以流程為導(dǎo)向的專利檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理探究

袁普強(qiáng)

摘要：專利檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是一項(xiàng)長期的工作，同時(shí)專利檔案和其他類型檔案有著截然不同的特點(diǎn)，導(dǎo)致其存在多方面的困難，本文提出的以流程為導(dǎo)向的專利檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理方案，能夠在一定程度上解決現(xiàn)實(shí)中專利檔案管理中的問題。

關(guān)鍵詞：流程；專利檔案；標(biāo)準(zhǔn)化管理

一、前言

經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域和科學(xué)研究領(lǐng)域的迅速發(fā)展催生了大量專利和專利檔案，目前該領(lǐng)域的研究和規(guī)范相對欠缺，需要開展大量的研究工作。

二、專利檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理分析

經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步要求全社會(huì)加強(qiáng)對于知識(shí)產(chǎn)權(quán)的重視程度，大量專利應(yīng)運(yùn)而生，采用傳統(tǒng)的技術(shù)和方法管理專利檔案不能滿足現(xiàn)代社會(huì)的需求?，F(xiàn)階段檔案管理人員對于專利檔案的認(rèn)識(shí)程度不足，相關(guān)知識(shí)技能掌握程度較低，致使大量檔案沒有妥善管理。專利檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的另一個(gè)重要原因是由于專利檔案具有重要的價(jià)值。專利檔案是專利信息的重要載體，同時(shí)具備技術(shù)性、經(jīng)濟(jì)性和法律性等多種屬性，這三種屬性正是企業(yè)單位生存發(fā)展的關(guān)鍵因素。專利檔案是單位的重要戰(zhàn)略資源，是其進(jìn)行自主研發(fā)所掌握的核心技術(shù)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的載體。最后，專利活動(dòng)自身具備的規(guī)劃化和程序化特點(diǎn)也要求對專利檔案開展標(biāo)準(zhǔn)化的管理。

三、以流程為導(dǎo)向的專利檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理意義

（一）以流程為導(dǎo)向?qū)＠麢n案管理是根據(jù)專利檔案的特點(diǎn)而設(shè)置

專利從本質(zhì)上說是法律授予個(gè)人的壟斷私權(quán)，專利的取得實(shí)質(zhì)是一個(gè)博弈的過程，是個(gè)人利益和社會(huì)利益博弈的過程，是一個(gè)從申請到審批、授權(quán)的過程。這一特點(diǎn)決定了專利檔案也是伴隨著專利的申請、審批、結(jié)案活動(dòng)產(chǎn)生的，這就決定了專利檔案的階段性。同時(shí)由于專利的時(shí)間性，決定了專利授權(quán)后，權(quán)利的活動(dòng)包括專利的應(yīng)用和保護(hù)等活動(dòng)都是有時(shí)效的，這決定了專利檔案產(chǎn)生的持續(xù)性和實(shí)踐性。因此，以流程為導(dǎo)的管理正體現(xiàn)了專利檔案的特點(diǎn)。

（二）以流程為導(dǎo)向的管理模式能夠?qū)崿F(xiàn)專利檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

現(xiàn)階段檔案管理人員對于專利和專利檔案的特點(diǎn)掌握不深，同時(shí)又缺乏成體系的專利檔案管理規(guī)章制度，而以流程為導(dǎo)向的專利檔案管理能夠清楚的體現(xiàn)專利形成過程中大部分信息，更進(jìn)一步地能夠反應(yīng)各個(gè)階段中文檔的特點(diǎn)。這就能夠幫助檔案管理人員在整理檔案文件的過程中依據(jù)形成時(shí)間、形成部門等信息進(jìn)行管理，真正實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化的目的，從源頭上提升專利檔案管理的質(zhì)量。

