信息化環(huán)境下企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理模式探討

郭晉余

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息資源的多樣化，社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)不斷發(fā)展，覆蓋范圍不斷擴(kuò)大，參保單位、參保職工和享受社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇的人數(shù)也在不斷增加，管理手段也受到信息化進(jìn)程的影響，企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的重要地位日益凸顯。原有的傳統(tǒng)的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理方法已經(jīng)很難適應(yīng)發(fā)展的客觀要求，加強(qiáng)和完善信息化環(huán)境下企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理新模式勢(shì)在必行。本文將在對(duì)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀分析的基礎(chǔ)上，結(jié)合信息化環(huán)境提出企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理發(fā)展模式。

關(guān)鍵詞：信息化；企業(yè)；養(yǎng)老保險(xiǎn)；檔案管理

1 引言

我國現(xiàn)行的養(yǎng)老制度可以追溯到上世紀(jì)80年代中期，當(dāng)時(shí)面臨的問題是起步晚、覆蓋面小，資金不足。目前養(yǎng)老保障范圍已經(jīng)逐步擴(kuò)大到各類企業(yè)，保障形式和渠道都隨著社會(huì)保險(xiǎn)的發(fā)展在不斷發(fā)生變化。這期間所形成的各類檔案材料紛繁復(fù)雜、五花八門，系統(tǒng)管理遲遲跟不上需要，缺乏專業(yè)管理隊(duì)伍。

2003年以前的企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案大部分集中在企業(yè)，在職職工、退休人員檔案由企業(yè)及其主管局管理。2003年起開始，所有企業(yè)檔案開始逐步向社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)移交，移交過程中涉及較多的檔案資料，系統(tǒng)管理起步晚，一度陷入混亂。加上現(xiàn)代化技術(shù)手段飛速發(fā)展，信息化進(jìn)程不斷加快，影響波及到各行各業(yè)，檔案管理行業(yè)也不能例外，依靠傳統(tǒng)的管理已然無法滿足日益發(fā)展的企業(yè)步伐，加上現(xiàn)在人才流動(dòng)性大、政策變化快，企業(yè)發(fā)展日新月異，缺乏精心管理檔案的理論和實(shí)踐勢(shì)必給企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理帶來阻礙，從而影響企業(yè)人才的招募留任，因此探討信息化環(huán)境下企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理模式十分有必要。

2 企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀

2.1 檔案管理制度不完善，開發(fā)利用程度低

企業(yè)職工屬于流動(dòng)較大的人群，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案來源紛繁復(fù)雜，職工養(yǎng)老保險(xiǎn)逐漸積累了大量的檔案信息資料，但其開發(fā)利用仍處于“初級(jí)階段”，主要用于職工計(jì)算養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇和離退休人員養(yǎng)老金調(diào)整等方面，推送社會(huì)保險(xiǎn)發(fā)展和決策方面幾乎未開發(fā)。因?yàn)闄n案來源復(fù)雜，又缺乏統(tǒng)一的管理流程和完善的制度，有序管理尚未解決，更遑論開發(fā)利用。

2.2 系統(tǒng)管理未完全實(shí)現(xiàn)

我國2009年9月才出臺(tái)實(shí)施了《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》，這是第一個(gè)統(tǒng)一的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的規(guī)定。管理法規(guī)實(shí)行較晚，導(dǎo)致檔案管理部門并未一早就把企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)列入管理范圍。管理水兵不高影響社保業(yè)務(wù)的開展，即使信息化程度可以滿足企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)的系統(tǒng)化管理，也難以短時(shí)間實(shí)現(xiàn)，軟硬件和管理人員配套不足，不能完全適應(yīng)管理需要，導(dǎo)致現(xiàn)代化技術(shù)不能發(fā)揮出應(yīng)有的管理效能。

2.3 檔案管理意識(shí)不足

各地的社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)有各自的規(guī)定，不統(tǒng)一、不規(guī)范。企業(yè)職工流動(dòng)人員有些仍然缺乏相關(guān)意識(shí)，自己個(gè)人保存有關(guān)參保資料，導(dǎo)致檔案遺失時(shí)有發(fā)生，雖然設(shè)立了企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案機(jī)構(gòu)和管理人員，但沒有過硬的措施和規(guī)定，也沒有足夠的意識(shí)宣傳，仍然有一大部分流動(dòng)人員保存著個(gè)人的參保檔案資料，企業(yè)不及時(shí)將有關(guān)資料歸檔和不認(rèn)真辦理的問題也不同程度存在，導(dǎo)致養(yǎng)老保險(xiǎn)真正利用遇到麻煩。

