關(guān)于強化電子檔案管理工作的探討

孫玉磊

摘 要：近年來計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)取得了較快的發(fā)展，并在各行各業(yè)中進(jìn)行廣泛應(yīng)用。信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，催生了電子檔案。電子檔案的出現(xiàn)，給傳統(tǒng)檔案工作帶來了顛覆式的革命。在電子檔案管理工作中，不僅有效的避免了傳統(tǒng)檔案管理工作中的一些弊端，而且檔案管理工作效率和工作質(zhì)量大幅度提升，為檔案資源的有效利用起到了積極的促進(jìn)作用。文中分析了電子檔案管理工作的優(yōu)缺點，并進(jìn)一步對強化電子檔案管理工作的策略進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理；優(yōu)點；弊端；管理規(guī)范；安全

一直以來我國檔案載體都是以紙質(zhì)為主，隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案出現(xiàn)，硬盤、光盤及磁性介質(zhì)成為電子檔案的載體，這也使檔案信息依托于計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)了有效存儲，檔案信息資源實現(xiàn)了數(shù)字化的傳送和處理。電子檔案管理以其便捷性和高效性的特點獲得人們的青睞，使人們獲取檔案信息更加便利、快捷?？梢哉f電子檔案的出現(xiàn)，為檔案信息資源的有效利用創(chuàng)造了良好的條件。

1 電子檔案管理的優(yōu)缺點分析

（一）電子檔案管理的優(yōu)點

在電子檔案管理工作中，無紙化辦公作為其最顯著的特點，這在一定程度上降低對于紙質(zhì)文件的使用數(shù)量，實現(xiàn)了資源的節(jié)約。而且電子檔案數(shù)字存儲形式，有效的節(jié)約了存儲空間。電子檔案在檔案信息歸檔、存儲和查詢等方面都實現(xiàn)了數(shù)字化，利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有效的提高了檔案管理工作的效率，檔案信息查詢更具便利性和時效性，為檔案信息的傳遞和共享奠定了良好的基礎(chǔ)。電子檔案能夠向使用者提供拷貝，使用者能夠隨時隨地進(jìn)行檔案信息查詢，不僅方便快捷，而且辦事效率全面提升。電子檔案在使用過程中還可以利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程傳輸，打破了時空的限制。日常檔案信息查詢時，只需要輸入關(guān)鍵字就能夠找到自己所需要的檔案信息，實現(xiàn)了檔案信息的高效利用。

（二）電子檔案管理的弊端

電子檔案存儲過程中，信息載體存在老化和變質(zhì)的情況，使存儲的檔案信息無法讀取。因此需要重視電子檔案信息的備份工作，并充分的利用云技術(shù)來實現(xiàn)對檔案信息的有效保護(hù)。在電子檔案管理工作中，由于具體操作程序較為復(fù)雜，這就對檔案管理人員的技能和素質(zhì)提出了更高的要求。因此在電子檔案管理工作中，需要重視檔案管理人員的日常技術(shù)和素質(zhì)的培訓(xùn)，以此來提高電子檔案信息的真實性和可靠性。另外，電子檔案信息一直面臨著嚴(yán)重的安全問題。網(wǎng)絡(luò)具有較強的開放性特點，電子檔案信息在面臨黑客攻擊和病毒的侵襲，電子檔案在數(shù)據(jù)傳輸和共享過程中檔案信息安全受到較大的威脅，因此需要加快提升電子檔案信息安全技術(shù)水平，實現(xiàn)對電子檔案信息的有效保護(hù)。

2 強化電子檔案管理的措施

（一）制定科學(xué)合理的電子檔案管理規(guī)范

科學(xué)合理的電子檔案管理規(guī)范是解決當(dāng)下電子檔案管理問題的關(guān)鍵。電子檔案的突出特點是信息含量大，信息分類清晰而明確，所以在電子檔案管理規(guī)范的制定過程中一定要將管理工作細(xì)化到每個環(huán)節(jié)，不論是檔案的建立與處理，還是檔案的保管與更新都要進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，從而能夠有效避免客戶信息的丟失或者信息錄入錯誤以及惡意篡改客戶信息，進(jìn)而保證電子檔案的真實性。通過建立健全電子檔案管理規(guī)范，有效地對檔案管理的相關(guān)工作人員的工作行為進(jìn)行約束，對檔案管理部門的職能進(jìn)行有效限制，從而為電子檔案管理工作營造一個良好的環(huán)境。此外，為了能夠為檔案原件提供更好的保護(hù)，要優(yōu)化電子計算機以保證軟件的兼容性，要完善網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)保密驗收方式以保證文件安全，要制定嚴(yán)密的密集電子文件的特殊管理規(guī)定，這樣能夠柜檔案文件的原始性和真實性以及安全性進(jìn)行三維保障。

