試論國有企業(yè)檔案管理工作存在的問題及對策

張怡慧

摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，我國逐漸走向了大數(shù)據(jù)時代，信息是各企事業(yè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)。企業(yè)的檔案資料是承載歷史、記錄以及信息的重要載體，在社會經(jīng)濟發(fā)展的過程中發(fā)揮了一定的積極作用，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定扎實的基礎(chǔ)。文章主要嘗試分析國有企業(yè)在檔案管理工作中可能存在的問題，本人依據(jù)多年工作經(jīng)驗對國有企業(yè)檔案信息管理工作進行探索，以供參考。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè)；檔案管理；問題；探索

在國有企業(yè)的各項管理中，檔案管理是最基礎(chǔ)的部分，有效執(zhí)行檔案管理工作不但能夠維護企業(yè)的合法權(quán)益，還能夠真實的反映出企業(yè)的發(fā)展歷史[1]，從而有效指導(dǎo)企業(yè)的正常生活工作，完善企業(yè)的管理方向，提高企業(yè)的發(fā)展速度，推動企業(yè)走向多元化的發(fā)展道路。

1 國有企業(yè)檔案管理工作中的問題

（一）企業(yè)不重視檔案管理工作

目前，部分企業(yè)沒有專制的檔案信息管理人員，而是采用科室兼職的形式負責管理，由于管理人員不專業(yè)，兼職管理人員的工作內(nèi)容較多，從而會忽略檔案管理工作，影響檔案管理工作的效率[2]。部分企業(yè)沒有檔案管理工作人員的入職培訓、系統(tǒng)性培訓、繼續(xù)教育培訓、激勵機制、工作榮譽感等等，導(dǎo)致員工對檔案管理工作的深入認識不夠，工作沒有積極性，沒有深入開發(fā)自身的工作價值，所以無法有效利用檔案信息資源，也無法完善檔案信息管理流程，部分企業(yè)不重視檔案管理工作，所以在資源配置方面經(jīng)常會讓步于主要盈利部門，導(dǎo)致檔案信息管理設(shè)備過于陳舊，設(shè)備維護不及時，無法與現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)接軌，影響了檔案管理效率。

（二）檔案管理制度不完善

1、目前，部分企業(yè)對檔案信息管理工作并不重視，所以在檔案管理工作中沒有專業(yè)的管理人員，所有的檔案信息全部都是兼職管理人員負責，在日常管理工作中會出現(xiàn)疏漏，也無法找到相關(guān)的負責人，而兼職管理人員在工作中也無法全身心投入到檔案管理工作中，兼職管理人員沒有專業(yè)檔案管理技能，也不具備主動搜集檔案信息的意識，嚴重影響了檔案管理的效率。

2、在檔案資料的搜集、整理、分類、歸檔和借閱等過程中，由于管理制度的不完善，所以檔案信息存在了資料保存混亂、檔案分類不清晰、借閱歸還不及時等情況，從而導(dǎo)致了檔案信息資料的丟失，影響了企業(yè)檔案信息的真實性、保密性。

（三）檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)較低

目前，部分的國有企業(yè)檔案管理工作人員普遍存在素質(zhì)較低的問題，主要體現(xiàn)在以下兩方面：

1、專業(yè)知識水平較低

檔案管理專業(yè)人才匱乏，而社會對人才的需求量的卻極大，高校的檔案管理專業(yè)課程較少，所以專業(yè)人才的培養(yǎng)速度較慢，造成檔案管理工作人員的專業(yè)水平較差，工作人員沒有掌握專業(yè)的檔案管理知識，無法適應(yīng)現(xiàn)代化管理工作[3]。

2、缺乏專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)

目前，部分檔案管理工作人員缺乏專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)，在工作中沒有積極搜集檔案信息，整理、分類資料的過程中不認真，沒有及時保存檔案數(shù)據(jù)信息的習慣，工作應(yīng)付了事，也沒有提升檔案管理工作效率的意識，限制了檔案管理工作的發(fā)展。

2 解決檔案管理問題的探索

國有企業(yè)應(yīng)該強化檔案管理工作，重視檔案數(shù)據(jù)的開發(fā)，并針對檔案管理工作中存在的問題進行詳細分析。針對以上對各個問題的研究和探討，需要在下文中為其提出合理的解決對策，在該發(fā)展程度上，不僅能促進檔案管理工作的有序執(zhí)行，還能促進管理工作水平的有效提升，從而為國有企業(yè)的積極發(fā)展提供有效的執(zhí)行依據(jù)。

（一）完善檔案管理制度

國有企業(yè)應(yīng)該在管理檔案的過程中，解決檔案信息分散、保管不及時等問題，應(yīng)該結(jié)合自身的情況制定出科學完善的管理制度，并且要及時補充制度內(nèi)容，從而保障檔案管理制度的有效性，保證企業(yè)的檔案管理工作有法可依、有理可循[4]。然后要不斷擴大檔案管理制度的宣傳工作，提升企業(yè)所有員工的檔案管理意識，促使員工能夠自主提升檔案管理能力，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)首先要重視檔案管理工作，并且認真遵守檔案管理制度的要求，做到檔案數(shù)據(jù)信息借閱、歸還的流程，并主動搜集有關(guān)企業(yè)的檔案信息資料，從而帶動員工遵守檔案管理規(guī)定，培養(yǎng)員工的責任意識，促進檔案管理工作的發(fā)展。

（二）加強檔案管理人才的引進和培養(yǎng)

