智慧檔案館建設(shè)是未來檔案事業(yè)發(fā)展的大勢

馬歡

摘 要：信息時代，對于檔案管理的未來發(fā)展提出了明確要求。檔案館發(fā)展經(jīng)歷了由低級到高級，由傳統(tǒng)到現(xiàn)代的歷程。從未來發(fā)展的大趨勢來看，數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代檔案館建設(shè)的要求，而智慧檔案館建設(shè)是未來檔案館建設(shè)與發(fā)展的大趨勢。為此，各級各類檔案館一定要搶抓機(jī)遇，與時俱進(jìn)，采取措施，積極推進(jìn)智慧檔案館建設(shè)與發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案館；信息化；智慧檔案館；數(shù)字檔案館

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009 — 2234（2017）07 — 0122 — 03

當(dāng)前，我們正處在信息大爆炸時代，以物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)、智能化、云計算等為標(biāo)志的網(wǎng)絡(luò)充斥到社會生活、生產(chǎn)的各個角落。在我國，檔案館產(chǎn)生與發(fā)展經(jīng)歷了一個由低級到高級、由簡單到復(fù)雜的發(fā)展歷程，與時代發(fā)展同步，現(xiàn)代化檔案館建設(shè)也給未來檔案館建設(shè)提出了明確要求，那就是要向更高級的綠色、智能、智慧檔案館建設(shè)邁進(jìn)。

數(shù)字檔案館是傳統(tǒng)檔案館的“升級版”，智慧檔案館又是是數(shù)字檔案館的“升級版”，或是更高層次和階段，智慧檔案館是數(shù)字檔案館發(fā)展的必然結(jié)果。通俗講，我們正在進(jìn)行智慧城市建設(shè)，而智慧檔案館全方面服務(wù)作用也就凸顯出來，也就體現(xiàn)出了智慧檔案館的“記憶中樞”職能，從而也就可以為黨和政府的決策提供參考。

一、智慧檔案館的發(fā)展理念

作為傳統(tǒng)檔案館、數(shù)字檔案館建設(shè)的更高層次和階段，智慧檔案館的理念確立以及實際建設(shè)迫在眉睫。智慧檔案館有狹義和廣義兩個概念，狹義智慧檔案館是指包含多元化檔案資源中傳統(tǒng)檔案和新型檔案內(nèi)容信息和載體信息的檔案館建設(shè)等方方面面的內(nèi)容。廣義的智慧檔案館是指涉及全部信息的檔案館，凡是數(shù)字化、智能化等信息化管理下的檔案館都一律統(tǒng)稱為廣義智慧檔案館。目前來看，狹義檔案館建設(shè)以外的各方面建設(shè)與發(fā)展也是尤其重要，也是我們未來發(fā)展的重要方面。

從檔案館的建設(shè)范疇看，綠色檔案館建設(shè)包含的面更大，不僅包含智慧檔案館的軟硬件設(shè)施建設(shè)，它更注重綠色建筑研究范疇。隨著生態(tài)可持續(xù)發(fā)展理念的提出與發(fā)展，綠色檔案館建設(shè)已經(jīng)成為未來發(fā)展的方向。綠色檔案館建設(shè)理念產(chǎn)生于上世紀(jì)80年代，所遵循的是生態(tài)環(huán)保、節(jié)能降耗、可持續(xù)發(fā)展、堅固耐久、安全可靠、協(xié)調(diào)高效等理念。其目標(biāo)和智慧檔案館建設(shè)一樣，都是檔案工作高效發(fā)展的有力支撐；使檔案自身功能最大程度提升；最終目的是實現(xiàn)檔案的最大社會價值；最大程度地提高檔案館的服務(wù)功能等等。從發(fā)展目標(biāo)看，都是強(qiáng)化檔案保管、檔案信息資源開發(fā)、文化傳播、社會服務(wù)等全方位功能于一體的檔案信息資源中心，這里，社會服務(wù)功能是檔案館價值發(fā)揮的重要影響因素。

智慧檔案館是以多元化的檔案資源為管理對象。智慧檔案館建設(shè)是“智慧城市、智慧中國、智慧地球”建設(shè)與發(fā)展的重要組成部分，社會大發(fā)展也迫切要求檔案館建設(shè)主動融入和跟進(jìn)這一發(fā)展大趨勢。因此，這就更加需要將檔案管理信息建設(shè)推向一個更新階段，并且要我們主動瞄準(zhǔn)智慧檔案館的新目標(biāo)而積極發(fā)力。在未來，所有事物的流程、運行方式等管理都要實現(xiàn)智能化，智能技術(shù)與智能管理已經(jīng)成為未來社會發(fā)展大趨勢。未來檔案館建設(shè)應(yīng)該積極跟進(jìn)技術(shù)發(fā)展的新趨勢，為未來檔案館建設(shè)與發(fā)展鋪平道路，為可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造條件。

