淺析國有建筑企業(yè)檔案管理存在問題及對策措施

黃潔

摘 要：當(dāng)前，隨著我國建筑行業(yè)的快速發(fā)展，建筑市場競爭越來越激烈，建筑企業(yè)為了在激烈的市場競爭中占取一席之地，不得不提高自身的工程質(zhì)量和管理水平。本文主要從我國國有建筑企業(yè)的檔案管理的重要性以及當(dāng)前國有建筑企業(yè)檔案管理面臨的問題及改進(jìn)策略方面進(jìn)行簡要分析和論述。

關(guān)鍵詞：國有建筑企業(yè)；檔案管理；存在問題；對策措施

我國國有建筑企業(yè)一般工程項(xiàng)目巨大，項(xiàng)目的復(fù)雜程度高，其檔案管理起來也相對困難，雖然在檔案管理過程中采用了纖細(xì)的信息化管理方式，但是由于本身和外界各方面因素的影響使得當(dāng)前國有建筑企業(yè)在檔案管理中還存在較多的問題。為了有效解決檔案管理中已經(jīng)存在的問題以及面臨的問題，應(yīng)該首先認(rèn)識到國有企業(yè)檔案管理的重要性。

1 國有企業(yè)檔案管理的重要性

建筑工程竣工之后需要對工程質(zhì)量進(jìn)行評定，在評定過程中需要工程建設(shè)過程中的參考資料，而完整規(guī)范的建筑工程檔案則可以為其提供需要的參考資料。由此可推斷出建筑工程檔案在建筑工程建設(shè)中的重要作用：1.在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理過程中，建筑工程檔案能夠?yàn)槠涮峁┫鄳?yīng)的依據(jù)和參考，這樣，相關(guān)單位就可以根據(jù)以往的城市建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，利用工程檔案中的豐富資源，對城市進(jìn)行高效、合理的規(guī)劃和管理；2.竣工之后需要對工程進(jìn)行維修管理、擴(kuò)建和改建等工作，在此過程中相關(guān)人員可以依據(jù)規(guī)范而完善的建筑工程檔案提供的充分資料和信息數(shù)據(jù)，對后續(xù)工程進(jìn)行完善和管理；3.建筑工程質(zhì)量的高低以及施工質(zhì)量是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求，都需要參照建筑工程檔案，以工程檔案對實(shí)際工程質(zhì)量進(jìn)行分析，一方面可以促使建筑工程整體質(zhì)量的提升，另一個方面還可以在一定程度上提高工程項(xiàng)目建設(shè)的經(jīng)濟(jì)效益。因此，在整個建筑工程建設(shè)中加強(qiáng)和完善建筑工程檔案管理工作是十分必要的。

2 國有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和面臨的問題

2.1 國有企業(yè)檔案散、亂、缺、散

由于我國國有企業(yè)中的檔案管理工作采用的是多頭管理方式，原本具有連接性的檔案卻分布在不同地方，這樣就導(dǎo)致檔案資料的分散；目前我國國有企業(yè)的分公司在收集檔案時，收集人員往往是固定在項(xiàng)目管理科中對工程檔案進(jìn)行收集的，由于其對建筑工程的施工流程等各方面實(shí)際情況不熟悉，使得收集的材料不完整，甚至有些企業(yè)在工程建設(shè)之前不進(jìn)行適當(dāng)?shù)臋z驗(yàn)，工程竣工之后也不進(jìn)行驗(yàn)收，而是將工程過程中一些散亂的資料分次移交給檔案收集人員，從而導(dǎo)致檔案收集散亂、不規(guī)范；有些檔案收集人員的檔案鑒定水平較低，在整理檔案時缺乏相應(yīng)的能力，使得管理的檔案不集中，較分散。

2.2 國有企業(yè)檔案管理的制度不夠健全和完善

國有企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，為了確保檔案管理與企業(yè)管理水平協(xié)調(diào)一致，檔案管理過程中應(yīng)該采用信息化的管理方式，管理人員應(yīng)該樹立新的管理觀念，采用新的管理體制，這樣才能提高企業(yè)檔案的管理水平和管理效率。然而，當(dāng)前國有企業(yè)的檔案管理人員仍然沒有擺脫守舊的管理思想，在實(shí)際管理中不能將檔案管理工作融入到企業(yè)所有部門中去，相應(yīng)的管理制度仍然不健全，信息化管理方法不完善。

