醫(yī)院檔案管理探討

孫麗晶

檔案記載了一個單位歷史發(fā)展的過程，它從不同的角度全面客觀地反映各個不同歷史時期、不同背景條件下的重大事件、重要人物、重要工作等。隨著我國市場經(jīng)濟(jì)模式的初步建立，醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展也處在一個非常的時期，醫(yī)院的檔案管理也必須適應(yīng)新形勢的發(fā)展，調(diào)整管理思路，改進(jìn)檔案管理的方法，應(yīng)對形勢的要求，著力解決檔案意識淡薄、檔案管理制度不健全、檔案管理手段落后，以及檔案管理人員素質(zhì)偏低等現(xiàn)實問題，不斷提高醫(yī)院檔案管理水平。

1 提高認(rèn)識，增強(qiáng)檔案管理意識

領(lǐng)導(dǎo)重視是醫(yī)院檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。醫(yī)院以醫(yī)療服務(wù)為根本任務(wù)，在醫(yī)院近期和遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對醫(yī)院規(guī)模、醫(yī)療設(shè)備、技術(shù)水平、人員結(jié)構(gòu)等都作了比較詳盡的規(guī)劃，而對檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，往往導(dǎo)致檔案管理可有可無的認(rèn)識，由于受到人員、設(shè)施、經(jīng)費等方面的限制，檔案管理工作很易受到冷遇，造成檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展。檔案管理水平的滯后，必將影響醫(yī)院管理水平的提高，影響業(yè)務(wù)技術(shù)的發(fā)展。為此，要大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)院管理者、醫(yī)院職工充分認(rèn)識檔案的重要性，認(rèn)識到檔案與業(yè)務(wù)工作和日常生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案工作，促進(jìn)檔案管理工作順利開展。

2 完善體系，健全制度，拓展檔案歸檔范圍

建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)。由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而醫(yī)療文書檔案、x線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個業(yè)務(wù)部門管理，在一個單位內(nèi)形成多部門管理檔案的格局。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新，必須建立與之相應(yīng)的、科學(xué)的檔案管理體系，并建立檔案管理規(guī)章制度，明確職能，責(zé)任到人，將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價，同步發(fā)展。同時，要拓展檔案的歸檔范圍。醫(yī)院經(jīng)營方面，所進(jìn)行租賃、承包、核算的方案、協(xié)議等應(yīng)實行歸檔收集。醫(yī)院有關(guān)的招標(biāo)方法、程序、協(xié)議、合同等也應(yīng)進(jìn)入歸檔材料之中。

3 運用計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，改善管理手段

目前，醫(yī)院檔案管理的基本還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，使醫(yī)院檔案管理拓展了新的空間。醫(yī)院檔案門類較多，尤其較繁忙的醫(yī)療業(yè)務(wù)活動，須保留大量的業(yè)務(wù)歸檔材料，如病案、影像資料，每年幾萬份，全部以傳統(tǒng)的方法貯存，將占有很大的庫房。高科技的發(fā)展，使檔案載體更加豐富多樣。如今醫(yī)院計算機(jī)管理十分普遍，有的醫(yī)院甚至嘗試應(yīng)用電子病歷。雖然，電子病歷由于它缺乏法律效用，信息與載體的相對分離，如何保證原始真實性，尚有待探討。但它以數(shù)據(jù)庫的形式，以電子文本進(jìn)行貯存、調(diào)閱，方便、快捷。醫(yī)院檔案信息量大、類別多，可采取數(shù)字化手段打造多種數(shù)據(jù)庫。如對ct等影像資料實行數(shù)據(jù)庫管理，可大大地減少貯存庫房，并方便了檢索。雖然電子文檔目前尚存在很大爭議，但影像資料如ct等其依附現(xiàn)代科技手段，由復(fù)雜、特定的影像信息構(gòu)成，其原始性、真實性應(yīng)是不容置疑的。

4 采取多種形式，為利用者提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)

醫(yī)院檔案包括醫(yī)療文書檔案、病理切片資料、x線膠片、各種檢查圖文資料等，關(guān)系到人民群眾的健康和醫(yī)療科學(xué)的發(fā)展。醫(yī)院檔案部門要不斷提高服務(wù)的主動性和自覺性，不斷增強(qiáng)宗旨意識和服務(wù)意識，努力為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在服務(wù)方式上，采取電話預(yù)約、實地查詢、檔案借閱、檔案信息咨詢等多種服務(wù)方式；在服務(wù)態(tài)度上，盡量簡化服務(wù)手續(xù)，改進(jìn)服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，盡最大努力滿足各方面利用者的需求；在服務(wù)手段上，采取手工檢索與現(xiàn)代化檢索并舉，既運用傳統(tǒng)的手工檢索方法，又運用現(xiàn)代化的計算機(jī)檢索方法，積極為利用者服務(wù)。充分利用數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在本醫(yī)院網(wǎng)站上建立主頁，利用信息高速公路，為利用者提供檔案信息服務(wù)，開展在線查詢訪問，為提高醫(yī)院的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

5 重視人才培養(yǎng)，提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平。目前，醫(yī)院檔案人員隊伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時代發(fā)展的要求差距較大。表現(xiàn)為檔案專業(yè)人員較少，專業(yè)知識老化，知識面較窄，知識結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷普遍偏低，現(xiàn)代科學(xué)知識貧乏，外語水平不高等。隨著檔案事業(yè)的規(guī)模日益擴(kuò)大，檔案數(shù)量日益增多，檔案內(nèi)容日益豐富，檔案信息載體日益多樣，檔案管理手段日益先進(jìn)，對檔案專業(yè)人才的素質(zhì)建設(shè)提出愈來愈高的要求。在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，要重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，通過專業(yè)培訓(xùn)、知識更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等，提高業(yè)務(wù)水平，建立檔案管理人才梯隊，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展。