信息化建設(shè)下人社檔案管理途徑研究

呂利君

摘 要：檔案信息化已經(jīng)成為了人力資源與社會保障局檔案管理工作中的核心戰(zhàn)略環(huán)節(jié)，更是推動國家信息工程目標(biāo)實現(xiàn)的關(guān)鍵步驟之一，具有重要的現(xiàn)實意義。首先論述了人力資源與社會保障局檔案信息化的意義；其次，指出了人力資源與社會保障局檔案信息化建設(shè)的主要途徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理；人力資源與社會保障；信息化

為認(rèn)真貫徹黨的十七大精神，全面落實科學(xué)發(fā)展觀，推動民生檔案工作深入開展，推動建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和服務(wù)人民群眾的檔案利用體系，國家檔案局于2007 年印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見》，要求全國各級檔案部門貫徹實施。人力資源和社會保障局承擔(dān)保障民生、服務(wù)民生的重要職責(zé)，服務(wù)對象涉及廣大老百姓，做好此部分檔案的有效管理工作，將帶來深遠(yuǎn)的影響。依照人社檔案管理工作“統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一建設(shè)、資源共享”的指導(dǎo)方針，通過對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，減輕紙質(zhì)檔案對檔案庫房的壓力，以適應(yīng)日益發(fā)展的人力資源和社會保障事業(yè)的需求。檔案信息化是現(xiàn)代人力資源與社會保障局檔案工作中的核心戰(zhàn)略決策，對于檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展有著重要的現(xiàn)實意義。筆者根據(jù)自己多年的工作經(jīng)驗，首先從人力資源與社會保障局檔案信息化建設(shè)的重要意義入手，著重探討人力資源與社會保障局檔案信息化建設(shè)的具體途徑。

1 人力資源與社會保障局檔案信息化的意義

1.1 實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化

檔案信息數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)中一項不可少的基礎(chǔ)，主要是采用先進(jìn)的掃描、轉(zhuǎn)化等信息手段把紙質(zhì)的文件、照片、視頻錄像等諸多的原始檔案資料全部轉(zhuǎn)化成電子資源，初步構(gòu)建目錄、全文和多媒體數(shù)據(jù)庫。由于數(shù)字化資源貯存在電腦硬盤、光盤庫等數(shù)字貯存介質(zhì)上，所以，它最大的優(yōu)勢之處是便于查詢和復(fù)制轉(zhuǎn)移，同時，大大增強(qiáng)了安全系數(shù)。

1.2 實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化

本文所說的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化主要指的是將檔案信息的管理歸列到局域網(wǎng)的建設(shè)中，以構(gòu)建完善的文檔一體化管理體系，進(jìn)一步降低人力、物力以及財力資源，確保了檔案信息的完整性。

1.3 實現(xiàn)檔案信息管理利用一體化

檔案信息最明顯的優(yōu)勢就是利用，構(gòu)建檔案信息化系統(tǒng)的主要目的是方便管理和全面高效的利用，也就是確保資源能夠達(dá)到共享目標(biāo)，從而朝著檔案信息管理利用一體化方向邁進(jìn)。

上述所述可見，加快檔案信息化管理的意義任重而道遠(yuǎn)，具體體現(xiàn)在以下幾點：首先，方便了檔案管理人員；隨著檔案信息化系統(tǒng)的構(gòu)建，采用了先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)，有效的實現(xiàn)了對檔案信息資源統(tǒng)一管理。其次，進(jìn)一步拓展了檔案利用空間；隨著檔案信息化的實現(xiàn)，資源利用渠道得到了拓寬，工作人員不用親自到檔案室，僅僅通過身份認(rèn)證的方式，在互聯(lián)網(wǎng)上就可以及時找到檔案信息資料，為使用者提供了便利。最后，社會檔案意識增強(qiáng)；檔案信息化可以拓寬檔案的社會開放與利用空間，不斷強(qiáng)化社會服務(wù)功能，使得人們切身的感受到了信息化所帶來的便利以及社會檔案的重要性，增強(qiáng)了檔案利用率，形成了良好的社會檔案意識。

2 人力資源與社會保障局檔案信息化建設(shè)的主要途徑

2.1 建立高效完善的信息管理系統(tǒng)

人力資源與社會保障局的檔案信息化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，應(yīng)邀請專業(yè)人士協(xié)同合作編制有關(guān)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法和設(shè)施設(shè)備等諸多方面的統(tǒng)一原則與統(tǒng)一規(guī)范，同時，結(jié)合自身的實際發(fā)展，詳細(xì)的編制信息化建設(shè)中具體所要遵循的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，比如，網(wǎng)絡(luò)通信和數(shù)據(jù)庫等方面的標(biāo)準(zhǔn)、計算機(jī)硬軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)等等。要按照新出臺的國家標(biāo)準(zhǔn)，打破技術(shù)壁壘，建設(shè)統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)與網(wǎng)上辦公應(yīng)用系統(tǒng)的融合，實現(xiàn)信息生成、整理、歸檔全流程網(wǎng)上進(jìn)行，暢通電子檔案信息入口。要以服務(wù)民生為重點，探索形成區(qū)域內(nèi)檔案信息資源共享工程，按照先易后難、先重點后一般的原則，以需求為導(dǎo)向制定檔案信息資源共享目錄。要發(fā)揮民生檔案產(chǎn)生或業(yè)務(wù)管理部門的職能作用，條塊結(jié)合，注重實效，促進(jìn)其加強(qiáng)檔案信息化和資源共享工作。

