高校圖書(shū)館辦公室人員素質(zhì)要求及培養(yǎng)

朱英淑

摘 要：高校圖書(shū)館是文獻(xiàn)信息中心，是為高校提供教科研服務(wù)的窗口。高校圖書(shū)館辦公室工作具有復(fù)雜性、綜合性、專(zhuān)業(yè)性的特點(diǎn)，基于高校圖書(shū)館辦公室人員的素質(zhì)要求，該文分析了當(dāng)前高校圖書(shū)館辦公室人員素質(zhì)方面存在的問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題提出了有效提升圖書(shū)館辦公室人員素質(zhì)的主要途徑。

關(guān)鍵詞：高校圖書(shū)館 辦公室人員 素質(zhì)要求 素質(zhì)培養(yǎng)

中圖分類(lèi)號(hào)：G251 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2017）05（a）-0207-02

高校圖書(shū)館是學(xué)校的文獻(xiàn)情報(bào)中心，是高校教學(xué)和科研的基地，承擔(dān)著為高校師生提供信息支持的重任，對(duì)學(xué)校的教學(xué)、科研發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。圖書(shū)館辦公室是在館長(zhǎng)直接領(lǐng)導(dǎo)下的綜合辦事機(jī)構(gòu)，處在館長(zhǎng)與館內(nèi)各部門(mén)之間，處在重要的綜合和中樞地位。圖書(shū)館辦公室工作日益呈現(xiàn)出綜合性、多樣性和復(fù)雜性等特點(diǎn)，辦公室工作人員素質(zhì)的高低，直接影響高校圖書(shū)館的形象和管理工作。辦公室工作的特點(diǎn)決定了辦公室人員不僅要有較高的溝通協(xié)調(diào)能力、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，還要有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)及良好的應(yīng)變能力。因此，加強(qiáng)高校圖書(shū)館辦公室人員的素質(zhì)培養(yǎng)是當(dāng)前高校圖書(shū)館全面提高服務(wù)水平，爭(zhēng)取更高發(fā)展的重中之重。

1 高校圖書(shū)館辦公室工作人員的現(xiàn)狀

高校圖書(shū)館辦公室的工作人員應(yīng)充分樹(shù)立主動(dòng)意識(shí)，充分發(fā)揮積極性和創(chuàng)造性，使部門(mén)整體工作效率得到提升，服務(wù)水平更上一個(gè)新臺(tái)階。目前，高校圖書(shū)館辦公室工作人員整體素質(zhì)不高，工作積極性較差，工作效率低下。

1.1 對(duì)部門(mén)崗位職責(zé)認(rèn)知度低

不少人都認(rèn)為圖書(shū)館辦公室工作缺乏技術(shù)含量，可有可無(wú)，工作人員不過(guò)是每天忙于簡(jiǎn)單的辦公用品發(fā)放、文件收發(fā)、會(huì)務(wù)通知等日常事務(wù)，日常工作中缺少積極性，主動(dòng)性差。特別是有些辦公室受領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)和體制因素的制約，沒(méi)有配備專(zhuān)職人員管理，既具備文秘知識(shí)和圖書(shū)情報(bào)專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，又接受過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的人員少。辦公室人員配備不合理，缺乏專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，業(yè)務(wù)知識(shí)缺乏，降低了辦公室工作的整體能力，，減緩了辦公室工作的進(jìn)程。

1.2 文秘水平較低

由于辦公室本身的工作性質(zhì)，平時(shí)需要撰寫(xiě)大量的請(qǐng)示報(bào)告、工作計(jì)劃、會(huì)議記錄等，還要會(huì)制作各類(lèi)報(bào)表，進(jìn)行綜合運(yùn)算、總結(jié)出一般性規(guī)律，因此，辦公室工作人員必須具備充足的文秘專(zhuān)業(yè)知識(shí)。但是目前我國(guó)很多高校圖書(shū)館辦公室人員都是從其他部門(mén)臨時(shí)選撥上來(lái)的，沒(méi)有經(jīng)過(guò)文秘基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)，寫(xiě)作能力較低，工作基本上靠積累及自學(xué)，使得辦公室工作整體文化水平不高。

