淺談獨立學(xué)院圖書館辦公室作用及特點

毛曉燕

摘要：闡述了圖書館在高校圖書館做為高校的信息及文獻(xiàn)中心，對學(xué)校的科研發(fā)展及教學(xué)起了至關(guān)重要的作用。而圖書館辦公室就如同交通樞紐，起著上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)館內(nèi)與外界關(guān)聯(lián)的作用?，F(xiàn)在這樣一個網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展的時代，圖書館辦公室工作人員還要與時俱進(jìn)，和讀者有更加“接地氣”的溝通方式，只有改變我們的觀念，拓寬我們的思路，才能更好的為讀者服務(wù)。金城學(xué)院的作用，分析了圖書館辦公室的作用以及工作中存在的問題，探討如何更有效發(fā)揮圖書館辦公室作用。

關(guān)鍵詞：圖書館辦公室；作用；特點

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2017）31-0019-02

一、圖書館在金城學(xué)院發(fā)展中起到的作用

近十年來，國家大力發(fā)展民辦教育，從而使得獨立學(xué)院發(fā)展較快。全國目前已經(jīng)有300多所獨立學(xué)院，而江蘇省有31所。獨立學(xué)院正逐漸成為我國高等教育發(fā)展的重要組成部分，其中金城學(xué)院以獨特的專業(yè)特色成為獨立學(xué)院當(dāng)中的佼佼者。金城學(xué)院1999年建校，2011年建成頗具規(guī)模的圖書館，吸引了省內(nèi)省外多所獨立學(xué)院圖書館來此參觀學(xué)習(xí)。作為金城學(xué)院發(fā)展中必不可少的一部分，它同時也擔(dān)負(fù)著為金城學(xué)院教學(xué)、學(xué)習(xí)、科研的重大任務(wù)。而圖書館辦公室作為圖書館的綜合性部門，也是圖書館的中流砥柱，在圖書館的發(fā)展中起著必不可少的作用。

二、圖書館辦公室工作特性及存在的問題思考

1.綜合復(fù)雜性。圖書館辦公室最基本的特征就是綜合性，工作內(nèi)容復(fù)雜。涉及到人事、財務(wù)、后勤、檔案等多個部門，有時可能需要同時和多個部門進(jìn)行溝通合作。但是辦公室本身并不參與圖書館的任何專項業(yè)務(wù)，而是通過各種途徑和方式，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)對館內(nèi)業(yè)務(wù)進(jìn)行管理，保證館內(nèi)日常動作正常進(jìn)行。相對于館內(nèi)其他業(yè)務(wù)部門來說，辦公室是一個特別的存在，沒有具體的業(yè)務(wù)，但是所有事情都會有辦公室的參與，辦公室在整個圖書館的運作中起到的是一種承上啟下，協(xié)調(diào)館內(nèi)各部門以及架起館內(nèi)與外界溝通聯(lián)系的橋梁。辦公室除了必要的日常文件處理工作，還要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行會務(wù)接待，所以圖書館的綜合功能對于其他部門來說更強(qiáng)。

2.管理性。辦公室做為圖書館唯一的對外窗口，首先是對學(xué)生進(jìn)行管理，進(jìn)入圖書館的學(xué)生較多，辦公室做為圖書館的臉面部門，需要對學(xué)生進(jìn)行正確的引導(dǎo)及管理，保證圖書館日常運作。其次是配合領(lǐng)導(dǎo)對圖書館內(nèi)部進(jìn)行管理，圖書館部門眾多，需要配合領(lǐng)導(dǎo)制定各個部門的規(guī)章制度及工作職責(zé)，最大程度上幫領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)館內(nèi)管理方面的工作。

3.協(xié)調(diào)性。圖書館辦公室在運轉(zhuǎn)過程中，做得最多的就是協(xié)調(diào)工作。各個群體之間常常會出現(xiàn)問題和矛盾，需要辦公室進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)。圖書館辦公室要在其中發(fā)揮橋梁與紐帶的作用，妥善處理好各類矛盾。積極主動地維護(hù)圖書館領(lǐng)導(dǎo)與本館館員之間、圖書館領(lǐng)導(dǎo)和讀者、圖書館和各職能部門之間的各種工作關(guān)系。在處理和校內(nèi)其他職能部門的關(guān)系中，應(yīng)該耐心細(xì)致地聽取其他部門的意見和觀點，通過換位思考來理解對方的難處，第一時間把問題整理并反映給領(lǐng)導(dǎo)，不擅自做主張。而對于本館館員發(fā)生的各類問題，要及時迅速地向館領(lǐng)導(dǎo)反映，并配合解決。要充分利用辦公室人員接收信息渠道多的優(yōu)勢，為領(lǐng)導(dǎo)提供各種信息，同時還要學(xué)會掌握領(lǐng)導(dǎo)意圖，積極幫助領(lǐng)導(dǎo)解決問題，真正起到辦公室的協(xié)調(diào)作用。

4.服務(wù)性。圖書館辦公室作為各項工作的樞紐，其工作要點就是服務(wù)。一是要服務(wù)于館內(nèi)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供最全面的資料及建議，并配合領(lǐng)導(dǎo)做好會務(wù)與接待、拍照存檔等各項工作；二是要服務(wù)于本館的各個業(yè)務(wù)部門，努力為全館員工提供最齊全的辦公用品與設(shè)備維修服務(wù)、后勤保障服務(wù)，確保各業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)能夠順利地開展；三是要服務(wù)讀者，主要包括處理本館工作人員和讀者之間所產(chǎn)生的各類矛盾，圖書館辦公室管理人員應(yīng)堅持換位思考、熱情接待、將心比心、讀者永遠(yuǎn)放在第一位的原則，妥善處理讀者的投訴等。