企業(yè)應(yīng)該認真挑選檔案管理工作人員，使其不但具備完善的專業(yè)能力，還擁有較高的職業(yè)素養(yǎng)，通過創(chuàng)建一支穩(wěn)定高素質(zhì)的檔案管理團隊，有效保障了企業(yè)正常工作的順利開展。企業(yè)要定期對員工進行培訓，從而使員工能夠充分認識檔案管理的重要性，鼓勵員工參加專業(yè)的培訓和學習，提升自身的專業(yè)知識，單位也可以聘請專家來企業(yè)進行培訓，并組織員工參加檔案管理大賽等等，從而有效調(diào)動員工的參與積極性[5]。通過學習使員工的專業(yè)知識和職業(yè)素養(yǎng)全部得到提升，當然，企業(yè)也可以要求上級單位的檔案管理工作人員來企業(yè)進行指導(dǎo)，有效開拓員工的眼界，拓寬了員工的視野，促進了檔案管理工作的發(fā)展。

（三）嚴格管理檔案的分類、整理和歸檔工作

為了保證企業(yè)檔案資料的完整性，應(yīng)該加強檔案數(shù)據(jù)信息的整理、分類和歸檔等工作，主要應(yīng)該從兩方面的工作入手：

1、應(yīng)該結(jié)合自身的實際情況，制定出科學的檔案信息保存時限和保存范圍，在文件歸檔的過程中嚴格的依據(jù)文檔保存范圍和保存時限來搜集和整理資料，將不再保存的文件剔除掉，從而有效清理出大量的儲存空間，并且將剔除掉的文件全部銷毀，通過處理能夠有效節(jié)約企業(yè)的存儲空間，并且能夠高效、清楚的將檔案數(shù)據(jù)信息展現(xiàn)出來。

2、要建立科學的檔案管理資源的共享制度，企業(yè)應(yīng)該創(chuàng)建專業(yè)化的檔案信息存儲數(shù)據(jù)庫，然后通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺將企業(yè)的數(shù)據(jù)信息展示給員工，員工通過登錄賬號和密碼來實現(xiàn)檔案信息的資源共享，員工在任何空間和時間都可以閱讀企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)信息，解決了檔案資源應(yīng)用落后的問題，減少了檔案數(shù)據(jù)信息的重復(fù)性。

（四）強化企業(yè)檔案系統(tǒng)的現(xiàn)代化建設(shè)

為了提高企業(yè)的檔案管理效率，企業(yè)應(yīng)該重視檔案管理智能化的發(fā)展，將網(wǎng)絡(luò)信息價數(shù)融合到檔案管理工作中，創(chuàng)建科學的檔案管理系統(tǒng)。企業(yè)應(yīng)該增加人力、財力和物力等方面的支持，加大資金投入，增加配套的設(shè)備[6]，比如：打印機、投影儀、掃描儀、碎紙機、高端數(shù)據(jù)計算機、溫濕度記錄儀、目錄柜等等設(shè)備，為完善檔案管理系統(tǒng)奠定堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)。其次，企業(yè)應(yīng)該結(jié)合自身情況來選購適合的檔案管理軟件，利用全新的系統(tǒng)管理軟件，能夠快速制定出科學的檔案目錄，并且能夠有效提高檔案信息檢索的能力，從而更好的為企業(yè)提供全方位的檔案服務(wù)。

（五）強化企業(yè)的開發(fā)利用

檔案信息是企業(yè)發(fā)展的歷史，是企業(yè)發(fā)展的瑰寶，只有高效的利用企業(yè)檔案信息才能夠提高企業(yè)的決策能力，增加企業(yè)的經(jīng)濟效益。所以企業(yè)需要開拓自身的管理理念，完善企業(yè)的管理思想，做好企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，從而將有限的資金、精力和物理全部投放到關(guān)鍵性的發(fā)展方向上，檔案管理工作人員應(yīng)該依據(jù)企業(yè)檔案的情況，深度開發(fā)檔案信息資料的作用，為企業(yè)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

3 結(jié)束語

綜上所述，在社會經(jīng)濟快速發(fā)展的時代里，檔案數(shù)據(jù)資料包含了企業(yè)發(fā)展的歷史和輝煌，國有企業(yè)應(yīng)該強化檔案管理工作，重視檔案數(shù)據(jù)的開發(fā)，提高企業(yè)的檔案管理意識，并且倡導(dǎo)所有的員工都能夠具備檔案自主搜集整理的工作意識，企業(yè)需要一支專業(yè)能力強、職業(yè)素養(yǎng)高的團隊，從而有效提高檔案管理工作的水平，為國有企業(yè)更好的發(fā)展做出積極貢獻。

參考文獻

[1]藍玉超.淺談國有企業(yè)檔案管理工作存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（13）.

[2]傅育利.淺談國有企業(yè)檔案管理工作存在的問題及對策[J].卷宗，2016，6（8）.

[3]藍玉超.新時期國有企業(yè)職工檔案管理工作存在的問題及對策[J].蘭臺世界，2015（s3）：102-103.

[4]陳志成.試論供電企業(yè)檔案管理存在的問題及對策[J].低碳世界，2016（34）：143-144.

[5]劉曉菲.試論文書檔案管理中存在的主要問題及對策研究[J].蘭臺世界，2015（s5）：23-24.

[6]姚冰.試論機關(guān)檔案管理工作存在的問題及對策[J].卷宗，2016，6（6）.