在認(rèn)識方面，多數(shù)人認(rèn)為數(shù)字檔案館建設(shè)就是智慧檔案館，把二者概念混淆。事實上，二者有著很大的區(qū)別。僅僅使用了物聯(lián)網(wǎng)、云計算等還不能叫做真正的檔案館。智慧檔案館是一個綜合管理和控制體系，這里面運用了云計算、物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、自動控制等技術(shù)，目的是提高檔案管理與檔案館運行效率和服務(wù)水平。真正的智慧檔案館是有足夠的能力對檔案資源管理與發(fā)展、各類信息的感知與挖掘，通過各種現(xiàn)代科技手段研究與分析并提取形成智慧信息，并將其應(yīng)用與管理、決策和服務(wù)?！爸恰焙汀盎邸笨衫斫鉃椤爸悄艿母兄迅嬷畔ⅰ焙汀奥斆鞯膽?yīng)對和處置信息”。信息時代，信息技術(shù)呈現(xiàn)出許多新特點。比如，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展實現(xiàn)了物體的智能化管理；4G移動通信的發(fā)展，使服務(wù)范圍更大、更多的移動經(jīng)濟(jì)接入移動通信網(wǎng)絡(luò)，支持的業(yè)務(wù)范圍更加廣泛。再比如，云計算技術(shù)廣泛應(yīng)用，將對檔案信息資源管理產(chǎn)生深刻而直接到影響。

數(shù)字檔案管理的產(chǎn)生，給傳統(tǒng)檔案工作帶來了革命性的變革與發(fā)展。但是，從嚴(yán)格意義上說，或者是從未來發(fā)展戰(zhàn)略來看，還會有存在一定的制約因素或局限性，比如理念、技術(shù)和資源等。數(shù)字檔案館建立和發(fā)展實際上不是檔案管理的改革，而是檔案信息管理變革。數(shù)字檔案館建立沒有在檔案管理實體方向?qū)崿F(xiàn)突破，表現(xiàn)為檔案信息與檔案實體信息沒有很好結(jié)合。數(shù)字檔案館不具備開展業(yè)務(wù)工作及輔助檔案信息用戶思維的功能。數(shù)字檔案館資源結(jié)構(gòu)難以突破傳統(tǒng)檔案館既有的局限性，因為它受制于傳統(tǒng)檔案資源的嚴(yán)格限制。另外，數(shù)字檔案館技術(shù)、信息管理、服務(wù)、安全等方面仍有一定程度的薄弱環(huán)節(jié)。相比之下，智慧檔案館將實現(xiàn)檔案信息感知與服務(wù)的廣泛化，再通過“三網(wǎng)融合”，加快實現(xiàn)城鄉(xiāng)間檔案信息服務(wù)全覆蓋。

智慧檔案館能夠全面感知、分析和整合檔案資源和檔案館的運行信息，可以為檔案管理和信息開發(fā)創(chuàng)造了更美好的前景。智慧檔案館在智慧城市建設(shè)中的作用越來越大，作為智慧城市建設(shè)的重要組成部分，其價值愈加顯現(xiàn)，比如，可以為市民發(fā)揮多元化的信息資源服務(wù)作用；符合市民和社會組織需求導(dǎo)向；建立廣覆蓋、多樣化、多途徑的檔案信息服務(wù)體系等，讓市民和諸多社會組織感受到檔案館信息化帶來的智慧服務(wù)和個性化服務(wù)。智慧檔案館建設(shè)與發(fā)展能夠大大提高工作效率，可以更好的為黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、企業(yè)、社會組織、基層群眾等提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，為全社會提供檔案信息共享支撐平臺。

二、智慧檔案館的體系與構(gòu)成框架

現(xiàn)實中，我們不能忽視如何突破數(shù)字檔案館的局限性。智慧檔案館建設(shè)關(guān)鍵在于突破數(shù)字檔案館信息應(yīng)用的理念、范圍和模式，“建立集全面感知，資源多元、雙模有儲、綜合處置、泛在應(yīng)用”等于一體的檔案及檔案管理與運營的綜合支撐平臺。

（一）多元資源。多元化的檔案資源是智慧檔案館建設(shè)的信息化基礎(chǔ)。信息資源一般是由原生電子檔案、檔案數(shù)字化成果、經(jīng)濟(jì)社會運行及管理信息回歸檔案數(shù)據(jù)庫等構(gòu)成的檔案內(nèi)容信息資源，還包括檔案目錄、索引、類別等構(gòu)成的檔案管理信息資源，還有基于射頻識別技術(shù)的檔案實體信息資源，由網(wǎng)絡(luò)信息、媒體信息、非物質(zhì)文化信息等城鄉(xiāng)社會記憶資源；以及由用戶信息、檔案利用信息、檔案數(shù)據(jù)挖掘信息等構(gòu)成的檔案應(yīng)用信息資源，由供電信息、濕溫度信息、安保構(gòu)成的檔案樓宇管理信息資源。（見表1）

