淺析《高等學(xué)校檔案管理辦法》與實(shí)際操作間的差距

張文+李薇

摘 要：通過(guò)比對(duì)《高等學(xué)校檔案管理辦法》，以普通檔案工作者的視覺(jué)挖掘出高校檔案管理中存在的差距，揭示了檔案本身的重要作用與高校檔案部門(mén)的教輔地位之間的矛盾。意在勇于正視問(wèn)題，積極解決問(wèn)題，使高校檔案機(jī)構(gòu)真正成為發(fā)展教育，傳播文明的愛(ài)國(guó)主義教育基地。

關(guān)鍵詞：高校檔案；檔案管理；人員管理；檔案實(shí)體

本文系2016年國(guó)家檔案局科技項(xiàng)目“基于Flash技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案在新媒體時(shí)代應(yīng)用的研究”（項(xiàng)目編號(hào)：2016-X-17）和2016年黑龍江檔案局科技項(xiàng)目“高校人事檔案管理現(xiàn)狀與創(chuàng)新研究”（項(xiàng)目編號(hào)：HDK2016-7）階段性成果。

檔案記錄歷史、傳承文明，檔案工作服務(wù)社會(huì)、造福人類(lèi)，檔案事業(yè)一直受到高度重視。高等學(xué)校檔案，是高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)的歷史記錄。高校檔案不僅承載著高校歷史發(fā)展的記憶和高校開(kāi)展各項(xiàng)工作重要的查考依據(jù)；更重要的是高校檔案工作的服務(wù)和利用價(jià)值，其重要性突出表現(xiàn)在為組織人事、為社會(huì)發(fā)展服務(wù)。然而，在高校的普遍認(rèn)識(shí)和實(shí)際工作中，教學(xué)是高校工作重點(diǎn)，一切以教學(xué)為中心，一切圍繞教學(xué)。檔案部門(mén)自然歸為教輔單位。檔案的重要作用與高校檔案部門(mén)教輔地位顯然是矛盾的，這對(duì)矛盾日益凸顯，必然反映在高校檔案管理中。下面比對(duì)《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《辦法》），探討高校檔案管理中存在的問(wèn)題。

1 高等學(xué)校檔案管理中政策層面的問(wèn)題

二〇〇八年八月二十日，根據(jù)檔案法和有關(guān)規(guī)定，教育部和國(guó)家檔案局聯(lián)合發(fā)布了《辦法》。辦法中要求檔案工作要納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，高校要積極促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，與學(xué)校其他工作同步發(fā)展；要求建立健全與辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的高校檔案機(jī)構(gòu)，落實(shí)人員編制、檔案庫(kù)房、事業(yè)發(fā)展所需設(shè)備及經(jīng)費(fèi)；在機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備、檔案管理檔案的利用與公布以及獎(jiǎng)勵(lì)與處罰方面都有說(shuō)明和規(guī)定。因此，《辦法》成為高校開(kāi)展檔案工作規(guī)范和高等學(xué)校檔案工作的政策依據(jù)，是提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案的有效方法。然而在《辦法》第一章總則第四條，只提到國(guó)家檔案行政部門(mén)和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門(mén)在職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)對(duì)高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；并沒(méi)有在行政管理層面的監(jiān)督、檢查和考核。第五章附則第四十二條提到高等學(xué)?？梢愿鶕?jù)本辦法制訂實(shí)施細(xì)則；高等學(xué)校附屬單位的檔案管理，由學(xué)校根據(jù)實(shí)際情況自主確定。表面上是給高校檔案管理充分的自主權(quán)，另一方面也會(huì)出現(xiàn)高校檔案工作的隨意性。并沒(méi)有在行政管理監(jiān)督，在遇上不重視檔案工作的高校，《辦法》將遠(yuǎn)離實(shí)際，很難貫徹到位。

