淺談計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用

文/關(guān)媛，河北省承德市灤平縣人力資源和社會保障局

淺談計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用

文/關(guān)媛，河北省承德市灤平縣人力資源和社會保障局

我國經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)以及相關(guān)技術(shù)已經(jīng)成為我國發(fā)展經(jīng)濟(jì)的重要部分，計(jì)算機(jī)及其相關(guān)技術(shù)讓各行各業(yè)的發(fā)展更有力量，更為穩(wěn)定。檔案可以說記載了許多行業(yè)的發(fā)展歷史，及時(shí)有效的管理檔案可以使我們的發(fā)展更有目標(biāo)，避免發(fā)生重復(fù)錯(cuò)誤。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理工作可以更為妥善，更為便捷，更為安全的儲存檔案資源。也可以更為便利的管理檔案，梳理檔案。所以我們現(xiàn)在應(yīng)大力加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的利用。

計(jì)算機(jī)；檔案管理；網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；具體應(yīng)用

前言

當(dāng)今時(shí)代，計(jì)算機(jī)能夠幫助人事檔案管理人員在記錄、調(diào)配、工資、更新等管理方面提高效率、提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供依據(jù)。我單位編制居多，更應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)在人事檔案管理方面的應(yīng)用，使計(jì)算機(jī)為人事檔案管理工作發(fā)揮更大作用。進(jìn)而加快我國經(jīng)濟(jì)的更為快速、安全、穩(wěn)定的發(fā)展。

1 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基本概況

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是一種將通信技術(shù)，計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息資源有機(jī)融合后形成的技術(shù)，可以提高資源的管理技術(shù)，資源的使用率。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)衍生出了許多有前景的朝陽產(chǎn)業(yè)。這些產(chǎn)業(yè)已經(jīng)成為國民經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，是國家經(jīng)濟(jì)的先導(dǎo)產(chǎn)業(yè)。強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)業(yè)確保了我國的網(wǎng)絡(luò)與信息安全，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)業(yè)已經(jīng)成為現(xiàn)如今各國實(shí)力比拼的一大看點(diǎn)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛使用，將縮短我國的創(chuàng)新周期，提高我國的創(chuàng)新實(shí)力，加速科學(xué)技術(shù)地快速發(fā)展?，F(xiàn)在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是一種大熱的趨勢，已經(jīng)深入現(xiàn)有的各種行業(yè)中。特別是因?yàn)樗约罕旧淼膬?yōu)勢，給很多大型企業(yè)或者企業(yè)提供了技術(shù)支持?？梢哉f現(xiàn)在的形勢是一片大好。不過因?yàn)槲覈F(xiàn)有的技術(shù)受限，現(xiàn)在我國的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展還有著很多問題，當(dāng)務(wù)之急我們應(yīng)該盡快的解決現(xiàn)有問題，不斷完善我國的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展體系，為我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供大力的支持。

2 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人事檔案管理工作中的作用

2.1 提高管理效率

單位人事檔案儲存著員工個(gè)人履歷、德能勤績、人事關(guān)系變動、工資、獎(jiǎng)懲等重要信息，是日常工作中領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門需要經(jīng)常查閱的材料。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使這些信息共享變得輕松容易，增強(qiáng)了實(shí)時(shí)性、準(zhǔn)確性，節(jié)省了時(shí)間，提高了管理工作效率。

2.2 節(jié)約成本

人事信息屬性繁多，因性質(zhì)不同而情況復(fù)雜程度不一。包括不同編制下的工資統(tǒng)計(jì)、編制歸屬情況、老干部情況統(tǒng)計(jì)等方面，其涉及的面之廣，數(shù)據(jù)量之大可想而知，若利用手工進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，將花費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力等。多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立以后，我們就可以快速準(zhǔn)確調(diào)取信息，信息一經(jīng)錄入，便可以共享，而且利用專業(yè)輔助軟件還可自動生成審批表等材料，節(jié)省了成本。尤其是，利用計(jì)算機(jī)存儲的電子信息，使紙質(zhì)稿檔案可以減少翻閱次數(shù)，從而降低了原稿的磨損度，進(jìn)而降低成本。

