新時(shí)期高校教務(wù)處辦公室工作淺析

張銅慶

【摘要】教務(wù)處是高等學(xué)校教學(xué)管理的職能部門，在高校的組織機(jī)構(gòu)中具有十分重要的作用。教務(wù)處辦公室工作在新時(shí)期面臨一系列新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，需要辦公室人員重新認(rèn)識(shí)工作環(huán)境，立足現(xiàn)狀，把握時(shí)代教育背景，樹(shù)立牢固的責(zé)任感和服務(wù)意識(shí)，善于總結(jié)學(xué)習(xí)，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)、健全規(guī)章制度，從而把辦公室的管理水平提升到一個(gè)新的高度。

【關(guān)鍵詞】高校；教務(wù)處；辦公室；工作

高等學(xué)校作為知識(shí)傳授和技術(shù)創(chuàng)新的重要基地，在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中承擔(dān)著人才培養(yǎng)、知識(shí)創(chuàng)新的重要任務(wù)，在構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)中發(fā)揮著不可替代的作用。隨著高等教育發(fā)展邁入了新的階段，如何創(chuàng)辦人民滿意的高等教育、建設(shè)社會(huì)主義的和諧校園，對(duì)高校管理人員提出了新的要求，高校教學(xué)管理工作面臨著更大的挑戰(zhàn)。教務(wù)處作為高校教學(xué)管理的重要職能部門，工作領(lǐng)域不斷擴(kuò)大、規(guī)范程度不斷提高，面臨的新情況、新問(wèn)題層出不窮，對(duì)教務(wù)處辦公室人員的能力和素質(zhì)提出了新的更高的要求，教務(wù)處辦公室人員工作能力不僅影響到學(xué)校的教學(xué)管理工作，甚至學(xué)校的對(duì)外整體形象。因此，本文就做好高校教務(wù)處辦公室提出一些拙見(jiàn)，以期同仁探討。

一、樹(shù)立全局觀，從工作細(xì)節(jié)著手

教務(wù)處辦公室在高校教學(xué)運(yùn)行管理過(guò)程中承擔(dān)著十分重要的作用，它不僅在日常工作中負(fù)責(zé)一般的辦公室事務(wù)性工作，同時(shí)還需要完成各種教學(xué)管理的隨機(jī)性事務(wù)等。教務(wù)處辦公室的工作性質(zhì)決定了工作內(nèi)容的重復(fù)性、多樣性和不確定性，面對(duì)繁雜瑣碎的事務(wù)性工作，難免會(huì)產(chǎn)生惰性和慣性思維。但是，作為教務(wù)處辦公室人員，要站在高等教育發(fā)展和學(xué)校發(fā)展的戰(zhàn)略高度正確評(píng)價(jià)自我，明確自身的奮斗目標(biāo)。樹(shù)立高度的責(zé)任感和榮譽(yù)感，識(shí)大體、顧大局，要有一顆為師生服務(wù)的熱心和耐心，樹(shù)立教學(xué)工作無(wú)小事的意識(shí)，不以事小而不為，認(rèn)真對(duì)待每個(gè)事關(guān)學(xué)生的事情，把服務(wù)好師生作為工作準(zhǔn)則。

二、樹(shù)立學(xué)習(xí)意識(shí)，提高辦公自動(dòng)化工作效能

工作效率的提升很大程度上取決于工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和個(gè)人素養(yǎng)，要有堅(jiān)持終身學(xué)習(xí)、全面學(xué)習(xí)的決心，既要向書本學(xué)習(xí)，也要虛心向周圍同志學(xué)習(xí)，老同志熟悉辦公室的工作規(guī)律，具有一定的影響力和豐富經(jīng)驗(yàn)，虛心向他們求教會(huì)得到各方面的收獲。同時(shí)，要樹(shù)立自我完善意識(shí)，克服功利主義，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)素質(zhì)修養(yǎng)，繼續(xù)學(xué)習(xí)的形式多種多樣，學(xué)歷教育、在職培訓(xùn)、參加學(xué)術(shù)會(huì)議、座談交流等都有助于提升業(yè)務(wù)能力，提高工作質(zhì)量。

