辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理分析

曾笑寒+張竹君

摘 要：當(dāng)今科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，其中的信息技術(shù)得到快速發(fā)展，被廣泛使用到各個(gè)領(lǐng)域中，而且還取得了顯著的成就，其使用價(jià)值和使用前景不可估計(jì)。在這樣的背景下，醫(yī)院的檔案管理也走向了辦公的自動(dòng)化，為醫(yī)院檔案管理提供一個(gè)可以存放大量數(shù)據(jù)的平臺(tái)，使得醫(yī)院檔案管理工作的進(jìn)行信息數(shù)據(jù)管理時(shí)，可以及時(shí)有效地開展整合和搜集以及分析工作，提高檔案管理的水平，提升信息處理的能力，可以幫助醫(yī)院檔案管理工作有效進(jìn)行。本文就簡(jiǎn)單分析辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；醫(yī)院；檔案管理

醫(yī)院中的檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)性工程，涉及的內(nèi)容非常復(fù)雜。醫(yī)院的運(yùn)營工作中和管理工作中都會(huì)產(chǎn)出大量的資料信息，比如說各種病例、臨床治療方法、醫(yī)療器械檔案資料，他們的表現(xiàn)形式為書面文字或者影響資料以及圖片等形式，這些都是醫(yī)院檔案管理工作要管理的內(nèi)容。信息技術(shù)的及時(shí)出現(xiàn)，使得醫(yī)院檔案管理走向了辦公的自動(dòng)化，信息技術(shù)先進(jìn)性的特點(diǎn)，促進(jìn)了檔案資料能夠快速和高效管理的實(shí)現(xiàn)，管理工作的質(zhì)量得到了提升，正是當(dāng)今社會(huì)中醫(yī)院管理方面工作逐步革新的體現(xiàn)之一。

1 辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理的工作的特點(diǎn)

1.1 辦公高效率

新時(shí)代，自動(dòng)化的辦公系統(tǒng)被不同領(lǐng)域單位使用，其中企業(yè)事業(yè)單位和國家組織單位也有開始采用，這其中就包括的醫(yī)院。傳統(tǒng)模式下的醫(yī)院檔案管理，其工作模式都是人工使用紙質(zhì)材質(zhì)記錄資料信息，然后對(duì)材料進(jìn)行收集分析和整理，這樣的工作過程任務(wù)量非常大，工作效率非常低，想要達(dá)到理想的管理效果是需要投入大量人力和物力的。并且醫(yī)院中的科室也是非常多的，每個(gè)科室的設(shè)備和信息也是各不相同，程多元化的信息狀態(tài)。辦公的自動(dòng)化系統(tǒng)就可以更加有效的解決這些問題，提高管理工作的效率，紙質(zhì)的信息變成電子樣式的信息，在辦公系統(tǒng)中可以調(diào)取想要的信息，系統(tǒng)自己也會(huì)對(duì)信息進(jìn)行分類和整理，提高信息管理工作的效率。

1.2 信息存取更加安全

醫(yī)院傳統(tǒng)管理中，存放的那些檔案有一定的使用壽命，尤其是紙質(zhì)的信息資料，如果時(shí)間過長，紙質(zhì)檔案資料的質(zhì)量就被影響，它的字跡變得模糊，紙質(zhì)就會(huì)變得脆弱、容易損壞，還有就是影像資料，先期的影像制品制作水平有限，使得經(jīng)過長時(shí)間存放的醫(yī)院檔案影像資料在畫質(zhì)上，就會(huì)有變得模糊不清晰，信息的存儲(chǔ)質(zhì)量沒有那么高。但是在辦公的自動(dòng)化系出現(xiàn)后，檔案的存儲(chǔ)工作變得簡(jiǎn)單，各種資料由紙質(zhì)變成了電子版本，從而實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院檔案管理工作的信息化，使整理信息的時(shí)間得到縮減，還可以使信息的存放時(shí)間得到延長，僅僅使用一個(gè)電子的存儲(chǔ)裝置，就可以存放大量的信息，不在會(huì)因?yàn)椴馁|(zhì)的問題致使信息受到損壞或者流失。

1.3 信息資源可以共享

自動(dòng)化辦公的環(huán)境下，醫(yī)院中的檔案管理工作變得更加的完善，檔案的管理工作就更加的簡(jiǎn)單，醫(yī)院信息資源在各個(gè)部門的之間的共享可以實(shí)現(xiàn)，使用辦公軟件或者使用微信、微博等去實(shí)現(xiàn)了信息有效地傳輸，不僅僅可以讓信息資源可以在各個(gè)部門中被使用，更加使得檔案管理更有規(guī)范性和技術(shù)性，提升檔案管理工作效率。在自動(dòng)化下的檔案管理工作，工作人員可以快速找到想要查找的目標(biāo)文件，其中的檢索功能可使得不同部門的醫(yī)院工作人員，在進(jìn)行會(huì)診或者其他合作工作中可以快速獲得相關(guān)的信息資料，實(shí)現(xiàn)了信息的實(shí)時(shí)共享。醫(yī)院資料不在受到時(shí)間和空間的限制，改變了查找資料需要人為進(jìn)行的繁瑣，節(jié)省了人力資源，更加提高了其他醫(yī)院工作的效率。

