如何做好辦公室文書檔案管理工作

[摘 要]文書檔案是一個單位的重要資料，記載著本單位重要的歷史活動，辦公室文書檔案的管理工作越來越在社會發(fā)展中起到至關(guān)重要的作用，而文書檔案的整理和歸檔是管理工作中的重要組成部分，我們不但要提高檔案管理人員的工作意識，還要加強對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和素質(zhì)教育，本文是作者結(jié)合工作實踐，就如何做好辦公室文書檔案工作進(jìn)行了一些思考。

[關(guān)鍵詞]辦公室；文書檔案； 管理工作

文書檔案記載著社會發(fā)展的歷史過程，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，辦公室文書檔案的管理工作在一個單位里也起到越來越重要的作用，文書檔案是對各項工作的真實記錄，其作為重要的憑證，不僅可以為查證歷史提供重要的依據(jù)，而且還可以對各項工作起到較好的指導(dǎo)性作用。作為文書檔案管理人員，也需要對文書檔案的重要性有一個深刻的認(rèn)識，這樣才能在具體的文書檔案管理工作中及時對存在的問題進(jìn)行解決，確保文書檔案管理水平的提升。

一、文書檔案管理的特點

1.綜合性

單位的文書檔案管理工作通常是通過內(nèi)設(shè)機構(gòu)辦公室進(jìn)行的，其具有綜合性，文書檔案不僅包括公文文書檔案，同時還包括了諸如人事、會計等檔案，門類多，內(nèi)容豐富。

2.復(fù)雜性

因文書檔案的復(fù)雜多樣，就需要收集更多并精準(zhǔn)的資料，文書檔案管理工作有很強的專業(yè)技術(shù)性要求，需要專業(yè)的文書檔案管理人員來處理這些工作，文書檔案管理工作與單位發(fā)展有密切關(guān)系，且檔案管理工作的復(fù)雜性要求文書檔案管理人員必須具備較高的專業(yè)理論、技能、業(yè)務(wù)等方面素質(zhì)，才能成為合格的文書檔案管理人員。

二、 文書檔案管理中存在的問題

1.對文書檔案工作管理的重視不夠

雖然文書檔案管理工作是辦公室的一項重要工作，但行政事業(yè)單位對這一項工作重視程度還不夠，一些單位設(shè)置了檔案室，但大部分檔案室卻成了雜物間和儲藏室，檔案室里的設(shè)備也不夠齊全，有的甚至早已老化，這就使檔案儲存非常凌亂，特別是規(guī)模大一點的行政事業(yè)單位的檔案室如果不運用先進(jìn)的設(shè)備，要想查閱一些資料是相當(dāng)困難的。

2.文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

行政事業(yè)單位的辦公室工作人員大多是身兼數(shù)職，沒有足夠的精力和時間，但檔案管理工作需要專業(yè)技術(shù)強的人來進(jìn)行，所以很難滿足工作需要。

3.文書檔案管理缺乏較強的規(guī)范性

現(xiàn)階段，我國多數(shù)單位在文書檔案管理方面缺乏較強的規(guī)范性，具體的管理工作非常隨意，其規(guī)范性欠缺表現(xiàn)在很多方面，比如，文書檔號不規(guī)范、卷宗分類混亂、案卷名稱不符合要求，有的部分檔案沒有目錄，同時還存在卷宗的組卷雜亂無序的情況。

三、如何加強辦公室文書檔案的建議

1.加強領(lǐng)導(dǎo)重視

文書檔案是單位開展工作的重要依據(jù)，領(lǐng)導(dǎo)層在進(jìn)行決策之時往往需要參考到歷史文書檔案，因此加強領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作的重視非常重要。具體來說，領(lǐng)導(dǎo)首先應(yīng)當(dāng)要從硬件及軟件設(shè)施方面為文書檔案管理工作的開展提供充分有利的基礎(chǔ)條件，從而自上而下樹立起重視文書檔案管理工作的風(fēng)氣，引導(dǎo)全體職工都重視這項工作；其次，領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常性地親身參與到文書檔案管理工作當(dāng)中，監(jiān)督和反思文書檔案管理工作的細(xì)節(jié)、問題及不足，并及時提出改進(jìn)意見和建議?？偠灾I(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予文書檔案管理工作高度支持，認(rèn)真落實相關(guān)負(fù)責(zé)人員，派遣專業(yè)人員擔(dān)任相關(guān)職務(wù)，以促進(jìn)管理工作的落實。

2.加強文書檔案工作人員培訓(xùn)

作為一名文書檔案的管理人員要具備豐富的檔案管理知識與扎實的管理能力，除了業(yè)余時間自學(xué)外，還應(yīng)該多參加市、區(qū)縣組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，多了解并掌握有關(guān)文書檔案的收集與歸檔范圍、歸檔流程、文書檔案的整理、分類、編目、編號、裝訂、立卷、保管、借閱管理等方法，以便為檔案管理工作打好基礎(chǔ)。

3.加強文書檔案管理

鑒于文書檔案的重要性，必須要加強文書規(guī)范管理。主要目的在于確保文書工作的及時性、準(zhǔn)確性、安全性及保密性。在日常工作中嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章、制度及程序來辦事，切實保證文書材料的真實性與安全性；還要養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，做到當(dāng)日事當(dāng)日畢，并在實踐當(dāng)中自主總結(jié)出一套成熟便捷的工作流程，以提高工作效率。

四、結(jié)語

文書檔案對各個單位的相關(guān)活動進(jìn)行了真實的記錄，一方面可以對單位自身的實際工作進(jìn)行有效的指導(dǎo)，另一方面也可以提供相關(guān)歷史憑證，推動單位的長遠(yuǎn)發(fā)展和進(jìn)步。文書檔案管理其自身的政策性非常高，同時在保密以及專業(yè)性方面也提出了極高的要求，新的發(fā)展時期，信息化程度進(jìn)一步加深，推動文檔管理工作的發(fā)展，有利于進(jìn)一步實現(xiàn)資源共享。在此環(huán)境下，必須切實加強文書檔案管理，增強相關(guān)工作人員的素質(zhì)，推進(jìn)管理的信息化發(fā)展，提高文檔管理的效率，有利于單位獲得長遠(yuǎn)的發(fā)展。

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[1]鐘小嬋，探究新時期如何做好文書檔案管理工作[J]電腦知識與技術(shù)，2016.

[2]周家興，淺談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J]檔案學(xué)研究，2016.

作者簡介： 蔣文姣，重慶市沙坪壩區(qū)黨校，研究方向：財會。