1.3 運(yùn)用各種新技術(shù)的水平較低

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，對(duì)圖書(shū)館辦公室工作人員的素質(zhì)也提出了更高要求。在信息化時(shí)代，辦公室人員必須不斷提高自身的計(jì)算機(jī)水平，運(yùn)用各類(lèi)操作系統(tǒng)的能力，用先進(jìn)的理念來(lái)管理全館事務(wù)。會(huì)利用先進(jìn)的管理系統(tǒng)分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行管理，如熟練操作EXCEL進(jìn)行各類(lèi)報(bào)表的繪制固定；利用資產(chǎn)管理系統(tǒng)進(jìn)行全館資產(chǎn)的管理；利用文獻(xiàn)管理系統(tǒng)進(jìn)行圖書(shū)的查詢(xún)、日常事務(wù)的處理；運(yùn)用PPT等辦公軟件進(jìn)行會(huì)議的準(zhǔn)備等。但是目前辦公室工作人員大多只會(huì)用WORD來(lái)進(jìn)行簡(jiǎn)單的工作，新技術(shù)的使用能力較低。

1.4 缺乏創(chuàng)新精神

由于辦公室工作復(fù)雜性、綜合性的特點(diǎn)，使得辦公室人員往往陷入事務(wù)性工作中，臨時(shí)性的任務(wù)較多，使辦公室人員工作計(jì)劃經(jīng)常被打亂，時(shí)間久了，往往思想上處于被動(dòng)性，消極、被動(dòng)地接受工作，按部就班地投入工作，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，不能真正發(fā)揮參謀助手的職能。

1.5 管理不規(guī)范、不科學(xué)

辦公室工作由于與其他部門(mén)工作交叉較多，加上館內(nèi)制度的不健全、不規(guī)范，缺乏一套行之有效的管理制度，導(dǎo)致很多事務(wù)集中到辦公室來(lái)，辦公室成了矛盾堆積的地方，辦公室人員忙于各種具體的事務(wù)，無(wú)法進(jìn)一步提高辦公室整體素質(zhì)，使辦公室工作的質(zhì)量進(jìn)一步下降。

2 對(duì)高校圖書(shū)館辦公室人員素質(zhì)的具體要求

辦公室整體工作的好壞，取決于辦公室工作人員的個(gè)人素質(zhì)。如果個(gè)人的素質(zhì)較低，就不會(huì)有卓越的工作業(yè)績(jī)，整體工作效果就會(huì)大打折扣。這就要求辦公室人員必須政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、紀(jì)律嚴(yán)，創(chuàng)造各種條件不斷提高自身素質(zhì)。

2.1 過(guò)硬的政治思想素質(zhì)

圖書(shū)館辦公室人員應(yīng)具備較好的政治素養(yǎng)，準(zhǔn)確了解學(xué)校發(fā)展方向、制度規(guī)范，具備較高的責(zé)任意識(shí)與紀(jì)律觀念。圖書(shū)館辦公室人員負(fù)責(zé)整個(gè)圖書(shū)館信息的上傳下達(dá)，所有對(duì)內(nèi)、對(duì)外業(yè)務(wù)都由辦公室來(lái)完成，因此在處理館內(nèi)外事宜時(shí)必須具備過(guò)硬的政治理論素質(zhì)，這樣才能做到辦事堅(jiān)持原則，才能科學(xué)處理好一切事務(wù)，不至于犯政治上的錯(cuò)誤。圖書(shū)館辦公室人員，應(yīng)主動(dòng)學(xué)習(xí)黨和國(guó)家的路線(xiàn)方針政策與教育法規(guī)，不斷提高自身政治水平，自覺(jué)與黨的政治理論思想保持一致，抵制一切不良思想，只有保持堅(jiān)定的政治方向，才能處理好圖書(shū)館的一切事務(wù)。

