淺析新形勢(shì)下如何發(fā)揮房管檔案的社會(huì)服務(wù)功能

張秋香

房管檔案作為房產(chǎn)管理工作的真實(shí)記錄，蘊(yùn)藏著極為豐富的信息資源，是研究城市房地產(chǎn)業(yè)史不可或缺的原始資料，是房地產(chǎn)行政管理部門開展工作的重要依據(jù)，是有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策的重要參考。近年來，隨著房產(chǎn)市場(chǎng)的快速發(fā)展，房產(chǎn)檔案的查詢量日益倍增，房產(chǎn)檔案的社會(huì)服務(wù)性功能受到社會(huì)各界的廣泛關(guān)注。房管檔案管理有關(guān)部門以“服務(wù)百姓、貼近群眾”為宗旨，以創(chuàng)新服務(wù)方式為手段，以提高服務(wù)能力為目標(biāo)，不斷促進(jìn)房產(chǎn)事業(yè)健康發(fā)展，為保障房產(chǎn)權(quán)利人的合法權(quán)益，防范房產(chǎn)交易風(fēng)險(xiǎn)，推動(dòng)住房制度改革和開征房地產(chǎn)稅收，維護(hù)市場(chǎng)和社會(huì)穩(wěn)定做出了積極的貢獻(xiàn)。

1 房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀和存在問題

隨著住房保障和房屋管理業(yè)務(wù)的不斷調(diào)整和拓展，以及民眾對(duì)檔案信息需求的日益增長(zhǎng)，社會(huì)對(duì)房管專業(yè)檔案管理的要求越來越高。房產(chǎn)檔案管理過程中逐漸顯露一些問題與不足，影響房產(chǎn)檔案社會(huì)服務(wù)功能的充分發(fā)揮。

1.1 房產(chǎn)檔案管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

房產(chǎn)檔案管理規(guī)范缺乏一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，主要源于相關(guān)法律法規(guī)的滯后。十余年來，從政府推動(dòng)房地產(chǎn)市場(chǎng)發(fā)展到宏觀調(diào)控再到限購政策，房地產(chǎn)市場(chǎng)發(fā)生巨大變化。然而目前房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理依據(jù)的仍然是2001年建設(shè)部頒布實(shí)施的 《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》。隨著房產(chǎn)市場(chǎng)的變化，有關(guān)部門沒有出臺(tái)與之相適應(yīng)的房產(chǎn)管理政策法規(guī)，以至于在工作中由于權(quán)屬檔案管理辦法不明確無法開展鑒定、銷毀工作，檔案數(shù)量與日俱增，脹庫現(xiàn)象嚴(yán)重。同時(shí)因缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使得各級(jí)房產(chǎn)檔案管理部門各自為政、各行其是，嚴(yán)重阻礙房管檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)。

1.2 房產(chǎn)檔案資源體系不健全

資源采集、信息管理、后期效用發(fā)揮是房產(chǎn)檔案管理工作中的三個(gè)主要環(huán)節(jié)，影響房產(chǎn)檔案管理工作的有序開展。在房產(chǎn)檔案資源信息采集的源頭，是需要一個(gè)健全的資源體系為支撐的。目前房管檔案資源體系以房地產(chǎn)權(quán)屬檔案為主體，包括預(yù)售、權(quán)屬登記、物業(yè)管理、維修基金、私房落政、房屋拆遷、經(jīng)濟(jì)適用住房申請(qǐng)、歷史建筑保護(hù)等類別的業(yè)務(wù)檔案，幾乎涵蓋整個(gè)住房保障和房屋管理的業(yè)務(wù)范圍。在當(dāng)前房管檔案管理實(shí)踐中，不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域的房產(chǎn)檔案存放在不同管理機(jī)構(gòu)中，無形中加大房產(chǎn)檔案資源收集工作的難度，導(dǎo)致管理分散、資源不能有效整合，同時(shí)也加大了檔案資源的散失的風(fēng)險(xiǎn)，增加了保管難度。另一方面，房產(chǎn)檔案存在有文必檔、重復(fù)歸檔的現(xiàn)象，由于沒有明確的銷毀制度，使得房產(chǎn)檔案脹庫嚴(yán)重，浪費(fèi)了一定的人力、物力。

