淺談電子檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理措施

郭艾芳

摘 要：此篇論文，筆者研究的方向就是電子檔案。主要是從其的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行系統(tǒng)的分析，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)其的安全管理。除此之外，電子檔案的特征務(wù)必要進(jìn)行生動(dòng)形象的介紹；一般而言，介紹完上述幾個(gè)方面，則還需要加強(qiáng)對(duì)于電子檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理，重點(diǎn)包括信息安全管理等在內(nèi)的三個(gè)方面。筆者希望，此篇論文能夠?yàn)槲覈碾娮訖n案風(fēng)險(xiǎn)管理起到一定的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：電子檔案；特征；風(fēng)險(xiǎn)管理；措施

現(xiàn)如今，檔案信息化的進(jìn)程不斷加快，采用電子檔案這一種形式早已經(jīng)成為了世界上的主流。而至于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，其并沒有被摒棄，但是卻是已經(jīng)逐漸從神壇落了下來。電子檔案具有操作簡便、使用快捷等優(yōu)點(diǎn)，但是盡管如此，其所面臨的安全管理風(fēng)險(xiǎn)卻也是十分之大，所以加強(qiáng)對(duì)于該方面的風(fēng)險(xiǎn)研究確實(shí)是十分必要的。

1 電子檔案的管理特征

（一）電子檔案存放位置的不確定性

電子檔案，實(shí)際上就是一種新形式下的一種電子文件，其既與載體相互聯(lián)系但是又是彼此分離的。所以對(duì)于電子檔案的存放位置而言，具有可變性，可以隨時(shí)繼續(xù)寧拷貝和轉(zhuǎn)移等處理。

（二）信息的數(shù)字化形態(tài)

關(guān)于電子檔案與紙質(zhì)檔案這二者之間其實(shí)各有利弊。但是能夠最大限度的對(duì)二者進(jìn)行區(qū)分的還得算是這二者所呈現(xiàn)出來的形態(tài)不同，前者全部是采用的數(shù)字化形態(tài)，無論是對(duì)信息進(jìn)行保存還是調(diào)用處理，都是編碼合成的。所以其與計(jì)算機(jī)的聯(lián)系十分緊密，幾乎到達(dá)了無法脫離的境界。一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問題，那么電子檔案自然也無法進(jìn)行讀取等任何操作。

（三）電子檔案信息的可變性

電子檔案屬于計(jì)算機(jī)內(nèi)部的一項(xiàng)電子文件，與其他文件所呈現(xiàn)出來的差別并無多大，所以其可以在后臺(tái)對(duì)電子檔案里的內(nèi)容進(jìn)行中增減等操作。這與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案對(duì)比而言，其操作更為簡單、迅速，幾乎難以找出改動(dòng)痕跡。這樣一來，信息具有極大的可變性，在安全管理工作上也就更加難以維護(hù)了。

（四）電子文件的可共享性

電子檔案具有共享這一特性?，F(xiàn)如今，互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用不斷普及，各方面都呈現(xiàn)出一個(gè)不斷進(jìn)步的趨勢，如果不對(duì)其進(jìn)行監(jiān)管，那么電子檔案可以隨時(shí)隨地被人共享。其的安全管理工作只會(huì)日益艱難。

2 電子檔案風(fēng)險(xiǎn)管理應(yīng)對(duì)措施

（一）信息安全管理

電子檔案具有電子信息，所以將電子檔案劃分為計(jì)算機(jī)信息也不為過，只不過電子檔案用于特殊用途，因?yàn)殡娮訖n案具有一定的風(fēng)險(xiǎn)性，所以相關(guān)的從業(yè)者必須懂得如何保護(hù)計(jì)算機(jī)信息的技術(shù)。與此同時(shí)，正因?yàn)閷?duì)該行業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)知程度逐步提高，所以信息安全的整個(gè)體制也在不斷改良等，也就說明人們?cè)絹碓疥P(guān)注信息安全。權(quán)威媒體披露，當(dāng)前我國這近幾年來信息安全市場的平均增長率通常都保證在30%左右。所以，現(xiàn)如今電子檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理首先應(yīng)該依托的是計(jì)算機(jī)信息安全重要管理技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步。另外，在此方面的相關(guān)技術(shù)也是相當(dāng)成熟的，具體包含文件加密技術(shù)、重要身份識(shí)別技術(shù)等。通常而言，開發(fā)這些信息安全技術(shù)的核心目的還是要在根本上利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的整體安全來進(jìn)一步保障文件信息安全。因此，當(dāng)前信息安全技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用是電子檔案相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)管理的基本，一般只有之前確立了存放電子檔案的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全，才可以科學(xué)和高效的開展后期的相關(guān)工作?？偟膩碚f，信息安全管理也不一定完全要一定程度的技術(shù)支持，通常也對(duì)人為管理有較大的需求。

