對優(yōu)化行政事業(yè)單位檔案管理的思考

常瑞華

摘 要：在新的歷史時期，怎樣優(yōu)化行政事業(yè)單位檔案管理，以便更好地適應社會改革與發(fā)展需要，這是值得行政事業(yè)單位檔案人員深入思考的課題。鑒于此，本文就從優(yōu)化行政事業(yè)單位檔案管理的意義入手，思考提出具體的優(yōu)化措施，助力行政事業(yè)單位不斷提高檔案管理的質(zhì)量與水平。

關鍵詞：行政事業(yè)單位；檔案管理；意義；優(yōu)化措施

行政事業(yè)單位檔案是組成政府文件以及國家文化的一個重要部分，而在時代不斷進步的形勢下，行政事業(yè)單位檔案管理迎來新的挑戰(zhàn)，加上行政事業(yè)單位的人數(shù)多、資料多，增加檔案管理難度，優(yōu)化行政事業(yè)單位檔案管理勢在必行。

1 優(yōu)化行政事業(yè)單位檔案管理的意義

行政事業(yè)單位是構成國家機構不可或缺的部分，它的健康持續(xù)發(fā)展在維持國家有序正常運轉(zhuǎn)的過程中發(fā)揮的作用舉足輕重，而行政事業(yè)單位優(yōu)化檔案管理是促使其健康持續(xù)發(fā)展的一個重要保障。行政事業(yè)單位的檔案記載著其開展各項業(yè)務的信息，檔案可謂是匯聚行政事業(yè)單位全部信息資料的地方，行政事業(yè)單位只有優(yōu)化檔案管理，發(fā)揮自身職能作用，才能依托檔案助力行政事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展[1]。一是優(yōu)化檔案管理是行政事業(yè)單位有序而高效地開展各項工作的基礎；二是優(yōu)化檔案管理對行政事業(yè)單位的進一步發(fā)展有重大推動意義；三是優(yōu)化檔案管理在促使行政事業(yè)單位維護公眾合法的、正當?shù)臋嘁嬉约按龠M社會精神文明建設等方面有著不可取代的作用；四是優(yōu)化檔案管理能促使行政事業(yè)單位在遇到一些難以處理的或突然發(fā)生的事件時有借鑒資料，能吸取前人處理類似問題的方法、經(jīng)驗，更好地把問題解決掉。總之，優(yōu)化行政事業(yè)單位檔案管理意義重大，這是行政事業(yè)單位檔案部門及人員開展工作的當務之急。

2 優(yōu)化行政事業(yè)單位檔案管理的具體措施

（一）完善建立檔案管理制度

無規(guī)矩不成方圓，完善建立檔案管理制度是使行政事業(yè)單位檔案信息完整、有序的基礎性保障[2]。一是行政事業(yè)單位要按照自身檔案管理的實際情況完善建立合理的、科學的檔案管理制度，并保證檔案管理制度簡明、實用、可操作性強，因為檔案管理制度是用于行政事業(yè)單位檔案管理實踐，唯有如此才能促使行政事業(yè)單位在日常的檔案管理工作中有效約束、規(guī)范、優(yōu)化檔案管理。二是檔案管理制度不能只對行政事業(yè)單位的檔案人員產(chǎn)生約束力，還要對相關的領導產(chǎn)生同樣的約束作用，確保行政事業(yè)單位能獨立開展檔案管理工作，不因個別領導提出意見而在檔案管理中發(fā)生與規(guī)定不符的現(xiàn)象。三是在完善行政事業(yè)單位的檔案管理制度時要做到真正意義上的獎懲分明，及時適當獎勵單位中嚴格管理檔案的人員，激勵其更好地開展檔案管理工作，同時嚴厲處罰部分為了一己私利而隨意篡改檔案信息或非法操作檔案的人員，通過獎懲分明的檔案管理制度，確保行政事業(yè)單位有序而開展地開展檔案管理工作。

（二）優(yōu)化檔案管理硬件設施

優(yōu)化行政事業(yè)單位檔案管理的基礎設施，改善工作條件，這是提高檔案管理成效的關鍵舉措，而加強并優(yōu)化檔案硬件設施不但能確保安全而完整地保存檔案資料，還能增強行政事業(yè)單位檔案人員的責任意識，督促檔案人員持續(xù)端正工作態(tài)度、優(yōu)化工作方法，通過多種多樣的方式發(fā)掘檔案中有價值的信息，為行政事業(yè)單位的穩(wěn)定科學發(fā)展提供強有力的支撐。所以如果行政事業(yè)單位的規(guī)模較小亦或是缺乏資金，就可積極向政府提出檔案管理專項資金扶持的申請，請求政府協(xié)助行政事業(yè)單位逐漸健全檔案管理硬件設施、優(yōu)化檔案管理條件，保證本單位檔案管理的高效運行以及科學發(fā)展。如果行政事業(yè)單位規(guī)模較大且有充裕的資金，就應及時改變檔案工作理念、提高對檔案管理重要性的認識，提高檔案人員在行政事業(yè)單位的地位，主動注入專項資金進一步升級檔案管理工作的硬件設施，優(yōu)化工作環(huán)境，為優(yōu)化行政事業(yè)單位檔案管理奠定堅實基礎。另外，行政事業(yè)單位要在優(yōu)化檔案管理硬件設施的基礎上推動檔案管理現(xiàn)代化進程，依托多動能檔案管理設施、設備，將保存檔案資料的形式轉(zhuǎn)變成大事記匯編、檔案史等多種形式，并依托現(xiàn)代化的檔案管理方法與技術，最大限度發(fā)掘檔案中有價值的信息，為行政事業(yè)單位重大決策的制定提供可靠的參考資料。