表1：檔案資源多元化類別表

檔案資源類別包含內(nèi)容

檔案管理信息資源檔案目錄檔案索引

檔案實體信息資源RFID技術(shù)即射頻識別技術(shù)

檔案城鄉(xiāng)記憶資源媒體信息網(wǎng)站信息非物質(zhì)文化信息

檔案應(yīng)用信息資源用戶信息檔案利用信息檔案數(shù)據(jù)挖掘信息

樓宇管理信息資源供電信息溫度信息濕度信息安保信息

檔案內(nèi)容信息資源原生電子檔案檔案數(shù)字化成果經(jīng)濟(jì)社會運行及管理信息歸檔數(shù)據(jù)庫

從上表看出，這些檔案的多元化的資源可以讓用戶感知和獲取的信息內(nèi)容，更好地滿足市民的各方面需要，也可以使檔案管理工作者得心應(yīng)手地感知到檔案管理信息，達(dá)到更加精準(zhǔn)的工作，獲取或協(xié)同處理檔案業(yè)務(wù)工作，達(dá)到服務(wù)簡明化以及檔案服務(wù)的最佳狀態(tài)。

（二）全面感知。檔案智慧管理的第一要素就是感知，也是明確要求。通過相應(yīng)的技術(shù)手段和管理策略將檔案實體、檔案內(nèi)容、檔案管理信息等與互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)系起來，實現(xiàn)對檔案內(nèi)容信息的感知，實現(xiàn)對檔案實體的感知，實現(xiàn)對檔案管理信息的感知，即感知信息、感知檔案、感知管理。感知需要高的技術(shù)要求，比如，要通過RFID技術(shù)實現(xiàn)對檔案實體的感知，用智能化定位、跟蹤、識別、監(jiān)控和管理實體。比如，在感知檔案內(nèi)容方面，通過智能化的數(shù)字挖掘技術(shù)的實現(xiàn)，以智能化識別、抽取、整合和應(yīng)用檔案信息。在檔案管理狀況感知方面，主要通過樓宇智能管理技術(shù)實現(xiàn)，以智能化監(jiān)測、評價和處置檔案管理的狀態(tài)。（見表2）

表2：檔案智慧管理全面感知情況分類

感知類別技術(shù)實現(xiàn)智能化狀態(tài)

檔案內(nèi)容感知智能化數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)實現(xiàn)智能化識別、抽取、整合、應(yīng)用檔案信息

檔案管理狀況感知樓宇智能管理技術(shù)實現(xiàn)智能化監(jiān)測、評價和處理檔案管理狀態(tài)

檔案實體感知通過RFID技術(shù)實現(xiàn)，即射頻識別技術(shù)實現(xiàn)智能化識別、定位、跟蹤、監(jiān)督和管理

（三）綜合處理。智慧檔案館的“智慧”所在就是建立了應(yīng)對和處理機(jī)制，而這種機(jī)制是建立信息基礎(chǔ)之上的。通過對檔案信息需求特征解析平臺和檔案利用知識管理、經(jīng)驗管理等支持平臺，對檔案信息感知發(fā)面進(jìn)行利用政策容許度、相關(guān)內(nèi)容、利用方式、途徑合理性等評價。全方位提高檔案信息利用的查全率、查準(zhǔn)率、查速率，以便確保檔案信息的充分利用。另一方面，通過對檔案實體與內(nèi)容信息、檔案實體信息與樓宇管理信息的綜合分析，及時掌握檔案管理的運行情況，把握檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，提出處置策略和考核指標(biāo)，為檔案工作者提供指針式判斷界面和菜單式處置方案建議，從而提供可視化、量化的數(shù)據(jù)支撐和智慧支撐，實現(xiàn)檔案信息、實體、管理環(huán)境的一體化管理，切實達(dá)到檔案的交互式管理。

（四）雙模存儲。大量數(shù)據(jù)的存儲和運算時智慧檔案館建設(shè)有一大特征。

實踐證明，云計算不是解決海量數(shù)據(jù)矛盾和問題的唯一途徑。比如，有一些檔案具有安全和保密性的特征和特點，這就要求智慧檔案館具有獨立產(chǎn)權(quán)、獨立數(shù)據(jù)計算和相應(yīng)的存儲能力，這里先進(jìn)設(shè)備、設(shè)施特別重要。同時，智慧檔案館建設(shè)還離不開云計算和云儲存技術(shù)，這是因為海量數(shù)據(jù)處理和存儲壓力大，而潛在用戶利用需求也需要這一技術(shù)支持。為此，智慧檔案館就一定要采取“自有”和“云”雙模模式?？梢灶A(yù)見，未來的智慧檔案館一定會運行于“檔案云”范圍之中。