（二）文件管理

對(duì)于現(xiàn)如今使用如此頻繁的電子檔案而言，其所存在的安全風(fēng)險(xiǎn)也隨之增大。所以務(wù)必要對(duì)其的文件管理工作進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)、踏實(shí)的操作。記錄這一項(xiàng)操作自然是必不可少的，然后依此建立起二者之間的聯(lián)系。在信息的說明上，不能僅僅只是利用文字的堆砌，必須增加組織內(nèi)部的聯(lián)系。如果真的是按照這種操作的話，那么相關(guān)的電子檔案就可以被整理成為一步合集；定期對(duì)文件進(jìn)行篩選和維護(hù)處理。由于檔案信息化建設(shè)工作不斷向前更替，那么其的密度自然也是隨之增大。單單保存這一項(xiàng)功能已經(jīng)無法適用于當(dāng)下的社會(huì)。所以說，對(duì)于電子檔案的存毀必須事前進(jìn)行判斷，執(zhí)行保存操作之后，擇要加強(qiáng)對(duì)其的維護(hù)。這樣一來，結(jié)構(gòu)性、實(shí)用性也會(huì)更加明顯。管理風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)小上很多。

（三）業(yè)務(wù)管理

1.使管理機(jī)構(gòu)更加科學(xué)合理

電子檔案管理工作現(xiàn)如今已經(jīng)成為了人們關(guān)注的一個(gè)重點(diǎn)項(xiàng)目，為了切實(shí)有效的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，在操作過程中必須要更加規(guī)范。內(nèi)部的管理機(jī)構(gòu)的權(quán)限設(shè)置也應(yīng)該要更加科學(xué)合理。對(duì)于內(nèi)部人員要進(jìn)行工作上的業(yè)務(wù)的具體劃分，在員工管理上，是一定要做到先培訓(xùn)、后上崗的這樣一套步驟的。在資源的配置這一方面，一定要進(jìn)行科學(xué)合理的分配，以免造成負(fù)面影響。

2.提高檔案管理人員的知識(shí)水平和專業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員其實(shí)是在電子檔案管理中起到了一個(gè)十分重要的作用。其主要的工作內(nèi)容就是對(duì)進(jìn)行監(jiān)管與分類。然而，檔案管理工作運(yùn)行的好壞，直接就與著工作人員掛鉤，直接反映出管理人員自身的能力和水平。所以說，要想要將電子檔案進(jìn)行更加科學(xué)高效的管理，就必須從提高檔案管理人員的知識(shí)水平以及專業(yè)素質(zhì)這兩方面下手。一開始，自然是面試工作要做到位，考驗(yàn)工作人員的專業(yè)能力，然后，在公司內(nèi)部開展風(fēng)險(xiǎn)管理相關(guān)培訓(xùn)，以此達(dá)到與時(shí)俱進(jìn)的效果。

3 總結(jié)

現(xiàn)如今，電子信息檔案已經(jīng)在社會(huì)上被運(yùn)用得越來越普及，也就是說，如今的檔案已經(jīng)在信息化這一條道路上越走越遠(yuǎn)。其以著存儲(chǔ)方便、調(diào)用快捷的優(yōu)點(diǎn)，使得其的使用性也愈加的廣泛。然而，一樣新事物的產(chǎn)生，必然是包括優(yōu)缺點(diǎn)在內(nèi)的。自然，所面臨的安全風(fēng)險(xiǎn)較為巨大。所以必須要妥善的做好電子檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理工作，確保其傳入和輸出的都是最為優(yōu)質(zhì)的信息。

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