企事業(yè)單位用印管理系統(tǒng)初探

摘 要：本文介紹了印章的作用，分析了目前用印管理與使用中存在的主要問題，探討了通過建立用印審批管理系統(tǒng)減少用印過程中人為因素干擾，防范用印過程中法律風(fēng)險的可行性。

關(guān)鍵詞：印章管理；信息系統(tǒng)；辦公室管理

印章是國家、社會機構(gòu)、組織、個人的特定標(biāo)記。它代表一個單位或個人的身份，是單位或個人的象征，具有證明和確定其主體資格和能力的法律效果，以及很強的權(quán)威性。單位公章是一個單位行使職權(quán)、對外聯(lián)系和進(jìn)行公務(wù)活動的憑證和標(biāo)記，它是人們對單位身份的認(rèn)可和執(zhí)行的依據(jù)。

單位公章一般由單位辦公室管理，主要包括單位行政印章、黨委印章、法人代表印章、單位行政鋼印、法人簽字章和單位主要領(lǐng)導(dǎo)名章。印章管理工作既是辦公室工作的基本內(nèi)容，也是辦公室工作和重要職能。要做好印章管理工作，首先要明確印章管理的重要性。

1 印章的作用

1.1 權(quán)威作用

各級、各類國家機關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位都是依法按照一定的程序面成立的，都有著特定的地位和管轄范圍，單位的印章也在一定的層次工范圍內(nèi)具有權(quán)威性，在其內(nèi)部管理及參與其他社會活動中起著舉足輕重的作用，是單位身份與權(quán)威的體現(xiàn)。在，而對于某一法定組織來說，其領(lǐng)導(dǎo)人依法定程序具有法人代表資格，因此，法人代表名章，不是代表其個人，而是代表其負(fù)有某種職權(quán)。所以，“印”和“章”便是權(quán)威的象征，代表著一定的職能和權(quán)力。

1.2 法律作用

印章是單位與上級部門及社會各界進(jìn)行聯(lián)系的重要憑證，象征著單位的合法性、權(quán)威性。只有得到法律認(rèn)可的單位和機構(gòu)才肯具備刻制印章的資格，單位的各行政印章在公安機關(guān)登記備案后才能夠使用，文書材料一經(jīng)加蓋印章，就代表著單位對這法定效力的確認(rèn)和法定職權(quán)的施行，也意味著它將必須承擔(dān)的法定義務(wù)和法律責(zé)任，所以，印章具有法定的憑證作用，加蓋印章是一種法律行為。加蓋了公章的公文和材料具有法律效力，否則就會失去其合法性和有效性。

1.3 象征作用

任何一個國家機關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位、組織、集體與個人，不管是對內(nèi)還是對外，都會有象征其國家機關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位、組織、集體與個人的名稱，而印章也就是這個名稱的代表。在開展用印過程中，印章便更明確地表明了使用者的合法身份。

2 目前用印管理與使用中存在的主要問題

目前大部分單位用印采用紙制用印審批單的模式，而且在實際工作中，有些單位不重視用印規(guī)范，管理混亂等現(xiàn)象時有發(fā)生，主要存在以下問題：

2.1 思想認(rèn)識不到位

思想上沒有意識到印章對單位的重要性和用印的嚴(yán)肅性。認(rèn)為用印是很隨便的事情，色章的用印審批，不經(jīng)過單位主要領(lǐng)導(dǎo)同意，只要單位部門領(lǐng)導(dǎo)同意就可以蓋單位的公章，而且部門領(lǐng)導(dǎo)對需用印材料也不仔細(xì)審查，嚴(yán)格把關(guān)。

2.2 用印審批單填寫不規(guī)范

申請人在用印審批單上填寫的相關(guān)內(nèi)容模糊不清，比如在填寫資料名稱一欄時，往往只填寫“協(xié)議”或“相關(guān)資料”等內(nèi)容。有時，填寫用印數(shù)量一欄時，只填寫“1”個，用印時卻要蓋很多份資料。

2.3 用印資料易被“李代桃僵”

紙制用印審批單模式有一個最大的漏洞，容易被別有用心的人鉆空子，就是用印資料容易被“李代桃僵”。有的申請人給領(lǐng)導(dǎo)審批時，用的是一份資料，然后拿著領(lǐng)導(dǎo)同意的審批單到辦公室蓋章時，可能是另一份被替換的資料。

2.4 紙制用印審批單不易保存，用印記錄不易查詢

一般企事業(yè)單位一年的用印量多則數(shù)萬，少則上千。紙制用印審批單不易保存，用印記錄也不易查詢。一般紙制用印審批單保存3-5年的話，也會占用不少的辦公室空間。

3 用印管理系統(tǒng)功能及實現(xiàn)

用印管理系統(tǒng)采用電子化、流程化的手段，盡可能的減少用印過程中人為因素的干擾。

3.1 印章分類審批

法定名稱印章（行政印章）：由用印申請人提出用印申請，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核，不涉及權(quán)利義務(wù)的由辦公室主任審批，涉及權(quán)利義務(wù)的由辦公室主任轉(zhuǎn)提給用印事項對應(yīng)業(yè)務(wù)分管的單位行政領(lǐng)導(dǎo)審批。

黨委印章：由用印申請人提出用印申請，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核，一般業(yè)務(wù)由辦公室主任審批，具體業(yè)務(wù)由辦公室主任轉(zhuǎn)提給用印事項對應(yīng)的單位黨委領(lǐng)導(dǎo)審批。

法人代表章及主要領(lǐng)導(dǎo)名章：由用印申請人提出用印申請，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核，提交給印章對應(yīng)的單位領(lǐng)導(dǎo)審批。常規(guī)性的用印可由相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)辦公室主任審批。

3.2 上傳用印資料電子版

申請人提出用印申請時，除逐項詳細(xì)填寫“資料名稱”、“用印數(shù)量”等內(nèi)容外，還要求上傳用印資料的電子版或掃描件備案。特殊情況下無法提供用印資料的電子版或掃描件的需詳細(xì)注明原因。

3.3 系統(tǒng)查詢模塊

系統(tǒng)中建有查詢模塊，查詢按照“申請人姓名”、“印章名稱”、“流程狀態(tài)”等預(yù)先設(shè)定好的字段進(jìn)行查詢。

4 結(jié)束語

總之，印章管理是一項嚴(yán)肅而重要的工作，通過建立用印審批管理系統(tǒng)，可以盡可能的減少用印過程中人為因素的干擾，確實有效地防范用印過程中的法律風(fēng)險。

參考文獻(xiàn)

[1]方婧.關(guān)于高校印章管理的思考.蘭州教育學(xué)院學(xué)報，2014（1）.

[2]王淑潔. 強化印章管理的實踐探索.辦公室業(yè)務(wù)，2012（11）

作者簡介

蔡明（1973-），男，四川，大學(xué)，工程師，研究方向：辦公自動化 信息管理。