面向檔案信息資源用戶的開發(fā)方式淺述

尹鐸

檔案信息資源與其它資源相比，其類型比較豐富，因而，與之相對應(yīng)的開發(fā)行為與模式也應(yīng)多種多樣。在此我們不多考慮各種檔案信息資源的差異只是從開發(fā)方式和類型出發(fā)，總結(jié)檔案信息資源開發(fā)的模式及一些具體的方法，換言之，也就是我們到底可以采用哪些典型的開發(fā)行為、思想和理念，以提取、放大和發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值。

在歷來的研究中，曾有學(xué)者對開發(fā)的行為模式進(jìn)行過劃分，都是從時(shí)間順序或技術(shù)發(fā)展的角度加以闡述，如傳統(tǒng)化模式、經(jīng)濟(jì)化模式、信息化模式等。本文根據(jù)檔案信息資源開發(fā)的實(shí)際情況，以檔案信息資源開發(fā)的對象為基礎(chǔ)，把檔案信息資源開發(fā)模式劃分為兩大類：面向檔案信息用戶的開發(fā)與面向檔案信息本體的開發(fā)。

以用戶的職業(yè)、專業(yè)和承擔(dān)的任務(wù)為分類標(biāo)準(zhǔn)，將檔案信息資源用戶分為科研人員、工程技術(shù)人員、管理人員、專門職業(yè)者和普通居民五類。

1 檔案信息資源用戶概述

1、科研人員

科學(xué)研究人員，主要是指在科研機(jī)構(gòu)或高等院校從事科學(xué)研究的工作者。

2、工程技術(shù)人員

工程技術(shù)人員，是數(shù)量龐大、檔案信息需求最為復(fù)雜的一類檔案信息用戶。

3、管理人員

管理人員指的是各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)制定政策的領(lǐng)導(dǎo)人員，大多指的是在科研機(jī)構(gòu)、高等院校、廠礦企業(yè)、設(shè)計(jì)單位及有關(guān)部門從事業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的各類管理人員、設(shè)計(jì)人員等。

4、專門職業(yè)者

舉例來說，作為一種專門職業(yè)者的醫(yī)務(wù)人員，即是一類特殊的檔案信息用戶。

5、普通居民

普通居民，也叫一般用戶，是指除以上四種分類以外的所有檔案信息資源用戶。

2 面向檔案信息資源用戶的開發(fā)方法

通過以上對各類用戶特點(diǎn)及他們對檔案信息資源需求特征的闡述來看，面向檔案信息用戶的開發(fā)所能采取的一些方法，總的說來其開發(fā)的核心就是服務(wù)，所有的具體方法主要就是圍繞檔案信息資源擁有機(jī)構(gòu)與檔案信息資源需求機(jī)構(gòu)和人員之間如何更好地進(jìn)行交互性行為，如何更好地提高檔案信息資源擁有機(jī)構(gòu)的服務(wù)水平和供給與需求雙方的交流效率。

1、檔案信息資源被動性開發(fā)

所謂的檔案信息資源被動性開發(fā)，并不是消極懈怠，也不是傳統(tǒng)意義上的“推一下，走一步”，更不是見著矛盾和問題就繞開。它是一種根據(jù)檔案用戶所提出的要求，主動的而且全面的去滿足檔案用戶需求的模式。這是以往以及目前我們檔案部門提供利用服務(wù)的主要方式，其具體方法主要包括以下兩種：

（1）檔案閱覽

檔案閱覽是指檔案館、檔案室在特定的場所，開辟閱覽室，向有關(guān)檔案用戶提供檔案信息的一種方式。它是目前我國檔案收藏部門為檔案用戶提供檔案信息的一種主要方式。

（2）檔案外借

檔案外借是指利用者為了某種需要將部分館藏檔案原件或副本暫時(shí)借出使用，包括介入外借、體名義外借、館（室）間互借、預(yù)約外借和流動外借。但是這種服務(wù)方式是有限制的，按照有關(guān)規(guī)定，檔案館的檔案一般是不借出館外的，尤其是那些珍貴的或易損的文件、古老文件，以及特殊載體的檔案文件。檔案的外借一般是指檔案室的業(yè)務(wù)活動，例如將檔案原件借給本單位的領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)業(yè)務(wù)部門，檔案室還可以采取送檔上門的主動服務(wù)方式。由于檔案的特殊性，檔案外借服務(wù)首先應(yīng)建立完善的外借制度政策，做好登記和記錄工作，監(jiān)督和分析檔案的外借工作，同時(shí)檔案部門外借的催還制度必須完善。除此之外，提供檔案復(fù)制、開具檔案證明等方法，亦屬于檔案信息資源被動型開發(fā)。

