檔案信息電子化的應(yīng)用相關(guān)問題歸納總結(jié)

辛洪春

摘 要：文章論述了電子文件的意義與特點(diǎn)，表現(xiàn)優(yōu)勢，掌握好電子文件的特性，其管理方法應(yīng)用中存在的問題，最后提出了解決措施。

關(guān)鍵詞：信息化；應(yīng)用；總結(jié)；立體化

1 電子檔案的特點(diǎn)

（一）檔案管理更為便捷：這其實(shí)不說大家也知道。利用計(jì)算機(jī)平臺作為基礎(chǔ)，檔案的管理員就可以隨時隨地的利用計(jì)算機(jī)對各種各樣的數(shù)據(jù)進(jìn)行清查，統(tǒng)計(jì)，檢索等需要的相關(guān)資料。這樣便可省掉很多翻閱紙質(zhì)檔案帶來的繁瑣的手續(xù)。

（二）一體化的管理升級：電子文件與電子檔案的一體化管理是辦公自動化趨勢下的檔案工作的升級，不同的文件包括文字、聲像、照片等等在辦理結(jié)束后，可以直接進(jìn)入相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫。由資料的管理員分文別類的整理組卷。這樣就可以隨時實(shí)現(xiàn)歸檔，使電子檔案的管理變得一體化。

（三）檢索查閱的網(wǎng)絡(luò)化：電子檔案的管理系統(tǒng)中，每份文檔都具備屬性信息，這些屬性信息可以按照不同客戶的不同權(quán)限向各部門開放。應(yīng)用這種方法是為了不必非到檔案部門檢索查閱，可以隨時在網(wǎng)絡(luò)上的任何終端進(jìn)行檔案查閱。而且不受地域及時間的限制，相對提高了信息檢索的利用率。

2 掌握好電子文件的特性，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)

（一）信息與載體的相分離性。電子文件在傳遞和復(fù)制上比較方便，而且保證的信息的不失真。不像紙質(zhì)問價(jià)那樣容易確認(rèn)原件和復(fù)件，這方面就會對文件的真實(shí)性、完整性和可靠性造成影響。

（二）易更改性。紙質(zhì)文件在修改之后是會有痕跡的，而電子文件因?yàn)槭峭ㄟ^鍵盤輸入，所以就算修改了也無法察覺，并且電子文件都是存儲在電子媒介上，其數(shù)據(jù)易擦除易修改，一些惡意的計(jì)算機(jī)病毒會對這些設(shè)備造成損害，破壞文件，所以需要解決的問題比較多。

（三）電子文件的數(shù)據(jù)易修改、易擦除，因此保存在電子介質(zhì)上的數(shù)據(jù)因?yàn)椴僮鞑划?dāng)造成數(shù)據(jù)的丟失、缺失則會產(chǎn)生非常大的影響，直接影響了電子文件的憑證作用。影響對其讀取還原的有效性和能否保持原貌。

3 電子信息技術(shù)管理檔案的方法

基于以上電子檔案管理的諸多優(yōu)點(diǎn)，這里我們要討論的是電子檔案管理的方法和步驟。

（一）電子檔案的收集：在很多的領(lǐng)域在做一項(xiàng)工作之前都要先收集材料，電子檔案的管理也是一樣。在處理相關(guān)電子檔案時的前提是具備了電子檔案的存儲平臺。因此計(jì)算機(jī)可以說必不可少。在檔案的收集之前，建立好辦公自動化的模塊且將收集的工作延伸至存儲系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段，并為電子檔案的管理奠定了基礎(chǔ)。

（二）其次，對電子檔案進(jìn)行整理也是至關(guān)重要的。整理電子檔案應(yīng)該是按照歸檔的原則，格式都規(guī)范的進(jìn)行了，一般都是以年度，組織機(jī)構(gòu)，保管期限而分類存盤的，在接收文件時也集中完成，并對歸檔的電子文件進(jìn)行編輯和說明，也存盤后，檔案的人員也要按照數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)與規(guī)范都建立電子檔案地目錄路徑，以方便查找。

