淺談地名檔案管理模式的繼承與創(chuàng)新

藺森

信息技術(shù)的快速發(fā)展及普遍應(yīng)用，給傳統(tǒng)的地名檔案管理模式帶來(lái)巨大沖擊。如何跟上時(shí)代步伐，實(shí)現(xiàn)地名檔案管理“精準(zhǔn)、嚴(yán)謹(jǐn)、快捷、高效”的目標(biāo)，成為業(yè)界必須積極探索實(shí)踐的緊迫課題。在繼承中創(chuàng)新，在創(chuàng)新中發(fā)展，把信息技術(shù)與傳統(tǒng)優(yōu)勢(shì)有機(jī)接軌，走信息化、科學(xué)化、規(guī)范化的地名檔案管理路徑，無(wú)疑是一個(gè)正確選擇。

一、信息技術(shù)催生地名檔案管理模式向更高層次發(fā)展

信息技術(shù)不僅深刻改變著社會(huì)生產(chǎn)、生活方式，也深刻改變著地名檔案管理模式。比較而言，傳統(tǒng)地名檔案管理模式弊端突顯。因此，依托信息技術(shù)把地名檔案管理模式推向更高層次是時(shí)代的必然。

（一）信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了地名檔案管理方式手段“多措并舉”。經(jīng)濟(jì)社會(huì)改革和發(fā)展，使得地名檔案信息量呈幾何式增加，對(duì)檔案管理的方式手段提出了更高要求。傳統(tǒng)檔案管理雖然具有隨意更改難度大、保留原始痕跡真、失密泄密范圍小等優(yōu)勢(shì)，但也存在著人力成本高、核查速率低、監(jiān)管時(shí)效慢等短板。利用“源控制技術(shù)、代密碼技術(shù)、類(lèi)模型技術(shù)、遠(yuǎn)程控技術(shù)、防火墻技術(shù)等信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化、智能化管理，有效彌補(bǔ)地名檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理模式的不足。

（二）信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了地名檔案管理質(zhì)量效益“多快好省”。傳統(tǒng)檔案管理大多以紙質(zhì)材料為主，人工收集、分類(lèi)、歸檔和處理為主，雖然具有一定可靠性、穩(wěn)定性，但浪費(fèi)精力多、運(yùn)行節(jié)奏慢、人員壓力大、質(zhì)量效益低。利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫(kù)等信息技術(shù)，既可以增大檔案信息容量，拓展包括圖片、視頻、聲像等內(nèi)容載體，又可以運(yùn)用電子智能手段進(jìn)行檔案信息采集錄入、甄別歸類(lèi)、自動(dòng)編譯、驗(yàn)證核實(shí)、儲(chǔ)存維護(hù)、保密監(jiān)管、提供服務(wù)等，增強(qiáng)地名檔案管理的及時(shí)性、可靠性、有效性，極大地提高管理質(zhì)量效益。

（三）信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了地名檔案管理使用功能“多位一體”。地名檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理模式存在單純“為管而管”的情況，其使用功能的體現(xiàn)往往是“力不能及”。信息技術(shù)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、多媒體、自媒體、視頻、語(yǔ)音等手段，可以全時(shí)段、跨區(qū)域、大批量、不受時(shí)空、地域限制提供遠(yuǎn)程利用服務(wù)，滿(mǎn)足不同服務(wù)對(duì)象的不同需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理目的的拓展和功能發(fā)揮。

二、推進(jìn)地名檔案管理模式在繼承中創(chuàng)新的基本對(duì)策

創(chuàng)新地名檔案管理模式，要堅(jiān)持統(tǒng)籌、設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、實(shí)施和運(yùn)用系統(tǒng)化，組織、程序、環(huán)節(jié)、責(zé)任和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化，以及實(shí)用性、持續(xù)性、安全性相統(tǒng)一的原則，充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建集網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字、自動(dòng)、智能、模型于一體的富有信息時(shí)代特色的管理模式。

（一）打牢突出信息技術(shù)主導(dǎo)的地名檔案管理基礎(chǔ)。加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。購(gòu)置配備服務(wù)器、交換機(jī)和傳輸加密設(shè)備、快速掃描儀、多功能一體機(jī)、UPS不間斷電源、復(fù)印機(jī)、數(shù)碼攝（照）相機(jī)、錄音筆、硬盤(pán)、光盤(pán)庫(kù)等基礎(chǔ)設(shè)備，安裝彩色攝像監(jiān)控系統(tǒng)、紅外探測(cè)防盜報(bào)警和自動(dòng)滅火等裝置，夯實(shí)針對(duì)信息技術(shù)特點(diǎn)的檔案管理物質(zhì)基礎(chǔ)。建立檔案信息中心、自動(dòng)監(jiān)控室、檔案服務(wù)利用室等場(chǎng)所。