2.2 充分挖掘信息資源

檔案資源信息化建設(shè)過程中，應(yīng)實施總體規(guī)劃、分層進(jìn)行，首先構(gòu)建檔案的案卷級目錄數(shù)據(jù)庫和文件級目錄數(shù)據(jù)庫，然后，進(jìn)行檔案全文數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建。數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中應(yīng)集中人力、物力、財力，構(gòu)建一系列的規(guī)范化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫。另外，人力資源與社會保障局檔案工作還應(yīng)以自身優(yōu)勢為突破口，構(gòu)建屬于自己的數(shù)據(jù)庫，有效處理現(xiàn)階段中力量分散、水平低及重復(fù)建設(shè)的局面。要想構(gòu)建質(zhì)量水平高的檔案知識庫，就必須要有大量的價值高的檔案知識資源，同時，還應(yīng)了解與掌握檔案系統(tǒng)范圍外的其他知識，據(jù)此開展相應(yīng)的創(chuàng)新與管理活動，從而做到知識的創(chuàng)新和檔案資源間的共享目標(biāo)。

2.3 推進(jìn)檔案人員素質(zhì)及能力建設(shè)

所謂素質(zhì)建設(shè)，指的是思想素質(zhì)和心理素質(zhì)，作為人力資源與社會保障局的檔案工作者必須具備較高的工作責(zé)任感及態(tài)度，樹立盡心盡意、不求回報的服務(wù)思想，提高自身工作業(yè)績。這里所說的能力建設(shè)主要指的是要求檔案人員除了了解電子文件的特征與電子檔案的全程規(guī)范管理外，還必須具備計算機(jī)系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，從而保證管理活動記錄的詳細(xì)性以及信息的完整安全性。因此，要求檔案工作人員要做好自己分內(nèi)之事，主動參與信息化教育培訓(xùn)活動，及時更新知識，不斷增強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)以及工作能力。人力資源與社會保障局檔案部門還應(yīng)強(qiáng)化相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。安排專業(yè)的檔案干部經(jīng)常性的進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，實際工作過程中，應(yīng)重視起收集、整理以及保管等諸多方面的分類指導(dǎo)。此外，還可與其他單位的檔案人員良好的溝通交流，取長補(bǔ)短，共同奮進(jìn)。

2.4 配備統(tǒng)一的軟硬件設(shè)施

檔案信息化建設(shè)離不開技術(shù)支撐，軟件、硬件和相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)需要大量投入。要隨著檔案信息化工作的整體推進(jìn)，及時跟進(jìn)資金投入，確保項目建設(shè)的連續(xù)性和適度超前性。要加強(qiáng)技術(shù)支持，確保硬件設(shè)施設(shè)備和檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)平穩(wěn)運行，維護(hù)檔案信息安全。人力資源與社會保障局檔應(yīng)配備統(tǒng)一的、先進(jìn)高效的數(shù)字化設(shè)施以及檔案管理系統(tǒng)，運用這些設(shè)施可以進(jìn)行自動轉(zhuǎn)化、自動檢索、自動全文存儲以及實現(xiàn)計算機(jī)輔助立卷、文檔一體化管理等目標(biāo)。所以，購進(jìn)型號、規(guī)格相統(tǒng)一的計算機(jī)軟硬件設(shè)施對于檔案信息化的實現(xiàn)有著重要的保障作用。

3 結(jié)論

綜上所述可知，電子政務(wù)建設(shè)日益滲透到政府活動以及人們?nèi)粘Ｉ畹母鱾€方面，我國檔案系統(tǒng)面臨著電子政務(wù)活動有價值的記錄歸檔管理和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化兩個方面的新挑戰(zhàn)，同時檔案信息化建設(shè)是提升檔案工作水平的首選方法，是提升檔案管理水平的重要手段，是提升檔案服務(wù)水平的必由之路，是提升檔案安全水平的有效途徑，檔案信息化建設(shè)相關(guān)問題的研究具重要的理論意義和實踐價值。當(dāng)前，人力資源與社會保障局應(yīng)充分認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的重要意義，不斷增強(qiáng)責(zé)任感與緊迫感，站在信息化建設(shè)的制高點，制定諸多的高效措施，將檔案信息化當(dāng)做人力資源與社會保障局的重要任務(wù)加快建設(shè)。

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