新時(shí)期的疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作研究

董歡

摘 要：檔案管理是疾病預(yù)防控制中心的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，對(duì)公眾的健康以及安全具有重大價(jià)值。但現(xiàn)階段在檔案管理的實(shí)際工作中仍然存在一系列急需解決的問(wèn)題，例如檔案部門(mén)設(shè)施短缺、缺乏合理的工作流程以及檔案利用率低等。本文主要從疾病預(yù)防控制中心的使用制度、檔案管理、檔案管理人員等幾個(gè)方面提出新的看法及建議，以進(jìn)一步完善疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；疾病預(yù)防控制中心；檔案管理工作

疾病預(yù)防控制中心承擔(dān)著群體預(yù)防任務(wù)，在進(jìn)行多種業(yè)務(wù)活動(dòng)，例如科研、教學(xué)、疾病控制、健康教育等的活動(dòng)中，必然會(huì)形成一系列業(yè)務(wù)技術(shù)檔案[1]。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速進(jìn)步下，疾病預(yù)防控制中心的檔案工作也隨之面臨了各種新的挑戰(zhàn)，如何促進(jìn)檔案工作更好的與時(shí)俱進(jìn)，促進(jìn)其更好的服務(wù)于疾病預(yù)防控制工作成為了疾病預(yù)防控制中心各工作人員急需解決的難題，現(xiàn)就新時(shí)期的疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作提供幾點(diǎn)建議。

1 疾病預(yù)防控制中心檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題

1.1 檔案部門(mén)設(shè)施短缺

檔案部門(mén)由于極易被領(lǐng)導(dǎo)及工作人員忽視，因而常導(dǎo)致檔案部門(mén)的工作經(jīng)費(fèi)短缺，多數(shù)疾病預(yù)防控制中心甚至還存在未專(zhuān)門(mén)設(shè)立一個(gè)檔案室的現(xiàn)象。即便是單位設(shè)立了檔案室，也未配備完善的檔案管理設(shè)施。特別值得注意的是，部分檔案室甚至連基本的防潮、防蟲(chóng)、防火實(shí)施均未配備齊全，因而存在嚴(yán)重的安全隱患問(wèn)題。

1.2 缺乏科學(xué)合理的工作流程

現(xiàn)階段，我國(guó)對(duì)疾病預(yù)防及控制檔案管理尚缺乏針對(duì)性的法律法規(guī)，大部分疾病預(yù)防控制中心尚未形成一套科學(xué)合理的檔案管理制度，加上日常工作也尚未制定一套標(biāo)準(zhǔn)的操作規(guī)程，導(dǎo)致檔案分類(lèi)以及存放位置具有不同程度的隨意性，極大的增加了檔案更新以及檔案利用的難度。

1.3 檔案利用率低

針對(duì)部分已經(jīng)設(shè)立了檔案室，同時(shí)已經(jīng)形成了一套完整的檔案管理制度的單位，均存在檔案利用率低的問(wèn)題。檔案管理的真正目的在于為以后使用提供方便，但部分工作人員未充分意識(shí)到檔案的珍貴性以及重要性，并不會(huì)利用檔案，而是將資源閑置、浪費(fèi)。

2 改善建議

2.1 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

首先，在招聘的過(guò)程中注重優(yōu)先選取有檔案管理經(jīng)驗(yàn)以及醫(yī)學(xué)背景的人員。其次，要加強(qiáng)檔案管理人員的崗前培訓(xùn)工作，負(fù)責(zé)人應(yīng)為其提供上崗后繼續(xù)教育的機(jī)會(huì)，定期召開(kāi)有關(guān)檔案管理的培訓(xùn)。最后還可以派代表到檔案工作先進(jìn)單位進(jìn)行學(xué)習(xí)以取長(zhǎng)補(bǔ)短。而針對(duì)檔案管理人員自身，應(yīng)不斷解放思想，努力接受新的思想變革，不可總是遵循傳統(tǒng)的思路及方法進(jìn)行檔案管理，應(yīng)不斷想辦法促進(jìn)檔案活起來(lái)，應(yīng)學(xué)會(huì)對(duì)疾控業(yè)務(wù)檔案編研進(jìn)行深加工，以有效滿足不同查檔者的不同需求[2]。此外，還要不斷提升自身綜合素質(zhì)，努力通過(guò)新途徑、新方法學(xué)習(xí)檔案新知識(shí)。