（三）以流程為導(dǎo)的企業(yè)專利檔案管理有利于劃清各職能部門的責(zé)任

專利權(quán)利的獲得具有程序性，專利活動(dòng)又具有復(fù)雜性、專業(yè)化、交叉性，這就決定了專利檔案的形成來源于多個(gè)部門，有技術(shù)部、知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門、市場部、行政部門和司法部門等?，F(xiàn)實(shí)中專利檔案多分散于各個(gè)部門之中，很難做到統(tǒng)一管理。以流程為導(dǎo)的專利檔案管理可以清晰界定形成于各個(gè)部門的檔案范圍，并可以清晰規(guī)定他們的歸檔時(shí)間，這樣就可以從制度層面明確規(guī)定各個(gè)部門的歸檔范圍和時(shí)間，便于劃分各個(gè)部門的職責(zé)。

四、以流程為導(dǎo)向的專利檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理模式分析

現(xiàn)實(shí)中專利的管理可以從獲取和運(yùn)用兩個(gè)階段進(jìn)行，各個(gè)階段產(chǎn)生的專利文件分屬不同的部門進(jìn)行管理和保存。以流程為導(dǎo)向的專利檔案要求專利形成全過程進(jìn)行統(tǒng)一的手機(jī)和管理工作，具體標(biāo)準(zhǔn)化管理模式分析如下：

（一）專利獲取階段檔案管理

該過程主要包括項(xiàng)目研發(fā)、專利申請和審批、專利結(jié)案幾個(gè)階段。項(xiàng)目研發(fā)過程中從事技術(shù)攻關(guān)的人員將技術(shù)方案提交給知識(shí)產(chǎn)權(quán)部門，后者依據(jù)單位長期發(fā)展和技術(shù)的市場前景對其進(jìn)行是否申請專利保護(hù)的決策。單位人員或者聘請專門的專利代理公司進(jìn)行專利文件的撰寫和申請。

專利申請文件指的是在專利申請審查過程中逐漸形成并留存?zhèn)溆玫母黝愇臋n資料的集合。這一過程中的專利文檔主要包括實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)方案、圖片和影像資料、手稿原始資料等。這些原始資料都是專利申請和專利保護(hù)的重要依據(jù)。單位可以將該部分文件歸入專利項(xiàng)目檔案，并暫時(shí)交給技術(shù)部管理。專利審批階段的文件主要有國家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局審查通知、審查意見、收費(fèi)通知、實(shí)質(zhì)性審查通知、意見陳述等，上述文件主要在專利復(fù)審員、知識(shí)產(chǎn)權(quán)部門和法院審理過程中產(chǎn)生，在專利結(jié)案之后統(tǒng)一交給單位檔案部門進(jìn)行整理。

專利結(jié)案階段?，F(xiàn)實(shí)中結(jié)案有多種形式，獲得授權(quán)、申請駁回、申請撤回和放棄等。形成的專利檔案文件主要是專利權(quán)證書、駁回證明和授權(quán)通知書等，上述文件的形成部門主要是在國家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局，在專利結(jié)案之后由單位檔案管理部門統(tǒng)一管理。

（二）專利應(yīng)用階段檔案管理

專利授權(quán)成功僅僅是有效期內(nèi)實(shí)際使用的開始，在專利的應(yīng)用、維護(hù)和保護(hù)階段同樣會(huì)產(chǎn)生大量的資料和文件。專利應(yīng)用階段檔案管理針對于專利實(shí)施、權(quán)利質(zhì)押、維護(hù)和轉(zhuǎn)讓、投資入股和對外貿(mào)易等環(huán)節(jié)，這些活動(dòng)的復(fù)雜性也導(dǎo)致了該階段形成的文件在多個(gè)部門留存。

五、結(jié)語

通過上文的研究，能夠看出專利檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理勢在必行，同時(shí)對專利檔案進(jìn)行管理對于單位具有重要意義，另一方面，以流程為導(dǎo)向的專利檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理能夠解決其現(xiàn)實(shí)管理中存在的問題，文中提出的以流程為導(dǎo)向的專利檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理模式具有較高的應(yīng)用和推廣價(jià)值。

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