（二）明確體現(xiàn)信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)的地名檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。實(shí)現(xiàn)檔案目標(biāo)全覆蓋：從檔案信息源頭到末端使用，對(duì)所有檔案目標(biāo)形成全程全域全覆蓋監(jiān)控；實(shí)現(xiàn)檔案使用智能化：節(jié)省人力勞動(dòng)，壓縮存儲(chǔ)空間，減少操作環(huán)節(jié)，提高使用效率。運(yùn)用信息技術(shù)將紙質(zhì)文件、照片、圖紙及視頻錄像等原始檔案資料掃描、轉(zhuǎn)化為電子數(shù)字資源，建立多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)等；實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)多元化；擴(kuò)大利用范圍，減少層級(jí)阻力，暢通檔案信息橫向、縱向交流，以更好地體現(xiàn)檔案“服務(wù)”功能；實(shí)現(xiàn)檔案信息一體化：確保檔案文檔一體化、檔案情報(bào)一體化、各門(mén)類(lèi)檔案館一體化建設(shè)。

（三）打造精通信息技術(shù)運(yùn)用的地名檔案管理隊(duì)伍。制定檔案人才培養(yǎng)規(guī)劃，重點(diǎn)對(duì)管理人才、技術(shù)人才、監(jiān)督人才等不同類(lèi)型人才的結(jié)構(gòu)、分布、職能、數(shù)量等進(jìn)行合理配置，把高層次人才和專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)、選拔作為重點(diǎn)，明確指導(dǎo)思想、目標(biāo)要求、工作程序、方法步驟和保障措施。通過(guò)系統(tǒng)的培養(yǎng)，使各層次的檔案信息化專(zhuān)家、檔案信息化骨干人才、檔案信息化專(zhuān)業(yè)人才結(jié)構(gòu)合理、分布均勻、作用明顯。

（四）完善適應(yīng)信息技術(shù)要求的地名檔案管理機(jī)制。完善責(zé)任機(jī)制：發(fā)揮信息技術(shù)專(zhuān)業(yè)性、保密性、區(qū)位性強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)，做到各級(jí)各層次、各個(gè)環(huán)節(jié)，分工明確，責(zé)任到人，并落實(shí)相關(guān)責(zé)任追究制度；完善監(jiān)督機(jī)制：發(fā)揮信息技術(shù)可控性、溯源性、交互性強(qiáng)的特點(diǎn)，做到橫向縱向、對(duì)內(nèi)對(duì)外，所有環(huán)節(jié)都有監(jiān)督；完善攻關(guān)機(jī)制：組建相關(guān)團(tuán)隊(duì)，發(fā)揮技術(shù)優(yōu)長(zhǎng)，圍繞檔案管理，開(kāi)發(fā)系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)，攻克檔案管理難題，提供技術(shù)質(zhì)量支持等；完善維護(hù)機(jī)制：針對(duì)檔案管理信息技術(shù)綜合性、復(fù)雜性、易損性強(qiáng)的特點(diǎn)，實(shí)行分門(mén)別類(lèi)、定期與不定期的系統(tǒng)維護(hù)、器材維護(hù)、環(huán)境維護(hù)等。

三、創(chuàng)新地名檔案管理模式對(duì)主客觀(guān)條件提出的要求

地名檔案管理模式的繼承與創(chuàng)新，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，對(duì)思想觀(guān)念和認(rèn)識(shí)、總體設(shè)計(jì)和規(guī)劃、力量投入和整合、規(guī)章制度和安全都提出了更高要求。需要在組織領(lǐng)導(dǎo)、隊(duì)伍建設(shè)、法規(guī)制度、安全防范等方面適應(yīng)要求，為創(chuàng)新地名檔案管理模式提供堅(jiān)實(shí)保證。

（一）創(chuàng)新地名檔案管理模式的組織領(lǐng)導(dǎo)必須堅(jiān)強(qiáng)有力。一是搞好頂層設(shè)計(jì)。制定出切合實(shí)際的總體規(guī)劃和運(yùn)行流程，明確具體實(shí)施步驟、方法舉措，提供有序推進(jìn)的宏觀(guān)指導(dǎo)。二是抓好組織實(shí)施。從設(shè)計(jì)方案到論證、成果應(yīng)用，層層把關(guān)，步步監(jiān)控，把組織領(lǐng)導(dǎo)貫穿全過(guò)程。三是提供有力保障。給予相關(guān)政策規(guī)定、人力物力、器材場(chǎng)所、內(nèi)外聯(lián)系等支持，實(shí)施不間斷的跟蹤保障，隨時(shí)解決遇到的實(shí)際問(wèn)題，突顯出保障工作對(duì)創(chuàng)新檔案管理模式的助推作用。