（三）電子檔案使用的管理：我們所總結(jié)的電子檔案的使用途徑最主要有以下幾種：拷貝，網(wǎng)絡(luò)傳輸，直接使用。而從信息的安全及保護(hù)資料的完整性角度出發(fā)，我們應(yīng)利用安全保密措施，尤其是一些涉及到專利的成果甚至于機(jī)密的檔案，通過給這樣的整個文件加密或者是設(shè)置密碼，讓文件只能是用于閱讀而且不能輕易的修改，同時這種帶密的文件也不能上網(wǎng)。

（四）組織建立數(shù)據(jù)庫。根據(jù)電子檔案的不同類型來進(jìn)行分類處理。每個單位的電子文件類型都是不固定且多樣化，因此需要先對這些電子文件進(jìn)行分類處理，按照門類來進(jìn)行劃分，結(jié)合本單位的專業(yè)和電子文件內(nèi)容制定分類編號方案。分類編號就是按照分類編號方案的規(guī)定對電子文件進(jìn)行劃分，并給每份電子文件一個固定垢唯一的號碼，從而使全部電子文件成為一個有機(jī)的整體。

（五）最后，電子檔案的保護(hù)也至關(guān)重要。一般的電子文檔都被記錄成光碟后放在紙質(zhì)或者棉質(zhì)的纖維套理，垂直的懸掛在盒中，且彼此間要留有空隙以避免光碟由于擠靠太近而造成翹曲。同時要保持好室內(nèi)的溫濕度，合理的溫度和合適的濕度影響光盤的耐久性，不要再盤片上寫字，同時需要注意避光和防塵。

4 電子信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的問題

（一）檔案管理的電子化的認(rèn)識性存在模糊性：在實(shí)際的工作中，工作人員的認(rèn)識上還是存在差距，差距的存在往往造成工作的失誤，比如對一些特別的重要的文件不能做到及時備份及打印。過分依賴于計(jì)算機(jī)一旦計(jì)算機(jī)發(fā)生故障，就可能造成檔案文件的丟失。同時，電子文件歸檔意識的欠缺。只用計(jì)算機(jī)起草文件，但是打印出紙質(zhì)正式文件，作為草稿的電子文件就容易被忽視。

（二）電子檔案缺乏規(guī)范化得歸檔和管理：這幾年來，計(jì)算機(jī)，網(wǎng)絡(luò)以及多媒體技術(shù)都已經(jīng)在高校普遍應(yīng)用，各高校都在工作中已經(jīng)形成了和積累了大量電子文件?？梢酝ㄟ^國際互聯(lián)網(wǎng)接受電子文件，可以通過網(wǎng)絡(luò)向上級及其他單位發(fā)送文件，非常便捷。

（三）電子文件存儲缺乏安全性：電子文件的數(shù)量很多，還有很多數(shù)據(jù)庫文件和多媒體課件，占用了很大的磁盤容量。多數(shù)電子文件都是直接被保存在個人的計(jì)算機(jī)硬盤上或者局域網(wǎng)的服務(wù)器硬盤上，雖然硬盤存儲時比較可靠的。但缺點(diǎn)是不便于脫機(jī)保管，容易受到計(jì)算機(jī)病毒的感染而造成數(shù)據(jù)的丟失。缺乏安全性。

（四）管理機(jī)構(gòu)不全及專業(yè)人才缺乏：我們的電子檔案管理師需要專門的文件檔案管理部門和專業(yè)人員的，但是現(xiàn)狀卻是多數(shù)的檔案的工作素質(zhì)不高，對計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)知識了解的又能少，導(dǎo)致了對電子文件的歸檔管理不完全不嚴(yán)謹(jǐn)。而且對于電子檔案沒有統(tǒng)一管理，也勢必造成文件檔案的泄密與丟失。

5 檔案界所應(yīng)采取的對策

（一）做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

（二）解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵，水份及有害氣體的侵割。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實(shí)際貯存的難，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。

（三）使檔案管理向立體化發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個性，因此，在原有平面結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，又增加了一項(xiàng)檔案信息載體內(nèi)容，就構(gòu)成三維空間，形成了立體化的管理結(jié)構(gòu)。

（四）檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。

6 結(jié)束語

電子檔案管理面臨著諸多的問題。為了適應(yīng)電子檔案管理的需求，應(yīng)盡快培養(yǎng)精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案專業(yè)人才；建立健全維護(hù)電子檔案真實(shí)和安全的措施與規(guī)章；制定科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，以全面做好電子檔案管理和開發(fā)利用工作。

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