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    企事業(yè)單位用印管理系統(tǒng)初探

    2016-04-07 09:27:52蔡明
    卷宗 2016年2期
    關(guān)鍵詞:辦公室管理信息系統(tǒng)

    摘 要:本文介紹了印章的作用,分析了目前用印管理與使用中存在的主要問題,探討了通過建立用印審批管理系統(tǒng)減少用印過程中人為因素干擾,防范用印過程中法律風(fēng)險的可行性。

    關(guān)鍵詞:印章管理;信息系統(tǒng);辦公室管理

    印章是國家、社會機構(gòu)、組織、個人的特定標(biāo)記。它代表一個單位或個人的身份,是單位或個人的象征,具有證明和確定其主體資格和能力的法律效果,以及很強的權(quán)威性。單位公章是一個單位行使職權(quán)、對外聯(lián)系和進(jìn)行公務(wù)活動的憑證和標(biāo)記,它是人們對單位身份的認(rèn)可和執(zhí)行的依據(jù)。

    單位公章一般由單位辦公室管理,主要包括單位行政印章、黨委印章、法人代表印章、單位行政鋼印、法人簽字章和單位主要領(lǐng)導(dǎo)名章。印章管理工作既是辦公室工作的基本內(nèi)容,也是辦公室工作和重要職能。要做好印章管理工作,首先要明確印章管理的重要性。

    1 印章的作用

    1.1 權(quán)威作用

    各級、各類國家機關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位都是依法按照一定的程序面成立的,都有著特定的地位和管轄范圍,單位的印章也在一定的層次工范圍內(nèi)具有權(quán)威性,在其內(nèi)部管理及參與其他社會活動中起著舉足輕重的作用,是單位身份與權(quán)威的體現(xiàn)。在,而對于某一法定組織來說,其領(lǐng)導(dǎo)人依法定程序具有法人代表資格,因此,法人代表名章,不是代表其個人,而是代表其負(fù)有某種職權(quán)。所以,“印”和“章”便是權(quán)威的象征,代表著一定的職能和權(quán)力。

    1.2 法律作用

    印章是單位與上級部門及社會各界進(jìn)行聯(lián)系的重要憑證,象征著單位的合法性、權(quán)威性。只有得到法律認(rèn)可的單位和機構(gòu)才肯具備刻制印章的資格,單位的各行政印章在公安機關(guān)登記備案后才能夠使用,文書材料一經(jīng)加蓋印章,就代表著單位對這法定效力的確認(rèn)和法定職權(quán)的施行,也意味著它將必須承擔(dān)的法定義務(wù)和法律責(zé)任,所以,印章具有法定的憑證作用,加蓋印章是一種法律行為。加蓋了公章的公文和材料具有法律效力,否則就會失去其合法性和有效性。

    1.3 象征作用

    任何一個國家機關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位、組織、集體與個人,不管是對內(nèi)還是對外,都會有象征其國家機關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位、組織、集體與個人的名稱,而印章也就是這個名稱的代表。在開展用印過程中,印章便更明確地表明了使用者的合法身份。

    2 目前用印管理與使用中存在的主要問題

    目前大部分單位用印采用紙制用印審批單的模式,而且在實際工作中,有些單位不重視用印規(guī)范,管理混亂等現(xiàn)象時有發(fā)生,主要存在以下問題:

    2.1 思想認(rèn)識不到位

    思想上沒有意識到印章對單位的重要性和用印的嚴(yán)肅性。認(rèn)為用印是很隨便的事情,色章的用印審批,不經(jīng)過單位主要領(lǐng)導(dǎo)同意,只要單位部門領(lǐng)導(dǎo)同意就可以蓋單位的公章,而且部門領(lǐng)導(dǎo)對需用印材料也不仔細(xì)審查,嚴(yán)格把關(guān)。

    2.2 用印審批單填寫不規(guī)范

    申請人在用印審批單上填寫的相關(guān)內(nèi)容模糊不清,比如在填寫資料名稱一欄時,往往只填寫“協(xié)議”或“相關(guān)資料”等內(nèi)容。有時,填寫用印數(shù)量一欄時,只填寫“1”個,用印時卻要蓋很多份資料。

    2.3 用印資料易被“李代桃僵”

    紙制用印審批單模式有一個最大的漏洞,容易被別有用心的人鉆空子,就是用印資料容易被“李代桃僵”。有的申請人給領(lǐng)導(dǎo)審批時,用的是一份資料,然后拿著領(lǐng)導(dǎo)同意的審批單到辦公室蓋章時,可能是另一份被替換的資料。

    2.4 紙制用印審批單不易保存,用印記錄不易查詢

    一般企事業(yè)單位一年的用印量多則數(shù)萬,少則上千。紙制用印審批單不易保存,用印記錄也不易查詢。一般紙制用印審批單保存3-5年的話,也會占用不少的辦公室空間。

    3 用印管理系統(tǒng)功能及實現(xiàn)

    用印管理系統(tǒng)采用電子化、流程化的手段,盡可能的減少用印過程中人為因素的干擾。

    3.1 印章分類審批

    法定名稱印章(行政印章):由用印申請人提出用印申請,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核,不涉及權(quán)利義務(wù)的由辦公室主任審批,涉及權(quán)利義務(wù)的由辦公室主任轉(zhuǎn)提給用印事項對應(yīng)業(yè)務(wù)分管的單位行政領(lǐng)導(dǎo)審批。

    黨委印章:由用印申請人提出用印申請,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核,一般業(yè)務(wù)由辦公室主任審批,具體業(yè)務(wù)由辦公室主任轉(zhuǎn)提給用印事項對應(yīng)的單位黨委領(lǐng)導(dǎo)審批。

    法人代表章及主要領(lǐng)導(dǎo)名章:由用印申請人提出用印申請,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核,提交給印章對應(yīng)的單位領(lǐng)導(dǎo)審批。常規(guī)性的用印可由相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)辦公室主任審批。

    3.2 上傳用印資料電子版

    申請人提出用印申請時,除逐項詳細(xì)填寫“資料名稱”、“用印數(shù)量”等內(nèi)容外,還要求上傳用印資料的電子版或掃描件備案。特殊情況下無法提供用印資料的電子版或掃描件的需詳細(xì)注明原因。

    3.3 系統(tǒng)查詢模塊

    系統(tǒng)中建有查詢模塊,查詢按照“申請人姓名”、“印章名稱”、“流程狀態(tài)”等預(yù)先設(shè)定好的字段進(jìn)行查詢。

    4 結(jié)束語

    總之,印章管理是一項嚴(yán)肅而重要的工作,通過建立用印審批管理系統(tǒng),可以盡可能的減少用印過程中人為因素的干擾,確實有效地防范用印過程中的法律風(fēng)險。

    參考文獻(xiàn)

    [1]方婧.關(guān)于高校印章管理的思考.蘭州教育學(xué)院學(xué)報,2014(1).

    [2]王淑潔. 強化印章管理的實踐探索.辦公室業(yè)務(wù),2012(11)

    作者簡介

    蔡明(1973-),男,四川,大學(xué),工程師,研究方向:辦公自動化 信息管理。

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