數(shù)字檔案館建設(shè)及對(duì)檔案管理的影響及對(duì)策

祖天元

摘 要：數(shù)字檔案館建設(shè)就是通過(guò)一種比較先進(jìn)的管理方式實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理利用。其主要采用數(shù)字化的方式提供電子網(wǎng)絡(luò)檢索和服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，這樣的管理模式比傳統(tǒng)檔案管理 更加全面，而且能滿足后期大規(guī)模數(shù)據(jù)的增加和管理.本文概述了數(shù)字館檔案建設(shè)的必要性，說(shuō)明了數(shù)字檔案館建設(shè)對(duì)現(xiàn)檔案理體制的影響，闡述了強(qiáng)化檔案管理體 制的具體措施。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館建設(shè)；檔案管理

伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，數(shù)字檔案館應(yīng)運(yùn)而生。數(shù)字檔案館無(wú)論是建館方式還是運(yùn)行體系都有所不同。數(shù)字檔案館建設(shè)是檔案館新發(fā)展的強(qiáng)大動(dòng)力。檔案要實(shí)現(xiàn)軟件的兼容和共享”。在檔案的數(shù)字化過(guò)程中實(shí)行只進(jìn)不出的原則，軟件必須是有國(guó)家涉密資質(zhì)的才能參加投標(biāo)，這一切都是為了保證檔案工作的絕對(duì)安全。目前我國(guó)的數(shù)字檔案館建設(shè)在安全平穩(wěn)的進(jìn)行中，因數(shù)字檔案館建設(shè)也面臨著很多問(wèn)題。首先就是數(shù)字檔案建設(shè)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館建設(shè)和政府的政務(wù)系統(tǒng)同步規(guī)劃，檔案的信息采集、信息沒(méi)有實(shí)現(xiàn)宏觀的規(guī)劃和安全維護(hù)。在這樣的背景下，數(shù)字檔案館建設(shè)已成為是檔案工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。為此，在數(shù)字信息技術(shù)迅速發(fā)展的現(xiàn)狀下，檔案信息的管理需要以數(shù)字檔案館的建設(shè)為基礎(chǔ)。數(shù)字擋案館的發(fā)展技術(shù)對(duì)于數(shù)字檔案館的建設(shè)是有促進(jìn)作用。反過(guò)來(lái)，數(shù)字檔案館的建設(shè)發(fā)展離不開科學(xué)適宜的管理體制。因此，我們應(yīng)如何應(yīng)對(duì)是亟需探討的問(wèn)題進(jìn)行了探討。

1 數(shù)字檔案館建設(shè)的必要性

1.1 提高利用率的需要

數(shù)字檔案館借助信息管理系統(tǒng)與檔案網(wǎng)站，進(jìn)行數(shù)字化、有序化的新型管理模式，其不僅能很好的使檔案原件長(zhǎng)久保存，而且還可以有效提高檔案信息的利用效率，同時(shí)還將重復(fù)率高的工作交由機(jī)械處理，對(duì)各類數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分門別類，拓寬了應(yīng)用渠道。檔案信息數(shù)字化是推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)，檔案管理要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，不斷提升服務(wù)能力。利用網(wǎng)絡(luò)的可共享資源可供人們?cè)谂c局域網(wǎng)聯(lián)通的計(jì)算機(jī)檢索查閱，如果基本具備檔案信息數(shù)字化的客觀物質(zhì)條件不需另行大的投入，只需大量存儲(chǔ)、管理、利用數(shù)字化檔案資源，就可以實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)勢(shì)共享。

1.2 提升檔案編研水平的需要

過(guò)去的檔案管理中，檔案管理的利用率低。在信息時(shí)代，必須建立易于查詢的數(shù)字檔案，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)舊的檔案進(jìn)行源源不斷的補(bǔ)充和解釋。數(shù)字便于檢索，因計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的信息處理能力，解決了在傳統(tǒng)檔案管理中人們使用手工操作的時(shí)候出現(xiàn)的信息不完整、漏抄等問(wèn)題，使得人們?cè)谶M(jìn)行檔案管理的時(shí)候按照資料的分類進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和查閱。檔案管理員工可以更好地進(jìn)行檔案的編研工作，從而提高職能部門的工作效率。數(shù)字檔案館建設(shè)的背景及現(xiàn)在的運(yùn)行

數(shù)字檔案就是運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方式進(jìn)行科學(xué)管理，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)合理使用檔案資源?，F(xiàn)階段，我國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)工作正在有條不紊的進(jìn)行中。由于檔案工作的保密級(jí)別很高，安全很重要，所以檔案數(shù)字化信息共享的安全性也要長(zhǎng)期調(diào)研，因此這項(xiàng)工作會(huì)有很多問(wèn)題，但是這并不能阻礙數(shù)字檔案館的建設(shè)工作的開展。

2 數(shù)字檔案館建設(shè)對(duì)檔案管理體制的影響

數(shù)字檔案館建設(shè)是遵循數(shù)字檔案館技術(shù)路線與軟硬件配置基本要求，在一定時(shí)期內(nèi)滿足數(shù)字檔案館各項(xiàng)管理與服務(wù)需求的基礎(chǔ)設(shè)施。首先是推進(jìn)館藏檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，優(yōu)先進(jìn)行傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，快速建立各類數(shù)字檔案資源庫(kù)群。

