建設(shè)項目檔案精細化管理的對策探究

李杜鋒

摘 要：近年來我國經(jīng)濟發(fā)展越來越快，大量新建、擴建和改建的基礎(chǔ)設(shè)施和技術(shù)改造項目也先后投入施工。在建設(shè)項目施工過程中，會產(chǎn)生大量的檔案資料，具備較高的保存價值，可以將整個項目建設(shè)過程反映出來，做好建設(shè)項目檔案精細化管理就顯得尤為重要。本文將簡述建設(shè)項目檔案的特點和加強精細化管理的重要性，并提出了具體可行的策略。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項目；檔案管理；精細化

在我國城市化進程中，建設(shè)項目也逐步增多，規(guī)模也越來越大。通過做好建設(shè)項目檔案管理工作，可以如實反映出工程建設(shè)的全過程，并為工程質(zhì)量鑒定、工程事故原因查詢等提供可靠的依據(jù)，具備極其重要的價值。不過從實際建設(shè)項目檔案管理工作情況來看，還存在著諸多問題，如檔案收集整理不及時、管理方式落后等，不利于建設(shè)項目的順利開展。對此需要真正了解建設(shè)項目檔案的特點，切實做好各項管理措施，確保將建設(shè)項目檔案應(yīng)有的作用發(fā)揮出來。

1 建設(shè)項目檔案的特點

建設(shè)項目檔案與一般檔案資料不同，主要有以下幾方面的特點：一是成套性。能夠?qū)⒔ㄔO(shè)項目進展情況與成果反映出來，可以和總體基建程序、專業(yè)內(nèi)容等進行銜接，形成建設(shè)項目完整的成套性整體。二是專業(yè)性。對于建設(shè)項目檔案來說，主要對專業(yè)技術(shù)活動進行記錄，能夠?qū)⒐こ倘^程涵蓋在內(nèi)，包括工程立項、決策、設(shè)計、施工、竣工和投入使用等。三是現(xiàn)實性。建設(shè)項目檔案現(xiàn)實實用性較強，是對建設(shè)項目設(shè)計質(zhì)量、工程質(zhì)量全面考核的重要內(nèi)容，能夠為今后的竣工驗收提供依據(jù)，同時也是工程建設(shè)、使用維護及技術(shù)改造時的重要依據(jù)。

2 建設(shè)項目檔案精細化管理的重要性

（一）能夠促進建設(shè)項目檔案管理效率不斷提升

通過對建設(shè)項目檔案的精細化管理，有利于實現(xiàn)檔案管理效率的全面提升，通過將數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，可以保證管理工作有更高的效率。這樣可以統(tǒng)一檔案管理標準，對管理方法進行創(chuàng)新[1]。建設(shè)項目檔案數(shù)量較大，管理難度極大，只有采取精細化管理措施，才能讓管理事項更加簡潔與清晰，將檔案的利用價值體現(xiàn)出來。

（二）有利于充分挖掘建設(shè)項目檔案管理價值

建設(shè)項目檔案不僅是歷史的記憶，也是經(jīng)驗的總結(jié)，做好檔案的收集、整理、歸檔和利用等工作，可以促進先進經(jīng)驗的有效傳遞，讓檔案管理經(jīng)驗與方法的應(yīng)用更加廣泛，并將建設(shè)項目檔案管理價值充分挖掘出來。對建設(shè)項目檔案進行精細化管理，主要以現(xiàn)有檔案分類管理為基礎(chǔ)，利用各種現(xiàn)代化管理方法，讓檔案管理實現(xiàn)系統(tǒng)、長效的管理，確保檔案管理工作取得新成效。

（三）確保后期建設(shè)項目管理效率得到提升

做好建設(shè)項目檔案管理工作，可以為今后項目管理提供可靠的依據(jù)。在建設(shè)項目檔案精細化管理中，能夠促進后期建設(shè)項目管理效率得到提升，讓項目管理有更高的水平，確保建設(shè)項目始終保持著常態(tài)化與規(guī)范化。通過對建設(shè)項目檔案的精細化管理，讓各種檔案信息資源在建設(shè)期間就得到有效的收集與整理，進行項目交底的時候，承建方與使用方均可以獲得準確、完整的建設(shè)項目檔案，這樣其價值就得到了充分的體現(xiàn)。整體上來說，通過提升檔案的完整性，之后的各種管理才能滿足實際需求，從而實現(xiàn)了管理效果的提升。

