電子檔案的管理應(yīng)注意的幾個環(huán)節(jié)

王宏亮

隨著信息社會化的發(fā)展和電子文件在日常工作中的不斷應(yīng)用，檔案工作的信息管理和信息服務(wù)屬性日益增強。電子檔案的管理與維護(hù)，是一項較為復(fù)雜的工作，需要充分考慮到環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)、人員及電子檔案的特點等綜合條件，制定技術(shù)方案和工作模式，才能確保電子檔案的安全可靠，為利用者提供快捷、安全、完整、有效的信息和服務(wù)。如何提高電子檔案的管理水平，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾個環(huán)節(jié)入手：

1 規(guī)范公文制作和控制程序

對形成的新的公文檔案要指定一個終端（專人或部門），各方面的公文檔案經(jīng)終端審核后統(tǒng)一在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)送，確保各種來源的檔案實現(xiàn)格式和結(jié)構(gòu)統(tǒng)一，便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進(jìn)、實用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴(yán)格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，對文件處理過程中的各類修改信息應(yīng)予以保留，不可任意進(jìn)行刪除處理。

2 解決好對所歸檔的電子文件材料的技術(shù)處理問題

從科學(xué)技術(shù)發(fā)展的趨勢來看，新型文件材料的電子歸檔勢在必行。這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件材料工作領(lǐng)域，對所產(chǎn)生的大量電子文件材料的接收、鑒別乃至歸檔、存儲工作進(jìn)行實踐和指導(dǎo)，以保護(hù)電子文件材料的原始信息，了解文件材料信息重新組合的來龍去脈，使紙質(zhì)檔案的形成、積累、鑒別、整理等方面的要求能夠在電子文件檔案之中全部反映出來。要通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件檔案更改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而保護(hù)電子文件檔案的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件檔案的可靠性。

3 嚴(yán)格電子檔案的歸檔管理

電子文件歸檔，是將應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件，經(jīng)過整理確定檔案屬性后，從電子計算機的存儲器或其網(wǎng)絡(luò)存儲器上，拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上，以便長期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫或記錄有歸檔的標(biāo)識即可完成歸檔任務(wù)。但以存儲載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認(rèn)證工作，要與相關(guān)的紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應(yīng)符合下列要求：首先，從歸檔時間上看，文書檔案一般應(yīng)以一個年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上，以利于今后的反復(fù)查閱和利用。對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文件，宜采用備份的方法進(jìn)行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務(wù)器上。其次，從歸檔電子文件的數(shù)量看，為確保電子文件的真實性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門異地保管。例如，一個工程要形成上千個文件，如果規(guī)章制度不健全，執(zhí)行不嚴(yán)格，事必造成反復(fù)修改、反復(fù)歸檔的現(xiàn)象，輕者造成時間和精力的浪費，導(dǎo)致歸檔管理混亂及輸出的產(chǎn)品成為廢品，重者造成工程質(zhì)量事故和直接經(jīng)濟(jì)損失。所以，必須認(rèn)真做好歸檔前的各項工作。以CAD電子文件歸檔為例，歸檔人首先要認(rèn)真填寫電子文件歸檔通知單，內(nèi)容包括：案卷名稱、卷內(nèi)文件列表、出圖比例、圖幅尺寸、圖紙張數(shù)，必須有工程負(fù)責(zé)人、室主任、設(shè)計人、審核人、經(jīng)手人簽字，之后在歸檔登記簿上簽字。在提高歸檔質(zhì)量的同時，緊緊圍繞生產(chǎn)經(jīng)營進(jìn)一步完善規(guī)章制度，這樣才能又快又好地完成電子文件歸檔前期的各項工作。

4 健全電子檔案管理的檢查審核制度

國務(wù)院辦公廳下發(fā)的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強化，就必須建立相應(yīng)的核查制度，定期對文書、檔案部門進(jìn)行管理檢查，重點檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程和手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸發(fā)布的要求等等。