2 高等學(xué)校檔案管理中管理層面的問(wèn)題

高校檔案管理包括檔案人員管理、檔案實(shí)體管理、檔案信息化建設(shè)、檔案的服務(wù)與利用等方面。高校檔案管理工作情況直接反映高校檔案管理水平，反映高校各部門(mén)各時(shí)期工作的質(zhì)量，影響高校發(fā)展的快慢與發(fā)展方向。依據(jù)《辦法》，高等學(xué)校檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題也很明顯，特別是高校檔案的人員管理、檔案實(shí)體管理創(chuàng)新、檔案的信息化建設(shè)等方面問(wèn)題較多。

2.1 高校檔案管理中的人員管理

高校檔案管理中的人員管理從館長(zhǎng)到普通官員，良莠不齊?！掇k法》第二章機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備第九條，明確指出高校檔案館館長(zhǎng)或檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人，應(yīng)當(dāng)具備熱心檔案事業(yè)，具有高級(jí)以上專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷的人員。而很多高校檔案館館長(zhǎng)都是為解決處級(jí)指數(shù)而安排的行政管理人員，沒(méi)有檔案管理工作經(jīng)歷，也沒(méi)有高級(jí)以上專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格。第十條指出高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)為高校檔案機(jī)構(gòu)配備專(zhuān)職檔案工作人員；高校專(zhuān)職檔案工作人員列入學(xué)校事業(yè)編制。從宏觀(guān)上看高校檔案工作人員有了保障，實(shí)際上“應(yīng)該”限制了“必須”，“其編制人數(shù)由學(xué)校根據(jù)本校檔案機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)量和工作任務(wù)確定?！毕魅趿烁咝n案工作人員的社會(huì)地位。事實(shí)上，高校專(zhuān)職檔案工作人員很多來(lái)自于解決家屬工作安排問(wèn)題[1]。

2.2 高校檔案管理中的檔案實(shí)體管理

現(xiàn)在，高校檔案管理對(duì)象主要是檔案實(shí)體管理，工作人員的大量時(shí)間用于負(fù)責(zé)接收（征集）、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管學(xué)校的各類(lèi)檔案及有關(guān)資料。表面上看符合邏輯，實(shí)際上高校檔案管理的仍處于原始狀態(tài)模式，遠(yuǎn)不適應(yīng)高速發(fā)展的現(xiàn)代化管理手段?！掇k法》第三章檔案管理第十八條規(guī)定高校檔案材料歸檔時(shí)間為：學(xué)校各部門(mén)應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年6月底前歸檔；各院系等應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年寒假前歸檔。然而，這個(gè)時(shí)間段正是高校學(xué)生畢業(yè)季和高校整體工作考核時(shí)期，在雜亂繁忙的事務(wù)中很難整理出形成高質(zhì)量的檔案材料[2]。

2.3 高校檔案管理的信息化建設(shè)

信息化已滲透生活的每個(gè)環(huán)節(jié)，高校檔案管理的信息化也是必然趨勢(shì)。《辦法》第三章檔案管理第十五、第十六條條明確規(guī)定高等學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度，高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。但受傳統(tǒng)檔案管理方式和檔案保密意識(shí)強(qiáng)于檔案利用意識(shí)的影響，加之領(lǐng)導(dǎo)工作方法行政化，使得高校檔案的信息化建設(shè)裹足不前。導(dǎo)致的結(jié)果就是開(kāi)發(fā)檔案信息資源，組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作力度不夠。更談不上高等學(xué)校檔案材料形成單位、課題組立卷歸檔的紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。