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和智能設(shè)備的發(fā)展，教務(wù)處要加強(qiáng)辦公自動(dòng)化建設(shè)，熟練掌握各類辦公軟件，確保工作效率高效有序。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的靈活運(yùn)用，可以激發(fā)工作人員的學(xué)習(xí)積極性，主動(dòng)學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理、網(wǎng)絡(luò)管理、電腦操作等知識(shí)，熟練掌握財(cái)務(wù)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、檔案管理、資產(chǎn)管理系統(tǒng)等，達(dá)到節(jié)能高效，省時(shí)省力，提高工作效率的目的。

三、健全規(guī)章制度，理順文件管理流程

科學(xué)規(guī)范的管理機(jī)制，可以提高辦公室的融合力，保證辦公室順暢、高效運(yùn)轉(zhuǎn)。制定健全完善、切實(shí)可行的規(guī)章制度，將辦公室的辦事規(guī)程、工作流程等以制度的形式確定下來(lái)，明確崗位職責(zé)，確保辦公室各項(xiàng)常規(guī)工作的規(guī)范有序。相關(guān)文件制度如下：《教務(wù)處會(huì)議簽到表》《教務(wù)處辦公用品登記表》《教學(xué)檔案歸檔目錄表》《教務(wù)處發(fā)文登記表》《綜合科辦公室辦公流程圖》。

對(duì)于文件管理工作，要樹(shù)立高度的責(zé)任心，端正工作態(tài)度，運(yùn)用科學(xué)信息化的管理手段，整理收集文件檔案材料，確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，做好文件檔案接收、傳閱，將相關(guān)文件、教學(xué)資料進(jìn)行電子化歸檔，以利于文件的長(zhǎng)期保存與檢索。

四、緊跟時(shí)代步伐，做好服務(wù)育人

“服務(wù)育人”是一種將服務(wù)融入到現(xiàn)代化管理過(guò)程中的新型管理方式，隨著時(shí)代進(jìn)步和高校管理體制改革的不斷發(fā)展，服務(wù)育人已不單是在某一方面的工作中發(fā)揮其育人功效，服務(wù)的理念滲透到管理與教學(xué)等各個(gè)環(huán)節(jié)，在更多的環(huán)境中發(fā)揮著重要的作用。新形勢(shì)下，教師和學(xué)生的主體意識(shí)日漸增強(qiáng)，辦公室服務(wù)的對(duì)象和服務(wù)內(nèi)容也在發(fā)生新的變化，這就更要善于分清情況，采取不同的服務(wù)方式和方法，重視師生個(gè)性化、多元化的需求，實(shí)現(xiàn)有針對(duì)性地解決師生實(shí)際問(wèn)題，增強(qiáng)服務(wù)育人的針對(duì)性與時(shí)效性，努力讓師生滿意、讓二級(jí)教學(xué)單位滿意。

五、立足個(gè)人修養(yǎng)提升，發(fā)揮協(xié)調(diào)作用

修養(yǎng)是指一個(gè)人在政治、思想、道德品質(zhì)和知識(shí)技能等方面經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期學(xué)習(xí)積累而達(dá)到的個(gè)人能力的外在展示。教務(wù)處日常工作尤為瑣碎和繁雜，隨機(jī)性事務(wù)的處理也日漸增多，這就要求辦公室人員對(duì)事業(yè)要有熱情、有追求，不為名利所累，盡職盡責(zé)做好每項(xiàng)工作，為各部門科室、院系服務(wù)，為廣大師生服務(wù)。

當(dāng)前，高等教育已邁入了新的歷史發(fā)展階段，高等學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展面臨著更加開(kāi)放的局面和更加復(fù)雜的內(nèi)外部環(huán)境，教務(wù)處辦公室工作也面臨著新情況、新特點(diǎn)，促使辦公室管理工作不斷改革創(chuàng)新。辦公室人員必須清楚地認(rèn)識(shí)高等教育發(fā)展規(guī)律，轉(zhuǎn)變觀念，樹(shù)立良好的繼續(xù)學(xué)習(xí)目標(biāo)，把握規(guī)律，善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)；緊密圍繞高等教育事業(yè)和學(xué)校中心工作，確立辦公室發(fā)展目標(biāo)，制定辦公室工作規(guī)劃，不斷開(kāi)創(chuàng)辦公室工作新局面，推動(dòng)學(xué)校教學(xué)事業(yè)的穩(wěn)步快速發(fā)展，適應(yīng)新形勢(shì)下高校教務(wù)處辦公室管理工作的要求。

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