淺談如何做好檔案保密管理與利用工作

唐建南

摘 要：在信息現(xiàn)代化的大背景下，包含著公司機(jī)密文件以及員工個(gè)人資料的公司檔案資源正發(fā)揮著重大的社會(huì)經(jīng)濟(jì)價(jià)值，這就要求公司必須做好檔案保密管理以及合理開發(fā)利用的工作。然而現(xiàn)今公司在檔案的保密管理與利用工作上尚存在著諸多的問題，本文在簡單討論該方面問題后，進(jìn)一步針對(duì)該問題提出個(gè)人的意見，期望能對(duì)公司進(jìn)行檔案的保密管理以及利用上有一定的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：檔案保密；檔案管理；利用

公司對(duì)檔案資源進(jìn)行保密管理以及利用，不僅是在守護(hù)公司的企業(yè)機(jī)密以及員工個(gè)人信息，而且是在維護(hù)企業(yè)的整體形象、實(shí)現(xiàn)利益的最大化。同時(shí)，檔案保密管理與利用工作的成功與否也直接關(guān)系到國家層面上的整體安全和利益，這也使這項(xiàng)工作成為黨和國家都必須關(guān)注的問題。因此，必須對(duì)此予以重視。

1 檔案保密管理與利用工作中存在的問題

（一）檔案的管理工作混亂

大多數(shù)公司在檔案的存放方面都缺乏系統(tǒng)、不集中，檔案管理工作整體上比較混亂，缺少指定的檔案管理室。公司的檔案資料需要依照部門的不同進(jìn)行分開存放，然而如今的現(xiàn)狀是許多企業(yè)將全部的檔案混合放置在一起，這致使調(diào)用檔案的工作十分困難。另外，檔案管理狀況的混亂導(dǎo)致有些部門將機(jī)密與非機(jī)密文件資料混合放置，混合進(jìn)行組卷管理以及混合進(jìn)行資料提供，很容易導(dǎo)致機(jī)密的泄露。

（二）檔案信息容易泄露

不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理會(huì)造成機(jī)密文件的泄露，進(jìn)而使公司產(chǎn)生巨大的損失，甚至是破產(chǎn)。公司如果在員工個(gè)人資料的檔案資料管理上出現(xiàn)問題，也會(huì)導(dǎo)致員工個(gè)人資料的泄露。

（三）檔案內(nèi)容更新不及時(shí)

公司檔案的信息有著變動(dòng)性，然而公司在檔案管理上沒能依據(jù)實(shí)際情況的改變而進(jìn)行實(shí)時(shí)更新。這種檔案內(nèi)容的不及時(shí)更新會(huì)導(dǎo)致公司管理上出現(xiàn)很多多余的麻煩，使檔案管理失去應(yīng)有的功能。

（四）檔案資源開發(fā)與利用不科學(xué)

任何公司都有保護(hù)檔案信息機(jī)密的責(zé)任，然而在進(jìn)行檔案保密管理工作時(shí)必須進(jìn)行檔案資源的科學(xué)利用，雖然大部分公司都竭盡全力地做好檔案資料的保密管理工作，但是在檔案資源的開發(fā)利用方面的重視明顯不足，這也導(dǎo)致檔案管理工作沒能發(fā)揮其原有作用，失去了進(jìn)行檔案資源管理的價(jià)值。所以，公司不僅要保護(hù)檔案資源而且要懂的科學(xué)利用與開發(fā)資源。

2 如何做好檔案保密管理工作的建議

（一）加強(qiáng)檔案管理流程的管理

檔案資料的管理工作大致可以分為收集、保管、整理和歸檔四個(gè)步驟，其中收集檔案資料是檔案資料管理工作的最基礎(chǔ)性的環(huán)節(jié)。任何企業(yè)都應(yīng)該成立專門的檔案資料管理室，不可以將全部的檔案進(jìn)行混合管理。作為檔案資料的管理人員，需要對(duì)檔案管理工作的所有流程加以注重，在整理檔案資料的過程中，需要保護(hù)檔案資料的完整性和檔案信息的連貫性，前面放置正文資料，后面附加附件資料，并依照順序標(biāo)明頁號(hào)，確保檔案資料的完整和清晰，防止資料不全，保證檔案資料管理工作專業(yè)、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)地進(jìn)行。在混合檔案資料方面，檔案管理人員必須按時(shí)整理混合的文件，進(jìn)行更新歸檔。同時(shí)，檔案管理人員也要按時(shí)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行檔案信息的更新。

（二）依照《保密法》，進(jìn)行檔案資料的科學(xué)管理

作為國家頒布的，用于保護(hù)檔案資料安全的《保密法》，必須在進(jìn)行檔案保密管理工作中被認(rèn)真落實(shí)并執(zhí)行。檔案資料的機(jī)密度會(huì)按照時(shí)間的推進(jìn)產(chǎn)生一定的變化，其大體的改變主要是升密、降密以及解密等等。這要求檔案管理人員一定要嚴(yán)格依照《保密法》的規(guī)定，依照解密劃控的時(shí)間規(guī)定，檔案資料涉密信息的準(zhǔn)則以及保密規(guī)范的準(zhǔn)則來開展檔案資料保密及管理工作。

