如何優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度

文/陳帥，山東菏澤鄆城縣人力資源和社會(huì)保障局

如何優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度

文/陳帥，山東菏澤鄆城縣人力資源和社會(huì)保障局

我國(guó)的人數(shù)特別多，自然檔案的數(shù)量也會(huì)非常的多，給檔案的管理工作特別是事業(yè)單位的檔案管理這方面的工作帶來了很大的困難。檔案管理工作特別的復(fù)雜，在進(jìn)行處理的時(shí)候需要很大的技巧以及充足的耐心。但是從目前的情況來看，在我國(guó)的事業(yè)單位中的檔案管理工作還是存在著一些問題，本文就主要來研究如何對(duì)事業(yè)單位的檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化。

優(yōu)化；事業(yè)單位；檔案管理制度

事業(yè)單位就像政府部門一樣都是公共服務(wù)部門，和其它的個(gè)人以及民營(yíng)單位是不一樣的，它的主要職能就是公共性還要服務(wù)性。檔案管理是事業(yè)單位中一項(xiàng)非常重要的工作，在推動(dòng)其正常運(yùn)行方面有著非常重要的意義，可是事業(yè)單位的工作種類特別多，工作量也非常大，有些工作不是透明的這些讓檔案的管理工作產(chǎn)生了阻礙，所以，如何優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作制度就顯得尤為重要。

1 事業(yè)單位的檔案管理制度當(dāng)中存在的問題

1.1 缺乏檔案管理意識(shí)

事業(yè)單位當(dāng)中的檔案管理工作是服務(wù)性較強(qiáng)的工作，在平時(shí)的工作中經(jīng)常被人們忽略。造成遮掩過的原因可能是因?yàn)槭聵I(yè)單位對(duì)于檔案管理沒有一個(gè)足夠的重視，不具備很強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，這樣就會(huì)導(dǎo)致檔案監(jiān)管管理的力度不夠大，同時(shí)也沒有在檔案管理工作中投入一定的資金和人力，甚至有的事業(yè)單位在年終考核的時(shí)候沒有檔案管理工作，這些都阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。[1]

1.2 相關(guān)工作人員不具備很強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)

檔案的管理工作是一種專業(yè)性非常強(qiáng)的工作，這就要求了相關(guān)的工作人員需要具備一定的專業(yè)知識(shí)。但是現(xiàn)在的很多事業(yè)單位中都出現(xiàn)了一種不好的現(xiàn)象，就說檔案管理人員通常都是一些剪紙人員，他們沒有被培訓(xùn)過專業(yè)知識(shí)，對(duì)于檔案管理沒有充分的了解，這就導(dǎo)致了檔案管理的隨意性非常強(qiáng)，不管是在流程上還是制度上都有著很多的不足，這就對(duì)提升檔案管理的水平方面有著非常嚴(yán)重的理想。

1.3 檔案管理制度不夠完善

從現(xiàn)在的情況來看，我國(guó)很多的事業(yè)單位都沒有建立一個(gè)全面、科學(xué)、完善的檔案管理規(guī)范以及制度，還有一部分的單位甚至不存在關(guān)于檔案管理方面的守則規(guī)范，這就造成了在平時(shí)進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候沒有參考守則和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，使得其工作變得非常亂而且復(fù)雜，在檔案回收以及存貯方面也沒有一個(gè)明確的規(guī)定，這就使得在進(jìn)行使用和查找檔案的時(shí)候有了一定的困難，另外，一些單位缺乏在檔案管理工作這方面的執(zhí)行能力，這樣一來就會(huì)在進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候沒有權(quán)威性進(jìn)而導(dǎo)致其工作效率降低。相關(guān)工作人員缺乏責(zé)任意識(shí)就會(huì)在管理職能上出現(xiàn)空缺，阻礙了相關(guān)工作的順利開展。[2]

2 優(yōu)化檔案管理制度的措施

2.1 加強(qiáng)重視

要想讓事業(yè)單位的檔案管理水平從根本上得到提升，需要做的第一件事就是要提高相關(guān)工作人員對(duì)于檔案管理工作的重視，讓他們明確其工作的重要性。就領(lǐng)導(dǎo)來說，要讓他們認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作并不是可以被忽略的，要想讓其管理水平能夠得到提升，領(lǐng)導(dǎo)在選拔人才方面需要運(yùn)用正確的方式，進(jìn)行決策的時(shí)候要考慮周全。所以，事業(yè)單位的那些領(lǐng)導(dǎo)者們應(yīng)該要對(duì)檔案管理給予一定的重視，將其方到自己的重要日程上來，增強(qiáng)對(duì)其工作的支持還有重視，要多給予檔案管理人員更多的關(guān)注以及關(guān)心，提升他們的主動(dòng)性還有積極性，為他們營(yíng)造出更好的工作環(huán)境。[3]

2.2 加強(qiáng)相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)

檔案管理的新形勢(shì)對(duì)于檔案管理人員提出了更高的要求，需要他們?cè)谡莆諅鹘y(tǒng)技術(shù)的同時(shí)還要熟悉現(xiàn)在的信息化技術(shù)，因此需要建立一支專業(yè)水平比較高的工作隊(duì)伍這樣才能夠緊跟時(shí)代的發(fā)展，對(duì)相關(guān)的工作人員要定期的進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)他們的檔案管理知識(shí)以及專業(yè)水平，這樣才能夠更好的工作。

2.3 重視對(duì)相關(guān)制度的制定還有執(zhí)行

制定檔案管理制度是讓其工作可以順利開展的前提，所以事業(yè)單位在制定以及執(zhí)行相關(guān)的制度方面要給予一定的重視，同時(shí)在優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理工資哦的時(shí)候一定要落實(shí)相關(guān)制度，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行行為準(zhǔn)則的規(guī)范，在進(jìn)行工作的時(shí)候一定要嚴(yán)格根據(jù)制定的制度來操作，另外還要建立獎(jiǎng)懲制度和監(jiān)督守則，這樣才能夠提高管理人員的主動(dòng)性，同時(shí)還會(huì)提升工作人員的工作積極性，犯了錯(cuò)誤要給予一定的懲罰，做的好的也會(huì)給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，在工作中讓檔案管理制度可以更加的完善全面。[4]

3 結(jié)語

檔案管理工作在事業(yè)單位的日常中是一項(xiàng)非常重要的工作，做好檔案管理工作能夠讓事業(yè)單位的相關(guān)工作順利開展有了保障，所以應(yīng)當(dāng)要對(duì)事業(yè)單位當(dāng)中的檔案管理工作給予一定的重視，不斷的完善優(yōu)化檔案管理工作的制度，這樣才能夠讓檔案管理的作用得到充分的發(fā)揮，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

[1]劉穎穎.對(duì)優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2016,(21):90.

[2]李丹.優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作途徑的探討[A].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——管理科學(xué)與經(jīng)營(yíng)決策學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集（上）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院,2016:1.

[3]梁靜.事業(yè)單位檔案管理制度的構(gòu)建及優(yōu)化思路初探[J].才智,2016,(16):274.

[4]楊思源.如何優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理制度[A].中國(guó)武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——企業(yè)行政管理與創(chuàng)新學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集（上）[C].中國(guó)武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院,2016:1.