（二）統(tǒng)一電子檔案管理軟件

近年來我國信息技術(shù)的快速發(fā)展，有效的推進(jìn)了檔案管理的信息化進(jìn)程。在當(dāng)前電子檔案管理工作中，離不開軟件的支持。因此電子檔案管理工作中，需要統(tǒng)一電子檔案管理軟件，及時對電子檔案管理軟件進(jìn)行升級，這樣不同檔案管理系統(tǒng)中檔案信息資源能夠?qū)崿F(xiàn)有效的共享。要想實現(xiàn)電子檔案管理軟件的統(tǒng)一，需要政府相關(guān)部門要積極進(jìn)行引導(dǎo)，加大對檔案電子化進(jìn)程的監(jiān)督。同時還要重視檔案管理人員的日常培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，針對于軟件的升級要不斷的提升檔案管理人員的技能，從而更好的實現(xiàn)對電子檔案的有效管理。在實際工作中，檔案管理人員還要進(jìn)一步對不同種類的文件和規(guī)程和畫質(zhì)進(jìn)行規(guī)范，這樣不同電子檔案系統(tǒng)之間能夠?qū)崿F(xiàn)信息有效交流，為檔案信息資源共享的實現(xiàn)創(chuàng)造良好的條件。

（三）提高電子檔案的保存質(zhì)量

一是物理層面，即對電子檔案的光盤和磁盤等進(jìn)行保存。這些光盤或者磁盤是有化學(xué)材料制成的，在不同的溫度和濕度以及磁場中會發(fā)生不同的化學(xué)變化，例如，高溫下容易變形，強磁場中會消磁，其結(jié)果都是一樣的，即磁盤信息無法讀取。為了提高電子檔案的保存質(zhì)量，要對其物理環(huán)境進(jìn)行保護(hù)，具體的保護(hù)方法可以參考光盤或者磁盤的使用說明書。科學(xué)技術(shù)和信息化程度的急速發(fā)展下，光盤和磁盤的材料也在發(fā)生變化，所以其所需要的適宜的物理環(huán)境也在變化，保存時要嚴(yán)格按照相應(yīng)的說明書來進(jìn)行。

二是信息安全層面，即保護(hù)檔案文件免于黑客和電腦病毒的襲擊?；ヂ?lián)網(wǎng)在將信息在虛擬空間實現(xiàn)信息互通和共享的同時，也將大量信息暴露在公共空間，部門不法分子運用高科技手段盜取個人或者企業(yè)信息以威脅其安全。檔案管理部門要對檔案信息的安全進(jìn)行全力保障，對檔案系統(tǒng)的文件傳輸技術(shù)和文件傳輸環(huán)境進(jìn)行高度慮化和清潔。

（四）加強電子檔案的安全

通過建立檔案信息備份和恢復(fù)系統(tǒng)，這是針對電子檔案安全隱患的重要技術(shù)性措施。同時還要強化網(wǎng)絡(luò)安全管理工作，通過對用戶信息驗證、訪問和調(diào)閱權(quán)限設(shè)置、安裝防毒殺毒軟件、建立防火墻等一系列技術(shù)措施來有效的防范病毒和黑客對電子檔案的破壞和威脅。對于部分重要檔案信息，可以采用雙重歸檔法，即在對電子檔案信息進(jìn)行保存的同時，還要將電子文件制成拷貝進(jìn)行存檔案保管，有效的保證重要檔案信息的安全。

3 結(jié)束語

相較于傳統(tǒng)檔案管理模式，電子檔案管理工作效率有了較大程度的提升，其具有傳統(tǒng)檔案管理無法比擬的優(yōu)勢。但在當(dāng)前較長一段時間內(nèi)，電子檔案和紙質(zhì)檔案還會處于共存的局面，因此要處理好電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理工作之間的關(guān)系。并在實際工作中努力提高電子檔案管理工作水平，更好的發(fā)揮出電子檔案管理的優(yōu)勢，為檔案事業(yè)的健康、有序發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]張雪香.大高校電子檔案管理研究[J]. 湖北師范學(xué)院學(xué)報（哲學(xué)社會科學(xué)版）2016，（1）.

[2]孫玉春.論加強電子檔案的管理，做好電子檔案的利用[J].卷宗，2016（12）.

[3]王靜.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策分析[J].經(jīng)營管理者，2016（4）.