（三）促進檔案管理的數(shù)字化

行政事業(yè)單位應在網(wǎng)絡信息時代盡快針對檔案管理啟動數(shù)字化工程，對大量紙質(zhì)檔案實施數(shù)字化加工、數(shù)字化存儲，做好影像數(shù)據(jù)檔案，全方位記錄行政事業(yè)單位檔案的原始信息，促進檔案管理的數(shù)字化與信息化。通過掃描將行政事業(yè)單位的檔案實施電子登記、上傳互聯(lián)網(wǎng)等，將全部檔案納入信息管理系統(tǒng)，依托檔案數(shù)字系統(tǒng)促進檔案的數(shù)字化管理[3]。同時，行政事業(yè)單位檔案人員必須及時分類整理新移交的檔案，接著通過掃描機一張一張掃描、處理圖片、錄入信息，最后再打孔裝訂。在經(jīng)過這一系列步驟以后，相關單位及人員在對數(shù)字化檔案進行查詢時，只要查閱者有查閱資格，檔案人員登錄檔案數(shù)字系統(tǒng)，輸入姓名、單位、檔案號、文件號或某個關鍵詞等，就能將檔案原文搜索出來，直接打印。這跟實施檔案數(shù)字化管理之前的查詢目錄、提檔、復印檔案、還卷等手工檢索工作相比，不僅減少到檔案室查找檔案、翻閱實體檔案等繁瑣的環(huán)節(jié)，提高查閱檔案的效率與質(zhì)量，還能更好地對行政事業(yè)單位的實體檔案進行保存，充分發(fā)揮檔案作用。實體檔案的安全主要受到人為因素以及不可抗因素的影響，在促使檔案數(shù)字化之后，向系統(tǒng)錄入實體檔案資料的原始信息，就不需在查閱環(huán)節(jié)將實體檔案翻出，實體檔案不會遺失或被改動，即便因不可抗力損壞實體檔案，檔案數(shù)字系統(tǒng)也保存著原始檔案信息，安全性得到保障。

（四）做好檔案管理保密工作

行政事業(yè)單位檔案管理中的檔案保密工作和國家的利益、安全有密切聯(lián)系，而檔案管理庫房的安全性是做好檔案保密工作的一個重點，所以不宜在日常辦公區(qū)、人員流動較大的區(qū)域設置檔案管理庫房，而要依據(jù)國家的規(guī)章制度興建檔案管理庫房，二十四小時監(jiān)控檔案管理庫房，對人員進出要進行嚴格的控制，杜絕無關人員進入庫房，同時要加固檔案管理庫房的入口、出口、窗戶以及天花板結構等。進出庫房的每一名工作人員必須接受身份驗證，配備難以復制或被盜用的庫房進出證明，增設進出關口，充分設立多重檔案保密關卡。還要針對保管檔案以及保密檔案的期限必須區(qū)分好，明確劃分的原則，正確鑒別行政事業(yè)單位檔案內(nèi)容的歷史作用、現(xiàn)實作用，弄清楚哪些文件、檔案還還國家的保密期限以內(nèi)。這通常是指檔案文件的內(nèi)容涉及國家秘密事項，所以受到國家法律法規(guī)的保護，并產(chǎn)生法律效力的保密時限，一旦泄露出去，將使國家、社會在安定與團結方面遭受難以估量的損失。所以行政事業(yè)單位的檔案人員必須高度重視這一點，清楚在國家保密期限內(nèi)泄露檔案秘密將造成的嚴重后果，盡職盡責做好檔案保密工作，且行政事業(yè)單位要詳細而深入地了解檔案人員的背景、平時的為人以及社會關系等，全方位保障檔案信息安全。

3 結語

對行政事業(yè)單位而言，現(xiàn)代檔案管理的作用和意義越來越顯著，需要行政事業(yè)單位的檔案部門及人員與時俱進，緊跟時代發(fā)展步伐，準確把握時代新要求、發(fā)展新任務，進一步優(yōu)化自身檔案管理，提高檔案管理效率，做到檔案管理的規(guī)范化、科學化與數(shù)字化管理，確保整體優(yōu)化檔案管理質(zhì)量，適應社會發(fā)展需要。

參考文獻

[1]趙麗波.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革的新思路[J].農(nóng)村實用科技信息，2015（11）：61.

[2]王楠.淺議信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學化[J].現(xiàn)代交際，2016（02）：129.

[3]萬欣.事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施[J].科技創(chuàng)新導報，2016（24）：128+130.