

2.4建設(shè)并使用搜索引擎

在進(jìn)行事業(yè)單位檔案信息化管理過程中，建立以及使用搜索引擎便于查找檔案的資源，富有便利性。而搜索引擎功能在計算機(jī)本身就存在使用，通過一些關(guān)鍵字符就可以進(jìn)行信息資源搜索，大大地增加了搜索的效率，減少了一些不必要的時間，并且超前完成指定的工作。將計算機(jī)的搜索引擎合理科學(xué)地運用到內(nèi)部信息系統(tǒng)中，將內(nèi)部建立起搜索引擎，方便工作人員進(jìn)行管理工作；將單位的檔案信息進(jìn)行有效的管理，也可以方便領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行查看了解。這充分地體現(xiàn)了檔案信息化管理所具的特點，讓事業(yè)單位檔案信息化管理工作得到了進(jìn)一步實現(xiàn)，無論是檔案管理效率還是質(zhì)量都得到了進(jìn)一步提高。

結(jié)束語

綜上所述，越來越多的人已經(jīng)意識到檔案管理對事業(yè)單位管理工作的重要性，檔案是記錄和反映事業(yè)單位工作任務(wù)和發(fā)展的重要依據(jù)，在事業(yè)單位管理的工作中有著很重要的意義。通過對事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新，不僅能夠提高效率，同時還緊密聯(lián)系時代發(fā)展的要求，促進(jìn)了事業(yè)單位的整體發(fā)展。

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