淺議事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題

董妹

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)水平的穩(wěn)定提升，事業(yè)單位的檔案管理工作也發(fā)生較大變化。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化發(fā)展，為現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程中一種新潮流，因此，在本文中，針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作中產(chǎn)生的問(wèn)題，為其提出有效的實(shí)施對(duì)策，保證在信息化、現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)下，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的順利實(shí)施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化

事業(yè)單位檔案管理工作主要是對(duì)原有文件進(jìn)行管理，利用現(xiàn)代信息手段，能夠?qū)崿F(xiàn)信息與資源之間的有效轉(zhuǎn)換，在對(duì)其保存過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)良好的服務(wù)工作，對(duì)現(xiàn)代化社會(huì)進(jìn)步與發(fā)展具有十分重要的作用。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題

其一，沒(méi)有對(duì)檔案信息資源合理開(kāi)發(fā)。事業(yè)單位采集的檔案信息比較少，存在的重復(fù)性比較嚴(yán)重，整體的質(zhì)量需要提高。目前，我國(guó)雖然已經(jīng)構(gòu)建了多個(gè)信息化數(shù)據(jù)庫(kù)，但是，這些數(shù)據(jù)庫(kù)都沒(méi)有獲得良好的使用效果，還需要對(duì)其進(jìn)一步開(kāi)發(fā)[1]。

其二，沒(méi)有促進(jìn)檔案信息的安全性。事業(yè)單位中存在的檔案信息與普通的檔案都是一致的，其中包括國(guó)家的機(jī)密文件，在管理工作中需要保證其安全。但是，在信息化建設(shè)工作中，有些事業(yè)單位沒(méi)有重視到檔案信息的安全性，導(dǎo)致信息自身存在就較大威脅性，影響其安全。甚至有些事業(yè)單位將信息進(jìn)行公開(kāi)，沒(méi)有按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理，制約檔案信息的安全管理。

其三，檔案管理人員素質(zhì)較低。事業(yè)單位檔案管理工作中的人員缺少實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，人員流動(dòng)大，無(wú)法實(shí)現(xiàn)人員的長(zhǎng)期工作。該形式下，導(dǎo)致檔案管理工作產(chǎn)生較大混亂現(xiàn)象，甚至丟失一些重要文件。

其四，檔案檢索效率較低。一般的檢索工作為計(jì)算機(jī)和手工檢索，與工作效率和設(shè)施存在較大關(guān)系。在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展中，計(jì)算機(jī)檢索能夠促進(jìn)工作效率的提升，但是，有些事業(yè)單位還停留在手工檢索中，該工作需要投入大量的人力、物力，不僅影響了整體的實(shí)施效率，還導(dǎo)致檔案信息重疊信息的產(chǎn)生[2]。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題的解決對(duì)策

2.1 制度規(guī)范的規(guī)范性

基于我國(guó)的基本國(guó)情，事業(yè)單位為特殊部門(mén)，其中的檔案管理部門(mén)為邊緣化機(jī)構(gòu)。基于相關(guān)法律法規(guī)的分析，給檔案管理工作建立了明確的規(guī)定，所以，要實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化，一定要遵循法律法規(guī)建設(shè)，使其在期間對(duì)其制約，這樣才能使事業(yè)單位的檔案管理工作有效執(zhí)行。同時(shí)，事業(yè)單位還需要根據(jù)實(shí)際發(fā)展情況，為自身制定科學(xué)、合理的管理制度，保證基于制度能夠?qū)Ω鱾€(gè)人員進(jìn)行有效的培訓(xùn)與約束。

2.2 規(guī)劃工作的合理性

對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化進(jìn)行合理規(guī)劃。期間，需要事業(yè)單位根據(jù)自身的發(fā)展情況，了解事業(yè)單位檔案信息化管理進(jìn)程。在新時(shí)期發(fā)展下，雖然信息化建設(shè)為檔案管理工作提供較大便利條件，但執(zhí)行過(guò)程中不能太過(guò)隨意。在實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化管理工作前期，需要為其提出科學(xué)、合理的規(guī)劃。在實(shí)際規(guī)劃工作中，還需要根據(jù)實(shí)際發(fā)展情況，為其制定出信息化建設(shè)目標(biāo)，這樣不僅能為檔案信息化管理工作的執(zhí)行提供便利條件，還能促進(jìn)該工作的順利實(shí)施與有效進(jìn)步[3]。

