事業(yè)單位檔案信息化建設工作的探討

張寧

摘 要：在當前市場經(jīng)濟環(huán)境下，我國事業(yè)單位取得了較快的發(fā)展。事業(yè)單位檔案管理作為事業(yè)單位最基礎性的管理工作，在當前事業(yè)單位信息化建設進程不斷加快的新形勢下，事業(yè)單位檔案信息化建設工作也取得了較好的成效，事業(yè)單位檔案信息資源的利用率有了明顯的提升，檔案信息傳輸實現(xiàn)了社會化和遠程化，檔案信息檢索更為便利，有效的推動了事業(yè)單位各項改革工作的不斷深入。文中分析了事業(yè)單位檔案信息化建設的必要性，并進一步對提高事業(yè)單位檔案信息化建設工作質(zhì)量的策略進行了具體闡述。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案信息化建設；檔案制度；利用率；信息安全

當前我國事業(yè)單位在快速發(fā)展過程中，檔案數(shù)量越來越龐大，這也使傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法滿足事業(yè)單位發(fā)展的需求，事業(yè)單位檔案信息化已成為檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢。通過提高事業(yè)單位檔案信息化建設水平，可以實現(xiàn)對檔案資源的有效開發(fā)利用，全面提高事業(yè)單位檔案管理的水平，使檔案工作能夠更好的服務于事業(yè)單位的各項工作，推動事業(yè)單位的健康、有序發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案信息化建設的必要性

（一）提升事業(yè)單位的公共形象

在當前事業(yè)單位檔案信息化建設過程中，主要針對于大量的電子信息文件進行管理和儲存，有效的提高電子檔案信息的利用。事業(yè)單位檔案信息化建設，打破了傳統(tǒng)的檔案管理和存儲的模式，檔案信息利用率大幅度提升，而且電子檔案不僅更利于檔案信息查詢和利用，而且有利于在網(wǎng)站上對檔案進行公開發(fā)布，將與百姓具有密切關系的可以公開的檔案文件在網(wǎng)上發(fā)布，為公眾提供查詢的便利，提高政務處理透明的度。另外，還可以借助于電子政務系統(tǒng)來實現(xiàn)檔案信息的公開，從而為事業(yè)單位樹立良好的公共形象。

（二）挖掘和拓展事業(yè)單位檔案價值

檔案在事業(yè)單位發(fā)展過程中發(fā)揮著非常重要的作用。通過加強事業(yè)單位檔案信息化建設，可以在使用檔案信息過程中不受時間和空間的制約，檔案信息睥查詢和檢索更具便捷性，有利于檔案信息利用率的全面提升。進一步深入的挖掘事業(yè)單位檔案的價值，使其更好的為事業(yè)單位的發(fā)展和建設服務。

（三）改進傳統(tǒng)的檔案管理模式

通過事業(yè)單位的檔案信息化建設，能夠?qū)鹘y(tǒng)的檔案信息管理模式進行改進。改變傳統(tǒng)的人工錄入、紙質(zhì)媒介的檔案管理模式，拓展檔案管理的職能。傳統(tǒng)的檔案管理只能實現(xiàn)檔案信息的運輸和保存，通過檔案信息化建設能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的管理、存儲和采集。

2 提高事業(yè)單位檔案信息化建設工作質(zhì)量的措施

（一）加大事業(yè)單位檔案信息化建設力度

為了全面落實事業(yè)單位中的檔案信息化建設管理，其主要前提是要提高對檔案信息化建設的重視程度，并且加大檔案信息化建設力度，加強相關管理人員對于信息化建設了解，以此提升對檔案信息化建設的重視程度。事業(yè)單位中的檔案管理人員只有充分認識到信息化建設的必要性，才會真正實現(xiàn)檔案管理的信息化，在此基礎上提高檔案管理的效率，為事業(yè)單位的經(jīng)濟發(fā)展奠定基礎[3]。除此之外，事業(yè)單位要加強對檔案管理人員的培訓力度，定期對其進行培訓，不僅要加強專業(yè)技術，還要提升其信息技術，提升檔案管人員的信息技術水平，只有在保證檔案管理人員計算機水平的基礎上，才能夠真正對事業(yè)單位檔案管理信息化建設的實現(xiàn)進行保障。另外，事業(yè)單位要加強相關管理人員在信息獲取以及信息鑒定方面的能力，保證檔案管理人員在工作崗位中能夠充分發(fā)揮自身價值，以此保證事業(yè)單位中的檔案信息化建設的貫徹落實。

