論如何做好新時期檔案管理工作

侯民

摘 要：作為檔案工作管理者要準確把握新時期檔案管理現(xiàn)代化的新趨勢和新要求，以檔案資源信息化推動檔案管理現(xiàn)代化，使檔案管理在新時期發(fā)揮出應有的作用。

關鍵詞：新時期；檔案管理；創(chuàng)新與發(fā)展

隨著科學技術的迅猛發(fā)展，檔案事業(yè)也顯得十分重要。辦公領域現(xiàn)代化技術設備的應用和信息管理系統(tǒng)的建設，給檔案工作帶來了新的變化和要求。

1 新時期檔案管理現(xiàn)代化主要內容

1.1 檔案資源信息化

檔案資源信息化作為信息技術在檔案管理領域的創(chuàng)新實踐，是將檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網絡的傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術支撐，是新時期檔案管理現(xiàn)代化的主要內容，其主要包括：—是檔案信息資源建設，即通過數(shù)字化、網絡化技術手段，建立起各類規(guī)范化、標準化、可共享的目錄數(shù)據庫和內容數(shù)據庫；二是檔案基礎平臺建設，包括檔案網絡建設和管理系統(tǒng)開發(fā)應用，建立檔案信息資源共享的技術支撐平臺，實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W絡化和檔案信息資源的共享化。

1.2 檔案保護現(xiàn)代化

隨著新型存儲介質的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術的廣泛應用，出現(xiàn)許多新型載體的檔案，如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，這些檔案信息的記錄和存儲載體有磁性的、光學性的和磁性的，有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案在形成介質、利用方式、存儲方式等各個方面都布不同的特點和要求，因此，以新型檔案載體為對象的檔案保護現(xiàn)代化將成為今后研究的重點內容，而且，它不僅要研究有效保護和保管檔案載體的方式、力琺，還要深入研究如何保護檔案信息內容的安全性、真實性與完整性。

1.3 管理手段現(xiàn)代化

管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)，是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎之—。首先是檔案現(xiàn)代管理方法和理論的應用。通過借鑒和利用當代管理學中的科學理論和方法，形成行之有效的檔案科學管理理論，這些理論與檔案工作實際相結合，不斷地指導檔案管理實踐，在實踐中加以總結和發(fā)展，最終形成檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。其次是先進的技術手段應用。要不斷地將當代先進的技術設備、技術手段和技術成果引入檔案管理中，實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、自動化。

1.4 檔案管理標準化

檔案標準化通過制定和貫徹各種標準、規(guī)范，使技術應用和分工協(xié)作有了統(tǒng)—的科學準則和依據，保證了檔案各項工作能夠有機地聯(lián)系起來，并且在檔案的管理中取得最佳的效益。在信息時代，信息的共享與網絡的溝通更依賴于統(tǒng)—的標準與規(guī)范，如各種檔案數(shù)據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網絡平臺的鏈接等等，都需要通過建立一系列的標準、規(guī)范來實現(xiàn)，必須通過制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，來確保檔案管理現(xiàn)代化各項工作的有效實現(xiàn)。

2 正確認識檔案在我國經濟建設中的作用

檔案是歷史的真實寫照，人類的發(fā)展不能割斷歷史。檔案提供的史料，是當今進行重大決策的重要依據。檔案資料由于它的收集、整理、保管的特殊性，決定它對歷史反映的真實程度要優(yōu)越于其它資料，為人們認識世界提供了很好的教材，所以充分利用檔案資料，就能為我國的經濟建設進行決策和制定政策，提供強有力的依據。

檔案資料包含著人類智慧的結晶，蘊藏著前人寶貴的知識和經驗，是廣大專業(yè)技術人員、管理人員以及各行各業(yè)人員學習的寶庫，人們從中吸收養(yǎng)分，為祖國的經濟建設服務。

3 開發(fā)和利用檔案信息資源，為經濟建設服努

3.1 要加強做好檔案資料的基礎工作

對于檔案事業(yè)的領導和負責人，要依法加強對檔案的業(yè)務指導和監(jiān)督，特別是對經濟、科技檔案的業(yè)務指導和監(jiān)督。對于從事檔案工作的工作者來說，首先要熱愛檔案事業(yè)，把檔案事業(yè)看成是一項神圣的事業(yè)，具有良好的職業(yè)道德。其次，要有很好的檔案管理工作能力，收集、整理和保管檔案看來很平凡，實質上是很強的專業(yè)技術工作。我們檔案工作者要有正確的觀念和正確的方法論，有敏銳的眼光，有精湛的檔案工作技術。檔案管理要有制度，檔案的收集、歸檔、分類、組卷和編目等要有程序，要防止為了“達標”和“過關”去搞檔案突擊整理。要做好檔案管理的保密工作。在檔案利用過程中要制訂檔案利用監(jiān)督措施，要依法利用好檔案，使之為社會主義經濟建設服務。