2.3 監(jiān)督制度的完善性

監(jiān)督制度能夠?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展提供監(jiān)督與制約條件，保證工作執(zhí)行過(guò)程都能在合理范圍內(nèi)。一個(gè)完善的監(jiān)督制度需要增強(qiáng)工作人員的積極性、主動(dòng)性，并為檔案信息與檔案資料提供安全保障。同時(shí)，事業(yè)單位還需要充分發(fā)揮內(nèi)部與外部的監(jiān)督工作，實(shí)現(xiàn)兩者的有效結(jié)合和發(fā)展，在該情況下，不僅能認(rèn)識(shí)到檔案管理工作中存在的隱患，還能為其提供有效的實(shí)施方法，從而促進(jìn)檔案信息化管理系統(tǒng)的高效構(gòu)建[54]。

2.4 人員素質(zhì)的全面提升

在現(xiàn)代社會(huì)不斷進(jìn)步與發(fā)展下，事業(yè)單位的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)的信息化，為了促進(jìn)管理工作的有效執(zhí)行，檔案管理人員需要具備信息化管理方法和相關(guān)技能。基于該工作要點(diǎn)，需要促進(jìn)工作人員綜合素質(zhì)與自身能力的提升，并在檔案管理工作中，將服務(wù)作為主要的實(shí)施要素，掌握事業(yè)單位檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容，對(duì)管理人員進(jìn)行全方位培訓(xùn)，保證能夠提高他們的綜合素質(zhì)與自身能力。不僅如此，在實(shí)際培訓(xùn)工作中，還需要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式、知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，這樣才能在整體上促進(jìn)工作人員綜合素質(zhì)的提升。

2.5 信息化網(wǎng)站的建設(shè)

檔案管理信息化網(wǎng)站的建立是將網(wǎng)頁(yè)作為主要形式，為工作人員的檔案工作提供良好的服務(wù)工作，保證工作人員在網(wǎng)絡(luò)上能夠查詢到相關(guān)信息。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，還能為檔案管理工作提供新的方式，從而保證信息資源的有效傳遞。所以說(shuō)，在事業(yè)單位檔案管理工作中，信息化網(wǎng)站為建設(shè)工作中的主要方式，該方式不僅促進(jìn)更新能力、開(kāi)發(fā)能力的獲取，適應(yīng)當(dāng)代社會(huì)的發(fā)展需要，還能為其提供大量的信息資源[5]。

2.6 管理工作的信息化增強(qiáng)

在信息化發(fā)展進(jìn)程中，還需要將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)與現(xiàn)代手段應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理工作中，保證檔案管理工作效率與質(zhì)量的穩(wěn)步提升。事業(yè)單位檔案管理人員將計(jì)算機(jī)軟件作為輔助，促進(jìn)檔案內(nèi)容與信息的更新化，保證各個(gè)檔案信息更準(zhǔn)確。使用計(jì)算機(jī)軟件，還能利用圖片、聲像等展現(xiàn)檔案資料，在該情況下，不僅能實(shí)現(xiàn)檔案無(wú)紙化保存，還能減少資金與空間的使用。

2.7 管理工作的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)

數(shù)字化管理工作為現(xiàn)代化進(jìn)程中的主要部分，事業(yè)單位在檔案管理工作中，需要利用現(xiàn)代信息手段與相關(guān)信息，促進(jìn)信息資源的數(shù)字化發(fā)展，保證能形成合理數(shù)據(jù)庫(kù)，促進(jìn)服務(wù)工作的完好發(fā)展。同時(shí)，數(shù)字化管理工作的執(zhí)行還能優(yōu)化傳統(tǒng)的工作方法，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)工作與現(xiàn)代工作的相互融合，從而實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步與發(fā)展。

3 總結(jié)

在現(xiàn)代化社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平不斷提升下，事業(yè)單位檔案管理工作產(chǎn)生一系列問(wèn)題，為了對(duì)其有效解決，提出了信息化發(fā)展模式。該方式的執(zhí)行不僅能符合現(xiàn)代化發(fā)展需要，還能促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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