2 辦公的自動(dòng)化環(huán)境下對(duì)醫(yī)院檔案管理開展價(jià)值分析

醫(yī)院檔案的管理工作是極其復(fù)雜的，內(nèi)容涉及的范圍就比較廣泛，各個(gè)科室的資料都要進(jìn)行管理，還有運(yùn)行中的人力資源信息和設(shè)備設(shè)施信息，這些都是醫(yī)院檔案管理工作的內(nèi)容。在當(dāng)今社會(huì)進(jìn)步的背景下，醫(yī)院面對(duì)的病人更多，使用的設(shè)備更加的先進(jìn)，人事資源工作更為的復(fù)雜，所以說傳統(tǒng)的檔案管理模式不能達(dá)到現(xiàn)行醫(yī)院管理工作的要求，自動(dòng)化的辦公系統(tǒng)是必然趨勢(shì)。辦公的自動(dòng)化使得醫(yī)院管理工作中檔案管理工作變得信息化，使得這方面的工作所面對(duì)的壓力和負(fù)擔(dān)得到緩解。在這樣的環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理提升了工作的效率，傳統(tǒng)模式的紙質(zhì)檔案和影視資料以及錄音資料都轉(zhuǎn)換成了電子形式檔案資料。工作中需要什么樣的資料，資料搜索就可以簡(jiǎn)單實(shí)現(xiàn)其要求，進(jìn)而提升了檔案管理的質(zhì)量和成效。辦公的自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)是醫(yī)院在檔案管理中必然的要求，更加是時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，更是在醫(yī)院工作中對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用的體現(xiàn)。

3 辦公自動(dòng)化的環(huán)境下，提升檔案管理工作策略

3.1 提高檔案管理的工作人員素質(zhì)

辦公的自動(dòng)化是高科技的工作方式，想要更好的滿足辦公自動(dòng)化的要求，就要提高工作人員的綜合素質(zhì)。提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，先要提升工作人員的在管理工作意識(shí)上的認(rèn)識(shí)程度，認(rèn)識(shí)到醫(yī)院的檔案管理工作必須是具有實(shí)效性和規(guī)范性的，管理體系的制定要更加的科學(xué)和有效，才能滿足醫(yī)院這樣特殊單位在檔案管理上要求。檔案管理人員的選擇要慎重，嚴(yán)格要求檔案管理工作人員必須具有一定專業(yè)素質(zhì)，同時(shí)還能夠熟練計(jì)算機(jī)技術(shù)，在有了專業(yè)的知識(shí)和計(jì)算機(jī)技術(shù)操作熟練的前提下，才能更好地開展管理工作，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)實(shí)效的檔案管理。醫(yī)院?jiǎn)挝灰匾暀n案的管理工作，建立專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，用更加良好的狀態(tài)去應(yīng)對(duì)檔案管理的工作。開展專業(yè)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)的課程，使得在職人員的技能可以提高，適應(yīng)自動(dòng)化的辦公系統(tǒng)，轉(zhuǎn)變?cè)泄芾砣藛T的舊的思想意識(shí)，重新認(rèn)識(shí)檔案管理，辦公的自動(dòng)化操作起來更加的流暢，工作起來也得心應(yīng)手。培養(yǎng)更專業(yè)的管理人才，提高管理工作人員的綜合素質(zhì)，推進(jìn)辦公的自動(dòng)化進(jìn)步。

3.2 構(gòu)建檔案信息化的設(shè)備體系要加強(qiáng)

基于辦公的自動(dòng)化要求，檔案資料具有信息化的特點(diǎn)是時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，信息技術(shù)使用到檔案管理中是必要選擇。加強(qiáng)構(gòu)建檔案信息化設(shè)備體系是關(guān)鍵的工作之一，這項(xiàng)工作可以更好支持自動(dòng)化辦公的實(shí)施，也更好的體現(xiàn)了自動(dòng)化辦公在信息化特點(diǎn)下，在檔案管理中的價(jià)值和作用，也是檔案管理工作的前提。建設(shè)一個(gè)辦公的自動(dòng)化和管理一體化相結(jié)合的管理體系后，醫(yī)院資料信息可以輸入到后臺(tái)的管理系統(tǒng)中，避免了文件和資料信息遺忘和沒有統(tǒng)計(jì)問題的出現(xiàn)，這樣的系統(tǒng)會(huì)對(duì)那些重要的文件和信息進(jìn)行識(shí)別，還會(huì)把資料共享到檔案管理部門，專職管理資料的人員就會(huì)接收和管理資料，更加方便了各個(gè)工作的開展。所以，醫(yī)院就要提供一些資金上的支持去保證信息化體系能夠得到加強(qiáng)。

3.3 檔案管理制度要嚴(yán)格

沒有規(guī)矩不成方園，檔案管理雖然有了自動(dòng)化辦公的支持，但是在制度上也要嚴(yán)格和健全，尤其是醫(yī)院中的檔案管理，它涉及了很多方面重要的信息，是醫(yī)院發(fā)展進(jìn)步重要的見證，檔案的管理工作就要更加嚴(yán)格和規(guī)范。檔案管理的相關(guān)制度還要完善，強(qiáng)化管理工作的權(quán)責(zé)，設(shè)置統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化的制度。制度的內(nèi)容要規(guī)范檔案管理工作的業(yè)務(wù)流程，規(guī)范管理技術(shù)的操作。

4 結(jié)束語

辦公的自動(dòng)化環(huán)境下，使得醫(yī)院的檔案管理工作成為醫(yī)院工作重要的一部分，醫(yī)院的檔案管理工作也更加的具有實(shí)效性，檔案管理工作的效率也得到了提升，與醫(yī)院其他部門的協(xié)同合作也更協(xié)調(diào)。使用醫(yī)院有關(guān)的資料時(shí)，查找工作也變得簡(jiǎn)單，不會(huì)在那么的費(fèi)時(shí)費(fèi)力，更加高效和簡(jiǎn)便，所以更要在這樣的環(huán)境下，做好檔案管理的工作。

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作者簡(jiǎn)介

曾笑寒（1985-），女，湖北省黃石市人，漢，助理館員，在職研究生。

張竹君（1987-），女，湖北省黃石市人，漢，助理館員，全日制本科。