3 建設(shè)項目檔案精細化管理的對策

（一）提高對建設(shè)項目檔案的重視程度

要結(jié)合現(xiàn)行的《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》中相關(guān)要求，在項目竣工驗收過程中，項目檔案驗收也是一項非常重要的內(nèi)容，若是建設(shè)項目未進行項目檔案驗收和項目驗收不合格，則不能開展整個建設(shè)項目的竣工驗收[2]。對此，對整個工程項目竣工驗收來說，項目檔案驗收具備一票否決權(quán)，將項目檔案在建設(shè)項目竣工驗收中的重要性凸顯了出來。在項目建設(shè)后的管理、使用、維護、改建、擴建及技改等過程中，項目檔案也發(fā)揮著重要作用，必須及時做好項目檔案的收集、整理和保管工作，才能確保建設(shè)項目獲得最大的效益。這需要提高對建設(shè)項目檔案的重視程度，在項目立項的時候，就應(yīng)該安排專職人員負責(zé)收集和整理相關(guān)文件、圖紙、計算數(shù)據(jù)及聲像記錄等資料。

（二）結(jié)合實際情況，完善檔案管理制度

一是做好對建設(shè)項目檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)工作。要結(jié)合建設(shè)項目實際規(guī)模、特點與需求，安排足夠的檔案管理人員，建立完善的檔案管理工作體系。二是完善建設(shè)項目檔案管理制度，不斷健全建設(shè)項目檔案管理規(guī)章制度，結(jié)合實際情況，及時對檔案管理工作流程進行優(yōu)化。要將崗位職責(zé)確定下來，加大考核力度，實行有效的獎懲措施。建設(shè)項目一般規(guī)模較大、工期很長，會產(chǎn)生大量的資料，同時因為涉及單位、專業(yè)及環(huán)節(jié)較多，所以要提升建設(shè)項目檔案管理的標準化與規(guī)范化，這不僅需要檔案管理部門履行好職責(zé)，還要其他各單位與部門都參與進來。要從項目實際特點出發(fā)，制定與之相應(yīng)的檔案管理程序，這樣可以確保建設(shè)檔案管理工程順利開展，并提升工作的效率[3]。三是應(yīng)實現(xiàn)“四同步”，也就是項目下達計劃任務(wù)要和提出項目文件材料歸檔要求保持同步；檢查項目計劃進度和檢查項目文件材料積累要同步；驗收與鑒定項目成果要和驗收與鑒定項目文件材料歸檔保持同步；項目總結(jié)要和項目文件材料完全歸檔保持同步。通過將“四同步”制度落到實處，建設(shè)項目檔案的收集才更加完整，不會出現(xiàn)遺漏。

（三）合理采用建設(shè)項目檔案收集方法

要完整收集建設(shè)項目檔案，并科學(xué)、規(guī)范進行整理，才能促進工程建設(shè)質(zhì)量與水平得到提升。在建設(shè)項目檔案收集過程中，要堅持全程跟蹤收集與管理的原則，因為建設(shè)項目投入很大、周期較長，參建單位也很多，會形成多種門類的文件材料，需要各部門參與進來，才能保證建設(shè)項目檔案收集的完整性。對此，在和設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理和設(shè)備供貨安裝等單位簽訂相關(guān)合同與協(xié)議的過程中，應(yīng)將建設(shè)項目檔案的質(zhì)量與數(shù)量要求明確下來，同時規(guī)定移交時間。也可以在工程招標合同里面設(shè)置專門的條款，對工程資料作出詳細的規(guī)定，要在合同管理中納入項目文件材料的收集、整理與歸檔，將圖紙資料移交的要求與處罰措施等確定下來。檔案管理人員要及時檢查、驗收與鑒定移交的各種檔案材料，滿足存檔要求后才能辦理移交手續(xù)。在建設(shè)項目檔案收集工作中，項目開竣工儀式照片、錄音錄像帶等聲像材料是難點，并重視竣工圖章的簽署?？⒐D一般由施工圖轉(zhuǎn)化而成，以往經(jīng)常將施工圖直接當成竣工圖進行保存，現(xiàn)在不能這樣做，需要加蓋和完備簽署竣工圖章，這樣施工圖才可以作為竣工圖進行保存。在建設(shè)項目檔案精細化管理中，一定要重視收集工作，這是一項最基礎(chǔ)的工作，關(guān)系著整個建設(shè)項目檔案管理的效果。