2.2 具備較全面的圖書(shū)館專(zhuān)業(yè)知識(shí)

圖書(shū)館是圖書(shū)信息專(zhuān)業(yè)技術(shù)部門(mén)，辦公室處于核心中樞地位，辦公室在履行自身職責(zé)與館內(nèi)外交流時(shí)，要涉及專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)工作。圖書(shū)館工作涉及面廣，采書(shū)、流通、參考咨詢(xún)等，專(zhuān)業(yè)性都比較強(qiáng)，還涉及文獻(xiàn)傳遞、文獻(xiàn)檢索課的教學(xué)、數(shù)據(jù)庫(kù)的使用、學(xué)科服務(wù)等工作，這就要求圖書(shū)館辦公室工作人員，必須有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，熟悉圖書(shū)館各部門(mén)基本業(yè)務(wù)，還要對(duì)本校開(kāi)設(shè)專(zhuān)業(yè)有充分的了解，全面了解和熟悉每一部門(mén)的業(yè)務(wù)工作，了解學(xué)校各專(zhuān)業(yè)的設(shè)置情況，不一定要每個(gè)方面都很精通，但一定要全面了解，只有這樣，才能有針對(duì)性地做好服務(wù)工作，為館領(lǐng)導(dǎo)提供有價(jià)值的意見(jiàn)和建議。

2.3 科學(xué)合理的綜合素質(zhì)

圖書(shū)館辦公室工作的復(fù)雜性、綜合性、專(zhuān)業(yè)性，要求工作人員的綜合能力要比較強(qiáng)，各方面的素質(zhì)都要比較高。圖書(shū)館辦公室工作涉及行政事務(wù)和專(zhuān)業(yè)事務(wù)，但以專(zhuān)業(yè)事務(wù)為主。行政上的事務(wù)包括各類(lèi)報(bào)表的審批、考勤管理、館內(nèi)資產(chǎn)的管理、規(guī)章制度的制定與實(shí)施等工作，業(yè)務(wù)事務(wù)包括對(duì)內(nèi)對(duì)外的聯(lián)絡(luò)、各部門(mén)工作的安排與溝通，各類(lèi)會(huì)議的安排等。對(duì)辦公室人員來(lái)講，綜合素質(zhì)包括良好的溝通能力、協(xié)調(diào)能力、應(yīng)變能力等。具體來(lái)講，一是要與合作精神，辦公室人員應(yīng)有大局觀念，與各部門(mén)通力合作、協(xié)作完成共同的任務(wù)。因此，辦公室人員首先要樹(shù)立協(xié)作與合作意識(shí)，團(tuán)結(jié)周?chē)牧α?；二是要有高超的溝通技巧。?duì)內(nèi)，辦公室人員要與館長(zhǎng)、各部室主任、各部門(mén)成員共事；對(duì)外，還要與各公共圖書(shū)館、高校圖書(shū)館、圖工委等單位加強(qiáng)聯(lián)系，因此，辦公室人員必須具備良好的溝通能力，樹(shù)立良好的內(nèi)外部形象；三是要有奉獻(xiàn)精神。圖書(shū)館是學(xué)校的文獻(xiàn)信息中心、為學(xué)校的教科研提供服務(wù)，辦公室位于圖書(shū)館中樞核心位置，更要做好服務(wù)工作，圖書(shū)館辦公室人員必須以服務(wù)為天職，一切為了讀者，一切為了高校發(fā)展大計(jì)，自覺(jué)地樹(shù)立為館長(zhǎng)和業(yè)務(wù)科室、全校讀者服務(wù)的意識(shí)，必須要有奉獻(xiàn)精神。

2.4 要不斷增強(qiáng)學(xué)習(xí)意識(shí)

