電力企業(yè)檔案信息化建設的探討

臧鈺俊

摘 要：在現(xiàn)代社會，企業(yè)檔案是企業(yè)的重要資產(chǎn)，對電力企業(yè)更是如此，為其日常經(jīng)營運轉(zhuǎn)提供基本的保障。本文分析了電力企業(yè)檔案信息化的意義和可能存在的問題，并從整體規(guī)劃、制度建設和人才培養(yǎng)方法提出了解決措施。

關鍵詞：電力企業(yè)；檔案管理；信息化

在現(xiàn)代社會，企業(yè)檔案是企業(yè)的一項無形資產(chǎn)，具有重要的作用與地位，對電力企業(yè)更是如此。在電力企業(yè)中，檔案工作雖然不像其他部門工作為企業(yè)發(fā)展“沖鋒陷陣”、“開疆拓土”，但以其豐富的信息資源，為企業(yè)日常經(jīng)營運轉(zhuǎn)提供基本的保障。檔案管理也是企業(yè)管理中的重要組成，它不僅僅是檔案部門的事情，也需要所有部門和人員的支持配合和共同參與。今天，隨著信息化技術的不斷深入發(fā)展，傳統(tǒng)檔案工作方式和管理方法越來越難以滿足企業(yè)發(fā)展的需求，因此，推動檔案信息化建設，也已經(jīng)成為電力企業(yè)必須要認真思考的重大課題。

1 電力企業(yè)檔案信息化的意義

與傳統(tǒng)檔案工作方式和管理方法相比，對于電力企業(yè)來說，檔案信息化管理，具有以下積極幾點意義。

1.1 降低成本，節(jié)省資金

電子文件的使用和普及，檔案將逐步走向無紙化。網(wǎng)絡及辦公設備的現(xiàn)代化，使得可以充分發(fā)揮計算機的作用，如如查詢文件，修改、存儲、傳輸?shù)裙ぷ髯兊酶鼮槿菀?。總體而言，與傳統(tǒng)方式相比，無論是復印、存檔還是查閱，所花費的費用將大大降低，也可以節(jié)省大量的人力資源。

1.2 提高工作效率

檔案信息化后，電力企業(yè)將會更多的采用電子文件，并借助信息化系統(tǒng)，這些文件能及時、迅速的在企業(yè)更部門將流轉(zhuǎn)，準確反映企業(yè)日常運營狀況，更好的服務企業(yè)生產(chǎn)服務整個流程。另一方面，通過信息化管理，檔案工作者能更有效、更便捷的采集、編制企業(yè)檔案，而對于企業(yè)其他部門人員，則能夠更高效、方便的調(diào)閱和檢索企業(yè)檔案信息，將極大的降低工作人員的時間成本，提高工作效率。另一方面，檔案管理人員也可以借助信息化手段，在企業(yè)內(nèi)部提供更多樣化的服務，滿足企業(yè)發(fā)展需求。

1.3 促進企業(yè)發(fā)展

檔案信息化建設，也將改變企業(yè)內(nèi)部溝通聯(lián)系機制，促進企業(yè)內(nèi)部溝通，加強決策層和執(zhí)行層的聯(lián)系，促進電力企業(yè)內(nèi)部信息資源的利用和共享，以及知識和經(jīng)驗的交流。借助信息化手段，保證了溝通的及時、有效，將提高企業(yè)管理效率，進一步提升電力企業(yè)信息化程度，促進電力企業(yè)的發(fā)展。

2 電力企業(yè)檔案信息化的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)檔案雖然存在效率低、成本高、人為誤操作的可能性大等問題，但也存在一些優(yōu)點，例如原始性，紙質(zhì)檔案通常保留的是第一手材料；又例如真實性和完整性方面，傳統(tǒng)檔案也具有一定的優(yōu)勢。因此電力企業(yè)在推動檔案信息化過程中，既要體現(xiàn)信息化技術帶來的特點，也應保留傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢，這就對檔案信息化提出了更高的要求。

另外電力企業(yè)檔案信息化建設完成后，對自身檔案管理工作也提出了挑戰(zhàn)，而且這是一個系統(tǒng)工程，需要認真加以探索。例如電子文件的電子簽批、歸檔、存檔、再利用等整個流程和工作方法都需要重新建立。

