對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的實(shí)踐性建議

張劍橋

摘 要：隨著事業(yè)單位的改革不斷深入，事業(yè)單位的檔案管理工作日益變得重要，事業(yè)單位的檔案管理與單位的高效、協(xié)調(diào)、有序運(yùn)行息息相關(guān)，對(duì)檔案進(jìn)行合理、有效的管理，是單位必不可缺的一項(xiàng)重要工作。就目前事業(yè)單位檔案管理的基本情況而言，在管理方面仍然存在較大問題，必須重視事業(yè)單位檔案管理的工作。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；實(shí)踐性建議

事業(yè)單位是社會(huì)的行政和社會(huì)體系的重要構(gòu)成部分，其自身具備較大的服務(wù)職能。檔案的管理工作屬于一項(xiàng)綜合性極強(qiáng)的工作內(nèi)容，對(duì)于事業(yè)單位有重要意義。社會(huì)時(shí)代的不斷發(fā)展，使原始的檔案管理方式不能緊跟社會(huì)的腳步，需要對(duì)于事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作進(jìn)行重新的整改。對(duì)于事業(yè)單位的管理系統(tǒng)而言，檔案管理是重心，由此需要對(duì)于檔案管理提出實(shí)踐性建議。

1 針對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理及其重要性進(jìn)行分析

1.1 分析事業(yè)單位的檔案管理

在事業(yè)單位中的檔案管理主要是通過建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)以規(guī)范整個(gè)文件管理，通過標(biāo)準(zhǔn)化的管理達(dá)到信息的共享，為事業(yè)單位工作的正常運(yùn)行提供方便、有效、重要的支持。然而在事業(yè)單位中工作量較大，存在一部分不夠透明的工作，為檔案管理工作帶來較大的困擾，因此如何將事業(yè)單位的檔案管理工作優(yōu)化至關(guān)重要。

1.2 淺析事業(yè)單位的檔案管理的重要性作用

檔案管理存儲(chǔ)著單位內(nèi)部大量的文檔資料，是單位的真實(shí)，全面的反映，也是單位運(yùn)營(yíng)中必不可缺的重要工具。但是由于事業(yè)單位的工作具有特殊性與復(fù)雜性的特點(diǎn)，工作中存檔記錄較為繁雜以及存儲(chǔ)量較大，這使檔案管理工作存在一定的難度。同時(shí)在現(xiàn)代管理理念視野下，檔案管理的質(zhì)量水平可以在側(cè)面反映事業(yè)單位的管理水平。因此在事業(yè)單位內(nèi)部需要建立一個(gè)相對(duì)完整的檔案資料管理制度，使事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理部門對(duì)于檔案管理的重要性有充分的理解認(rèn)知，讓檔案管理的工作人員能夠在實(shí)際的工作中做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，這對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作至關(guān)重要。

2 在事業(yè)單位中進(jìn)行檔案管理工作需要遵循的基本原則

2.1 遵循靈活統(tǒng)一的基本原則

工作人員在實(shí)際的事業(yè)單位檔案管理工作中對(duì)于檔案信息進(jìn)行處理時(shí)遵循靈活統(tǒng)一的原則，同時(shí)在事業(yè)單位的管理體系中把靈活統(tǒng)一原則歸納進(jìn)來。工作人員需要遵循著檔案信息規(guī)定的要求，以基本要求為主要基礎(chǔ)，保證事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化。在事業(yè)單位中指定檔案管理體系工作中，需要員工按照靈活統(tǒng)一的基本原則進(jìn)行檔案管理工作，同時(shí)利用事業(yè)單位的運(yùn)行基本狀況與工作的性質(zhì)，做好員工自身的職責(zé)，在管理的過程中對(duì)于自身的不足之處需要做好及時(shí)的改進(jìn)工作。

2.2 建立權(quán)益責(zé)任統(tǒng)一的基本原則

在日常的事業(yè)單位檔案管理的工作中，需要參加檔案管理的工作人員作為檔案管理工作的負(fù)責(zé)人員，工作人員的工作熱情會(huì)直接關(guān)系著檔案管理活動(dòng)的效果。在事業(yè)單位中檔案的管理人員自身的職責(zé)權(quán)益不夠明確，積極努力工作后沒有得到相應(yīng)的工作補(bǔ)貼，檔案管理工作人員沒有清楚的認(rèn)識(shí)到自身肩負(fù)的檔案管理工作的重任，普遍認(rèn)為自身的權(quán)益并未收到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視。因此在實(shí)際的事業(yè)單位中進(jìn)行檔案管理，首要任務(wù)是對(duì)于從事檔案管理工作人員自身的責(zé)任與權(quán)益進(jìn)行明確的劃分，應(yīng)該在事業(yè)單位檔案管理管理工作的開始階段對(duì)于工作需要進(jìn)行明確的劃分。事業(yè)單位還需要在單位內(nèi)部構(gòu)建一個(gè)有效的溝通途徑，多多汲取工作人員對(duì)于自身工作的意見，了解員工對(duì)于工作的不滿，促進(jìn)員工對(duì)于自身工作的滿意度。