2.2 不斷改善檔案部門(mén)的設(shè)施

若要想獲得良好的檔案管理效果，需專(zhuān)門(mén)設(shè)立一個(gè)檔案室，而滿足這一要求離不開(kāi)充足的資金投入。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)理解并支持檔案管理方面的投入，應(yīng)結(jié)合疾控中心的具體情況為檔案管理部門(mén)配備一套完整的軟硬件設(shè)施，以保證檔案管理部門(mén)能夠安全、有序、高效的運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.3 制定一套完整的檔案管理工作流程

相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)制定一套科學(xué)合理的檔案管理制度，要對(duì)檔案的記錄、分類(lèi)以及存放等日常工作制定一份標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程。在科技的快速發(fā)展下，信息化已經(jīng)滲入到了人類(lèi)生活、工作、學(xué)習(xí)的各方面。因此，檔案管理工作也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，建立一套信息化管理系統(tǒng)，但在應(yīng)用信息化管理系統(tǒng)的過(guò)程中產(chǎn)生了電子文件，而如何有效管理及保存電子文件又成為了現(xiàn)階段急需解決的新難題。通常情況下，電子文件能夠在文件辦理完結(jié)后的第一時(shí)間完成歸檔工作，或在某一時(shí)間進(jìn)行周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，經(jīng)文件形成部門(mén)借助網(wǎng)絡(luò)傳達(dá)給檔案部門(mén)[3]。電子檔案具有以下優(yōu)勢(shì)：①隨時(shí)歸檔能夠避免文件漏歸的問(wèn)題，對(duì)確保文件的完整率具有重大價(jià)值；②具有快速便捷的特點(diǎn)，能夠有效避免檔案流失的問(wèn)題；③可以做到隨時(shí)收集隨時(shí)對(duì)其內(nèi)容的真實(shí)性進(jìn)行鑒定，進(jìn)而對(duì)其是否具備保存價(jià)值、可讀性價(jià)值進(jìn)行鑒定；④實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化的檔案管理，能夠借助計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行直接查找，顯著提高了查找的速度及準(zhǔn)確度。采用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行現(xiàn)代化管理，安裝自動(dòng)防火、自控照明以及智能報(bào)警等系統(tǒng)。而若想獲得理想的檔案管理現(xiàn)代化，需要檔案管理工作人員認(rèn)真執(zhí)行上級(jí)部門(mén)規(guī)定的有關(guān)電子文件的規(guī)定，不斷落實(shí)本級(jí)電子文件管理措施，以確保電子文件的科學(xué)歸檔。

2.4 提高檔案的利用率

開(kāi)展檔案管理工作的目的在于為相關(guān)人員提供服務(wù)。但現(xiàn)階段存在檔案利用率低下的問(wèn)題，大部分單位的檔案室形同虛設(shè)。為了解決這一難題，第一，應(yīng)要求檔案管理人員提高檔案分類(lèi)的專(zhuān)業(yè)性及精確性，以充分滿足使用者的需求。第二，單位要加大宣傳檔案的利用價(jià)值，不斷鼓勵(lì)及號(hào)召更多的人員能夠主動(dòng)的利用檔案資源，在日常工作中能夠自覺(jué)地查閱檔案[4]。第三，檔案管理人員可以指導(dǎo)相關(guān)人員如何高效地查閱檔案，以避免其因不知如何查閱而忽視利用檔案的問(wèn)題。

3 小結(jié)

疾病預(yù)防控制中心檔案管理不但可以有效促進(jìn)本單位工作的順利開(kāi)展，同時(shí)對(duì)全社會(huì)疾病的預(yù)防及控制均有積極作用。而疾病預(yù)防控制中心檔案管理的效果與檔案管理人員、查檔者以及本單位領(lǐng)導(dǎo)均存在密切聯(lián)系。在今后的管理工作中，必須建立健全疾病預(yù)防控制中心檔案管理制度，充分利用現(xiàn)代化檔案管理，以促進(jìn)檔案管理工作能夠科學(xué)、合理、規(guī)范運(yùn)轉(zhuǎn)。

參考文獻(xiàn)

[1]葛蘭英.疾病中心檔案管理的信息化與科學(xué)化探究[J].中國(guó)管理信息化，2016，19（12）：204-205.

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[3]馮克民.內(nèi)蒙古疾病預(yù)防控制中心檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].疾病監(jiān)測(cè)與控制，2014，8（5）：337-338.

[4]丁秀芝.疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理中的工作體會(huì)[J].醫(yī)學(xué)信息（下旬刊），2013，26（15）：34-35.