再者，是對相關技術提出了挑戰(zhàn)。電力企業(yè)的檔案量十分龐大，而且對安全性和保密性的要求也極高，因此，對信息化的軟硬件要求也很高。

最后還有一些可能遭遇到的法律障礙。通常法律上檔案之所以能發(fā)揮憑證的作用，主要是在于其原始性。原始檔案通常保留了當事人的書寫字跡，較容易通過技術手段辨別真?zhèn)?，而且白紙黑字，具有很強的法律效應。但如果使用電子就存在無法認定其原始性的問題，而且很難分辨同一文件不同版本的形成過程，這對其法律憑證作用產(chǎn)生了影響，所以目前電子檔案的法律定位還不十分明確。

3 電力企業(yè)檔案信息化建設的方法

3.1 做好總體規(guī)劃，有步驟有階段的分步推進

電力企業(yè)檔案信息化是個系統(tǒng)的工程，涉及到方方面面，不僅包括企業(yè)的信息網(wǎng)絡、軟硬件系統(tǒng)，還涉及到工作人員的培訓、企業(yè)各部門功能的重新分配以及技術支持和運營維護等各個方面，同時也與企業(yè)的日常管理和工作流程、企業(yè)文化等宏觀方面相關，可以說是牽一發(fā)而動全身。因此，對于電力企業(yè)來說，推動企業(yè)檔案信息化，必須做好總體規(guī)劃，使之與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略相適應，同時又要做好短期內(nèi)的行動計劃，制定階段性目標，做到有步驟、有階段、有內(nèi)容地切實穩(wěn)步推進，保證檔案信息化建設持續(xù)性。

3.2 制定相關制度，讓檔案信息化工作規(guī)范推進

對于電力企業(yè)來說，一項涉及企業(yè)多方面改革的措施要想順利落實，并發(fā)揮應有的作用，就必須加強相關制度建設。檔案信息化建設涉及的部門多、范圍廣，甚至部分內(nèi)容涉及企業(yè)核心機密，更加需要用制度加以規(guī)范。因此，推動檔案信息化建設，電力企業(yè)必須制定和完善相關制度，并在工作中不斷修正和調(diào)整，逐步形成一套行之有效、運轉(zhuǎn)靈活、涵蓋全面的工作流程，使相關工作的推進和落實能夠有依有據(jù)和規(guī)范化。另外要對檔案部門的工作內(nèi)容和細則予以規(guī)定，例如何種文件資料必須要收集和歸檔，如何查閱和檢索的利用檔案，檔案部門各崗位的職責等，只有做好制度規(guī)范，才能確保檔案信息化的權威性和準確性。

3.3 培養(yǎng)專業(yè)人才，為檔案管理信息化人建設提供堅強保障

電力企業(yè)要實現(xiàn)完全意義上的現(xiàn)代化管理，就必須加快檔案信息化建設。但任何事情都必須依賴人去推進、落實，尤其是專業(yè)的人才，在企業(yè)中就更顯的彌足珍貴。在檔案信息建設過程中，檔案人才是否專業(yè)，是否掌握相關技能；管理人員是否優(yōu)秀，是否具有信息化管理的意識和能力，這一切都會對企業(yè)推動信息化建設產(chǎn)生根本影響，直接決定了相關工作的成敗，所以對于電力企業(yè)檔來說，推動企業(yè)檔案信息化的重中之重就是培養(yǎng)或引進相關專業(yè)人才。

電力企業(yè)在日常管理中，也要加強對傳統(tǒng)型檔案人員的培訓，給他們提出任務和目標，不斷提高他們的文化素養(yǎng)和信息化能力，促使他們能符合企業(yè)檔案信息化建設的需求。

4 結(jié)語

總之，當今世界已經(jīng)是信息化時代，任何企業(yè)要想在市場競爭中不被淘汰，都必須緊跟時代，勇于創(chuàng)新。通常電力企業(yè)往往規(guī)模較大、機構(gòu)較雜、分支較多，使之對現(xiàn)代化的信息管理有著更加迫切的需求。而企業(yè)檔案的信息化正是整個企業(yè)信息化的重要一環(huán)，對企業(yè)正常運行和發(fā)展產(chǎn)生著十分重要的影響，所以對于電力企業(yè)來說，無論愿不愿意，加快推進企業(yè)信息化建設都是必由之路。也只有這樣才能不斷提高自身市場競爭力，促進企業(yè)更好的適應時代要求，實現(xiàn)長期可持續(xù)發(fā)展。