“和諧”成為當(dāng)今社會發(fā)展的主流，如何建立一個(gè)和諧的利用關(guān)系和利用環(huán)境，成為我們檔案人所必須思考的問題，對于此種開發(fā)模式尤為重要。筆者認(rèn)為主要從以下兩個(gè)方面去建立檔案利用中的“和諧”：第一，改變傳統(tǒng)觀念，提高檔案工作人員的服務(wù)意識。檔案工作人員應(yīng)該摒棄以往官老爺?shù)淖黠L(fēng)，以微笑的面孔、溫和的態(tài)度和理解的心態(tài)，讓人們徹底改變“門難進(jìn)，臉難看”的觀念。第二，實(shí)現(xiàn)人性化的服務(wù)，增強(qiáng)檔案部門的社會親和力。如：提供人性化服務(wù)的硬件條件、適當(dāng)降低費(fèi)用、簡化服務(wù)手續(xù)、建立用戶反饋機(jī)制等等。

（3）檔案證明

制發(fā)檔案證明，是檔案收藏部門開展檔案提供利用服務(wù)方式之一。它是指檔案收藏機(jī)構(gòu)根據(jù)有關(guān)檔案用戶的詢問和申請，為核查某種實(shí)事在館（室）藏檔案中記載情況（有無記載和如何記載）而摘抄編寫的一種書面證明材料。

（4）檔案咨詢

檔案咨詢，是指檔案收藏部門答復(fù)用戶詢問，指導(dǎo)其利用檔案信息資源的一種方式。檔案咨詢中心的主要業(yè)務(wù)就是根據(jù)檔案用戶的要求，開展定題咨詢和跟蹤咨詢。

定題咨詢就是根據(jù)檔案用戶的利用需求在了解其利用檔案信息的專題范圍的基礎(chǔ)上，有計(jì)劃地為檔案用戶收集相關(guān)題目的檔案文獻(xiàn)情報(bào)，編輯檔案參考資料，主動協(xié)助檔案用戶實(shí)現(xiàn)其利用需求。跟蹤咨詢就是要求檔案館（室）在初步滿足檔案用戶利用需求之后，繼續(xù)為用戶搜集相關(guān)的檔案信息線索，主動為之提供新的檔案信息。

（5）檔案寄存服務(wù)中心

檔案寄存服務(wù)中心是指由國家綜合檔案館設(shè)立的，為各類企業(yè)、社會團(tuán)體以及個(gè)人提供檔案寄存有償服務(wù)的機(jī)構(gòu)。檔案寄存服務(wù)中心一般隸屬于某一檔案局（館）領(lǐng)導(dǎo)，大多內(nèi)設(shè)于檔案館內(nèi)。檔案寄存服務(wù)中心保管的對象主要就是非政府部門所形成的檔案。一是國有企業(yè)檔案。二是非公有制企業(yè)檔案。三是社會團(tuán)體和個(gè)人檔案。

2、檔案信息資源主動性開發(fā)

檔案信息資源主動性開發(fā)指檔案信息資源的所有者通過編輯、加工、研究、宣傳等手段，使檔案中的信息以更適合于利用者的形式，吸引檔案用戶并向用戶傳遞檔案信息資源介紹檔案信息或者指導(dǎo)用戶如何利用檔案信息資源。

（1）宣傳報(bào)道型

①檔案展覽。②檔案網(wǎng)站。③檔案信息發(fā)布會。④大眾傳媒。

（2）網(wǎng)絡(luò)報(bào)道型

網(wǎng)絡(luò)報(bào)道開發(fā)，是指為了方便檔案用戶集中利用分散的檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)多個(gè)檔案信息資源擁有單位或機(jī)構(gòu)之間的資源共建共享和互聯(lián)互通，打破部門、區(qū)域、行業(yè)的限制，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源一處存儲，多處使用，降低檔案信息資源的冗余，減少投入，增大效益，發(fā)揮檔案信息資源的最大價(jià)值而進(jìn)行的開發(fā)工作。

檔案信息網(wǎng)絡(luò)報(bào)道開發(fā)的重要途徑就是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，其關(guān)鍵環(huán)節(jié)就是檔案信息共享平臺的搭建。