2.3 人員設(shè)備不足

國有企業(yè)檔案管理過程中熱暖設(shè)備不足問題是一個較為普遍的問題，現(xiàn)行的工程檔案管理體制是由三個層次組成的，分別是：公司檔案管理部門、分公司檔案管理部門和工程項(xiàng)目部資料室。其中公司檔案管理部門和分公司檔案管理部門人員配備的較少，相應(yīng)的設(shè)備也較為陳舊，甚至有些單位出現(xiàn)檔案庫房不足的問題，這將會在很大程度上影響檔案管理的安全性。工程項(xiàng)目部雖然配備了充足的人員，但是專業(yè)的資料管理人員卻幾乎沒有，相應(yīng)的專業(yè)設(shè)備也甚是缺乏，這就可能導(dǎo)致一些重要的檔案資料丟失或毀滅。

2.4 檔案質(zhì)量差

國有建筑企業(yè)檔案管理一般是有嚴(yán)格的質(zhì)量規(guī)定的，但是就目前的實(shí)際情況來說，很多檔案質(zhì)量并沒有達(dá)到規(guī)定質(zhì)量的要求，甚至還有相當(dāng)大的差距。例如，有的項(xiàng)目部為圖一時的簡單，在填寫原始資料時偷工減料，使得填寫的資料不完整；有些歸檔的資料沒有辦理完備的法律手續(xù)；有些工程項(xiàng)目的檔案資料與實(shí)際資料不符等。

3 加強(qiáng)國有企業(yè)檔案管理的對策措施

3.1 依法治檔，不斷加強(qiáng)國有企業(yè)檔案管理

加強(qiáng)國有企業(yè)的檔案管理工作，應(yīng)從三個方面著手：首先，檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)對檔案工作的認(rèn)識，深入學(xué)習(xí)和掌握國家關(guān)于檔案的法律標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)常與領(lǐng)導(dǎo)溝通，獲得領(lǐng)導(dǎo)的理解和重視，而企業(yè)也用加強(qiáng)對檔案工作的重視和領(lǐng)導(dǎo)，對檔案管理的人員配置、設(shè)備配備等予以保證；其次，應(yīng)不斷提升檔案工作者依法管理檔案工作的能力，在加強(qiáng)自身法律法規(guī)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的同時，加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍的建設(shè)；再者，建立完善的企業(yè)檔案管理制度，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，對檔案管理工作加強(qiáng)考核，從企業(yè)基層中貫徹落實(shí)依法治檔。

3.2 建立對國有企業(yè)檔案損失責(zé)任追究制度

建立國有企業(yè)檔案損失責(zé)任追究制度，實(shí)質(zhì)上就是針對國有企業(yè)檔案的重要性，在加強(qiáng)檔案管理工作的同時，重視檔案管理對公司各項(xiàng)建設(shè)的服務(wù)，全方位完善企業(yè)檔案的管理工作。在完善綜合檔案室制度的過程中，向下屬分公司推行二級檔案管理制度，通過在綜合檔案室實(shí)行年檢考核制度，而在二級檔案管理制度部門實(shí)行年度考核，這樣，便可以及時發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問題并及時采取措施對問題加以解決。

3.3 不斷強(qiáng)化建檔工作是檔案管理的基礎(chǔ)

針對目前國有企業(yè)檔案管理中的“散”、“亂”、“缺”問題，應(yīng)該采取相應(yīng)的解決措施，針對“散”的問題可以采用“收”的方法，通過構(gòu)建檔案管理機(jī)構(gòu)對現(xiàn)有檔案和新建檔案進(jìn)行接收和保管；針對“亂”的問題可以通過聘用檔案管理專業(yè)技術(shù)人員對國有企業(yè)信息資源進(jìn)行整合和整理，可以稱之為“整”的方法；針對“缺”的問題，可以采用“查”的方式對問題加以解決，具體做法是由相關(guān)檔案管理負(fù)責(zé)行業(yè)檔案的收集、整理、鑒定的指導(dǎo)工作，然后相關(guān)單位做好檔案移接工作，相互之間明確責(zé)任。

3.4 提高檔案質(zhì)量

檔案質(zhì)量的提高可以從三個方面著手，首先是項(xiàng)目經(jīng)理的檔案質(zhì)量提高的意識，其次是建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度，最后是加強(qiáng)檔案管理過程的監(jiān)督。在檔案管理工作中，項(xiàng)目經(jīng)理的主要責(zé)任是組織、協(xié)調(diào)和管理各部門的工作，由此項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)的檔案質(zhì)量意識的提高是非常關(guān)鍵的；工程檔案管理作為一個動態(tài)的管理過程，僅僅依靠單個部門或者個人是不可能對這一過程進(jìn)行全面管理，必須建立建立健全相應(yīng)的工作制度和加強(qiáng)檔案管理的全過程監(jiān)督，保證全過程檔案的連續(xù)性和完整性。

4 結(jié)語

總而言之，國有建筑企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理的重要組成部分，在實(shí)際管理工作中，檔案工作者必須認(rèn)識到檔案管理的重要性，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中已經(jīng)存在和即將面臨的問題，并針對這些問題及時采取相應(yīng)的解決策略和方法。

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