2.3 多媒體信息的擴(kuò)充

信息可以分為文字、圖像、聲音、影視、動畫等多種形式，稱為多媒體信息。隨著時(shí)代科技的發(fā)展，多媒體技術(shù)日漸成熟。人事資料可以通過多媒體技術(shù)采集聲、像、視頻等方式進(jìn)行擴(kuò)充，使人事信息更加全面、直觀和生動，在深度和廣度上有了進(jìn)一步拓寬。而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)則使多媒體信息的儲存、傳輸和處理成為了可能。

2.4 減少失誤率

由于計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快、存儲容量大、計(jì)算精度高的特點(diǎn)，在管理工作中使用計(jì)算機(jī)就可以減少許多由人工抄錄引起的失誤，使數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確。

3 人事檔案管理工作已實(shí)現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

隨著計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和普及，運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化乃大勢所趨。應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的情況總結(jié)如下：

3.1 建立了基本信息查詢數(shù)據(jù)庫

只要輸入某種類別關(guān)鍵字，如“姓名”或“職務(wù)”等，就可以快速查閱到信息。

3.2 建立了材料接收登記數(shù)據(jù)庫

人事檔案材料原件的接收、登記、歸檔、日期、接手人等信息通過計(jì)算機(jī)錄入成為電子信息，使檔案接收管理工作有序有據(jù)。

3.3 建立了與上級管理部門關(guān)聯(lián)的網(wǎng)絡(luò)版數(shù)據(jù)庫

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，上級人事管理部門統(tǒng)一了信息管理系統(tǒng)，便于信息的共享與交流，公文、郵件材料等更是通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交互。

3.4 建立了人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫

人事檔案原件的編號、存放柜號是查找該檔案的關(guān)鍵信息，我院將所有員工檔案按職稱分類存放，建立了以“姓名”和“職稱”為檢索關(guān)鍵字的數(shù)據(jù)庫，使查找人事檔案存放位置變得更為快捷。

4 需要解決的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)問題

在人事檔案管理工作上實(shí)現(xiàn)了基本的存儲和查詢等操作技術(shù)，但仍有許多問題需要解決。

4.1 思想觀念較落后

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理工作由手工化轉(zhuǎn)為自動化、網(wǎng)絡(luò)化是必然趨勢。但往往由于檔案管理人員的思想觀念未發(fā)生轉(zhuǎn)變，仍固守于原有的手工化處理的習(xí)慣，使這項(xiàng)現(xiàn)代化進(jìn)展緩慢。在管理工作中，墨守成規(guī)的思維方式?jīng)Q定了人仍像以往一樣手工處理問題，而想不到計(jì)算機(jī)的快捷，明明知道用電腦寫更快，但還是愿意手寫，以至于最后還要做重復(fù)工作。所以提高管理人員的素質(zhì)，加快思想觀念的轉(zhuǎn)變很重要。

4.2 軟硬件建設(shè)跟不上

由于思想觀念的落后，導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)投入不夠，進(jìn)而導(dǎo)致設(shè)備不夠先進(jìn)、管理人員的操作技術(shù)水平不受重視、技術(shù)培訓(xùn)跟不上等問題是檔案管理現(xiàn)代化的阻礙。

4.3 資源無法實(shí)現(xiàn)更大范圍的共享

由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用水平的限制，人事檔案管理的信息共享僅限于人事部門與上級和同類部門之間，需進(jìn)一步提高計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用水平，開發(fā)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫軟件，使信息資源實(shí)現(xiàn)更大范圍內(nèi)的共享，使領(lǐng)導(dǎo)和廣大員工更易查詢到自己想要的信息。

5 結(jié)束語

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用是在遵守法律法規(guī)，不破壞行業(yè)間公平競爭的前提下,依靠正確的科學(xué)的思想和行之有效的管理方法，提高檔案信息的利用效率,為大眾提供檔案信息服務(wù)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使企業(yè)檔案工作發(fā)生了巨大的變化,近年來我國此項(xiàng)技術(shù)有了長足的發(fā)展,但是在發(fā)展的過程中仍然存在一些需要進(jìn)一步解決的問題，這些問題的存在嚴(yán)重的影響了技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展。

[1]楊哲.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用[J].2015(27)：167-168.

[2]丁梅.基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案信息管理及應(yīng)用研究[J].2016(22)：123-125.

[3]馮惠玲主編《電子文件管理教程》，2016（22）：178-179.