淺析公路工程的檔案管理工作

李丹

【摘 要】隨著經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，市場競爭和人才競爭越來越激烈，檔案作為一項重要的信息資源，其管理工作在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中的作用日益突出，加強(qiáng)工程檔案管理工作，是適應(yīng)我國新時期工程建設(shè)發(fā)展的必然要求。本文首先分析了檔案管理工作對于提升公路工程質(zhì)量的作用，表明工程檔案管理在公路工程管理過程中的重要地位，然后提出了做好公路工程檔案管理工作的具體措施，以期為工程檔案管理提供參考。

【關(guān)鍵詞】公路工程；質(zhì)量；檔案；管理

1 檔案管理對提升公路工程質(zhì)量的作用

1.1 公路工程必不可少的部分

檔案管理是公路工程管理的重要組成部分，而公路工程管理對建設(shè)工程的質(zhì)量控制發(fā)揮著不可替代的作用，因此檔案管理對于提高建設(shè)工程的質(zhì)量也起著重要作用。全面提升公路建設(shè)工程的總體質(zhì)量，就必須要格外重視公路施工當(dāng)中的每一個環(huán)節(jié)，除了要從施工建材的質(zhì)量上加強(qiáng)控制，還要對施工技術(shù)和設(shè)備的使用進(jìn)行嚴(yán)格管理，有效杜絕損害公路質(zhì)量的不必要因素。這些原始數(shù)據(jù)都記錄在公路建設(shè)工程檔案中，因此，相關(guān)公路建設(shè)工程單位應(yīng)加強(qiáng)對公路建設(shè)工程檔案的重視。建設(shè)工程檔案形成在建設(shè)工程開始之初，在工程的決策、確定、審核的環(huán)節(jié)，工程立項文件發(fā)揮著重要的指導(dǎo)作用。而在工程正式動工之前所形成的公路建設(shè)工程檔案更是繁多，這些工程當(dāng)然大部分都對公路建設(shè)工程有著較大影響。任何的公路建設(shè)工程檔案都與公路建設(shè)工程的施工和公路建設(shè)工程質(zhì)量有著密切的關(guān)系。特別是對公路材料的選擇方面相關(guān)的資料，磚塊、水泥、鋼筋等規(guī)格和數(shù)量都必須嚴(yán)格記錄在案，選材必須嚴(yán)格按照公路建設(shè)要求和標(biāo)準(zhǔn)，材料的檢驗合格報告、數(shù)量統(tǒng)計報告等資料都需要收入到公路建設(shè)工程檔案當(dāng)中。

1.2 為公路工程建設(shè)提供理論依據(jù)

公路工程檔案作為詳細(xì)、真實、準(zhǔn)確地記錄整個公路建設(shè)工程的重要文獻(xiàn)，其所包含的所有工程資料對于提升公路建設(shè)工程的總體質(zhì)量是至關(guān)重要的，工程檔案是公路建設(shè)工程得以順利開展的重要依據(jù)。公路建設(shè)工程單位應(yīng)加強(qiáng)對公路建設(shè)工程檔案管理的重視程度，管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)的要求和規(guī)范，對公路建設(shè)工程檔案進(jìn)行編制操作，并妥善保管編制完成后的公路建設(shè)工程檔案。還可以根據(jù)實際需求，為公路建設(shè)工程單位內(nèi)部需要相關(guān)資料的工作人員提供電子檔案查閱和文件閱讀。公路建設(shè)工程單位還可以設(shè)立專門的檔案管理部門，然后由管理部門的專業(yè)人員對公路建設(shè)工程所有項目的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。

檔案工作人員及時地對工程中產(chǎn)生的公路工程資料進(jìn)行整理、核對、分類、歸檔等操作，不僅能提高工程檔案的準(zhǔn)確性和有效性，同時還能較早地發(fā)現(xiàn)公路建設(shè)工程當(dāng)中存在的問題，以便于相關(guān)人員及早地采取有效的應(yīng)對措施解決工程問題，達(dá)到對工程質(zhì)量的實時測控。在對公路建設(shè)工程進(jìn)行驗收時，還會涉及到對工程檔案的審核，這個審核過程雖然與公路建設(shè)工程的過程無關(guān)，但卻能直接決定公路建設(shè)工程的質(zhì)量是否達(dá)到相關(guān)要求，這直接決定了公路建設(shè)工程能否投入正常的使用。如果在這個環(huán)節(jié)的審核出了問題，公路建設(shè)工程單位將要花費大量的人力和物力對公路建設(shè)工程檔案、公路路段等進(jìn)行排查，甚至可能涉及到重新整理。

2 做好公路工程檔案管理工作的具體措施

2.1 積極開展檔案知識培訓(xùn)