（四）加大對檔案的整理檢查與監(jiān)督力度

建設(shè)項目檔案比較瑣碎，無法帶來直接的經(jīng)濟效益，加之施工現(xiàn)場比較繁忙，施工人員將主要時間與精力放在工地上，資料整理通常是被動進行。這需要定期開展督導(dǎo)檢查工作，確保資料及時得到整理，避免出現(xiàn)流失、損壞等問題。對于建設(shè)項目檔案而言，需要定期開展檢查與評比工作，讓各方都能夠提高重視程度，要統(tǒng)一管理建設(shè)項目檔案，并加大對設(shè)計、施工及監(jiān)理等參建單位的監(jiān)督力度，及時為他們提供必要的指導(dǎo)，讓檔案管理工作能夠和項目建設(shè)保持一致。此外還要定期召開建設(shè)項目檔案工作會議，讓各方人員都能參與進來，對項目建設(shè)檔案工作情況進行匯報，便于對接下來的工作作出合理部署。

（五）嚴格控制竣工驗收質(zhì)量

要結(jié)合《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》相關(guān)規(guī)定對建設(shè)項目檔案進行驗收，主要有如下幾點內(nèi)容：一是做好建設(shè)項目檔案的基礎(chǔ)管理工作。二是保證建設(shè)項目檔案的準確性和完整性。三是加強建設(shè)項目檔案的安全管理工作。要從以上幾點入手，當項目將要竣工驗收的時候，由項目管理方開展自查工作，對建設(shè)項目檔案的內(nèi)容進行審閱，主要內(nèi)容包括項目前期管理性文件、竣工文件、隱蔽工程文件、質(zhì)檢文件、重要合同及協(xié)議等。對檔案進行初驗的時候，所有歸檔材料必須保證“圖實相符”，要有完整的簽字手續(xù)。在初驗過程中發(fā)現(xiàn)問題，需要相關(guān)部門盡快解決。在驗收的過程中，不能馬虎大意，要用高標準和高要求進行，這樣才能促進建設(shè)項目檔案質(zhì)量的提升。

（六）做好對檔案管理人員的知識業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作

為提升建設(shè)項目檔案精細化管理效果，除了要有完善的檔案管理規(guī)章制度和領(lǐng)導(dǎo)者提高重視、轉(zhuǎn)變思想觀念以外，還要求檔案管理人員有較高的能力，綜合素質(zhì)要高。在建設(shè)項目檔案還沒有形成的時候，檔案資料一般分散保存在經(jīng)辦人手里，項目建設(shè)單位要從實際情況出發(fā)，為檔案管理人員提供更多檔案知識業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機會，讓他們思想上高度重視檔案管理工作，并熟悉建設(shè)項目檔案的組織管理、歸檔范圍、整理規(guī)范和保管要求等[4]。不能在需要建設(shè)項目檔案的時候才去驗收檔案，采取了解其整理標準與安全保管要求。此外，對于檔案管理人員而言，也要主動改進工作方法，做好建設(shè)項目檔案精細化管理工作，每個環(huán)節(jié)的工作都要做到位，這樣才能保證檔案的完整性和真實性，為今后的利用奠定良好的基礎(chǔ)。

4 結(jié)語

總之，建設(shè)項目檔案管理是一項復(fù)雜、系統(tǒng)得到工作，必須要采取精細化管理措施，才能讓檔案得到有效的收集、整理和歸檔，并為以后的查詢與利用提供方便。對此，檔案管理人員要充分提高重視程度，真正了解建設(shè)項目檔案的特點，在日常工作中注意總結(jié)經(jīng)驗，在項目立項、設(shè)計、施工和竣工驗收等過程中，都要保證檔案管理工作及時跟進。同時還要在建設(shè)項目檔案管理中主動查找問題，積極學(xué)習(xí)并借鑒其他單位的成功做法，結(jié)合自身實際情況進行改進，這樣建設(shè)項目檔案的管理才更加科學(xué)、合理，并能夠?qū)崿F(xiàn)精細化的目標。

參考文獻

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