3 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的主要問題

3.1 事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理制度尚不完善

目前現(xiàn)階段的事業(yè)單位中檔案管理工缺乏相對(duì)應(yīng)的制度規(guī)范限制，在整個(gè)檔案管理工作中存在一定的復(fù)雜性，加之事業(yè)單位內(nèi)部員工的不重視，在檔案管理制度方面不愿浪費(fèi)較多的時(shí)間與精力。最終使檔案的管理工作方面缺少一定的規(guī)范與效率，長(zhǎng)此以往，會(huì)導(dǎo)致成本的增加。

3.2 從事檔案管理工作人員自身的專業(yè)素質(zhì)能力偏低

在事業(yè)單位中部分檔案管理工作人員自身的專業(yè)素質(zhì)不高，而且在文化程度與知識(shí)水平方面等呈現(xiàn)出較大差異，不符合時(shí)代發(fā)展進(jìn)步的需要，主要表現(xiàn)在檔案管理專業(yè)的工作人員不多，其自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)不盡合理，學(xué)歷不高，缺乏現(xiàn)代的科學(xué)知識(shí)。檔案專業(yè)人員隊(duì)伍建設(shè)方面不適合新時(shí)期的發(fā)展需要，致使檔案管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)制約了檔案管理工作的水平。

3.3 工作人員自身的檔案意識(shí)偏低，對(duì)于檔案的利用率也較低

對(duì)于事業(yè)單位中的各項(xiàng)工作而言，檔案管理工作至關(guān)重要，對(duì)于檔案信息資源的高效利用，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位帶來較大的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益，然而在許多的事業(yè)單位比較輕視檔案的利用，而且工作人員不清楚檔案的利用效益，因此不重視對(duì)于檔案的利用率，忽視對(duì)于檔案信息資源的開發(fā)工作，不利于事業(yè)單位的發(fā)展。

4 對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的實(shí)踐性建議

4.1 提高事業(yè)單位工作人員對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

對(duì)于從事事業(yè)單位的工作人員而言，需要對(duì)于自身的檔案管理工作有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，這有助于促進(jìn)事業(yè)單位的未來發(fā)展，強(qiáng)化自身對(duì)于工作的責(zé)任感，事業(yè)單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)均有責(zé)任明確好檔案工作。只有領(lǐng)導(dǎo)層把檔案工作充分重視起來，才能夠保證檔案工作的順利落實(shí)。領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該解放自身的思想，做到與時(shí)俱進(jìn)，完善好檔案的管理工作，積極運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)手段，提高事業(yè)單位在檔案管理方面的服務(wù)質(zhì)量，積極建設(shè)好相應(yīng)的法規(guī)制度，健全完善相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，向員工普及好信息化技術(shù)，提高全體員工對(duì)于檔案管理工作的重視。

4.2 在事業(yè)單位中努力實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理

首先，事業(yè)單位內(nèi)部強(qiáng)化自身的管理意識(shí)。檔案管理自身是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，特別是在事業(yè)單位中的檔案管理工作，它更加要求工作人員自身的責(zé)任感、職業(yè)道德素質(zhì)、端正的工作態(tài)度以及積極向上的工作精神，并且要求工作人員具備扎實(shí)過硬的與檔案管理工作有關(guān)的理論知識(shí)，要求工作人員會(huì)使用現(xiàn)代化的科技手段以及先進(jìn)的管理手段對(duì)于檔案管理的基本能力。從事檔案管理的工作人員自身的知識(shí)面需要具有一定的廣度，優(yōu)化自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，視野較為開拓，不斷提高自身的綜合素質(zhì)能力，才能夠適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)對(duì)于事業(yè)單位中檔案管理的工作的基本需要。

其次，運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，進(jìn)行檔案的整理工作。檔案中集聚著大批量的指示信息，同時(shí)也承載著較為豐富的信息，因此檔案是一個(gè)信息比較豐富的信息庫。然而對(duì)于檔案的整理工作較為復(fù)雜，勞動(dòng)性比較強(qiáng)。若是在檔案的整理工作中運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，可較好的提高工作效率。另一方面是在傳統(tǒng)的檔案工作整理方面存在人工立卷工作，立卷工作人員對(duì)于文件的分類主要是依據(jù)自身對(duì)于文件的理解，然而由于人與人之間的理解程度不一，會(huì)對(duì)文件有著不同的分類工作，由此會(huì)出現(xiàn)分類不準(zhǔn)的情況，不利于日后的管理工作進(jìn)行，但是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行人工立卷的模擬工作，減少工作中效率低下的現(xiàn)象發(fā)生，能夠更好的向提供服務(wù)。

5 結(jié)束語

在事業(yè)單位中檔案管理工作能夠促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展，盡管大部分的事業(yè)單位未重視檔案管理的工作，但是可以采取積極的措施提高單位上下員工對(duì)于管理工作的重視意識(shí)，以便在真正意義上促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

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