（五）泛在應(yīng)用。隨著現(xiàn)代化科技的快速發(fā)展，智慧檔案館的服務(wù)領(lǐng)域也即將隨之?dāng)U大，服務(wù)范圍將會更廣泛。比如，跟進(jìn)移動服務(wù)技術(shù)，建立移動數(shù)據(jù)信息查閱服務(wù)中心；再如，利用手機(jī)無線網(wǎng)等終端設(shè)備，實現(xiàn)檔案信息服務(wù)的移動化。同時，我們應(yīng)將檔案信息服務(wù)納入“三網(wǎng)”融合的新的終端設(shè)備。

三、智慧檔案館建設(shè)的總體構(gòu)想

一般來說，目前所說的智慧檔案館建設(shè)大都是指狹義的概念，各地各級檔案館建設(shè)都是以狹義的智慧檔案館建設(shè)為目標(biāo)，在不同層面或與不同形式著手智慧檔案管項目研究和建設(shè)。比如，智慧檔案館建設(shè)的總體方案研究與確定，智慧檔案館建設(shè)的框架搭建、智慧檔案館建設(shè)可行性的研究等。調(diào)查顯示，各級檔案館本著構(gòu)建一個初級的智慧檔案館，之后再建立全面的智慧檔案館。

智慧檔案館建設(shè)應(yīng)有以下內(nèi)容和流程：一是電子文檔一體化與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)倉儲管理；二是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與檔案智能管理；三是記憶理念與數(shù)字文獻(xiàn)資源管理，四是智慧泛在理念與檔案信息服務(wù)；五是智能技術(shù)與檔案管理工作科學(xué)化；六是真實可信，長期使用與安全存儲；七是網(wǎng)格化管理與檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)等。這些將是智慧檔案建設(shè)的主要流程。從目標(biāo)來看，通過構(gòu)建檔案智慧管理、收集、服務(wù)、保護(hù)、監(jiān)督等平臺，實現(xiàn)檔案價值的深層次開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案資源的高度智能化管理。

（一）管理平臺。目標(biāo)確立后管理狀況為關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在檔案智慧管理后面，要重點推進(jìn)物聯(lián)網(wǎng)，即射頻技術(shù)在檔案智能化識別、定位、跟蹤、監(jiān)控、管理等發(fā)面的應(yīng)用，從而更快實現(xiàn)檔案實體信息與內(nèi)容信息一體化、交互花管理。實踐中，這種管理有一定難度，需要先進(jìn)設(shè)備和人才支撐。

（二）收集平臺。收集平臺尤為重要。一是、加強(qiáng)電子檔案的接收與管理；二是、集中管理各單位有長久保存價值的業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫；三是、實現(xiàn)檔案館對網(wǎng)站、廣播、電視等媒體信息的智能采集和自動歸檔；四是、有計劃大規(guī)模積累城市歷史文化資源，通過專用網(wǎng)站提供權(quán)威的城市歷史文化資源。

（三）服務(wù)平臺。在傳統(tǒng)檔案館、數(shù)字檔案館的信息服務(wù)體系建設(shè)，建立移動數(shù)字檔案館信息查閱中心，拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域，合理構(gòu)建“市民參與、以人為本、社會協(xié)同”的檔案服務(wù)機(jī)制。

（四）保護(hù)平臺。各地各級檔案館建設(shè)一定要根據(jù)自身特點和當(dāng)?shù)貙嶋H，建立安全存儲備份平臺和遷移仿真平臺，使電子檔案智能備份遷移技術(shù)、電子的檔案封裝技術(shù)各級各類數(shù)據(jù)資源的分層存儲技術(shù)得到充分展示和利用。加強(qiáng)檔案管理的智能跟蹤與記錄，確保軟、硬件系統(tǒng)的正常使用。

（五）監(jiān)督平臺。為推動部門間的信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同，就要建立業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，通過智慧技術(shù)實現(xiàn)檔案流、工作流的全程管理。積極建立網(wǎng)絡(luò)化管理的檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)體系，實現(xiàn)智能化監(jiān)控，完成檔案業(yè)務(wù)知識支持服務(wù)和檔案管理模型的智能化構(gòu)建，完善業(yè)務(wù)指導(dǎo)模式，提升監(jiān)管效能。

〔責(zé)任編輯：譚 蕊〕