公路工程的檔案管理工作需要高素質(zhì)的人員完成，既要精通計算機(jī)和工程管理等相關(guān)知識，又要懂檔案的管理，并且要有較強(qiáng)的責(zé)任心。因此今后單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)，從而提高工作人員的業(yè)務(wù)能力和責(zé)任意識，這樣才能在工程檔案管理工作中更加游刃有余，從而達(dá)到事半功倍的效果。

從公路工程檔案管理的內(nèi)容上分析，檔案管理涉及到安全、質(zhì)量、技術(shù)、規(guī)范等與施工有關(guān)的全方面的知識。檔案管理水平不再取決于檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，還要依靠于企業(yè)全員的素質(zhì)、對企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其成為掌握現(xiàn)代科技知識和現(xiàn)代管理知識的復(fù)合型檔案管理人才，這批檔案管理人員將結(jié)合所學(xué)到的知識結(jié)合企業(yè)的實際情況，制定出適合企業(yè)的檔案管理方法對企業(yè)全員進(jìn)行培訓(xùn)，使其了解檔案的重要性，將檔案管理納入日常工作中，使得檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、常態(tài)化，才是提高企業(yè)檔案管理水平的重要手段。

2.2 加強(qiáng)現(xiàn)場指導(dǎo)

加強(qiáng)現(xiàn)場指導(dǎo)的第一步就是革新公路工程的檔案管理意識，這就需要加強(qiáng)施工企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識，提升企業(yè)對于檔案管理的重視程度。這是因為只有施工企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到公路工程檔案管理的重要性，才能逐步進(jìn)行改善。所以，各施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)為核心的檔案管理小組，加強(qiáng)公路工程檔案管理重視，重新構(gòu)建檔案管理意識。

加強(qiáng)對檔案管理工作的重視以后，施工企業(yè)檔案的領(lǐng)導(dǎo)部門要加強(qiáng)對現(xiàn)場的檢查指導(dǎo)工作，企業(yè)檔案領(lǐng)導(dǎo)部門是制定檔案管理辦法、制度的部門，是一個企業(yè)檔案管理工作的核心機(jī)構(gòu)。通過不定期的到公路施工現(xiàn)場對檔案管理人員進(jìn)行檢查指導(dǎo)，及時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，有助于提高現(xiàn)場的檔案管理水平。同時根據(jù)現(xiàn)場的實際情況及時修訂完善企業(yè)的檔案管理辦法、制度，有助于提高企業(yè)檔案管理的整體水平，一舉兩得。

2.3 建立檔案管理工作的信息化模式

目前，隨著計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化和信息化已然在各個領(lǐng)域，包括管理領(lǐng)域都得到了較為廣泛的應(yīng)用和普及。所以，新時期工程項目的檔案管理工作自然也要與信息化技術(shù)進(jìn)行連接，以便檔案的生成和儲存管理都具備信息化特征，同時也要構(gòu)建出一個有著數(shù)字化的錄入和系統(tǒng)化的加工的新型公路工程檔案管理系統(tǒng)。另外，也要構(gòu)建出具有電子檔案和文本檔案這雙重保存和管理的新模式，這對于提高檔案生成、歸類、保存和輸出的效率也有著顯著的作用。設(shè)置檔案資料的公開范圍和相應(yīng)查閱的權(quán)限，同時利用各種現(xiàn)代化的安全技術(shù)軟件都成為避免惡意侵入、病毒威脅，從而確保工程項目檔案資料安全的重要措施，對于電子檔案信息資料擁有安全可靠的保存環(huán)境同樣有著顯著作用。

公路工程的檔案關(guān)系到國計民生，對社會的發(fā)展具有重要的意義。工程檔案是記錄工程建設(shè)項目的重要憑據(jù)，工程檔案真實記錄和客觀反映了一個項目從立項、可行性研究、設(shè)計、招投標(biāo)到施工、竣工等全過程的信息資料，是寶貴的信息資源和知識寶庫，是科技管理的重要組成部分。通過檔案資料的查閱，能夠了解工程項目在建設(shè)過程中的具體情況，能夠為城市規(guī)劃和建設(shè)發(fā)展提供有利參考，具有非常突出的社會價值。因此，搞好工程檔案管理工作，提高工程檔案管理水平意義重大。

3 結(jié)語

在以后的公路工程檔案管理工作中，必須健全相關(guān)的管理制度，根據(jù)實際管理過程中存在的問題采用先進(jìn)的管理技術(shù)和手段，不斷總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，保證工程檔案的完整性和有效性，從而為以后工程建設(shè)提供必要的借鑒和幫助。

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[責(zé)任編輯：朱麗娜]