1.3 房產(chǎn)檔案管理方法有待優(yōu)化

在房產(chǎn)檔案管理工作中，存在管理水平不高、管理方法不佳、管理手段落后的現(xiàn)象。主要表現(xiàn)在：一是信息化程度不高。受基礎(chǔ)建設(shè)及經(jīng)濟(jì)因素限制，在房管檔案管理中信息化應(yīng)用程度仍停留在初級(jí)階段，由于缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫及配套軟件平臺(tái)支撐，檔案信息資源無法實(shí)現(xiàn)共享。二是檔案管理硬件設(shè)備落后，防火、防潮、防盜、防蛀、防光、防高溫的“六防”設(shè)備配備不足，影響房產(chǎn)檔案的安全存儲(chǔ)。三是房管檔案崗位設(shè)置不合理，工作人員分工不合理，存在一人多崗、責(zé)任落實(shí)不到位的的現(xiàn)象。

1.4 房產(chǎn)檔案人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理

在從事房管檔案管理的專門工作人員中，一部分人員年齡偏大、知識(shí)老化、檔案管理的理念和思維陳舊；一部分年輕人具有一定的檔案業(yè)務(wù)理論知識(shí)或者計(jì)算機(jī)等專業(yè)理論知識(shí)，但是檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)不足。房產(chǎn)檔案人才隊(duì)伍中缺乏專業(yè)技術(shù)和理論水平均衡的復(fù)合型人才，缺乏定期的專業(yè)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。在人員配置中，同時(shí)存在崗位配比不合理，職能分工不明確的現(xiàn)象，影響人才能力的發(fā)揮。

1.5 房產(chǎn)檔案社會(huì)效用開發(fā)不足

房產(chǎn)檔案功能的實(shí)現(xiàn)主要體現(xiàn)在檔案服務(wù)上，服務(wù)質(zhì)量的高低必然會(huì)影響到房產(chǎn)檔案社會(huì)功能的發(fā)揮。目前房產(chǎn)檔案的利用途徑比較單一，主要是開設(shè)窗口等待百姓上門查閱，這種采取被動(dòng)服務(wù)的方式就是導(dǎo)致房產(chǎn)檔案利用率低的主要原因。另一方面，由于房產(chǎn)檔案蘊(yùn)含豐富的信息，特別是一些歷史檔案，使用價(jià)值很大，因此有關(guān)部門把有關(guān)檔案處于保密狀態(tài)，把檔案存于庫房深處，或僅為行政機(jī)關(guān)提供利用服務(wù)，大大浪費(fèi)了檔案資源。另外，房產(chǎn)檔案的社會(huì)影響力較低，直接阻礙檔案社會(huì)功能的實(shí)現(xiàn)。

2 提高房產(chǎn)檔案管理水平，發(fā)揮社會(huì)服務(wù)功能的有效對(duì)策

針對(duì)上文提到目前房產(chǎn)檔案管理工作現(xiàn)狀中所面臨的種種不足，筆者將結(jié)合工作實(shí)際，淺談如何提高房產(chǎn)檔案管理水平，更好的發(fā)揮房產(chǎn)檔案的社會(huì)服務(wù)功能的幾點(diǎn)思考。

2.1 加強(qiáng)制度建設(shè)，加強(qiáng)房產(chǎn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理水平

房管檔案的管理中要加強(qiáng)房管檔案的制度建設(shè)，注重法律依據(jù)，房管專業(yè)檔案應(yīng)在基本的檔案法規(guī)體系中建立檔案管理的基本規(guī)章制度，建立具有房管行業(yè)特色的法律法規(guī)。在工作實(shí)踐中要不斷摸索、探尋，結(jié)合房地產(chǎn)業(yè)檔案管理的特點(diǎn)，制定并出臺(tái)統(tǒng)一的房管檔案管理規(guī)定或辦法。同時(shí)加強(qiáng)與各級(jí)房管系統(tǒng)間的溝通交流，不斷創(chuàng)新方法，優(yōu)化房管檔案辦事流程，細(xì)化房管檔案管理職能，不斷提升房管檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理水平。