（二）建立嚴格的事業(yè)單位檔案管理制度

事業(yè)單位檔案信息化建設工作的順利開展，還需要建立嚴格的管理制度，才能夠為信息化建設工作的有效開展提供有利的依據(jù)。所以應該根據(jù)事業(yè)單位的實際情況以及檔案管理的注意事項，制定科學合理的管理制度，確保檔案信息化開展的過程中能夠有據(jù)可依。保證每個環(huán)節(jié)之間的有效銜接，明確各個崗位的職責。熟悉國家的法律法規(guī)，深入研究檔案管理法則，在管理制度的約束下，工作人員才能夠依法管理，按章辦事，避免違規(guī)行為的發(fā)生，從而確保檔案信息化建設工作的有效開展。

（三）完善檔案信息化建設體系

事業(yè)單位檔案信息化建設工作的開展還需要完善的體系建設，有別于傳統(tǒng)檔案管理體系。從檔案信息資源的收集、分類、整理及歸檔，都需要有一套完整的體系流程，確保整個流程的順利運行。保證資金的充足供應，從硬件設備的配置到系統(tǒng)軟件的完善，都需要一定的資金保障。在體系建設過程中，還要加強對檔案信息資源的開發(fā)利用，從而最大限度的發(fā)揮檔案信息化建設的價值，為促進事業(yè)單位的發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

（四）組建檔案信息局域網(wǎng)，提高檔案的綜合利用率

首先，在事業(yè)單位檔案室內(nèi)部應該建立一個封閉的局域網(wǎng)，設立專門的電子檔案閱檔室，增加多臺計算機為檔案利用終端機供閱檔用。查檔人員辦理相關手續(xù)后，只要輕點鼠標，就可以在授權范圍內(nèi)查閱相關資料。這樣不僅可以提高檔案查閱的速度，同時也可以防止紙質(zhì)檔案的涂改，有利于檔案的安全和保密。其次是建立檔案信息專網(wǎng)系統(tǒng)，此系統(tǒng)可供相關業(yè)務部門使用，授權人員根據(jù)工作需要，只要登錄檔案信息專網(wǎng)，就可在授權范圍內(nèi)查閱所需要的干部電子檔案，干部的年齡、工齡、黨齡、工作經(jīng)歷、學歷、職務、工資、獎懲等個人信息將得到全面真實的反映，干部檔案利用率將得到很大的提高。在專網(wǎng)的管理上，要明確使用權，界定哪些人可以使用，用戶必須通過用戶名、密碼，待管理員審核批準后方可登錄使用。

（五）保證檔案信息安全

安全防護體系的建立是檔案信息化建設的重要保障，由于網(wǎng)絡具有開放性的特點，所以檔案信息化管理也容易受到網(wǎng)絡安全的影響，主要是病毒入侵、黑客攻擊以及硬件系統(tǒng)的損壞。所以應該有針對性的制定安全防護措施，針對病毒和黑客的威脅，應該建立安全防護系統(tǒng)，例如防火墻以及殺毒軟件，定期更新防御軟件。對于硬件設備的損壞，應該加強對硬件設備的檢查維護，定期對硬件設備進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。同時還應該建立檔案的閱讀和更改權限，針對級別的不同給予不同的權限，最大程度的確保檔案信息的安全性。

3 結(jié)束語

在當前事業(yè)單位檔案工作中，通過引入信息技術，有效的提高了檔案的信息化水平，加快推動事業(yè)單位檔案工作的數(shù)字化和網(wǎng)絡化發(fā)展。因此在實際工作中，事業(yè)單位需要進一步提高對檔案信息化建設工作的重視度，完善檔案信息化管理制度和檔案信息化建設體系，全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，為事業(yè)單位檔案信息化建設水平的提升創(chuàng)造良好的條件。

參考文獻

[1]宋桂榮.事業(yè)單位檔案管理信息化建設探討[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2014，22.

[2]李劍峰.事業(yè)單位檔案信息化管理建設的方法分析[J].赤子（上中旬），2014，15.

[3]潘亞麗.信息化時代機關事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務，2015，07.