隨著現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人類(lèi)社會(huì)以較高的速度不斷更新，在這個(gè)信息大爆炸的時(shí)代，辦公室人員面臨的挑戰(zhàn)也在不斷增加，面臨這個(gè)日新月異的世界，我們必須不斷提高自身的各項(xiàng)素質(zhì)，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)及業(yè)務(wù)知識(shí)的不斷學(xué)習(xí)。辦公室人員要想有所作為，必須制定個(gè)人行之有效的職業(yè)計(jì)劃，在學(xué)業(yè)上不斷深造，不放過(guò)任何一次學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，通過(guò)各種會(huì)議與學(xué)術(shù)研討等活動(dòng)，加強(qiáng)與兄弟院校的聯(lián)系，吸取別人的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)與示范性做法，不斷提高高校圖書(shū)館服務(wù)教科研的能力。

2.5 具有自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用能力

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，高校圖書(shū)館也不斷向自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化邁進(jìn)，辦公室人員必須與時(shí)俱進(jìn)，熟練掌握自動(dòng)化技術(shù)，開(kāi)展圖書(shū)信息工作。一方面，館辦人員要熟練運(yùn)用辦公軟件，運(yùn)用word、excel、powerpoint等系統(tǒng)軟件進(jìn)行日常事務(wù)的處理；另一方面要熟悉圖書(shū)館自身系統(tǒng)軟件的操作，以便了解各部門(mén)的業(yè)務(wù)工作。這就要求辦公室人員不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)，外塑形象，制定出改進(jìn)計(jì)劃和措施，在實(shí)踐中提高自身工作水平，提高工作效率與工作質(zhì)量。只有這樣，才能不斷提高圖書(shū)館辦公室的服務(wù)水平，推動(dòng)高校圖書(shū)館事業(yè)的整體向前發(fā)展。

2.6 要不斷增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)

創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)民族不竭發(fā)展的源泉。信息化時(shí)代，高校圖書(shū)館也處在不斷的發(fā)展中，這種發(fā)展包括讀者喜好的變化、服務(wù)類(lèi)型的變化、服務(wù)方式的改變等。打造智慧型、數(shù)字化圖書(shū)館，辦公室工作人員必須要有敢為人先，推陳出新的思想，必須不斷更新自己的思維。創(chuàng)新其實(shí)是一種主動(dòng)意識(shí)和超前意識(shí)，如提前了解最新前沿思想、掌握行業(yè)動(dòng)態(tài)、靈活運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段，為館領(lǐng)導(dǎo)決策提供智力支持，不斷借鑒新的管理經(jīng)驗(yàn)等，可以將國(guó)際上先進(jìn)的方法引入圖書(shū)館實(shí)踐中，如特爾斐專(zhuān)家調(diào)查法、SWOT分析法、情報(bào)分析研究方法等，開(kāi)展科學(xué)研究，深入思考如何提高圖書(shū)館的服務(wù)能力等，創(chuàng)造性地開(kāi)展工作，使圖書(shū)館的服務(wù)更具針對(duì)性、更具時(shí)效性。因此，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，可以更快地提高辦公室工作效率，使辦公室工作更加高效、便利。

高校圖書(shū)館辦公室工作，地位重要，事務(wù)繁雜。辦公室工作人員，要時(shí)刻保持清晰的頭腦，恪盡職守，做好日常工作的同時(shí)，創(chuàng)造性地開(kāi)展工作，為圖書(shū)館工作提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，辦公室人員要不斷提高自身的綜合素質(zhì)與辦事能力，善于思考，開(kāi)拓創(chuàng)新，用先進(jìn)的理念為師生提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，推動(dòng)學(xué)校圖書(shū)館的快速發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 王佳偉，孫玲玲.高校圖書(shū)館辦公室工作芻議[J].河北民族師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2013（3）：125-127.

[2] 宗影.新形勢(shì)下如何做好高校圖書(shū)館辦公室工作之我見(jiàn)[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2013（4）：128-129.

[3] 龍渠.論高校圖書(shū)館辦公室人員的素質(zhì)要求[J].四川文理學(xué)院學(xué)報(bào)，2012，22（2）：127-129.