5 電子檔案鑒定環(huán)節(jié)應(yīng)明確

電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)參照信息證實電子文件的內(nèi)容是否發(fā)生變化，人們便難以確認(rèn)它的原始性。因此，電子文件的鑒定工作中便多了一項管理內(nèi)容，即建立電子文件管理的記錄系統(tǒng)。為此，對每一份電子文件都要從收集開始就建立必要的記錄制度，記錄其使用和管理情況，在其整個過程中，都有真實記錄可供查詢。鑒定在計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上歸檔的電子文件時，可與記錄系統(tǒng)所記載的形成、修改、批準(zhǔn)時間等方面對照，依據(jù)電子計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的功能來鑒別它的原始性、真實性。鑒定用存儲載體傳遞方法歸檔的電子文件時，要以有無登記、記錄等管理項目來確定它的原始性、真實性。

電子檔案的鑒定，關(guān)鍵要把好“三關(guān)”。一是把好入口關(guān)，即檔案室在接受（收到）電子文件時要檢驗每個文件能否被正常讀出、打開或運行；有無感染計算機病毒；內(nèi)容是否完整，是否與紙質(zhì)文件內(nèi)容相符。二是把好定期檢查關(guān)，即由檔案部門負(fù)責(zé)對歸檔后的電子文件建立定期檢查的制度，數(shù)據(jù)類電子文件檢驗?zāi)芊裾＿\行。三是把好利用關(guān)，即在平時由檔案部門提供給各部門利用的電子文件，一旦發(fā)現(xiàn)有文件損壞或感染計算機病毒，應(yīng)立即對該載體內(nèi)存儲的所有文件進(jìn)行檢驗，及時采取措施修復(fù)損壞的文件。

6 加強對電子文件保護(hù)環(huán)節(jié)的重視

首先，依靠科技發(fā)展從根本上解決，采用數(shù)據(jù)加密、身份驗證等高新技術(shù)手段，控制利用權(quán)限和文件利用范圍，確保電子檔案管理系統(tǒng)的信息安全。其次，加強管理，延長電子檔案的使用壽命。電子檔案與紙質(zhì)檔案在保管上都需有良好的保管條件，在防磁、防有害氣體、防擦劃傷、防塵、防變形以及溫濕度環(huán)境等方面，都有較高要求。只有強化管理，才能夠確保信息與載體的完整與安全，延長載體的使用壽命。第三，增加設(shè)備投入，保證電子檔案的長期利用。電子檔案在長期保管過程中，須緊跟信息技術(shù)發(fā)展的步伐，實現(xiàn)技術(shù)的兼容性和通用性，采用合適的保管格式，以保證電子檔案信息的長期利用。第四，提高防范意識，增強防范能力。防止計算機病毒的入侵，是保證電子檔案安全的關(guān)鍵。對文檔需要控制的部分應(yīng)有嚴(yán)格的加密措施并分清權(quán)限，防止電腦黑客的侵入和不法分子的剽竊。還應(yīng)配備必要的殺毒軟件，掌握正確的使用方法。同時還應(yīng)該采取一些必要的補救措施，保護(hù)電子檔案安全。

7 電子檔案利用環(huán)節(jié)

電子檔案的利用方式與傳統(tǒng)檔案有著明顯不同，可通過網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化技術(shù)手段滿足利用需求。電子檔案利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多重化，導(dǎo)致了利用管理的復(fù)雜化。電子文件利用管理應(yīng)從建立與各個管理環(huán)節(jié)相對應(yīng)的措施、方法、規(guī)程、規(guī)范入手，并在利用中嚴(yán)格執(zhí)行，有效監(jiān)督。

8 加強檔案管理人員隊伍建設(shè)

在電子信息化日益發(fā)展的今天，檔案工作者除了提高自身的政治素質(zhì)、文化素質(zhì)和檔案業(yè)務(wù)知識外，還應(yīng)了解和掌握形成電子文件的技術(shù)和設(shè)備以及電子計算機軟硬件知識。提高檔案工作者現(xiàn)代化素質(zhì)的途徑和形式：一是加強在職人員的繼續(xù)教育；二是鼓勵自學(xué)成才；三是將熟悉檔案業(yè)務(wù)、具備計算機專業(yè)知識的人員充實到檔案隊伍中來。管理部門應(yīng)把掌握計算機操作技能作為每年考核檔案管理人員的內(nèi)容之一，從而促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。