（三）提高專業(yè)人員對(duì)檔案保密管理的能力

對(duì)于檔案管理工作的科學(xué)技術(shù)要求，檔案管理人與一定要持續(xù)進(jìn)行檔案管理工作相關(guān)理論和技能的學(xué)習(xí)，掌握檔案信息管理工作的要求，增加對(duì)檔案管理工作的基本知識(shí)的探討與研究，熟練掌握檔案資料管理的相關(guān)規(guī)章要求，完成檔案資料的收集、整理、管理、分析以及利用的學(xué)習(xí)。企業(yè)在進(jìn)行檔案保密管理工作時(shí)，檔案管理人員一定要首先建立積極的事業(yè)心及責(zé)任心，擁有濃厚的保密意識(shí)，工作積極認(rèn)真，嚴(yán)謹(jǐn)穩(wěn)重，將保護(hù)國家及企業(yè)機(jī)密視為自身的職責(zé)和義務(wù)。此外，檔案管理人員必須逐漸掌握計(jì)算機(jī)編程以及英語能力，提高管理技能，熟練掌握流程，將理論與實(shí)踐相結(jié)合，學(xué)會(huì)現(xiàn)代電子檔案的處理及保密工作。

3 如何科學(xué)利用檔案資源的建議

（一）處理好檔案保密與利用兩者的關(guān)系

在進(jìn)行檔案資料的管理上，保護(hù)檔案的機(jī)密需要檔案管理人員在完成檔案保密管理工作的前提下，在時(shí)間、空間的限制下充分利用檔案資料，使檔案資料積極顯示其社會(huì)價(jià)值。如果只進(jìn)行檔案資料的保護(hù)而不去利用，則會(huì)讓檔案管理工作喪失自身意義，而沒有約束地隨心所欲利用檔案資料則會(huì)給國家和社會(huì)各界的安全及權(quán)益帶來巨大的危害。因此，科學(xué)地進(jìn)行檔案資料管理工作，一定要解決好檔案資料保密和資料利用兩者之間的關(guān)系問題。

國家《保密法》把檔案資料的保密程度分為：絕密、機(jī)密和秘密，管理人員就要依照此等級(jí)，在要求范圍內(nèi)對(duì)檔案資料進(jìn)行開發(fā)和利用。保密檔案需要分類進(jìn)行密封，防止檔案之間的混雜，另外，需要成立檔案資料統(tǒng)計(jì)臺(tái)以及檔案儲(chǔ)存位置的索引。用畢某檔案資源后，管理人員一定要立即將資料歸放于原位。保密資料的儲(chǔ)存期是有一定時(shí)限的，當(dāng)儲(chǔ)存時(shí)間一到，此檔案就不再是保密一級(jí)。此時(shí)，管理人員就能夠依照公開文檔的規(guī)定對(duì)其進(jìn)行歸檔利用。

（二）提高檔案管理工作的監(jiān)督

檔案資料管理的監(jiān)督必須貫徹在檔案資料利用的全過程。監(jiān)督工作作為保證檔案資料保密以及科學(xué)利用過程成功完成的重大前提，它能夠保證對(duì)檔案資料充分利用的同時(shí)確保檔案的管理安全。健全的檔案管理工作首要就是要健全監(jiān)督管理的制度，其中，檔案資料利用的管理制度包括閱覽、外借以及復(fù)制制度。在對(duì)檔案資料進(jìn)行利用的過程中，一定要依照實(shí)際狀況，明確檔案能否利用及其利用限度。此外，管理人員應(yīng)該按時(shí)核查檔案資料的完整性，檢查是否有異常情況等等，并對(duì)檢查結(jié)果進(jìn)行登記以及提交。

（三）注重檔案資料的日常管理

保護(hù)檔案資料的安全，科學(xué)合理利用資料，要求必須做好日常管理工作，所有人員都不能隨意獲取檔案資料。檔案管理人員也全都要在完全依照《檔案管理法》、得到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的允許等手續(xù)的前提下，進(jìn)行檔案的調(diào)閱、移出和銷毀。對(duì)于絕密檔案的使用，管理人員一定要定期檢查、核實(shí)，徹底杜絕泄密或者檔案受損的情況，若發(fā)現(xiàn)異常情況要立即采取有效的補(bǔ)救措施，最大限度地挽救損失。

4 結(jié)語

在經(jīng)濟(jì)文化快速發(fā)展的今天，企業(yè)的檔案資料發(fā)揮著愈來愈大的作用。做好檔案保密管理與利用工作，使檔案資料盡可能發(fā)揮最大的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益，是一項(xiàng)重大而嚴(yán)峻的工作。所以必須要針對(duì)檔案管理工作現(xiàn)存的問題，做好管理每一步，嚴(yán)格遵守國家法規(guī)，提高管理技術(shù)，處理好保密與利用的關(guān)聯(lián)，完善制度，注重日常工作。

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