5.存在的問題。現(xiàn)在是網(wǎng)絡(luò)信息爆炸的時代，讀者接受信息資源的渠道越來越廣，已經(jīng)由從前的單一的靠電視機(jī)、報紙、圖書館接受信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡S時隨地只要用手中的手機(jī)就可以接受新世紀(jì)的各種流行資訊。而現(xiàn)在的圖書館辦公室還停留在以前的思維中，等著領(lǐng)導(dǎo)指示需要做哪些事情、等著讀者上門怒氣沖沖反映問題、等著館內(nèi)或校內(nèi)部門向我們反映問題，這就是典型的被動工作，墮性思維。猶如算盤珠子一樣，領(lǐng)導(dǎo)撥一下，辦公室動一下。由此可見，圖書館如果再不變被動為主動，有可能會變?yōu)橄乱粋€消失的職業(yè)。辦公室人員作為圖書館的中心力量、門面部門，對各項工作應(yīng)該做到主動、積極、努力、即時地去完成。而對待需要服務(wù)的讀者，應(yīng)該做到耐心、細(xì)心，態(tài)度和藹，處理事情主動、熱情，設(shè)身處地為讀者著想，要在有限的時間內(nèi)完成更多的事情。

三、如何有效發(fā)揮圖書館辦公室作用的思考

1.做好館內(nèi)各部門間的協(xié)調(diào)工作。與其他業(yè)務(wù)部門相比，辦公室工作性質(zhì)和內(nèi)容更為復(fù)雜多變，考慮全館的綜合協(xié)調(diào)發(fā)展，在開展各項工作時都要顧全大局，同時要做好三協(xié)調(diào)：協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系，協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與館員之間的關(guān)系，協(xié)調(diào)圖書館與校園其他部門的關(guān)系。

2.做好館內(nèi)各部門后勤保障。辦公室作為圖書館后勤保障中心，在設(shè)備報修、辦公用品領(lǐng)用、消防安全、館內(nèi)衛(wèi)生檢查、物品申購、費用報銷、預(yù)算使用情況的匯總者等方面均發(fā)揮著重要作用。如金城學(xué)院圖書館各業(yè)務(wù)部門遇到設(shè)備損壞、電梯故障、消防隱患等問題時，均向辦公室反映，辦公室會在第一時間向院后勤部門聯(lián)系報修，保證館內(nèi)正常運作。

3.做好信息的收集與匯報及傳達(dá)。圖書館作為較為獨立的部門，和學(xué)校其他部門接觸較少。但是圖書館辦公室同時也是一個特殊的存在，它經(jīng)常會接觸到校內(nèi)外的不同部門，接觸面很廣，經(jīng)常都會接收到來自校內(nèi)外的各種信息，作為館領(lǐng)導(dǎo)合格的臂膀，辦公室要及時收集到準(zhǔn)確信息進(jìn)行匯集整理后第一時間匯報給領(lǐng)導(dǎo)，并等待領(lǐng)導(dǎo)指示，將領(lǐng)導(dǎo)意見傳達(dá)到館內(nèi)各個部門，保持圖書館與校內(nèi)各樣的聯(lián)系。

4.對圖書館的資源進(jìn)行大力宣傳，擴(kuò)大圖書館的影響力。圖書館因其自身得天獨厚的優(yōu)勢擁有大量的文獻(xiàn)資源，能夠為全校師生提供多樣化的學(xué)科服務(wù)，所以對圖書館的資源進(jìn)行宣傳和推廣是辦公室義不容辭的任務(wù)。辦公室作為圖書館的宣傳主力軍在讀書節(jié)活動方案策劃、各種講座與宣傳海報的設(shè)計與制作、各學(xué)術(shù)活動及會議的新聞報道、對讀者開展的閱讀推廣等活動的推廣方面均發(fā)揮著重要的作用，是外界了解圖書館，擴(kuò)大圖書館影響的重要窗口。

5.和其他高校圖書館保持聯(lián)系。辦公室的工作除了和校內(nèi)其他職能部門的各項聯(lián)系之外，還有和校外其他組織的聯(lián)系。校內(nèi)職能部門主要是文件傳達(dá)、物品領(lǐng)用、財務(wù)工作、人事工作等。而校外對外聯(lián)系主要是和其他高校圖書館之間的訪問和交流。金城學(xué)院辦過的數(shù)次對外會議均由辦公室和校外各高校進(jìn)行聯(lián)系，邀請校外人員參會，安排所有會務(wù)。本館的數(shù)次外出學(xué)習(xí)與參觀交流也是由辦公室進(jìn)行對外聯(lián)系，從而保證金城學(xué)院和其他高校圖書館的聯(lián)系不中斷。

四、結(jié)語

圖書館辦公室作為能夠直接面對面接觸讀者、接觸校內(nèi)其他部門、接觸其他高校圖書館的唯一窗口，辦公室的人員更應(yīng)該主動、積極、熱情的去做任何事情并且用更高的標(biāo)準(zhǔn)要求自己。和館內(nèi)所有同仁共同努力、共同成長，努力做到館以我為榮。

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