（二）創(chuàng)新地名檔案管理模式的能力素質(zhì)必須全面過(guò)硬。一是信息知識(shí)和信息技術(shù)過(guò)硬。檔案管理人員應(yīng)該精通與檔案管理和建設(shè)相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理技術(shù)知識(shí)等，具有掌握和運(yùn)用信息技術(shù)的基本技能。二是信息意識(shí)和信息道德堅(jiān)固。檔案管理人員應(yīng)該從傳統(tǒng)的思維模式中解脫出來(lái)，確立與信息技術(shù)發(fā)展相適應(yīng)的思維方式，恪守檔案職業(yè)道德的同時(shí)，更加恪守信息道德，為創(chuàng)新檔案管理模式提供品行保證。三是素質(zhì)結(jié)構(gòu)和思想狀態(tài)優(yōu)良。檔案管理人員應(yīng)該對(duì)檔案管理中應(yīng)用新技術(shù)、新方法抱有極大熱情，克服與己無(wú)關(guān)、知難而退等思想，積極投入創(chuàng)新檔案管理模式的實(shí)踐，精通檔案管理信息設(shè)備和系統(tǒng)操作及維護(hù)，了解掌握前沿信息技術(shù)，具有自主開(kāi)發(fā)信息產(chǎn)品的能力。

（三）創(chuàng)新地名檔案管理模式的法規(guī)制度必須建立健全。一是落實(shí)國(guó)家層面的法規(guī)制度。如《2006-2020年國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》《地名檔案管理規(guī)定》等，是檔案管理的法律依據(jù)。二是構(gòu)建系統(tǒng)配套的法規(guī)制度。建立涵蓋檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)分工負(fù)責(zé)、績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)懲處等各項(xiàng)制度，賦予各級(jí)檔案管理的相關(guān)職權(quán)，對(duì)人力物力協(xié)調(diào)、發(fā)展規(guī)劃及標(biāo)準(zhǔn)等予以明確。三是抓好技術(shù)層面立規(guī)立制。用以規(guī)范檔案管理的技術(shù)開(kāi)發(fā)與應(yīng)用，提供檔案收、用、管等方面的制度遵循，并使檔案建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入、系統(tǒng)研發(fā)、成果轉(zhuǎn)化等各個(gè)層次都有法可依，依法而行。

（四）創(chuàng)新地名檔案管理模式的安全保障必須成龍配套。一是強(qiáng)化安全防范意識(shí)。加強(qiáng)安全保密教育，學(xué)習(xí)掌握有關(guān)安全保密的政策規(guī)定和法規(guī)制度，不斷強(qiáng)化按保密法規(guī)辦事的自覺(jué)性。二是采取技術(shù)防范措施。嚴(yán)格限定查閱檔案范圍和權(quán)限，采取訪(fǎng)問(wèn)控制、身份識(shí)別、數(shù)據(jù)加密、查閱日志等技術(shù)手段和保密措施，防止檔案信息不被非法竊取、閱讀。三是落實(shí)安全防范責(zé)任。按照“業(yè)務(wù)誰(shuí)主管、保密誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，把保密工作納入檔案管理的全過(guò)程，加強(qiáng)對(duì)檔案信息利用活動(dòng)的管理，嚴(yán)格執(zhí)行權(quán)限控制和層級(jí)管理，對(duì)檔案信息使用全過(guò)程實(shí)施監(jiān)控，阻止無(wú)關(guān)人員對(duì)系統(tǒng)非法侵入和破壞，防止在利用過(guò)程中出現(xiàn)泄密和損傷信息等情況發(fā)生。四是堅(jiān)持安全保密制度。對(duì)系統(tǒng)使用、應(yīng)用軟件、殺毒軟件等信息產(chǎn)品的配備、安裝、更新，必須經(jīng)過(guò)權(quán)威部門(mén)的安全鑒定。建立電子文件的制作、使用、歸檔等環(huán)節(jié)科學(xué)規(guī)范的制度，定期進(jìn)行安全性、有效性檢查，保證檔案信息的齊全完整、真實(shí)可靠。

（作者單位：河北省地名區(qū)劃?rùn)n案資料館）