3.2 加強檔案教育，提高檔案工作者的素質

首先，培養(yǎng)檔案人員為社會主義經濟建設服務的觀念。要加強社會主義市場經濟理論的教育。檔案工作必須貼近社會主義市場經濟，檔案工作者必須了解經濟工作，黨的政策方針和經濟管理知識，這樣才能有效地為社會主義經濟服務。

其次，要增強檔案人員的工作能力以適應新時代的檔案工作。由于科技的進步，檔案的管理手段也在發(fā)生變化，檔案的載體形態(tài)、管理程序、技術方法等都發(fā)生變化，這些變化對檔案管理人員的工作能力提出了新的要求。因此，根據檔案工作所發(fā)生的變化，必須對檔案人員進行業(yè)務培訓，以增強他們的工作能力。

再次，要優(yōu)化檔案人員知識結構，以培養(yǎng)他們的創(chuàng)新精神和能力。創(chuàng)新能力的強弱與知識結構有很大關系，掌握的知識新、現(xiàn)代技術多、知識結構合理的人，他的創(chuàng)新能力的培養(yǎng)就快。我們要發(fā)展檔案事業(yè)，服務好經濟建設，就必須要博學多才，特別是要注重對現(xiàn)代科學技術和檔案邊緣科學知識的掌握。

3.3 跟上形式、更新觀念、搞好服務

檔案工作具有案頭工作性質，而按頭工作很容易讓人們忽視外界環(huán)境的變化，這也是一些檔案人員在思想上滯后環(huán)境變化的原因。在當前，檔案工作要樹立“檔案工作要服務于經濟建設，注重經濟效益和社會效益”的觀念。主動向有關單位做宣傳，使檔案得到充分利用，取得更好的經濟效益和社會效益。

4 擴大社會宣傳，不斷開創(chuàng)檔案工作的新局面

檔案事業(yè)是社會事業(yè)的一個組成部分。提高檔案工作的社會地位，進而發(fā)展檔案事業(yè)就必須擴大檔案工作的影響；創(chuàng)新檔案宣傳領域。繼《中國檔案）、《檔案學研究）、（檔案學通訊）等國家級檔案刊物出版發(fā)行后，又創(chuàng)辦了（中國檔案報），成為世界范圍內唯一一份檔案工作報紙。同時，各省、市、自治區(qū)也都創(chuàng)辦檔案刊物，宣傳檔案工作，交流工作經驗，開展學術研討，報道好人好事，擴大了檔案工作的社會影響，促進了檔案工作的發(fā)展。隨著社會主義市場經濟體制的建立和完善，新的經濟組織不斷出現(xiàn)，要求檔案工作與時俱進，跟蹤指導，服務到位，及時建立新經濟組織的檔案工作。為適應社會發(fā)展的需要，推進了社保檔案、社區(qū)檔案、家庭檔案等的建立，擴大了檔案工作的社會影響，強化了檔案工作的服務措施，拓寬了檔案工作的領域，使檔案工作更好地服務于經濟建設，服務于政治文明、精神文明建設，開創(chuàng)了檔案工作的新局面。

檔案為經濟建設服務，這是勿庸置疑的。但是為經濟建設服務本身的內涵是十分豐富的，它包括很多方面。我們不能一提到為經濟建設服務，就狹隘地與獲得多少經濟效益劃等號。因為保存檔案的目的不是為了謀求利益，獲得利潤，而是為了造福于人類，為人類社會的生存和持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造某種基本的條件，所以它的效益最終大多表現(xiàn)為社會效益。在此檔案管理論文中，闡述了檔案質量管理的重要性，檔案管理工作人員的重要性，我們應該如何做好對每一份檔案的保管工作。檔案質量是檔案的生命線，檔案質量的好壞直接影響其效用。我們每個從事檔案管理工作的人員必須樹立檔案全面質量管理的思想，使檔案質量不斷提高。

檔案工作者肩負著歷史的職責，檔案管理論文全面闡述了提高檔案管理人員的意識，檔案科學管理，用豐富科技信息資源，推動檔案事業(yè)的發(fā)展。實踐證明，只有好工作思路和方法，才能確保檔案管理質量穩(wěn)步提高。