其次是利用多種技術(shù)手段滿足各類用戶利用需求。應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和相關(guān)管理手段，避免保對(duì)數(shù)字檔案對(duì)軟硬件的依賴性，從而確保數(shù)字檔案館系統(tǒng)安全和數(shù)字檔案信息安全。數(shù)字檔案館的建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)化必然對(duì)現(xiàn)有的檔案管理體制產(chǎn)生影響。 數(shù)字檔案館不僅節(jié)省了檔案管理人員的時(shí)間，而且會(huì)提高檔案建設(shè)效率。同時(shí)，數(shù)字化檔案館的建設(shè)真正以服務(wù)者的姿態(tài)為利用者服務(wù)，其不再是統(tǒng)一由檔案局作為管理部門的。

3 做好數(shù)字檔案館檔案管理工作的具體措施

3.1 確保檔案資源的安全性

檔案的價(jià)值在于利用，快捷、準(zhǔn)確、真實(shí)是檔案利用的原則。為了使檔案工作適應(yīng)數(shù)字檔案館的飛速發(fā)展的要求，檔案工作者必須通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在任何地點(diǎn)、時(shí)間都能得到權(quán)限許可的檔案。 數(shù)字檔案館建設(shè)首先是優(yōu)先進(jìn)行傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，快速建立各類數(shù)字檔案資源庫(kù)群。其次是確保數(shù)字檔案館系統(tǒng)安全和數(shù)字檔案信息安全。安全保障體系是確保檔案安全的管理的第一道防線。應(yīng)當(dāng)用運(yùn)用多種網(wǎng)絡(luò)防護(hù)技術(shù)，防止使用人員竊取文件信息。例如：從控制手段上，建立網(wǎng)絡(luò)防火墻和安裝防治病毒軟件，從訪問(wèn)權(quán)限上，加設(shè)身份鑒別、信息加密等手段。從渠道上來(lái)說(shuō)，就是對(duì)數(shù)字檔案的使用和共享利用還需要進(jìn)行論證，突破傳統(tǒng)數(shù)字檔案館的建設(shè)的束縛，確保檔案信息的安全，準(zhǔn)確。

加之檔案資源共享不是無(wú)所顧忌的無(wú)限制敞開，因此必須確保資源在被有效利用的同時(shí)做好安全保障。一是檔案管理工作的中心一定是安全儲(chǔ)存。通過(guò)病毒防護(hù)措施和網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備的應(yīng)用來(lái)控制風(fēng)險(xiǎn)，利用技術(shù)安全控制，構(gòu)建分層安全策略。安全層的保障建設(shè)主要涉及到內(nèi)容保持完整、未被更改。二是傳輸安全層控制，傳輸安全層主要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù)等手段避免傳輸系統(tǒng)暢通無(wú)阻。三是環(huán)境安全層的控制，針對(duì)信息設(shè)備的信號(hào)輻射特性運(yùn)用電磁輻射防護(hù)技術(shù)對(duì)不同的對(duì)象制定不同的備份策略。

3.2 實(shí)施人性化管理

我國(guó)現(xiàn)有的數(shù)字檔案館體現(xiàn)了人性化服務(wù)理念與方法。館內(nèi)寬敞明亮，全部部分開架借閱。任何人都可在館內(nèi)閱覽室自由閱凄。這里有視聽圖書館，查詢?nèi)藛T隨時(shí)可上網(wǎng)購(gòu)物，閱覽室里都是免費(fèi)上網(wǎng)。將管內(nèi)所有的檔案掃描制作成電子版，使所需用戶免費(fèi)在線查詢和使用這些文獻(xiàn)。尤其是實(shí)施了網(wǎng)h查閱、網(wǎng)上預(yù)約、網(wǎng)上續(xù)借、異地借閱新方式。這些服務(wù)體現(xiàn)了數(shù)字檔案館服務(wù)的精準(zhǔn)特性，從而使檔案館的服務(wù)由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，檔案管理只要可以用移動(dòng)設(shè)備就可以點(diǎn)播和定制自己所需的各種信息，突破了地點(diǎn)限制。同時(shí)還要制作了簡(jiǎn)短的視頻文件，創(chuàng)新檔案館的管理服務(wù)模式。

3.3 數(shù)字檔案館資源整合與管理創(chuàng)新

采用文獻(xiàn)計(jì)量分析的方法，結(jié)合數(shù)字檔案館自身的特點(diǎn)對(duì)檔案資源整合的研究現(xiàn)狀和趨勢(shì)進(jìn)行分析和預(yù)測(cè)，改變其內(nèi)容、形式比較單一的局面，在一定時(shí)期內(nèi)將是數(shù)字檔案館研究的重要維度。同時(shí)數(shù)字檔案館手機(jī)服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)有助于提高對(duì)服務(wù)的滿意度，擴(kuò)大檔案館在人事管理中的作用。我們要從數(shù)字檔案館資源的整合和服務(wù)創(chuàng)新角度上，研究數(shù)字檔案館建設(shè)的理念、原則與方案，從研究、思路、創(chuàng)新模式、存在的問(wèn)題及建議等幾個(gè)方面分析了數(shù)字檔案館資源管理創(chuàng)新的可行性。借鑒以往的管理理論和經(jīng)驗(yàn)，需要我們探究新時(shí)期下數(shù)字檔案館建設(shè)與管理創(chuàng)新的具體措施，充分發(fā)揮數(shù)字檔案館在文化建設(shè)的重要作用。

3.4 加大數(shù)字檔案館的隊(duì)伍建設(shè)

數(shù)字檔案館的工作人員要樹立與時(shí)俱進(jìn)的思想，重視數(shù)字檔案建設(shè)的重要性。同時(shí)也要具有高度的專業(yè)化技能，加大對(duì)專職人員的職業(yè)培訓(xùn)。

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