2.2 整合資源體系，集約房產(chǎn)檔案信息資源

整合房管檔案資源體系，一方面是指對(duì)檔案實(shí)體的整合，另一方面是指檔案信息的整合。在檔案實(shí)體整合方面，房管部門要把檔案資料的收集歸檔列入年度目標(biāo)考核責(zé)任制，做好平時(shí)收集與年終移交相結(jié)合，加大重點(diǎn)檔案的收集力度。房產(chǎn)檔案的信息整合，則是要依托信息化建設(shè)成果，實(shí)現(xiàn)檔案集約化管理，盡可能地實(shí)現(xiàn)信息共享。

2.3 強(qiáng)化信息化應(yīng)用，提高房產(chǎn)檔案管理效率

在房產(chǎn)檔案管理的具體工作實(shí)踐中，要依托信息化產(chǎn)品，利用數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)和應(yīng)用軟件支撐，逐步建立房管檔案信息資源基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫和檔案檢索數(shù)據(jù)庫及檔案影像數(shù)據(jù)庫 ，并最終建立統(tǒng)一的房管系統(tǒng)信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案收集、歸檔、交接、檢索、查閱一體化。房管有關(guān)部門要穩(wěn)步推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化和信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，建立房管系統(tǒng)省、市、區(qū)三級(jí)聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)房管檔案信息資源的高度共享，并盡快加入公共信息網(wǎng)絡(luò)，最大限度地發(fā)揮房管檔案的社會(huì)功能。

2.4 注重人才培養(yǎng)，優(yōu)化房管檔案人才結(jié)構(gòu)

在房管檔案管理人才隊(duì)伍中，存在人才素質(zhì)參差不齊、人才配比不協(xié)調(diào)、綜合人才缺失的現(xiàn)象。做好人才培養(yǎng)，優(yōu)化房管人才結(jié)構(gòu)，努力構(gòu)建一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍 ，是房管系統(tǒng)檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要保障。一面要加強(qiáng)人才引進(jìn)，使檔案管理部門不斷涌現(xiàn)新的技術(shù)帶頭人；另一方面要加強(qiáng)對(duì)在房管檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，要定期組織他們參加房地產(chǎn)業(yè)務(wù)、檔案業(yè)務(wù)的專業(yè)培訓(xùn)，提升專業(yè)知識(shí)，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)。通過人才引進(jìn)和加強(qiáng)培養(yǎng)，逐步建立一支既懂檔案管理，又懂房地產(chǎn)業(yè)務(wù)管理和計(jì)算機(jī)知識(shí)的房管檔案后備干部隊(duì)伍。

2.5 提升創(chuàng)新意識(shí)，拓寬房管檔案社會(huì)服務(wù)功能

充分發(fā)揮房管檔案的社會(huì)服務(wù)功能，就是創(chuàng)新房管檔案的利用渠道，更好的為人民服務(wù)。首先，房管檔案管理部門首先要提升服務(wù)意識(shí)，變被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)向主動(dòng)服務(wù)的方式，走進(jìn)服務(wù)對(duì)象，主動(dòng)了解行政部門、相關(guān)企業(yè)、科研機(jī)構(gòu)以及社會(huì)公眾對(duì)房管檔案信息的需求狀況、需求范圍、需求類型、需求程度、需求特點(diǎn)，實(shí)時(shí)調(diào)整工作側(cè)重點(diǎn)，創(chuàng)新工作模式，切實(shí)滿足行業(yè)管理和社會(huì)公眾利用需求。其次，房管部門要做好房管檔案研編工作，加強(qiáng)與高校、科研院所、專家學(xué)者的聯(lián)系，挖掘房管檔案的歷史文化價(jià)值和社會(huì)應(yīng)用價(jià)值，開展課題研究，傳播房管檔案文化。最后，房管部門要做好宣傳工作，提高民眾對(duì)房管檔案的認(rèn)知程度，這是持續(xù)開發(fā)房管檔案社會(huì)服務(wù)功能的前提。