2.4 高校檔案管理的開(kāi)發(fā)與利用

檔案管理最終目的是檔案的開(kāi)發(fā)、服務(wù)與利用?！掇k法》第四章檔案的利用與公布第三十四條、第三十五條指出高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)積極開(kāi)展檔案的編研工作。高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)積極開(kāi)展多種形式（如舉辦檔案展覽、陳列、建設(shè)檔案網(wǎng)站等）的檔案宣傳工作。有條件的高校，應(yīng)當(dāng)在相關(guān)專(zhuān)業(yè)的高年級(jí)開(kāi)設(shè)有關(guān)檔案管理的選修課。這幾條，只在極少數(shù)有檔案專(zhuān)業(yè)的高校中開(kāi)展，其他學(xué)校很少見(jiàn)或根本沒(méi)有，特別是檔案的編研以及在高校相關(guān)專(zhuān)業(yè)的高年級(jí)開(kāi)設(shè)有關(guān)檔案管理的選修課少之又少[3]。

3 條件、保障與獎(jiǎng)勵(lì)層面的問(wèn)題

條件與保障、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰是穩(wěn)定檔案管理人員、保護(hù)檔案、發(fā)展檔案事業(yè)的前提?！掇k法》第三章第十二條、第十三條對(duì)高校工作人員給出了條件保障，高校檔案機(jī)構(gòu)中的專(zhuān)職檔案工作人員，實(shí)行專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或者職員職級(jí)制，享受學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員同等待遇。高等學(xué)校檔案工作人員長(zhǎng)期接觸發(fā)霉等有毒有害物質(zhì)的，應(yīng)當(dāng)按照法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定采取有效的防護(hù)措施防止職業(yè)中毒事故的發(fā)生，保障其依法享有工傷社會(huì)保險(xiǎn)待遇以及其他有關(guān)待遇，并可以按照有關(guān)規(guī)定予以補(bǔ)助。待遇補(bǔ)助沒(méi)有，職稱(chēng)更難[4]。近些年，隨著高校招生不斷擴(kuò)大，教師隊(duì)伍不斷壯大，以教學(xué)為中心的高校對(duì)教輔人員提職指數(shù)控制得十分嚴(yán)格，檔案人員提職稱(chēng)面臨三關(guān)：參加學(xué)校評(píng)審、參加全省職稱(chēng)考試、參加省檔案系統(tǒng)評(píng)審。第三十九條規(guī)定高等學(xué)校對(duì)在檔案工作中做出下列貢獻(xiàn)的單位或者個(gè)人，給予表彰與獎(jiǎng)勵(lì)。這種表述寬泛不具體，實(shí)際操作很難把握。

實(shí)際上，《辦法》的頒布執(zhí)行，給高校檔案事業(yè)帶來(lái)無(wú)限生機(jī)，高校檔案及檔案工作前所未有受到關(guān)注。發(fā)現(xiàn)差距是為了檔案管理工作的進(jìn)一步提升，沒(méi)有問(wèn)題等同于止步不前，不前進(jìn)則后退。高校檔案管理硬條件，如設(shè)立專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)、配置檔案庫(kù)房、辦公條件等比較強(qiáng)；軟實(shí)力，如開(kāi)發(fā)檔案信息資源、開(kāi)展電子文件歸檔工作、檔案的開(kāi)放和利用工作、檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、開(kāi)展國(guó)內(nèi)外檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)等還較弱。勇敢正視問(wèn)題、解決問(wèn)題，使高校檔案機(jī)構(gòu)真正成為發(fā)展教育，傳播文明的愛(ài)國(guó)主義教育基地。

參考文獻(xiàn)

[1]李敏.淺談檔案人員的配備[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，（19）：217.

[2]李福剛.淺議檔案的歸檔制度[J].現(xiàn)代交際，2012，（12）：83.

[3]陳傳華.高校應(yīng)重視《檔案管理》公選課[J].浙江檔案，2012，（06）：59.

[4]張晶.高校檔案系列職稱(chēng)現(xiàn)狀的思考：瓶頸與對(duì)策分析[J].科教文匯（中旬刊），2015，（02）：157-158.

作者簡(jiǎn)介

張文，女，東北農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館，副研究館員，研究方向：高校檔案管理。