2.4 缺乏專業(yè)的管理隊(duì)伍

檔案管理專業(yè)人才不在少數(shù)，但隨著社會(huì)發(fā)展、信息化技術(shù)的滲透，傳統(tǒng)的檔案管理和紙質(zhì)目錄檢查無法滿足檔案管理和事業(yè)發(fā)展的需要。企業(yè)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案數(shù)量巨大，發(fā)展變化快，利用現(xiàn)代化的管理手段才能保障有序管理。這就需要既懂得檔案管理知識(shí)，對(duì)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案特點(diǎn)熟悉，又能夠利用現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行管理規(guī)范的專業(yè)管理隊(duì)伍。目前的狀況在轉(zhuǎn)變期，檔案管理工作有屬于邊緣性、安插性崗位，還需建立專業(yè)的管理隊(duì)伍。

3 信息化環(huán)境下企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理模式

3.1 自上而下規(guī)范管理責(zé)任

提高企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的意識(shí)問題，要從健全組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，強(qiáng)化責(zé)任管理開始。信息化環(huán)境下一改往日改革緩慢的步伐，要將檔案管理工作納入績效責(zé)任考核，組建相關(guān)科室和領(lǐng)導(dǎo)小組，定期培訓(xùn)、研討、交流，研究解決企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理在發(fā)展中遇到的新情況和新問題，在改革中調(diào)整策略，定期檢查，規(guī)范管理。

3.2 資金傾斜，利用現(xiàn)代化技術(shù)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化管理

企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)管理在信息化時(shí)代需要利用現(xiàn)代化的手段進(jìn)行管理，是 適應(yīng)時(shí)代需求，發(fā)展企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的必然要求，要采取多種渠道措施解決資金問題，加大硬件投入，配備現(xiàn)代化管理手段。比如建立標(biāo)準(zhǔn)庫房，配備溫度濕度計(jì)、干燥劑等專用物品；建立數(shù)據(jù)庫、配備掃描儀等，開發(fā)檔案管理軟件并不斷更新，確保檔案管理和檢索工作正常開展。

3.3 培養(yǎng)信息化環(huán)境下的專業(yè)管理人才隊(duì)伍

制定人員培訓(xùn)計(jì)劃，不斷提高信息化環(huán)境下專業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。信息化環(huán)境對(duì)企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求，除了要掌握最先進(jìn)的檔案管理專業(yè)理論知識(shí)和管理工作理念，還要不斷革新理念，了解新政策新信息，再者需要結(jié)合企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)的不同實(shí)際進(jìn)行專門管理，并且掌握信息化管理的軟件使用操作技能。

4 總結(jié)

綜上，隨著信息化技術(shù)的飛速發(fā)展革新和社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，檔案管理工作不斷面臨新的形勢(shì)和要求的挑戰(zhàn)和考驗(yàn)，企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)是維持人才穩(wěn)定、保障企業(yè)職工社會(huì)權(quán)益的重要部分，必須跟上發(fā)展的步伐，轉(zhuǎn)變觀念、拓展服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)模式，結(jié)合信息化環(huán)境的技術(shù)手段，積極開發(fā)起利用價(jià)值，提高養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的利用率，更好的發(fā)揮應(yīng)有的服務(wù)功能。

參考文獻(xiàn)

[1]李曉軍.強(qiáng)化機(jī)關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理[A].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——經(jīng)營管理決策的應(yīng)用與分析學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集（上）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院：，2016：1.

[2]付彧，李廷園，沈沉.芻議企業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理方式的創(chuàng)新[J].中國高新技術(shù)企業(yè)，2016，（05）：164-165.

[3]丘宗禮.我國養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的現(xiàn)狀分析與探索研究[J].蘭臺(tái)世界，2015，（11）：4-5.

[4]賀玉慧.養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化問題探究[J].改革與開放，2014，（20）：84-85.

[5]姚慧榮.淺談養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理[J].檔案天地，2014，（06）：47-48.

[6]張玉鳳.如何加強(qiáng)企業(yè)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2013，（03）：79.

[7]魏雅婷.我國企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)存在的問題及其制度完善[D].河北大學(xué)，2013.

[8]林麗.企業(yè)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理問題及對(duì)策[J].檔案與建設(shè)，2013，（04）：67-68.

[9]董騰.養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的作用與管理[J].人力資源管理，2012，（05）：195-196.

[10]蘭民.市直企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化[N].許昌日?qǐng)?bào)，2011-05-10（003）.